竇冬梅濟南市勘察測繪研究院

歸檔文件整理規(guī)則實施后的思考和轉(zhuǎn)變

竇冬梅
濟南市勘察測繪研究院

在歸檔文件整理規(guī)則實施以后，對文書檔案的管理方式有一定轉(zhuǎn)變，這在一定程度上影響了檔案的整理。在這一背景下，必須在實踐過程中總結(jié)經(jīng)驗，不斷探索新的解決方法。

歸案文件；整理規(guī)則實施；辦公自動化

由于辦公自動化的需要，歸檔的文件變成了兩種，一種是紙質(zhì)文件，一種是電子文件，加上企業(yè)的辦公自動化水平的影響，所以它們會在未來很長一段時間中共同存在，只有加強對文件的歸檔整理力度，才可以實現(xiàn)檔案管理水平的提高。通過歸檔文件整理規(guī)則實施有利于加強保管檔案文件單位的管理。

1、《歸檔文件整理規(guī)則》實施的管理轉(zhuǎn)變

1.1 提高了檔案文件管理工作的效率

在過去，文書立卷工作十分復(fù)雜，即使有經(jīng)驗的檔案管理者也會在具體實踐中面臨一定的問題。在歸檔文件整理規(guī)則實施以后，利用計算機進(jìn)行檔案管理，每一個文件的信息都被錄入到電腦中，簡化了檔案整理者的工作，有利于提高工作效率。

1.2 《歸檔文件整理規(guī)則》的學(xué)習(xí)和理解簡單，有利于檔案工作人員更好的把握

對于基層的檔案整理人員來說，其流動速度比較快，加上其專業(yè)技能存在差別，所以工作量比較大。過去的立卷人員一方面要有一定的立卷專業(yè)理論知識，另一方面還要掌握相關(guān)的規(guī)范，除此之外，各個檔案文件整理者要具有綜合分析能力，所以對于檔案整理者的要求過高。在歸檔文件整理規(guī)則實施以后，文件整理程序被簡化，其工作難度也得到控制，有利于檔案整理人員更好的開展工作。

1.3 《歸檔文件整理規(guī)則》推動了檔案的整理、保護(hù)和利用

在歸檔文件整理規(guī)則的實施以后，檔案的整理被簡化，這樣一來，檔案者有更多的時間和精力來進(jìn)行檔案的保護(hù)和利用，進(jìn)一步協(xié)調(diào)三個部分的關(guān)系。對于過去的立卷來說，其檔案的案卷是通過多個文件共同構(gòu)成的，而通過案卷管理，各個檔案利用者的檔案利用可以更加高效和安全。

2、不同的管理方式帶來的思考

2.1 以件為保管單位組織館(室)藏有利于轉(zhuǎn)變過去的檔案觀念

通過以件為基礎(chǔ)的館藏或室藏行為，有利于取消過去的“案卷”特征。依據(jù)國家的歸檔文件整理規(guī)則可以得知，傳統(tǒng)的“案卷”形式被取消，這在一定程度上減輕了檔案人員的工作重量，同時也規(guī)范了檔案整理工作，防止因為個人的因素導(dǎo)致前后立卷存在差異。

2.2 以件為保管單位組織館(室)藏對科技、聲像等門類檔案管理不適用

對于《歸檔文件整理規(guī)則》來說，它的應(yīng)用局限于文書檔案，加上文書檔案里的單份文件有很高的獨立性，所以它僅適用于文書檔案。然而，科技和聲像的檔案管理截然相反。在進(jìn)行管理時，如果把單份憑證作為基礎(chǔ)，那么必然會加劇管理過程和查找過程的復(fù)雜性。而對于人事檔案來說，它的案卷組成一般是以人為基礎(chǔ)的，一旦把一個人的案卷材料打亂進(jìn)行保管，整個檔案整理歸檔系統(tǒng)都會受到影響。綜合來看，對于單份文件保管只適用于文書檔案管理模式。

