張 敏,張 萍

(南京理工大學圖書館,江蘇 南京 210094)

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淺談高校圖書采編的改進與優(yōu)化

張 敏,張 萍

(南京理工大學圖書館,江蘇 南京 210094)

關鍵詞:高校;圖書;采編;改進;優(yōu)化

摘 要:文章針對高校圖書采編工作改進以及優(yōu)化的相關問題進行分析,并提出相應有針對性的措施,以期促進高校圖書館的建設和發(fā)展。

1 圖書館采編現(xiàn)狀研究及問題

1.1 圖書館采編質量不高且實用性較差

高校圖書館采編工作必須要確保采編的數(shù)量和質量,同時在采編過程中必須要提升圖書的質量,以滿足不同層次、不同專業(yè)的需求,并且還要滿足學校不同人群的需求。圖書采編既要考慮普通讀者的要求,同時也要滿足高校學生的需求。很多圖書館采編人員按照采編目錄進行采編,往往缺乏對圖書的詳細了解,也沒有考慮到讀者的需求,導致圖書采編工作質量不高。另外,圖書館作為高校建設的“冷門”單位,學校規(guī)劃所撥的經(jīng)費較少,更可能會導致圖書館藏書質量較差,無法得到及時更新[1]。

1.2 圖書采編任務重且效率低

圖書采編工作作為圖書館建設的基礎項目,工作比較復雜,包含了圖書分類、采訪、編目、典藏以及校核等工作,細分下來不僅有圖書采訪、編目、分類以及典藏工作,而且還有掃條形碼、加蓋圖章、粘貼磁條以及整理上架等工作。因此,一些高校圖書館在開展采編工作的時候,往往會出現(xiàn)采編人手不足、采編人員素質不高、工作量大等問題。這些問題又會導致圖書采編工作混亂,分類、編目、校核以及典藏等工作效率非常低下[2]。

1.3 圖書采編人員專業(yè)性不足且技術落后

高校圖書館圖書采編工作看似簡單,其實具有很高的專業(yè)性,需要采編人員具備圖書采編、分類、校核、編目以及典藏等專業(yè)性技能,以確保高校圖書館圖書采編工作高效、穩(wěn)定開展。部分高校圖書館圖書采編人員的素質不足,缺乏對口的圖書采編人才,而且采編人員往往都是其他崗位調過來臨時擔任圖書采編工作,因此就造成了圖書采編人員未經(jīng)過專業(yè)素質培訓,缺乏相應的采編知識。由于圖書采編人員的素質不足,嚴重影響了高校圖書館圖書的采編效率和采編質量。

近年來,隨著網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展,對圖書館的管理也正在傾向于自動化、網(wǎng)絡化、集中化,但是很多高校圖書館仍然停留在傳統(tǒng)的手工采編階段。伴隨著網(wǎng)絡的日益發(fā)達,圖書館的數(shù)據(jù)日益龐大,圖書采編工作必須融合信息時代的發(fā)展,將傳統(tǒng)采編與新時期的信息采編工作融合起來,不斷提升圖書采編效率和采編質量[3]。

1.4 自動化管理系統(tǒng)軟件不足

高校圖書館圖書管理系統(tǒng)起步較晚,發(fā)展速度較慢,致使自動化管理系統(tǒng)功能存在著很大的缺陷,加上圖書館建設重硬件建設、輕軟件建設,致使圖書館圖書管理系統(tǒng)出現(xiàn)先天性不足。圖書館管理系統(tǒng)功能相對落后造成了其無法滿足高校圖書館管理工作需要。圖書采編過程中遇到的系統(tǒng)問題主要是軟件訂購模塊問題,大量圖書訂購數(shù)據(jù)必須要求采編人員對其進行一一查實,避免圖書重復訂購,盡可能節(jié)約圖書采購成本。

2 圖書館圖書采編優(yōu)化策略

2.1 采編流程優(yōu)化

目前高校采用的圖書館管理系統(tǒng)均按照系統(tǒng)模塊進行分隔,采編流程包含了采訪、編目以及典藏等幾個步驟,其中每個步驟下又包含有不同的小步驟。每個模塊的順序不能顛倒,必須按照采訪—編目—典藏順序進行采編。很多圖書館圖書采編使用流水作業(yè)方式進行操作,通過采訪人員組織訂單發(fā)給書商,圖書到館之后必須進行拆包驗收、貼條形碼并蓋館藏章,驗收完成之后交由編目人員進行編目,然后再由典藏人員將新書分配到各個流通庫和閱覽室。將圖書分配給各個閱覽室時清點清楚之后在清單上簽字,并進行接單存檔[4]。

