麗水市不動產(chǎn)登記中心 李 艷

新常態(tài)下不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理的思考

麗水市不動產(chǎn)登記中心 李 艷

國務(wù)院公布了《不動產(chǎn)登記暫行條例》（以下簡稱《條例》），對不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)、登記簿、登記程序、登記信息共享與保護(hù)等作出了詳細(xì)規(guī)定，為不動產(chǎn)檔案管理迎來改革創(chuàng)新的重要機(jī)遇。不動產(chǎn)登記檔案是不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作不可或缺的重要部分，直接關(guān)系到登記工作能否順利開展、登記信息能否方便查詢、登記結(jié)果的社會公信力等問題。尤其是當(dāng)前剛剛開始全面實(shí)行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作，如何理順機(jī)制，科學(xué)高效地管理好、利用好登記檔案引起了人們的關(guān)注。

一、不動產(chǎn)登記檔案的概念

根據(jù)《物權(quán)法》規(guī)定，不動產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓和消滅，須經(jīng)依法登記，發(fā)生效力。換言之，不動產(chǎn)權(quán)屬必須以依法登記為有效前提。不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)將不動產(chǎn)權(quán)利歸屬和其他法定事項(xiàng)記載于不動產(chǎn)登記簿或信息管理系統(tǒng)，形成不動產(chǎn)登記檔案，遂成為管理不動產(chǎn)的主要方法和核心業(yè)務(wù)。

不動產(chǎn)登記檔案是指不動產(chǎn)登記部門在不動產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查、登記、轉(zhuǎn)移、變更、注銷、更正、異議、預(yù)告、查封等工作中具有保存價值的歷史記錄，主要記載形式為不動產(chǎn)登記簿，包含以各類相關(guān)紙質(zhì)文字、圖表描述、網(wǎng)絡(luò)登記表為主的原始憑證材料。其內(nèi)容形式包括文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等；載體形式包括紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等；記錄形式包括書寫、印刷、感光記錄、磁記錄、光學(xué)電子記錄等。

二、不動產(chǎn)登記檔案的內(nèi)容特點(diǎn)

不動產(chǎn)登記檔案所記錄反映的實(shí)質(zhì)內(nèi)容主要體現(xiàn)在兩個方面：一是有關(guān)事實(shí)的客觀描述，包括具體不動產(chǎn)的地理位置、質(zhì)量優(yōu)劣、面積規(guī)格等自然狀況；二是有關(guān)權(quán)屬的真實(shí)記錄，包括特定不動產(chǎn)的所有權(quán)、限制物權(quán)以及權(quán)屬變動等權(quán)利狀況。

1.區(qū)域性與唯一性

不動產(chǎn)是指依自然性質(zhì)或法律規(guī)定不可移動的財產(chǎn)，包括土地、房屋、草原、林地、海域等。不動產(chǎn)登記檔案客觀真實(shí)地記載了特定不動產(chǎn)物權(quán)的自然狀況與權(quán)利歸屬狀況，是不動產(chǎn)物權(quán)公示的主要證明文件。不動產(chǎn)位置的變化可能對它的價值產(chǎn)生很大的改變，為了體現(xiàn)不動產(chǎn)物權(quán)權(quán)屬的唯一性原則，在一個特定區(qū)域內(nèi)的不動產(chǎn)登記檔案也必須具有唯一性的特點(diǎn)，只能由不動產(chǎn)登記機(jī)關(guān)統(tǒng)一形成、積累、保管和開展利用，具有區(qū)域的唯一性。

2.法定性與憑證性

不動產(chǎn)登記檔案是由《條例》授權(quán)的不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)依法通過特別程序制作的有關(guān)不動產(chǎn)權(quán)屬的檔案文獻(xiàn)?！段餀?quán)法》明確不動產(chǎn)登記成立原則，各類不動產(chǎn)登記工作一般由縣級以上行政主管部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、管理。具體工作屬行政管理事項(xiàng)，其登記結(jié)果記載于登記簿，原始憑證作為登記檔案保存，所形成的不動產(chǎn)登記檔案由通過法律的手段強(qiáng)制賦予其法律推定力和社會公信力。同時，不動產(chǎn)登記檔案保存了不動產(chǎn)登記管理過程中形成的具有保存價值的原始憑證，反映了不動產(chǎn)在轉(zhuǎn)移、抵押、變更過程中的權(quán)屬來源和審核依據(jù)，具有重要的查考、憑證作用。

