文?陳曉旭

依據(jù)房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)建設(shè)房產(chǎn)檔案管理信息化體系

文?陳曉旭

房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案（以下簡(jiǎn)稱房產(chǎn)檔案）是城市房地產(chǎn)管理工作的基礎(chǔ)，是房地產(chǎn)行政管理部門在房屋產(chǎn)權(quán)登記、調(diào)查、變更、轉(zhuǎn)移、測(cè)繪、抵押、分割等房地產(chǎn)管理工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。房產(chǎn)檔案作為城市房屋權(quán)屬登記管理工作的重要依據(jù)和房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)信息的重要組成部分，在推動(dòng)房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的進(jìn)程中具有不可替代的重要作用。因而，充分認(rèn)識(shí)新時(shí)期房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)，做好房產(chǎn)檔案信息化管理，滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，是房產(chǎn)檔案工作者義不容辭的職責(zé)和任務(wù)。

一、新時(shí)期房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性

房產(chǎn)檔案隨著城市房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)生而產(chǎn)生、變化而變化、發(fā)展而發(fā)展，是城市房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)成長(zhǎng)壯大的真實(shí)寫照。由于房產(chǎn)登記工作涉及面廣、生成量大、政策業(yè)務(wù)性強(qiáng)，因此，檔案形成的內(nèi)容多，技術(shù)性和專業(yè)性較強(qiáng)，主要表現(xiàn)為專業(yè)術(shù)語多、圖表多、證明多，等等。

（二）動(dòng)態(tài)性

房產(chǎn)檔案形成后，房屋產(chǎn)權(quán)情況將隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋的損壞倒塌、房屋的買賣、交換、贈(zèng)與、繼承、分割、析產(chǎn)等權(quán)屬轉(zhuǎn)移而不斷發(fā)生變化；另外，隨著城市的建設(shè)發(fā)展，房屋拆除、翻建、改建、擴(kuò)建以及土地分割、合并等頻繁發(fā)生，也使房地產(chǎn)權(quán)屬不斷進(jìn)行變更。因此，房屋權(quán)屬始終處于不斷轉(zhuǎn)移和變更中，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，成為房產(chǎn)檔案區(qū)別于其他檔案的最顯著特點(diǎn)。

（三）真實(shí)性

房產(chǎn)檔案是產(chǎn)權(quán)沿革的歷史記錄，這種記錄必須與實(shí)際情況完全吻合，精確清楚地記載產(chǎn)權(quán)人及產(chǎn)權(quán)范圍，并能在產(chǎn)權(quán)審核和排解產(chǎn)權(quán)糾紛中起憑證和考證作用，因而真實(shí)性是房產(chǎn)檔案的命脈，是其發(fā)揮檔案現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提。

（四）完整性

房產(chǎn)檔案的完整性體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是房地結(jié)合。房屋權(quán)屬登記應(yīng)當(dāng)遵循房屋的所有權(quán)和該房屋共用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)利主體一致的原則，房地關(guān)系密不可分，因此，作為權(quán)屬管理的房產(chǎn)檔案也必須是房地檔案緊密結(jié)合的。二是圖檔結(jié)合。房屋產(chǎn)權(quán)圖上的產(chǎn)權(quán)界限和房屋墻界結(jié)合起來，才能反映房產(chǎn)詳細(xì)的歸屬，防止產(chǎn)權(quán)糾紛，因此作為房產(chǎn)真實(shí)記錄的房產(chǎn)檔案也必須是圖檔結(jié)合的。

（五）價(jià)值性

房地產(chǎn)屬于不動(dòng)產(chǎn)，價(jià)值高、升值快，在集體和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中都占有舉足輕重的位置。房屋產(chǎn)權(quán)檔案記載的情況正是關(guān)系權(quán)屬人直接經(jīng)濟(jì)利益的真實(shí)憑據(jù)，因而，房屋產(chǎn)權(quán)檔案屬于財(cái)產(chǎn)檔案，具有極高的含金量。

（六）法律性

由記載房屋權(quán)屬的憑證材料組成的產(chǎn)權(quán)檔案，是房地產(chǎn)管理部門和司法部門確認(rèn)房屋權(quán)屬，處理產(chǎn)權(quán)糾紛的重要依據(jù)，因而具有強(qiáng)大的法律效力。

二、房地產(chǎn)檔案信息化管理體系的含義及優(yōu)點(diǎn)

