張宏

二級管理模式下做好高職院校系辦主任工作的對策

張宏

隨著我國高職院校普遍實行了院系二級管理體制，在這種體制下，系級辦公室主任是一個非常重要的工作崗位。從樹立一個形象、培養(yǎng)兩種素質(zhì)、提高三種能力、做好四項服務(wù)等方面，就如何做好高職院校系辦主任工作進行了一定的理論探索。

高職院校；二級管理模式；系辦主任；兩種素質(zhì)；三種能力；四項服務(wù)

一、樹立“一個形象”，工作“勤”字當頭

高職院校系辦公室是一個溝通內(nèi)外、連接上下、聯(lián)系師生的綜合性部門，在系部管理系統(tǒng)中起著中心統(tǒng)帥地位和“窗口”平臺的作用。系部的管理工作通過系辦對院系領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校各職能部門、學(xué)校師生及相關(guān)企事業(yè)單位的服務(wù)來體現(xiàn)的。所以，系辦工作人員應(yīng)樹立系辦工作無小事，時時樹立“窗口”意識。特別是系辦公室的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者的系辦主任，更應(yīng)該在工作謹言慎行，提高服務(wù)和形象意識，增強自身綜合素質(zhì)，樹立起良好的對外形象。同時，由于系辦主任的工作具有綜合性、服務(wù)性、協(xié)調(diào)性、保密性和被動性的特點。因此，在處理日常事務(wù)的工作過程中必須要有足夠的細心、耐性和勤奮精神，堅持“勤”字當頭。如果不以“勤”字為先，就有可能會耽誤工作，影響工作效率，最終會損害了整個工作的效果，也影響系辦乃至系部甚至整個學(xué)校的良好形象。

二、培養(yǎng)“兩種素質(zhì)”，完善自身修養(yǎng)

（一）系辦主任要重視培養(yǎng)自身的思想政治素質(zhì)

系辦主任是系部領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，既是系部重要決策的參與者、執(zhí)行者，又是國家和學(xué)校重要方針政策以及會議、文件精神的傳達者。他的大部分工作都是政治性很強的工作，需要有較高的政治覺悟和強烈的政治責任感、使命感。因此，系辦主任應(yīng)從兩個方面加強和提高自身的思想政治素質(zhì)。其具體舉措主要有以下兩方面：（1）加強政治理論學(xué)習。自覺學(xué)習馬列主義、毛澤東思想和中國特色社會主義理論體系等理論知識，認真領(lǐng)會其精髓，并自覺武裝自己的頭腦；（2）在工作實際中，自覺貫徹黨的基本路線和方針政策。在復(fù)雜多變的工作中，要始終保持頭腦清醒，正確判斷形勢，能夠從政治上分辨大是大非，樹立起正確的人生觀、價值觀。

（二）系辦主任要重視培養(yǎng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)

列寧指出：“要管理就要內(nèi)行，就要精通生產(chǎn)的一切條件……就要有一定的科學(xué)素養(yǎng)”。[1]系辦公室作為系部教科研管理的重要機構(gòu)，其管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也必須要能滿足管理的實際需要。所以，系辦主任要加強專業(yè)知識的學(xué)習，及時了解高職院校發(fā)展的新趨勢，把握專業(yè)和課程發(fā)展的方向，緊跟當前高職院校的人才培養(yǎng)模式改革，不斷地增強自己服務(wù)教學(xué)管理的能力。同時，還要注重加強對中西方最新的有關(guān)管理的理論成果和方法，努力加以學(xué)習、吸收和運用，不斷地提高自身的科學(xué)文化知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強自身的組織管理能力，樹立全心全意為廣大師生員工服務(wù)的思想意識。