3.規(guī)范性與政策性

不動產(chǎn)登記檔案是在不動產(chǎn)登記過程中形成的，隨著不動產(chǎn)政策，稅收政策的調(diào)整，登記業(yè)務(wù)在收件標(biāo)準(zhǔn)、辦理流程上也會隨之變化。因此，不動產(chǎn)登記檔案在收集范圍、歸檔操作、保存價值、查詢利用依據(jù)等方面都會隨著政策調(diào)整發(fā)生變化，具有較強(qiáng)的政策性。同時，不動產(chǎn)登記檔案主要是以簿冊的形式進(jìn)行不動產(chǎn)物權(quán)登記的，具有嚴(yán)格統(tǒng)一的格式要求。因而，不動產(chǎn)登記檔案的記錄內(nèi)容必須具體規(guī)范、翔實(shí)準(zhǔn)確、逐一詳列，杜絕含混不清現(xiàn)象的發(fā)生，避免因模糊遺漏而造成權(quán)屬糾紛之類的隱患，以此從根本上保障不動產(chǎn)登記檔案所應(yīng)有的法律效力。

4.動態(tài)性與持久性

不動產(chǎn)登記檔案記錄不動產(chǎn)權(quán)利的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅等登記過程，在不動產(chǎn)物權(quán)頻繁流轉(zhuǎn)的當(dāng)今社會，大多數(shù)不動產(chǎn)權(quán)屬會經(jīng)歷轉(zhuǎn)讓、抵押、注銷、繼承、贈與等多種變化，不動產(chǎn)登記檔案記錄的信息也會不斷更新，它的保存價值也隨之變化，具有極強(qiáng)的動態(tài)性。但是，不動產(chǎn)登記檔案又是國家長久留存的一種專門檔案，其作用時效具有持久性。在社會物權(quán)流轉(zhuǎn)頻繁的今天，為了有效地保護(hù)交易的安全，解決交易人難以自行調(diào)查有關(guān)交易相對方的權(quán)利狀況，只要不動產(chǎn)客觀存在，圍繞它的權(quán)屬問題就需要得到確切的明證。

5.公開性與私密性

不動產(chǎn)登記檔案的功能效力勢必需要通過公示才能得以實(shí)現(xiàn)。記錄內(nèi)容的公開性，就是要求不動產(chǎn)登記檔案所記載的內(nèi)容必須向社會公開，允許當(dāng)事人、利害關(guān)系人和相關(guān)部門進(jìn)行查閱、復(fù)制等合理利用活動。但是，不動產(chǎn)登記過程中需采集權(quán)利人個人信息和企業(yè)經(jīng)營行為等隱私信息，形成的檔案中包含有個人身份證明、婚姻情況、訴訟、遺囑、繼承關(guān)系、抵押借貸關(guān)系等證明文件，其記載內(nèi)容并不完全屬政府信息，具有一定私密性。因此，查詢利用和信息公開方式宜分類、分層次提供，并有所限制。相應(yīng)的檔案管理工作也應(yīng)遵循有關(guān)保密要求，維護(hù)權(quán)利人合法權(quán)益。

三、加強(qiáng)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理的建議與對策

不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)辦結(jié)歸檔后，并不是登記工作的終結(jié)，而是進(jìn)入了保管、利用的檔案管理階段，它是不動產(chǎn)登記工作的重要一環(huán)。不動產(chǎn)登記制度即是國家法律為了從根本上保障交易的安全而設(shè)置的，不動產(chǎn)登記檔案是不動產(chǎn)登記制度的必然產(chǎn)物，承擔(dān)著不可替代的作用。全省各地剛剛開始全面實(shí)行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作，在新常態(tài)下強(qiáng)化不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案工作管理，顯得尤為重要。

1.盡快出臺《不動產(chǎn)登記檔案管理辦法》

現(xiàn)有不動產(chǎn)登記工作分屬國土、房屋、農(nóng)業(yè)等多個部門，各自遵從不同的登記辦法，對所需提交的材料都進(jìn)行了明確規(guī)定。但《條例》以及《實(shí)施細(xì)則》對不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理沒有詳細(xì)規(guī)定，需盡快出臺管理辦法。

