林秋容

(昌河汽車(chē)進(jìn)出口公司，江西 景德鎮(zhèn) 333002)

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淺析汽車(chē)企業(yè)出口業(yè)務(wù)中的單證繕制

林秋容

(昌河汽車(chē)進(jìn)出口公司，江西 景德鎮(zhèn) 333002)

摘要:基于外貿(mào)業(yè)務(wù)中出口單證的重要性，結(jié)合汽車(chē)企業(yè)出口單證繕制的實(shí)際情況，分析單證繕制的主要內(nèi)容，包括:貨物描述、數(shù)量和單位填制；價(jià)格和金額；運(yùn)輸單據(jù)制作；產(chǎn)地證的填制。單據(jù)繕制要求具備及時(shí)性；完整性，即內(nèi)容完整、種類(lèi)完整和份數(shù)完整；美觀性?？樦七^(guò)程中要遵循從上到下，從左到右的處理原則。

關(guān)鍵詞:汽車(chē)企業(yè)；出口業(yè)務(wù)；單證繕制

單證繕制是外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，單證繕制的質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。汽車(chē)企業(yè)外貿(mào)出口常見(jiàn)的單證包括:形式發(fā)票P(pán)I，商業(yè)發(fā)票CI、裝箱單PL、原產(chǎn)地證書(shū)、報(bào)關(guān)委托書(shū)、報(bào)關(guān)單和提單B/L等。

一、單證繕制的主要內(nèi)容

(一)貨物描述、數(shù)量和單位填制

貨物描述、數(shù)量和單位是單證繕制中非常重要的內(nèi)容，需要符合合同規(guī)定。一般外貿(mào)公司已形成相對(duì)固定的單據(jù)模板，制單員一般都參照現(xiàn)有模板對(duì)貨物的數(shù)量和單位進(jìn)行填制。如，以從事汽車(chē)整車(chē)和相關(guān)配件出口的公司為例，整車(chē)常用單位為輛(unit)；制作整車(chē)裝箱單時(shí)，須計(jì)算整車(chē)體積，常用單位為立方米(CBM)；整車(chē)凈重、毛重，常用單位為千克(KGS)。在填制整車(chē)裝箱單時(shí)，需根據(jù)合同規(guī)定，在現(xiàn)有的單據(jù)模板上修改整車(chē)數(shù)量及其對(duì)應(yīng)的體積、重量等。配件裝箱單中常用單位為包(package)、箱(carton)以及千克(KGS)。制作配件報(bào)關(guān)單時(shí)，需參照《海關(guān)報(bào)關(guān)手冊(cè)》，根據(jù)配件的海關(guān)編碼查找其相應(yīng)的單位，如火花塞所用的單位為個(gè)，軸承單位為套，油泵總成單位為臺(tái)等。在填制其報(bào)關(guān)單時(shí)，須更改對(duì)應(yīng)數(shù)量單位，避免出現(xiàn)單位不符等錯(cuò)誤。

(二)價(jià)格和金額

1.價(jià)格術(shù)語(yǔ)

價(jià)格術(shù)語(yǔ)是在長(zhǎng)期的國(guó)際貿(mào)易實(shí)踐中產(chǎn)生的，用于表示商品的價(jià)格構(gòu)成。汽車(chē)企業(yè)出口單證中主要涉及FOB、CFR和CIF等貿(mào)易術(shù)語(yǔ)。FOB代表貨物本身的價(jià)格，CFR代表成本和運(yùn)費(fèi)，即CFR=FOB+運(yùn)費(fèi)，CIF代表成本加運(yùn)費(fèi)加保險(xiǎn)費(fèi)，即CIF=FOB+運(yùn)費(fèi)+保險(xiǎn)費(fèi)。填制價(jià)格術(shù)語(yǔ)時(shí)，必須和合同、信用證或客戶(hù)的要求一致。