三、增強“三種能力”，提高服務(wù)水平

（一）系辦主任要著力提高自身的輔助、參謀能力

系辦公室是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助、參謀和執(zhí)行的重要機構(gòu)?！盀轭I(lǐng)導(dǎo)的大小決策獻計獻策，是參謀作用的具體體現(xiàn)”[2]，由于系部領(lǐng)導(dǎo)大部分都是高級職稱，平時的教學(xué)、管理和科研任務(wù)都較重，所以不可能對系部的各項工作事必躬親、親力親為，這就要求系辦公室特別是系辦主任要增強管家意識，發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀的作用。要做好以下三個方面工作：（1）做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，要能幫助領(lǐng)導(dǎo)處理好日常辦文辦事，做好行政管理工作；（2）做好調(diào)查研究，幫助領(lǐng)導(dǎo)收集并掌握各方面的信息，并進行辨別、整理后及時提供給領(lǐng)導(dǎo)，以供其作為做決策的依據(jù)；（3）要能夠及時傳達領(lǐng)導(dǎo)的要求，并做好信息反饋工作。

（二）系辦主任要著力提高自身的協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)是指管理者對管理活動中各個要素之間關(guān)系進行協(xié)商和調(diào)節(jié)，使之互相配合，步調(diào)一致地為實現(xiàn)目標的活動?，F(xiàn)代管理學(xué)中，協(xié)調(diào)的實質(zhì)是統(tǒng)一認識，調(diào)整關(guān)系，解決矛盾，協(xié)調(diào)行動。[3]協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，是系辦公室的一個經(jīng)常性和基本性的工作，也是系辦主任做好本職工作必須要具備的一種能力。其具體工作主要有以下三個方面：（1）系辦主任要能協(xié)調(diào)好辦公室內(nèi)部各工作人員之間的關(guān)系。只有辦公室內(nèi)部人員分工明確，員工各司其職、各負其責，才能保證系辦的工作效率；（2）系辦主任要能協(xié)調(diào)好系部領(lǐng)導(dǎo)班之間以及系部領(lǐng)導(dǎo)班子和師生員工之間的關(guān)系。這就要求系辦主任在工作時能兼顧彼此的利益，凡事從系部整體利益出發(fā)，事事做到公平、公開、公正，不可虎頭蛇尾、陰奉陽違；（3）系辦主任要能協(xié)調(diào)外部各種關(guān)系，包括保持系部與學(xué)校其他職能部門，與兄弟院校以及系部與企事業(yè)單位的之間的良好關(guān)系，等等。

（三）系辦主任要著力提高自身的執(zhí)行、監(jiān)督能力

由于系部領(lǐng)導(dǎo)的各項決策，基本上都是經(jīng)由系辦公室來進行傳達和實施的。因此，就需要系辦主任，要有很好的貫徹、執(zhí)行能力。系辦主任要善于分配任務(wù)，只有善于將工作進行必要的分解，落實到人、明確責任才能在規(guī)定的時間內(nèi)完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)。另外，在處理傳達和布置任務(wù)時，系辦主任還應(yīng)能對領(lǐng)導(dǎo)決策的實施效果進行監(jiān)督檢查，對一些重點、難點、熱點問題，要加強督辦，以便更加準確地掌握決策落實的情況。對于在督辦過程中發(fā)現(xiàn)到的問題，也應(yīng)實際匯報并按領(lǐng)導(dǎo)要求加以處理，以避免發(fā)生更重大的問題。

四、做好“四項服務(wù)”，提升管理質(zhì)量

（一）系辦主任要努力提升自己對外服務(wù)的能力

1.系辦的工作既需要學(xué)院其他部門的配合，同時，協(xié)調(diào)好、服務(wù)好學(xué)校的各個職能部門，也是其工作的重要組成部分之一。因此，系辦主任在開展日常工作時，對于經(jīng)常需要聯(lián)系和打交道的部門，要主動聯(lián)系，建立良好的感情基礎(chǔ)，保證在關(guān)鍵時刻，在工作上能得到對方的配合和支持。

2.由于招生、學(xué)生就業(yè)、校企合作以及對外合作辦學(xué)等工作的需要，系辦公室與校外各單位的聯(lián)系也日漸緊密。這就要求系辦主任要有強烈的公關(guān)意識和水平，在接待其他單位人員來訪時要塑造良好的系部形象，贏得社會的認可和好評，工作時既要有原則性，也要有靈活性，該自己做決定時要果斷，以免貽誤時機。對于不屬于自己職權(quán)范圍的事項，要多向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，避免好心辦壞事。