3、加大檔案管理方式改革力度，針對問題不斷探索新方法

以件為保管單位組織館(室)藏與以案卷為保管單位組織館(室)藏在本質(zhì)上是有很大差別的。對于過去的案卷為基礎(chǔ)的檔案保管方式來說，它的地位被以件為基礎(chǔ)的保管方式取代，而人們的過去的檔案管理理念受到?jīng)_擊。在這一背景下，要繼續(xù)整合各個方面的資源，共同研究新的方法。在進(jìn)行研究時，要和文件材料的相關(guān)規(guī)律相適應(yīng)，使各個文件之間可以有一定的聯(lián)系，制定合理的管理和歸檔方法。另外，要發(fā)揮計算機管理和人工管理兩種方式的作用，共同進(jìn)行文書歸檔工作發(fā)展。盡管通過歸檔文件整理規(guī)則的實施可以解決好計算機管理方式和人工管理方式的關(guān)系，但是在具體的實踐過程里還是有一些問題暴露出來，具體來看，主要有以下幾個角度:

第一，因為歸檔文件整理規(guī)則中實施的是文件級管理，所以在實施中職能管理的意義比較突出，一旦出現(xiàn)勞動工資和安全環(huán)境等問題時，分類方案要以“職能”為基礎(chǔ)進(jìn)行分類，另外，要利用好“職能”，發(fā)揮其承上啟下的關(guān)鍵作用。

第二，在實施歸檔文件整理規(guī)則時，部分工作人員的理解存在偏差，他們認(rèn)為，歸檔文件整理規(guī)則的實施就是把文件排好順序就是完成任務(wù)，這就是對其工作的簡化。然而，工作的簡化并不代表的是檔案人員的不作為，在收集了相關(guān)部門的文件資料以后，不能把文件亂放，而是要依據(jù)一定的原則和規(guī)律整理好檔案，保障其有序性，有利于更好的利用檔案信息。

第三，習(xí)慣使用傳統(tǒng)的有分類號和案卷號的查詢方式。實施了歸檔文件整理規(guī)則以后，分類號和案卷號被取消，這樣一來，在進(jìn)行查詢時要制作一個可以通過手工查找方式進(jìn)行查找的目錄。然而，在找到更有效的途徑之前，現(xiàn)在通常是在目錄的標(biāo)題下標(biāo)明保管期限和盒號。盡管對于每一份歸檔文件都加以標(biāo)識，這在一定程度上加大了工作量，但是這一方式的應(yīng)用效果特別好。

綜合來看，雖然在實施歸檔文件整理規(guī)則時出現(xiàn)了很多問題，但是它在解決檔案館的工作中扮演著重要的角色，起到了重大作用。通過歸檔文件整理規(guī)則的實施，立卷工作更簡單，對其業(yè)務(wù)的指導(dǎo)上也要做出一定的轉(zhuǎn)變。在未來的發(fā)展中，指導(dǎo)檔案工作要加大對執(zhí)法檢查力度的控制，同時還要編寫參考資料，實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，這必然需要檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員提高個人素質(zhì)，增強業(yè)務(wù)能力，逐漸和現(xiàn)代化的發(fā)展相適應(yīng)。除此之外，各個檔案管理者要具備檔案專業(yè)知識，還要有一定的外語基礎(chǔ)，對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有一定把握，具有一定的應(yīng)變能力和超強的探索精神。通過提高自身素質(zhì)，有利于加大對檔案學(xué)理論和現(xiàn)代化管理知識的把握，有利于和現(xiàn)代化的檔案歸檔整理工作發(fā)展相適應(yīng)。

[1]DA∕G22-2000,歸檔文件整理規(guī)則[S].

[2]曾紅.對一個失之偏頗的創(chuàng)新文本的質(zhì)疑[J].檔案學(xué)通訊, 2008(2).

[3]姜龍飛.試論信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理[J].檔案學(xué)研究,2008 (1).

[4][美]T·R·謝倫伯格著,黃坤坊等譯.現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)[M].檔案出版社,1983.