在實(shí)際業(yè)務(wù)中，進(jìn)口方對(duì)清關(guān)單據(jù)可能會(huì)提出特殊要求。如業(yè)務(wù)往來(lái)通常提供進(jìn)口方的形式發(fā)票P(pán)I報(bào)FOB價(jià)，簽訂的合同價(jià)格為FOB價(jià)，而業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，鑒于出口方所詢(xún)海運(yùn)運(yùn)費(fèi)有價(jià)格優(yōu)勢(shì)，進(jìn)口方也會(huì)選擇委托出口方代其安排船期發(fā)貨。貨物備妥后，出口根據(jù)相應(yīng)的海運(yùn)運(yùn)費(fèi)率及貨物尺寸計(jì)算出海運(yùn)運(yùn)費(fèi)并告知進(jìn)口方于貨物發(fā)運(yùn)之前將其直接付給出口方。因此，出口方提供的清關(guān)單據(jù)中的商業(yè)發(fā)票的價(jià)格術(shù)語(yǔ)應(yīng)該為CFR價(jià)格，而不是FOB價(jià)格。

2.多種支付方式結(jié)合下的操作

在實(shí)際業(yè)務(wù)中，外貿(mào)公司常用的支付方式為匯付和信用證。通常，若成交額較小時(shí)，常采用匯付，具體為OA支付或分期支付，其中分期支付要求客戶(hù)先支付部分預(yù)付款，尾款發(fā)貨前支付；若成交額較大，則采用L/C支付；部分業(yè)務(wù)也會(huì)采用匯付和信用證相結(jié)合的支付方式。如，某汽車(chē)出口公司與一也門(mén)客戶(hù)簽訂的某合同規(guī)定“28% by T/T as down payment,72% by L/C at sight before shipment，total amount is USD 52200.00”，在制作匯票時(shí)，其金額顯示為USD37400.00，與信用證上所列一致，而在商業(yè)發(fā)票上注明“USD14800.00 paid by T/T,USD 37400.00 paid by L/C, Amount is USD 52200.00”。

(三)運(yùn)輸單據(jù)制作

1.托運(yùn)報(bào)關(guān)單據(jù)

目前，國(guó)內(nèi)大多數(shù)汽車(chē)出口公司是通過(guò)貨運(yùn)代理辦理托運(yùn)報(bào)關(guān)手續(xù)。業(yè)務(wù)員將報(bào)關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單和代理報(bào)關(guān)委托書(shū)等單據(jù)交由貨運(yùn)代理辦理托運(yùn)報(bào)關(guān)手續(xù)，這些單據(jù)關(guān)系到出口清關(guān)手續(xù)和出口退稅的辦理，填制時(shí)須符合合同規(guī)定。

以某汽車(chē)出口公司的出口報(bào)關(guān)單為例，填報(bào)欄目中的“境內(nèi)貨源地”一欄填寫(xiě)需特別謹(jǐn)慎，因其直接涉及到出口退稅，地點(diǎn)必須與貨物增值稅發(fā)票的出票人地點(diǎn)一致，通常根據(jù)國(guó)內(nèi)購(gòu)銷(xiāo)合同進(jìn)行填制，供方地點(diǎn)即為境內(nèi)貨源地。如該汽車(chē)出口公司生產(chǎn)基地有江西九江和江西景德鎮(zhèn)兩地，出口整車(chē)為九江生產(chǎn)的某車(chē)型，則報(bào)關(guān)單上的“境內(nèi)貨源地”應(yīng)填制為九江，不能寫(xiě)景德鎮(zhèn)。

2.提單

提單是物權(quán)憑證、貨物收據(jù)和運(yùn)輸契約的證明。對(duì)于信用證成交的業(yè)務(wù)，提單必須與信用證要求嚴(yán)格相符。如貨物描述、收貨人名稱(chēng)、地址、港口、車(chē)輛毛重和凈重等須與信用證嚴(yán)格相符，同時(shí)信用證中的特殊要求也需仔細(xì)核對(duì)。

某信用證上規(guī)定:FULL SET OF CLEAN ON BOARD MARINE BILL(S)OF LADING ISSUED OR ENDORED TO THE ORDER OF YEMEN COMMERCIAL BANK，根據(jù)此條款，業(yè)務(wù)員在確認(rèn)提單時(shí)，則要注意收貨人一欄是否為“TO THE ORDER OF YEMEN COMMERCIAL BANK”，被通知人是否是開(kāi)證行。此外，信用證上規(guī)定的其他要求，如是否要求注明信用證號(hào)碼，注明運(yùn)費(fèi)已付等條款。