（二）系辦主任要努力提升自己服務(wù)教學(xué)管理的能力

系辦公室作為高職院校開展教育管理的最基層組織，教學(xué)管理是其日常工作的重要內(nèi)容之一。隨著高職教育發(fā)展水平的不斷提高，系辦主任作為系辦公室的主要負責人，也應(yīng)承擔起相應(yīng)的教育管理的職能，并著重做好以下三個方面的工作：（1）協(xié)助主管教學(xué)的副主任完善各項教學(xué)管理制度、制定教學(xué)管理計劃，協(xié)調(diào)好副主任與各教研室主任的工作關(guān)系，上傳下達，確保教學(xué)任務(wù)有效落實；（2）嚴密監(jiān)控好各個教學(xué)環(huán)節(jié)，建立一套監(jiān)督、控制、調(diào)整的機制，做好各類教學(xué)質(zhì)量檢查和教學(xué)資料收集、整理及歸檔的工作，確保教學(xué)質(zhì)量；（3）協(xié)助系主任做好教師師資隊伍管理和與教學(xué)相關(guān)的系部資產(chǎn)與賬務(wù)管理工作。

（三）系辦主任要努力提升自己服務(wù)科研的能力

作為高職院校的系部辦公室主任，雖然一般沒有直接的科研任務(wù)，但在新形勢下，協(xié)助做好系部的科研工作，實際上已經(jīng)成為其日常工作中，一個無法忽視的重要內(nèi)容。一方面，要盡可能地為系部教師創(chuàng)設(shè)必要的科研條件，做好教師科研的組織、管理、成果轉(zhuǎn)化等輔助性的工作；另一方面，要想方設(shè)法提高系部教師的科研積極性。當前，許多職業(yè)院校為了調(diào)動教師的科研積極性，都采取了一定的任務(wù)包干或分配的方法，將科研任務(wù)分配包干到各個系甚至是每個教師，并將科研任務(wù)的完成情況與系部年終的考核相掛鉤。因此，系辦主任應(yīng)從系部的整體利益出發(fā)，在職責范圍內(nèi)想方設(shè)法提高系部教師參與科研的積極性。

（四）系辦主任要努力提升自己服務(wù)師生的能力

服務(wù)師生是高職院校系辦公室的最重要的工作之一，也是系辦公室與生俱來的最基本職能之一。因此，系辦公室主任在日常與師生接觸的過程中，應(yīng)強化服務(wù)意識，以師生為本，做教師的知心朋友和學(xué)生的良師益友。

1.系辦主任要樹立尊重知識、尊重人才的觀念，努力為教師工作提供方便，深入了解他們在教學(xué)、科研、生活中遇到的困難，及時地加以解決或是反饋給領(lǐng)導(dǎo)，盡力化解教師之間的矛盾，增加同教師間的有友誼和情感，讓系辦成為“教師之家”。

2.系辦主任還要配合做好學(xué)生的教務(wù)和學(xué)籍管理工作。在與學(xué)生交往中，要結(jié)合高職院校學(xué)生具體情況，熱心真誠地對待學(xué)生，遇到問題能與他們平等協(xié)商，坦誠交換意見，不以老師或領(lǐng)導(dǎo)自居，在學(xué)生心中樹立良好的形象。

3.系辦主任還要做好領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生三者之間之間的溝通聯(lián)系工作。讓學(xué)生對老師上課的意見、建議能及時反饋給老師，也能及時的將師生關(guān)于學(xué)校教育教學(xué)的看法、觀點及時反饋至系部領(lǐng)導(dǎo)或是學(xué)校有關(guān)部門。

[1]列寧.列寧全集（第十三卷）[M].北京：人民出版社，1992.

[2]李華明.新時期高校院系辦公室管理的若干思考[J].沿海企業(yè)與科技，2008（8）：184-186.

[3]魏瑤，金麗.淺論高校院系辦公室的職能[J].遼寧工學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2006（3）：112-114.

[責任編輯秦濤]

張宏，男，常州輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，主要研究方向為教育教學(xué)管理、學(xué)生思政教育。

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