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        醫(yī)院資源計劃系統(tǒng)的設(shè)計及實施*

        2016-02-05 04:52:37姬曉波史森中
        中國衛(wèi)生質(zhì)量管理 2016年2期
        關(guān)鍵詞:醫(yī)院系統(tǒng)管理

        ◆劉 洋 曾 凡 黃 昊 姬曉波 史森中

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        醫(yī)院資源計劃系統(tǒng)的設(shè)計及實施*

        ◆劉洋曾凡黃昊*姬曉波史森中

        分析了國內(nèi)醫(yī)院HIS系統(tǒng)在資源管理方面的問題,借鑒企業(yè)ERP成功經(jīng)驗,建立了適合醫(yī)院自身需求的HRP信息系統(tǒng)。比對ERP與HRP之間的關(guān)聯(lián),重點介紹了HRP系統(tǒng)的實踐方法,實施過程中易出現(xiàn)的問題以及系統(tǒng)應(yīng)用效果,以期為現(xiàn)代醫(yī)院資源計劃管理及可持續(xù)發(fā)展提供借鑒。

        ERP;HRP;醫(yī)院

        First-author's addressResearch Institute of Field Surgery, Daping Hospital, Third Military Medical University, Chongqing, 400042, China

        近年來,為了在激烈的市場競爭中脫穎而出,越來越多的企業(yè)通過實施企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(Enterprise Resource Planning,簡稱ERP)來提高質(zhì)量、降低成本。ERP是將物資資源治理(物流)、人力資源治理(人流)、財務(wù)資源治理(財流)、信息資源治理(信息流)集成一體化的企業(yè)治理。醫(yī)院不是企業(yè),不能照搬企業(yè)管理,但是可以借鑒企業(yè)現(xiàn)代管理的思想和理念。為了與國內(nèi)外同類型系統(tǒng)保持一致,本研究仍將這一戰(zhàn)略信息系統(tǒng)稱為醫(yī)院資源計劃系統(tǒng)(Hospital Resources Plan,簡稱HRP)。

        1 國內(nèi)醫(yī)院HIS系統(tǒng)在資源管理方面的問題

        當(dāng)前建設(shè)醫(yī)院整體運營信息系統(tǒng)的主流思路是基于HIS系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)擴(kuò)展。然而,這樣的管理需求不可能通過傳統(tǒng)的醫(yī)院信息系統(tǒng)擴(kuò)展來解決。主要原因有二:一是HIS廠商普遍缺少ERP層面的積累,會出現(xiàn)“重業(yè)務(wù),輕財務(wù)”的情況;二是由于HIS系統(tǒng)自身局限性,系統(tǒng)無法進(jìn)一步拓展。總體而言,基于HIS的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)始終是從業(yè)務(wù)的角度來設(shè)計和實現(xiàn)的,這就存在先天不足。如現(xiàn)有的財務(wù)會計、設(shè)備物資、檔案管理系統(tǒng)等功能模塊雖也能實現(xiàn)醫(yī)院運營的部分功能,但各系統(tǒng)相對獨立,并不能完全涵蓋運營管理的全部內(nèi)容。與之區(qū)別的是,要實現(xiàn)醫(yī)院管理的綜合運營平臺,需要站在全面管理的戰(zhàn)略高度來進(jìn)行總體規(guī)劃和設(shè)計,不僅包含財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、人力資源管理等基礎(chǔ)管理內(nèi)容,也包括成本核算、績效考評、過程監(jiān)管等面向決策支持的高端功能。而這些與傳統(tǒng)HIS的思路完全不一致,因此僅通過HIS系統(tǒng)的不斷完善來實現(xiàn)醫(yī)院運營管理是不可行的。

        2 醫(yī)院HRP功能模塊設(shè)計

        ERP是從系統(tǒng)管理理念出發(fā),以信息技術(shù)為基礎(chǔ),為企業(yè)管理者提供專業(yè)高效的運營管理及決策支持信息。根據(jù)發(fā)展和戰(zhàn)略的需求,醫(yī)院可以融合現(xiàn)代管理理念和流程[1],借鑒企業(yè)ERP的管理思想和技術(shù),整合已有信息資源,創(chuàng)建系統(tǒng)化醫(yī)院資源管理平臺[2],即HRP。

        2.1全面預(yù)算管理模塊

        通過優(yōu)化醫(yī)院資源配置,將業(yè)務(wù)、財務(wù)、專項預(yù)算等信息有機整合,組成醫(yī)院預(yù)算體系,為預(yù)約戰(zhàn)略目標(biāo)提供良好支持。通過執(zhí)行預(yù)算編制,實現(xiàn)醫(yī)院價值最大化;通過預(yù)約考評與激勵,充分發(fā)揮員工的主觀能動性。