2.2 合理分配采編人員

一般圖書館采編部門根據(jù)圖書館的藏書多少和采編量大小進行采編人員數(shù)量分配,采編人員通常由負責人、編目員、驗收員、典藏員等組成。負責人主要負責采購圖書的全面管理,其具體工作為定制圖書采購策略、組織下單、下載數(shù)據(jù),并安排好采編各個環(huán)節(jié)的工作。編目人員主要負責數(shù)據(jù)的套錄、修改以及給出索引號和打印圖書標簽等工作。驗收員主要負責驗收圖書和核對賬目等工作,必須保證圖書館信息管理系統(tǒng)中和實際驗收的賬目一致,確保圖書碼洋、清單等一致,完成驗收之后應參與到編目工作之中。典藏員要參加編目工作,并且等待對圖書加工完畢之后再按照事前預定的分配方案將圖書分配好。圖書館圖書采編工作不僅要求各個環(huán)節(jié)要連貫銜接和不間斷,每個階段都做到既分工又合作,切實實現(xiàn)團隊協(xié)作,充分利用人力資源。

2.3 加強對圖書供應合作商的約束和管理

新時期圖書館采編工作中,圖書供應商承擔了圖書采編部門的部分工作,圖書供應商對圖書館的采編工作具有十分重要的影響。因此,圖書供應商的選定就顯得非常重要,圖書館的供應商必須在滿足圖書采編工作的同時還要具有較高的自信狀況和信譽度,必須要求供應商對圖書館有深層次的了解,能夠和高校圖書館進行長期合作。圖書供應商在圖書館采編工作中占據(jù)著非常重要的地位,圖書館在選定圖書供應商時必須嚴格按照要求執(zhí)行,并且還應附加一些違約賠償條款,以確保圖書館的利益。服務標準的內容要嚴格包含圖書館的采訪書目數(shù)據(jù)、供貨方式、編目數(shù)據(jù)以及到貨周期等具體要求。對于采訪的書目可以明確規(guī)定提供新書的種類、年限、數(shù)據(jù)來源或者標準等,以確保圖書館圖書采編質量。圖書館采編部門要通過自動化升級促使圖書著作號生成自動化,加強數(shù)據(jù)查重和批處理、校核和編目數(shù)據(jù)規(guī)范化[5]。

2.4 精簡采編隊伍,加強素質管理

圖書館采編流程進行優(yōu)化的時候可以通過精簡編目部人員,盡可能降低采編人員的管理難度。精簡的采編隊伍需要工作人員具有較高的責任意識,采編過程中必須要加強圖書的校核和驗收,另外必須和供應商協(xié)調處理圖書采編問題,因此這就要求圖書館圖書采編人員要具備更高的專業(yè)素質。高校圖書館采編隊伍構建的時候,必須注意選取更高素質的工作人員,從而提升采編部的工作效率。精簡的采編隊伍需要加強對工作人員的約束,同時還應利用軟件系統(tǒng)來保障采編工作人員落實和實施。通過自動校驗工作對數(shù)字字段設備進行檢驗,校核人員只需要對數(shù)據(jù)內容的分類性質和準確性進行校驗。

3 高校圖書采編改進建議

3.1 改進讀者閱讀需求方式

高校圖書館圖書采編工作需不斷提升工作效率,必須要了解讀者的閱讀需求,為圖書采編工作提供保障。采編人員進行圖書編目的時候需要考慮到讀者的需求,首先,采編人員應參考圖書館以往的借書歷史經(jīng)驗,總結出用戶閱讀的需求；其次,圖書采編人員應學會查閱圖書館網(wǎng)站上的圖書預約信息,獲取用戶不同的讀書需求；最后,采編人員要及時了解用戶閱讀偏好,針對不同用戶采取不同的購書策略。如:開展學生和教師閱讀習慣調查,統(tǒng)計出閱讀者的讀書偏好為圖書采編提供數(shù)據(jù)支持。調查統(tǒng)計時一般高校分為男性用戶、女性用戶、文科用戶、理科用戶、專業(yè)知識用戶、非專業(yè)知識用戶等類別,采編人員應注意綜合考慮這些問題,為圖書采編工作提供信息支持。高校圖書館圖書采編的時候必須要制定科學、合理的采編計劃,為讀者提供良好的讀書服務[6]。

3.2 整合采編各個環(huán)節(jié),改進采編程序

我國高校圖書館圖書采編工作常常以采購、典藏、分編、檢索以及記錄等工作為中心。傳統(tǒng)的采編模式離不開手工勞動,工作量非常大,致使采編工作效率低下,因此在進行圖書采編工作改進的時候必須要以減輕工作量,提升工作效率作為工作重心。隨著信息技術的不斷發(fā)展,圖書館圖書采編工作迎來了極大的發(fā)展機遇,同時也對傳統(tǒng)模式的采編工作帶來極大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)采編工作中的一些封閉工作模式已經(jīng)不能夠滿足時代的需求,需要實現(xiàn)不斷轉換,轉變人工工作模式,積極實現(xiàn)自動化管理。圖書采編的時候必須充分整合資源,將圖書館的數(shù)字資源和圖紙資源融合起來,并實現(xiàn)合理配置。將圖書資源的管理工作積極應用到網(wǎng)絡管理和采編之中,如:圖書分編工作可以在網(wǎng)上全程進行,以此來減輕采編人員的工作量。采編人員可以根據(jù)不同的圖書來設定專門的業(yè)務流程,通過采取這種模式來大幅度提升采編工作的針對性,使得采編效率和質量得以提升。