2.建立健全不動產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理

不動產(chǎn)登記檔案不僅是工作的真實(shí)記錄，還是業(yè)務(wù)辦理的依據(jù)，在辦理轉(zhuǎn)移、抵押、限制等各類業(yè)務(wù)時均需先行查詢原檔。它不僅是物權(quán)登記公示的重要體現(xiàn)，還是權(quán)利人證明權(quán)益的法律憑證。而且在國土資源保護(hù)、權(quán)籍調(diào)查、住房保障、法院訴訟、國家稅收、戶籍管理、個人信用管理等方面均發(fā)揮著重要作用。在當(dāng)前形勢下，確保檔案歸類周全、穩(wěn)妥、安全，建議成立檔案質(zhì)量管理領(lǐng)導(dǎo)小組，建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，專人負(fù)責(zé)，保質(zhì)保量，維護(hù)不動產(chǎn)登記檔案健康有序發(fā)展。

3.高度重視不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案的歸檔制度

不動產(chǎn)統(tǒng)一登記工作剛剛起步，各項(xiàng)制度正在立、改、廢時期，不動產(chǎn)登記檔案歸檔工作必須列入登記程序之中，其內(nèi)容就應(yīng)當(dāng)特別注意對涉及不動產(chǎn)物權(quán)的所有事項(xiàng)均做出真實(shí)、詳細(xì)、具體、明確的記載，并必須具有嚴(yán)格統(tǒng)一、規(guī)范適用的格式。在不動產(chǎn)登記檔案要以簿冊的形式逐一記錄權(quán)利人的姓名或名稱（如果是共有，則應(yīng)明確各共有人之間的關(guān)系）；物權(quán)的類別；物權(quán)的內(nèi)容與范圍；物權(quán)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、終止的原因、時間與期限；登記日期、登記責(zé)任人的簽字、登記機(jī)關(guān)的用印、登記編號等。在此，還應(yīng)當(dāng)特別強(qiáng)調(diào)，對于上述記錄內(nèi)容，必須按照統(tǒng)一格式的規(guī)范要求，逐一逐項(xiàng)填寫登記，絕不允許有隨意變更、遺漏和含混不清的現(xiàn)象發(fā)生，讓不動產(chǎn)登記檔案在載體形式和記錄內(nèi)容上有鮮明特點(diǎn)，保持法律的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

4.妥善保管不動產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案的安全

不動產(chǎn)登記檔案在保管保存上與其他的專門檔案相比具獨(dú)有特性。一方面是由于不動產(chǎn)登記檔案必須與其所對應(yīng)的不動產(chǎn)物權(quán)實(shí)體共存，其價值作用的實(shí)現(xiàn)更多地體現(xiàn)在其“長久性”，即一旦不動產(chǎn)登記檔案所對應(yīng)的不動產(chǎn)物權(quán)實(shí)體消亡，不動產(chǎn)登記檔案的作用效力也將隨之減弱甚至完全喪失；另一方面是由于不動產(chǎn)登記檔案作為建立國家不動產(chǎn)登記制度的必然產(chǎn)物，目的是為了更好地保證交易安全。這就決定了不動產(chǎn)登記檔案發(fā)揮作用效力具有“即時性”。從方便社會公眾利用的角度出發(fā)，不動產(chǎn)登記檔案要在不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)妥善保管保存，在更易于方便、及時地滿足社會各方面對不動產(chǎn)登記檔案的利用需求。

5.充分發(fā)揮不動產(chǎn)登記檔案的利用效力

建立不動產(chǎn)登記制度的目的之一是要實(shí)現(xiàn)物權(quán)公示原則。通過不動產(chǎn)登記檔案的準(zhǔn)確記載，直接反映不動產(chǎn)權(quán)利的歸屬與變動，并向社會公開，以備社會公眾了解、查詢與利用。因而，不動產(chǎn)登記的結(jié)果——不動產(chǎn)登記檔案，就應(yīng)當(dāng)允許社會的所有職能部門和社會公眾根據(jù)自身的某種現(xiàn)實(shí)需要進(jìn)行合理查詢利用。按照《條例》以及《實(shí)施細(xì)則》的要求，建議盡快細(xì)化并出臺《不動產(chǎn)登記查詢辦法》，盡量滿足社會職能部門和社會公眾對不動產(chǎn)登記檔案信息的利用需求。努力做到充分發(fā)揮不動產(chǎn)登記檔案的作用效力，為經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展與和諧社會的構(gòu)建提供優(yōu)質(zhì)、完善、便捷、高效的檔案信息服務(wù)。