        2.2面向核算體系的賬務(wù)模塊

        該模塊具備完整賬目,能方便地進(jìn)行院級核算、科級核算、單元核算、多級核算,實現(xiàn)對收費項目、病種、機器設(shè)備等的核算,通過與HIS系統(tǒng)進(jìn)行銜接,可提取各類輔助賬,并自動轉(zhuǎn)入到會計核算總賬。如對醫(yī)療收費中掛號收費等醫(yī)療收費賬目、藥品賬務(wù)、消耗性物資等進(jìn)行核算,實現(xiàn)自動入賬,生成報銷憑證。

        2.3面向物流供應(yīng)的醫(yī)院物資管理模塊

        HRP系統(tǒng)中的物資管理不同于傳統(tǒng)HIS系統(tǒng),它支持過程管控,可實現(xiàn)全面預(yù)算管理及全成本核算。該模塊也可生成各類報表及會計憑證,有效追溯各科室消耗材料的情況,另外對于物資的庫存、采購、出入庫、價格調(diào)整等都能進(jìn)行一一監(jiān)控。

        2.4面向核算單元的固定資產(chǎn)管理模塊

        該模塊的主要目的是實現(xiàn)固定資產(chǎn)一體化管理。固定資產(chǎn)在調(diào)配、購置、配置、使用、折舊、報廢等一系列過程中可實現(xiàn)各部門信息共享、協(xié)調(diào),并與HRP中預(yù)算管理、財務(wù)管理等其它功能模塊掛鉤,實現(xiàn)資產(chǎn)變動一體化。

        2.5面向可持續(xù)發(fā)展的的人力資源模塊

        以往人力資源管理系統(tǒng)大多處于孤立運行狀態(tài),只能提取人員基本信息,無法與HIS系統(tǒng)銜接。HRP人力資源模塊通過鏈接HIS系統(tǒng),不但銜接了財務(wù)、成本核算,還與績效考評掛鉤,激勵了員工的工作積極性。

        2.6面向績效評價的績效管理模塊

        該模塊結(jié)合KPI指標(biāo)面向全體員工,通過制定績效計劃分解下達(dá),實行定量和定性管理,并對結(jié)果進(jìn)行考核評估及總結(jié)。同時,該模塊將醫(yī)院對部門績效和員工績效的考核規(guī)則在系統(tǒng)中進(jìn)行落實,實現(xiàn)了績效目標(biāo)管理和過程管理。

        2.7面向質(zhì)量監(jiān)管的決策支持分析模塊

        為了把廣泛收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行集成,從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中提取有用的信息,幫助醫(yī)院在醫(yī)院管理、醫(yī)療資源配置、發(fā)展公益性醫(yī)院上作出正確的判斷,模塊將決策分析所需要的大量數(shù)據(jù)分離出來,使分散的操作數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成集成統(tǒng)一的信息。決策分析需要利用醫(yī)院原有數(shù)據(jù)倉庫來實現(xiàn)[3]。

        3 醫(yī)院HRP系統(tǒng)的實施

        在醫(yī)院經(jīng)營管理的實踐中,必須采用具有創(chuàng)新管理手段的信息系統(tǒng),才能較好地支撐醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理和整體運營。雖然醫(yī)院的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)與企業(yè)相比較為復(fù)雜,但運營管理理念有許多相似之處,因此醫(yī)院借鑒企業(yè)ERP進(jìn)行經(jīng)營管理是可行的。

        建設(shè)HRP還會遇到許多問題,對這些問題如不能充分估計,不認(rèn)真對待,同樣會出現(xiàn)“爛尾工程”、“短命系統(tǒng)”,會加大系統(tǒng)實施的難度。因此,實施HRP系統(tǒng)需做好以下準(zhǔn)備工作:

        3.1.1做好知識及思想準(zhǔn)備工作HRP系統(tǒng)對財和物的管理要求較高,管理者和相關(guān)工作人員要做好充分的思想準(zhǔn)備和知識準(zhǔn)備。管理層應(yīng)站在全局高度,全新規(guī)劃人力資源、財務(wù)管理、物資管理等內(nèi)容,重新定義各類業(yè)務(wù)操作規(guī)程,規(guī)范各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù),做好各類人員定崗定位、明確職責(zé)的工作。

