教學管理工作是高校教學的重心，我院采取的是由教務處牽頭、系部對教學質(zhì)量進行監(jiān)督與管理。因此，各系的教學秘書就直接參與了教學的組織和安排。教學秘書作為高職教學的基層管理人員，是教學管理活動的實踐者、服務者和信息反饋者，在教務處與系部、系部與系部、系部與各職能部門之間起著銜接作用。

筆者擔任系部教學秘書一職已有4年，在實踐中發(fā)現(xiàn)教學秘書的工作存在著一些問題，仍有較大的改善空間。因此筆者根據(jù)自己的切身體會，對二級管理體制下教學秘書的工作進行簡單地分析。

一、教學秘書的工作職責

教學秘書不僅要負責系部的教學管理工作、處理好學院與系部相關的日常事務及協(xié)調(diào)部門關系，還要做好系主任的助手，在教務處、系主任、教師與學生之間傳遞和溝通信息，保證系部教學正常運行的基礎。

1.服務管理工作

高職教學秘書在管理工作中負責組織、協(xié)調(diào)和落實各項工作，貫穿于學院和系部教學活動的全過程。例如，課表安排、教師調(diào)停課的處理、教師課時量的計算、考試安排、學生選課、等級考試的報考、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查、各教學資料的統(tǒng)計與匯總等常規(guī)性工作都需要及時準確地通知到教師、輔導員和學生，使教學秩序正常運轉(zhuǎn)。

教學秘書需要經(jīng)常向任課教師和學生了解教學情況，通過雙方的反饋信息，及時掌握到教師在教學中和學生在學習中存在的問題，便于協(xié)助系部領導做好教學質(zhì)量分析，以達到提高教學質(zhì)量和教學水平。

教學秘書的工作服務教學、服務教師、服務學生，既要協(xié)同管理常規(guī)教學工作，又要處理教學、行政方面的有關事務，還要處理好有關領導、各職能部門臨時交辦的任務。

2.檔案管理工作

教學檔案的歸檔，尤其是教學資料，如課程的教學手冊（教學任務書、學生點名冊、教學授課計劃、教案、期中教學自查表、課程總結(jié)）、課程教學大綱、班級課表、教師課表，學院領導、教務處人員可以根據(jù)上述信息，去旁聽任一位教師的上課情況，或檢查相應教學資料的完成情況，通過這些提出意見或是建議，都有助于提高教學質(zhì)量、改進教學工作的，這也是迎接學院評估的重要材料。

期末檢查時，教務處或系部可以依據(jù)課程試卷、課程考核方案、課程考核作品、成績登記表、試卷分析報告等一系列材料，來了解課程的教學情況與學生的成績情況。

二、教學秘書工作的現(xiàn)狀分析

1.培訓少且隊伍不穩(wěn)定

高職教學秘書終日忙忙碌碌、事務瑣碎繁雜，很少有機會出去參加學習、各種教學培訓或是相應業(yè)務培訓。長期以后，很多高職院校對教學秘書人員都是重使用、輕培養(yǎng)，培訓學習、交流進修的機會很少，從而導致其知識更新嚴重不足，現(xiàn)代信息意識薄弱。

另外，教學秘書工作隊伍的組建與建設比較落后，一是教學秘書的待遇低，導致穩(wěn)定性差；二是教學秘書在工作中往往身兼多職，有時影響到了教學管理和服務工作；三是教學秘書的個人職業(yè)發(fā)展路徑不清晰，職業(yè)發(fā)展空間過窄，在行政職務晉升和專業(yè)技術職務晉升方面困難較大。上述情況會使教學秘書們的心理出現(xiàn)失衡等現(xiàn)象，影響工作質(zhì)量。

2.科研基礎薄弱，職稱評定困難

與專業(yè)負責人、任課教師相比，高職教學秘書們參與科研的機會較少、上課的機會也較小，就算擁有了上課的機會，但用于評定職稱的學時數(shù)少，同時職稱評定也必須要有科研項目。另外，就算是評職稱，也不一定按照教師的職稱來進行評定，這也嚴重制約了職業(yè)發(fā)展，影響了積極性。

3.責任重大，易造成職業(yè)倦怠

高職教學秘書的工作任務重、責任大，處理不好都有可能發(fā)生教學事故，甚至影響到教學工作的正常開展，有時付出的勞動卻得不到理解與尊重。又加上工作的重復性，很容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠感，從而導致工作積極性不高，思想壓力大，精神負擔重，缺乏職業(yè)發(fā)展的進取心和責任感。

三、教學秘書工作現(xiàn)狀的解決策略

高職教學管理在二級管理體制的建立和運作中，教學秘書的崗位日漸重要，它要求教學秘書們要有較強的責任心和嚴謹、細致、認真的工作態(tài)度，有效地組織教學工作。分別從以下三個方面的策略來對教學秘書的工作現(xiàn)狀進行解決。

1.激發(fā)工作積極性和主動性

學院領導應充分肯定與認可教學秘書的工作和業(yè)績，對于突出者給予相應的精神鼓勵或物質(zhì)獎勵，這樣不僅僅可以充分調(diào)動教學秘書們的工作積極性，激發(fā)工作熱情，還能讓每一位教學秘書都能感覺到有良好的發(fā)展前途與方向，增加做好本職工作的信心。

2.加強隊伍的建設， 充分發(fā)揮管理職能

學院應該把教學秘書隊伍建設納入到的師資培養(yǎng)計劃中去，明確教學秘書的職務序列，不管是納入專職教師、還是納入科研人員，都應從制度安排上建立適合教學秘書的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。同時，學院可以改善教學秘書隊伍的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，鼓勵業(yè)務能力強、敢于開拓創(chuàng)新、愛崗敬業(yè)的優(yōu)秀青年人才投身到教學秘書隊伍中來。

另外，增加教學秘書的學習機會也應該作為高職教育管理水平提升的重要舉措。高職教育中不僅要提升教師水平、硬件水平，還應該積極的提升教學秘書的管理水平。高職教學秘書作為教學管理隊伍中的中堅力量，應該多通過培訓、進修、實踐研討等，來更新現(xiàn)代管理理念，以教學管理研究帶動教學管理工作。

3.制定工作職責，明確工作范圍

學院應該制定高職教學秘書的相關工作職責，明確的工作職責范圍及工作細則可以幫助教學秘書們做好每一階段的工作，既有利于學院教學管理工作的規(guī)范化，有能夠彌補教學秘書更換崗位給系部教學工作帶來的不便。

參考文獻：

[1]李鴛.對于高職教學秘書工作的思考[J].法制與經(jīng)濟，2011（06）

[2]姜思佳.高職院校教學秘書工作分析[J].科教導刊，2011（08）.

（作者單位：四川長江職業(yè)學院）