對(duì)于非信用證成交的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)員在自己確認(rèn)好提單后，還須和客戶(hù)確認(rèn)提單，如汽車(chē)出口業(yè)務(wù)中，有的進(jìn)口方對(duì)于發(fā)運(yùn)的樣車(chē)，要求提單上面顯示車(chē)輛的底盤(pán)號(hào)、銘牌年份等信息。

(四)產(chǎn)地證的填制

實(shí)際業(yè)務(wù)中，客戶(hù)要求清關(guān)單據(jù)中出具貿(mào)促會(huì)或商檢機(jī)構(gòu)出具的產(chǎn)地證，如一般原產(chǎn)地證(即C/O產(chǎn)地證)、普惠制原產(chǎn)地證(FORM A產(chǎn)地證)等。各產(chǎn)地證都有各自的出證機(jī)構(gòu)和固定的格式，業(yè)務(wù)員根據(jù)不同客戶(hù)的要求可以進(jìn)入各個(gè)產(chǎn)地證的平臺(tái)進(jìn)行申領(lǐng)并填制，填制時(shí)，內(nèi)容須符合信用證要求，對(duì)于非信用證成交的業(yè)務(wù)，在出具正式的產(chǎn)地證前要和進(jìn)口方進(jìn)行確認(rèn)。

二、單證繕制的要求

(一)及時(shí)性

單據(jù)的制作需具備及時(shí)性，且各單據(jù)的出單日期必須符合邏輯。實(shí)際工作中，單據(jù)的及時(shí)制作要求業(yè)務(wù)員制定工作計(jì)劃表，避免出現(xiàn)貨物已備妥、船期已確定的情況下，相關(guān)單據(jù)還沒(méi)有制作，或者匆忙趕制出現(xiàn)錯(cuò)誤導(dǎo)致貨物不能順利發(fā)運(yùn)、通關(guān)等。汽車(chē)出口單證的制作及跟蹤具體流程為:在船期前2周，業(yè)務(wù)員須申領(lǐng)好許可證，準(zhǔn)備好報(bào)檢和報(bào)關(guān)單據(jù)；待報(bào)關(guān)單據(jù)寄送給貨代后，要及時(shí)跟蹤并配合貨代報(bào)關(guān)，同時(shí)確認(rèn)提單；貨物順利通關(guān)后，業(yè)務(wù)員準(zhǔn)備議付單據(jù)或者清關(guān)單據(jù)。

各單據(jù)出單日期關(guān)系如下:商業(yè)發(fā)票日期應(yīng)在各單證日期之首；箱單應(yīng)等于或遲于發(fā)票日期，但必須在提單日之前；產(chǎn)地證不早于發(fā)票日期，不遲于提單日；商檢證日期不晚于提單日期；船公司證明日期等于或早于提單日；保單的簽發(fā)日期應(yīng)早于或等于提單日期(一般早于提單2天)，不能早于發(fā)票；提單日期不能超過(guò)L/C規(guī)定的裝運(yùn)期，也不得早于L/C的最早裝運(yùn)期；裝船通知日期等于或晚于提單日后三天內(nèi)；受益人證明日期等于或晚于提單日。各種單據(jù)的日期順序?yàn)?發(fā)票>箱單>原產(chǎn)地證明書(shū)>商檢檢驗(yàn)證書(shū)>船公司證明>保單>提單>裝船通知>受益人證明。

(二)完整性

1.內(nèi)容完整

內(nèi)容完整包含兩方面:一是指每一種單據(jù)本身的格式、項(xiàng)目、簽章必須完備齊全；二是指單據(jù)之間的內(nèi)容須完整一致。在單據(jù)制作過(guò)程中，通常以商業(yè)發(fā)票為全套單據(jù)的核心，其他單據(jù)如裝箱單、產(chǎn)地證等都參照商業(yè)發(fā)票繕制。