        3.1.2規(guī)范相關(guān)數(shù)據(jù)要素HRP的實施需要規(guī)范會計科目、項目科目以及數(shù)據(jù)字典,需要重新規(guī)范并準(zhǔn)確采集各種成本要素數(shù)據(jù)[4]。由于歷史原因,醫(yī)院各方財務(wù)遵守的會計制度不同,要整合到一個統(tǒng)一的平臺上還需要做好賬務(wù)和票據(jù)的轉(zhuǎn)接工作[5]。

        3.1.3做好協(xié)調(diào)工作系統(tǒng)實施過程不僅涉及經(jīng)濟(jì)效益、財務(wù)物資、設(shè)備物流、采購消耗等方面的工作,還涉及人力資源、績效考核等資源管理層面的工作。因此系統(tǒng)實施過程中要做好機關(guān)單位、臨床科室、后勤保障部門之間的組織協(xié)調(diào)工作。另外,HRP系統(tǒng)除了要實現(xiàn)人、財、物互聯(lián)之外,還要與醫(yī)院HIS系統(tǒng)、醫(yī)療管理系統(tǒng)、科研教學(xué)系統(tǒng)等相整合,因此也應(yīng)做好與技術(shù)支持方面的合作公司及技術(shù)人員的組織協(xié)調(diào)工作[6]。

        3.2系統(tǒng)實施的重點問題

        3.2.1與HIS系統(tǒng)有機整合在建設(shè)醫(yī)院整體運營管理信息系統(tǒng)過程中,基于財務(wù)一體化的HRP思路是較好的管理思路[6]。它是對醫(yī)院現(xiàn)有HIS等信息系統(tǒng)分析后,借鑒企業(yè)ERP全面開發(fā)的HRP系統(tǒng)。值得注意的是,這需要開發(fā)者對ERP比較了解,對醫(yī)院的業(yè)務(wù)有足夠深的理解。醫(yī)院資源計劃系統(tǒng)與醫(yī)院現(xiàn)有的各系統(tǒng)間有著密不可分的關(guān)聯(lián)關(guān)系,現(xiàn)有系統(tǒng)可為醫(yī)院資源計劃系統(tǒng)提供大量詳實可靠的數(shù)據(jù),包括收入、工作量、材料消耗、設(shè)備折舊、后勤服務(wù)、人員情況、醫(yī)療質(zhì)量等各種數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)通過平臺實時/定時傳遞到運營管理系統(tǒng)中,自動生成會計憑證,采集成本核算數(shù)據(jù),提供預(yù)算參考數(shù)據(jù),提供績效考核數(shù)據(jù),最終實現(xiàn)運營管理系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)的完全整合。

        3.2.2完成數(shù)據(jù)集成HRP定位于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)與整體運營效果,必然要與已經(jīng)存在的各項業(yè)務(wù)實現(xiàn)緊密互聯(lián)、數(shù)據(jù)共享。因此,在HRP功能設(shè)計中包含了兩種業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng):一種稱為實體業(yè)務(wù)系統(tǒng)。其中最主要是已有的HIS系統(tǒng),還有諸如科研管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)等,這些系統(tǒng)的某些數(shù)據(jù)需要通過集成手段傳入財務(wù)系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)。另一種稱為非實體系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),通過總線需要傳入HRP核心模塊。諸如水電氣費用、房屋使用費用、辦公家具費用等數(shù)據(jù)。這部分?jǐn)?shù)據(jù)一般沒有專門的管理系統(tǒng),需要設(shè)置HRP通用的數(shù)據(jù)錄入。

        雖然對于留白藝術(shù)的研究在國內(nèi)興起較早,但是將留白藝術(shù)應(yīng)用于教育領(lǐng)域,對課堂教學(xué)留白進(jìn)行研究在國內(nèi)則起步較晚.國外對于留白藝術(shù)教學(xué)的研究,主要集中在理論基礎(chǔ)方面.近年來,隨著課程改革的推進(jìn),留白藝術(shù)在課堂教學(xué)中的運用在國內(nèi)也得到高度重視,進(jìn)行了積極的實踐探索.