3.3 加強對外加工人員業(yè)務培訓以及質量監(jiān)督

對外加工人員主要是指圖書供應商的工作人員,一般來講圖書館圖書采編人員在進行采編的時候必須要和供應商工作人員相互合作?圖書館進行圖書采編時除了選擇優(yōu)秀采編隊伍,同時還應加強與外界人員的溝通和交流培訓,如:培訓圖書館管理系統(tǒng)使用的時候需要熟悉整個“匯文”過程,各館應編制自己的圖書編目規(guī)則:①圖書編目時應明確圖書哪些是重要字段?哪些是必備字段以及拼音的大小寫均應交代清楚,取號規(guī)則?著錄過程等均應屬于培訓的內容?②圖書采編環(huán)節(jié)應明確蓋館藏章的位置?貼書標?藏章個數(shù)?條形碼位置等,對于一些圖書的標注顏色也應培訓,使得處理方法和原來的做法一致?③圖書館內工作人員應做好圖書的送審和檢查工作,要求圖書供應商與采編人員達到順暢交流?④切實控制采編圖書的錯誤率,若出現(xiàn)圖書質量問題應及時查處,并與供應商協(xié)商處理?

3.4 提升采編部工作人員檔次改進

改進采編部門的人員檔次,首先,要將圖書采編工作的重心放到圖書采訪上,根據(jù)學校的專業(yè)課程設置組建起具有學校特色的文獻資源體系。通過各系部和教師、學生進行溝通,了解教學和科研的需求,實現(xiàn)流通部門之間的經(jīng)常交流。圖書采編部門應做好調整,建立起有效的薦購平臺,組織學生代表和老師采編圖書。其次,要減輕采編人員的工作量,抓緊業(yè)務和學習資料的更新。圖書館作為學習知識的地方,圖書管理人員也應利用先進知識和先進技術來促進自己的工作,進一步提升工作的效率和質量。圖書采編應對書目的數(shù)據(jù)做好標準化和規(guī)范化處理,進而促進高校圖書館書目資源共享。最后,要及時做好外文期刊、外文圖書的編目工作,編目工作人員和圖書供應商應加強溝通,配合圖書館做好紡織、服裝以及藝術等專業(yè)圖書的訂購工作,訂購一定量的日文、英文版本書刊,為外文專業(yè)提供豐富藏書。采編部門有能力進行外文期刊的編目加工,應保證外文書刊錄入信息的準確性,尤其是高職或者本科院校應將英文期刊、日文期刊等分開編目。通過提升采編部門人員的檔次改進,可以進一步實現(xiàn)對外文期刊的采編,為豐富圖書館藏書打下堅實的基礎。

4 結語

伴隨著信息時代的到來,圖書館圖書采編工作變得越來越復雜,而且數(shù)字圖書的出現(xiàn)對圖書館的采編工作更是提出了更高的要求。因此,針對圖書館圖書采編工作進行改進和優(yōu)化顯得非常必要。筆者針對高校圖書館圖書采編工作的現(xiàn)狀以及存在著的問題進行分析,分別提出了圖書采編的改進和優(yōu)化措施,以期可以有效改善圖書館圖書采編存在著的問題。

參考文獻:

[1] 吳潤珍.旨在提升高校競爭力的高校圖書館營銷戰(zhàn)略研究[D].泉州:華僑大學,2005.

[2] 李巨龍.高校圖書館管理中圖書采編工作存在的問題分析[J].太原城市職業(yè)技術學院學報,2013(1):106-108.

[3] 王玲.高校圖書館采編工作阻滯因素的探究:以紙質資源為例[J].晉圖學刊,2012(4):41-44.

[4] 吳琦.企業(yè)邊界理論視角下的高校圖書館采編業(yè)務外包[J].農業(yè)圖書情報學刊,2009(3): 138-142.

[5] 邵仰東.論中外文圖書的界定與國內版外文圖書的采編工作[J].圖書情報工作,2009(7):83-86,141.

[6] 林梅芳.淺談高校圖書館采編工作的實踐與創(chuàng)新[J].福建商業(yè)高等專科學校學報,2009(4): 49-51.

（編校:崔 萌）

作者簡介:張 敏(1985— ),南京理工大學圖書館助理館員；張 萍(1987— ),南京理工大學圖書館助理館員。

收稿日期:2015 - 12 - 02

中圖分類號:G250

文獻標識碼:A

文章編號:1003 - 1588 ( 2016 ) 01 - 0062 - 03