（一）房產(chǎn)檔案管理信息化體系的含義

檔案信息化建設(shè)是全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理加工與科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。建設(shè)房產(chǎn)檔案管理信息化就是要依據(jù)自身的特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)、光盤機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化信息及技術(shù)，建立一個(gè)有序的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)接，推向檔案、資料、信息一體化管理體制，將各類房產(chǎn)檔案資源以電子信息的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)共享的形式進(jìn)行互聯(lián)，從而構(gòu)筑信息資源的航母，形成既融合又分離的強(qiáng)大信息合力。

（二）房產(chǎn)檔案管理信息化體系的優(yōu)點(diǎn)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息數(shù)字化的普及和應(yīng)用，動(dòng)搖了房產(chǎn)檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念，為房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)搭建了一個(gè)良好的平臺(tái)。而房產(chǎn)檔案管理信息化技術(shù)的日臻成熟，也逐漸顯現(xiàn)出比傳統(tǒng)檔案管理模式更具優(yōu)勢(shì)的特點(diǎn)。

1.實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，將房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的數(shù)字化電子信息，與紙質(zhì)檔案載體剝離開來。檔案實(shí)體作為原始資料入檔案館保存，可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)體的損耗，延長(zhǎng)檔案實(shí)體的壽命。

2.實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息化管理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，借助計(jì)算機(jī)可以對(duì)數(shù)據(jù)中的每一個(gè)產(chǎn)權(quán)要素進(jìn)行檢索，為房產(chǎn)檔案的查詢、利用帶來了極大的便利，推動(dòng)了檔案查全率、查準(zhǔn)率、查速率的全面提升。

3.實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)化共享，房產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)可以借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息傳遞和交流，使縣市區(qū)房產(chǎn)管理部門之間的房產(chǎn)檔案資源互通有無、互補(bǔ)漏缺，可以極大地提高檔案利用的覆蓋范圍。

三、對(duì)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的建議

房產(chǎn)檔案信息化管理這一概念由來已久。許多房產(chǎn)檔案管理部門都配備了計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，建立了相應(yīng)房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，但許多僅限于對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)單機(jī)輔助管理，詳細(xì)的查閱仍以紙質(zhì)檔案為主；有的雖能利用互聯(lián)網(wǎng)將房產(chǎn)交易系統(tǒng)產(chǎn)權(quán)信息歸集整理到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，但仍不能實(shí)現(xiàn)資源共享。由此可見，房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)由于受各種條件的限制，實(shí)現(xiàn)的并不理想，亟待改進(jìn)和完善。

（一）對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)給予高度重視

首先，要從思想上充分認(rèn)識(shí)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性。房產(chǎn)檔案管理信息化是目前解決房產(chǎn)業(yè)務(wù)日益增多而導(dǎo)致的檔案急劇增多、檔案利用頻率飛速加快的唯一辦法，因而實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、簡(jiǎn)化工作程序是十分必要的。其次，要重視房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施配套建設(shè)，確保房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施符合要求。

（二）建立完備的房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)

現(xiàn)有房產(chǎn)檔案一般可分為兩大類，即文本檔案和圖片檔案。房產(chǎn)檔案信息化就是要對(duì)這兩大類檔案進(jìn)行數(shù)字化歸集處理，一方面要將房產(chǎn)交易系統(tǒng)中的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動(dòng)歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將圖片資料以電子信息的形式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)。兩方按規(guī)則整合后，方能形成科學(xué)有效的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)

房屋交易產(chǎn)權(quán)要素多、涉及面廣，根據(jù)不同業(yè)務(wù)的不同特點(diǎn)，查詢者對(duì)房產(chǎn)檔案的信息要求也不盡相同，因而必須建立快速有效地獲取房產(chǎn)信息檢索系統(tǒng)，使房產(chǎn)檔案管理信息化系統(tǒng)的效用能夠得以正常發(fā)揮。

（四）打造高素質(zhì)的房產(chǎn)檔案管理人員

房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化與完善，需要依賴檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)調(diào)整和工作素質(zhì)提高。因此，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和檔案信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)，以培養(yǎng)能適應(yīng)信息化管理需要的高素質(zhì)檔案人員隊(duì)伍，讓檔案信息化建設(shè)可以持續(xù)向前發(fā)展。

（作者單位：煙臺(tái)開發(fā)區(qū)住房和建設(shè)管理局）