        (1)實體業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。無論是人財物的管理,還是成本核算以及績效考評,都需要從已有的信息系統(tǒng)中提取大量數(shù)據(jù)。例如,從HIS系統(tǒng)中提取與單位績效和人員績效密切相關(guān)的醫(yī)療數(shù)據(jù),與財務(wù)系統(tǒng)密切相關(guān)的醫(yī)療費用數(shù)據(jù),與醫(yī)療物資系統(tǒng)相關(guān)的藥品、醫(yī)療消耗品以及醫(yī)療設(shè)備使用數(shù)據(jù)等。由于歷史原因,HIS系統(tǒng)中有些醫(yī)療費用數(shù)據(jù)所依從的會計制度與現(xiàn)行的會計制度不一致,在集成過程中必須做“轉(zhuǎn)結(jié)賬”處理后才能計入財務(wù)系統(tǒng)。相關(guān)的科研管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)也應(yīng)該集成到財務(wù)系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)和績效考評系統(tǒng)[7]。因此必須對“集成總線”的設(shè)計進(jìn)行仔細(xì)深入的分析研究,采取實用易用且有生命力的集成手段。

        (2)非實體業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集。為建立完整的財務(wù)系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)和績效考評系統(tǒng),除了從已有的信息系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)之外,還有大量零散的數(shù)據(jù)需要采集。這些數(shù)據(jù),可能需要人工整理并定期錄入。為了錄入方便,使所獲得的成本數(shù)據(jù)準(zhǔn)確規(guī)范,還應(yīng)該專門設(shè)計一個通用的數(shù)據(jù)錄入模塊,專供數(shù)據(jù)采集使用。

        4 系統(tǒng)實施過程中可能存在的問題

        完全照般企業(yè)ERP方案進(jìn)行醫(yī)院HRP信息系統(tǒng)建設(shè)是不可行的。醫(yī)院與企業(yè)畢竟有著很大的差異性,直接引用企業(yè)ERP系統(tǒng),可能會使HRP系統(tǒng)實施中出現(xiàn)以下問題。

        4.1接口對接問題

        系統(tǒng)實施首先必須考慮醫(yī)院整體運維過程的經(jīng)濟(jì)性,如果方案復(fù)雜則會影響成本,整個方案也將被否決。從技術(shù)角度分析看,將企業(yè)ERP直接與醫(yī)院HIS系統(tǒng)實現(xiàn)對接也是有困難的。要實現(xiàn)與醫(yī)院HIS系統(tǒng)收費接口的對接,除了面對收費接口數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)冗余量多、執(zhí)行方式核算方法相對陳舊外,還需對HIS前端數(shù)據(jù)接口信息重新規(guī)范、重新收集,過程過于復(fù)雜,因此很難實現(xiàn)HIS業(yè)務(wù)單元與ERP的接口對接。

        4.2業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)調(diào)整問題

        現(xiàn)有的企業(yè)ERP在設(shè)計時主要考慮的是工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)需求,將企業(yè)ERP應(yīng)用于醫(yī)院信息系統(tǒng)中,增大了應(yīng)用流程及規(guī)則調(diào)整的難度。只有調(diào)整好醫(yī)院原有信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)記錄、成本收入、核算單元等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),才能保證ERP的順利運行。

        4.3原有系統(tǒng)需大量改造

        在醫(yī)院實施ERP時,無法直接應(yīng)用諸如銷售與分銷(SD)、物料管理(MM)、生產(chǎn)計劃控制(PP)等核心模塊,這些模塊對應(yīng)的HIS系統(tǒng)相關(guān)模塊已經(jīng)分散在傳統(tǒng)的HIS系統(tǒng)中。當(dāng)前一個典型的做法是,從HIS系統(tǒng)環(huán)節(jié)中提取相應(yīng)的憑證,并采用數(shù)據(jù)采集的手段為財務(wù)會計和成本控制模塊提供原始數(shù)據(jù)。

        4.4易造成會計工作分離

        當(dāng)把HIS系統(tǒng)和企業(yè)ERP分開看時,信息流的走向是單向的,這就使得預(yù)算管理等模塊并不能在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)起到預(yù)算控制的作用,甚至使成本會計工作和財務(wù)會計工作分離,這也是醫(yī)院直接引用企業(yè)ERP系統(tǒng)會面臨的一個重要問題。

        5 系統(tǒng)應(yīng)用

        5.1形成醫(yī)院完整的運營管理模式

        通過HRP系統(tǒng)完整的運營管理功能,分解整體戰(zhàn)略目標(biāo),形成長期的發(fā)展方向。可參照數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提前制定醫(yī)院全年預(yù)算,實現(xiàn)全面預(yù)算管理及財務(wù)控制管理。同時,可通過系統(tǒng)動態(tài)分析各科室管理效益。系統(tǒng)可以真實反映醫(yī)院經(jīng)營狀況并找到醫(yī)院的成本控制點和合理的成本結(jié)構(gòu)。建立基于平衡計分卡方法的全員績效考核管理機制,保障醫(yī)院戰(zhàn)略目標(biāo)的合理分解,均衡社會、醫(yī)院、職工三方利益,同時促進(jìn)醫(yī)院整體經(jīng)營機制的良性循環(huán)。搭建醫(yī)院藥品、材料的物流管理平臺,實現(xiàn)物資在醫(yī)院的全過程跟蹤管理,達(dá)到了實時監(jiān)控、實時分析。加速推進(jìn)信息技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛應(yīng)用,并配套建立起功能完備、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、與衛(wèi)生改革發(fā)展相適應(yīng)的醫(yī)院經(jīng)營機制[8]。