2.種類(lèi)完整

種類(lèi)完整指單據(jù)必須成套齊全。報(bào)關(guān)涉及到的單據(jù)包括:合同、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、出口許可證、報(bào)關(guān)單、報(bào)關(guān)委托書(shū)等，只有所有報(bào)關(guān)單據(jù)準(zhǔn)備齊全，出口貨物才能順利通關(guān)。

3.份數(shù)完整

份數(shù)完整指在信用證項(xiàng)下的交易中，進(jìn)口商要求出具的單據(jù)份數(shù)。以信用證對(duì)商業(yè)發(fā)票的規(guī)定為例:業(yè)務(wù)員在制作商業(yè)發(fā)票時(shí)，準(zhǔn)備5份商業(yè)發(fā)票，其中正本1份和副本4份，即做到份數(shù)完整。此外，所有發(fā)票需做出聲明:貨物與形式發(fā)票上描述的一致，如GOODS ARE IN ACCORDANCE WITH PROFORMA INVOICE NO.CH10001YEN DATED APR.27.2010，即做到內(nèi)容完整。需注意的是，通常簽有公司中英文條形章的發(fā)票默認(rèn)為正本發(fā)票，但根據(jù)信用證要求，為區(qū)分正本和副本，對(duì)簽有中英文條形章的5份發(fā)票，其中一份需簽ORIGINAL章，另外4份需簽COPY章，即做到簽章完整。同時(shí)，對(duì)于正本發(fā)票，需經(jīng)過(guò)貿(mào)促會(huì)(中國(guó)國(guó)際商會(huì))認(rèn)證。

(三)美觀性

美觀性是指單證格式的設(shè)計(jì)和繕制力求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，單證內(nèi)容的排列要行次整齊，排版上要簡(jiǎn)潔、大方。一份簡(jiǎn)潔、美觀的單據(jù)不僅反映出制單員個(gè)人對(duì)業(yè)務(wù)的熟練程度，積極的工作態(tài)度及優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)，更代表其公司的良好形象。如在內(nèi)容完善的情況下，盡量打印在一張紙內(nèi)，內(nèi)容較少時(shí)，排版上盡量顯示為一張紙，而不是半張紙。

三、單證繕制的處理原則

通常在實(shí)際單據(jù)制作中，套用現(xiàn)有的固定格式時(shí)容易出現(xiàn)“應(yīng)該修改的項(xiàng)目而沒(méi)有改過(guò)來(lái)”等錯(cuò)誤。如汽車(chē)出口業(yè)務(wù)，不同車(chē)型、不同訂單批次、不同數(shù)量的出口單據(jù)，往往套用相同格式、抬頭、簽發(fā)人、收貨人的單據(jù)，但由于是不同批次訂單的票據(jù)在日期，數(shù)量和車(chē)輛型號(hào)、尺寸等方面有細(xì)微的差別，這些差別很容易被忽略。為

了避免上述情況發(fā)生，在制作單據(jù)中盡量遵循“從上到下，從左到右”的處理原則。從上到下，即從一張單據(jù)的最上面的項(xiàng)目開(kāi)始，做完上一行的項(xiàng)目再做下一行的項(xiàng)目，遇到一行有多個(gè)縱向項(xiàng)目，則要遵循從左到右的原則。這樣，既能有效避免漏掉需要改動(dòng)的項(xiàng)目，又可以通過(guò)把整張單據(jù)劃分成單元小塊來(lái)制作從而提高精確度，切實(shí)做到“心想口讀眼盯筆點(diǎn)尺比逐行逐字母一一核對(duì)”基本上就可以避免這方面的錯(cuò)誤。

綜上，鑒于出口國(guó)別不同、客戶(hù)要求不同、支付方式不同等，制單人員在制作出口單證時(shí)，應(yīng)始終保持謹(jǐn)慎的態(tài)度，嚴(yán)格控制好出單時(shí)間，做到單證相符、單貨相符和單同相符。

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(責(zé)任編輯:張彤彤)

中圖分類(lèi)號(hào):F740.44

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):2095-3283(2016)03-0029-03

[作者簡(jiǎn)介]林秋容(1983-)，女，漢族，經(jīng)濟(jì)師，碩士，研究方向：汽車(chē)出口貿(mào)易。