        5.2建立科學(xué)、規(guī)范、適用的管理流程

        以往醫(yī)院管理流程容易被忽略,HRP系統(tǒng)結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)況,借鑒企業(yè)ERP系統(tǒng)管理經(jīng)驗,幫助醫(yī)院建立先進(jìn)的管理流程,制定一系列戰(zhàn)略目標(biāo)以及運營管理工具,實現(xiàn)醫(yī)院管理高質(zhì)量、高效率的信息化管理模式[9]。

        5.3實現(xiàn)財務(wù)一體化管理

        財務(wù)管理系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)的銜接整合,可以第一時間獲取物資、物流、固定資產(chǎn)、日常報銷、各類損耗的相應(yīng)數(shù)據(jù)信息,也可自動生成財務(wù)憑證,在提高工作人員效率的同時還能提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確程度。另外,通過相應(yīng)數(shù)據(jù)分析,財務(wù)部門也能不斷提高自身監(jiān)管職能。

        5.4實現(xiàn)各類業(yè)務(wù)的深度管理和精細(xì)化管理

        系統(tǒng)完善的全成本核算功能,可以輔助各科室進(jìn)行成本控制分析,從而準(zhǔn)確地進(jìn)行運營績效分析,提升醫(yī)院財務(wù)管理水平。各科室的科研經(jīng)費、科研項目都可以與醫(yī)院財務(wù)數(shù)據(jù)緊密鏈接,自動生成憑證,從而有效掌控付款時限。在科室經(jīng)費預(yù)算與管理方面,可以進(jìn)行事前控制,確保預(yù)算準(zhǔn)確、無浪費。在物資物流管理方面,運用先進(jìn)的管理思想及總體規(guī)劃,實現(xiàn)由計劃到采購的全過程管理,避免管理過程中出現(xiàn)冒領(lǐng)遺漏等問題出現(xiàn),這樣可以提高物資管理水平,有效降低物流成本。在醫(yī)院人事管理方面,通過系統(tǒng)平臺可實現(xiàn)人力資源的高效管理,特別是人員績效可通過數(shù)據(jù)庫快速提取,提高了人員工作積極性。

        6 小結(jié)

        醫(yī)院HRP系統(tǒng)的運用,在我國還處于起步階段,無論是HRP概念,還是系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成與采集方法,都需要結(jié)合醫(yī)院實際不斷探索。醫(yī)院若能很好地借鑒企業(yè)ERP成功的經(jīng)驗,正確地實施HRP系統(tǒng),無論是管理水平還是整體運營效果都會得到有效地提升,并能為提高核心競爭力以及可持續(xù)發(fā)展能力提供有力的支撐。

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        [8]梁敏.HRP系統(tǒng)在醫(yī)院物流管理中的應(yīng)用[J].信息通信,2014,12(14):113-114.

        [9]于鵬.ERP下企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)芻議[J].企業(yè)改革與管理,2015,4(2):151-152.

        通信作者:

        黃昊:第三軍醫(yī)大學(xué)大坪醫(yī)院野戰(zhàn)外科研究所信息科副主任

        E-mail:ssz_2383@163.com

        修回日期:2015-08-10

        責(zé)任編輯:姚濤

        Design and Implementation of Hospital Resource Planning System/LIU Yang,ZENG Fan,HUANG Hao,et al.//Chinese Health Quality Management,2016,23(2):87-90

        The paper analyzed the bottleneck in resources management in HIS system in domestic hospital. The HRP information system suitable for hospital's own needs was implied by using the success experience of enterprises ERP implementation. The relationship between the two was compared. The paper also introduced the function module design of the system and the work before the implementation, analyzed with emphasis the implementation method of the system, errors existed in system implementation process, and system application results, which provided reference for modern hospital resource planning management and sustainable development.

        ERP; HRP; Hospital

        10.13912/j.cnki.chqm.2016.23.2.29

        重慶市基礎(chǔ)與前沿研究計劃項目(CSTC2013JCYJA40059)

        黃昊

        2015-06-19

        劉洋曾凡黃昊*姬曉波史森中

        第三軍醫(yī)大學(xué)大坪醫(yī)院野戰(zhàn)外科研究所重慶400042

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