摘 要：當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展對檔案的管理工作要求更為嚴(yán)格，自動化管理模式越來越被廣泛使用，這對于檔案管理效率的提高是有積極作用的。醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)意義重大，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理工作，對于增強(qiáng)醫(yī)院管理水平，提升工作效率，都具有舉足輕重的作用。本文就基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究，主要是介紹了自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的要求，特點，出現(xiàn)的問題以及應(yīng)對的策略。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；醫(yī)院檔案；管理

當(dāng)今社會，檔案對于各個部門單位來說都是十分必要的，檔案管理工作就顯得尤為重要。醫(yī)院檔案管理所記錄下來的內(nèi)容對于醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)、醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步都有一定的參考價值，推動著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展，組成了醫(yī)院管理工作的重要部分。

一、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的要求

檔案工作的信息化建設(shè)是醫(yī)院辦公自動化的重要組成部分，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的基本要求主要有以下幾點：

1.具有現(xiàn)代化的設(shè)備

硬件設(shè)備要求必須要達(dá)到高性能、大容量、強(qiáng)大的安全性。需要配備的基礎(chǔ)設(shè)施有計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、不間斷電源。軟件系統(tǒng)需功能完善、方便快捷操作、性能穩(wěn)定、兼容性強(qiáng)。

2.檔案數(shù)字化

檔案部門要高度重視檔案信息資源的數(shù)字化積累，實現(xiàn)本室所藏的檔案案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的數(shù)字化?？梢酝ㄟ^照相、掃描等手段，將各室所收藏的檔案資料包括重要的和經(jīng)常使用的進(jìn)行數(shù)字化處理。

3.服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

要實現(xiàn)醫(yī)院檔案同步歸檔、整理、著錄和利用，必須要積極參與醫(yī)院信息平臺建設(shè)。在局域網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)檔案信息的及時服務(wù)和網(wǎng)上查詢，對外實現(xiàn)信息對接和檔案共享，達(dá)到宣傳醫(yī)院的效果。需要注意的是，必須實行身份認(rèn)證，避免信息泄漏，危及檔案信息安全。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點

1.時效性加強(qiáng)

辦公自動化的運用使之與醫(yī)院的檔案管理實現(xiàn)了一體化，傳統(tǒng)的檔案管理已不能適應(yīng)高速發(fā)展的社會，也不能滿足人們對于檔案管理高質(zhì)量、高速度的要求。辦公自動化所特有的快速、高效、便捷的特點能夠滿足以上傳統(tǒng)管理的不足，提高了醫(yī)院檔案管理的效率，加強(qiáng)了檔案管理的時效性。

2.信息共享的實現(xiàn)

辦公自動化的運用，將計算機(jī)技術(shù)融入到檔案管理之中，使得醫(yī)院的檔案管理更加科學(xué)化、一體化，實現(xiàn)了提高檔案利用率的目的，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的分散性、不完整性和利用率低的情況。此外，辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理也使得其他科室的人員能夠快速、準(zhǔn)確的查找到相關(guān)檔案，檔案管理部門也能夠看到其他科室的檔案存儲情況，實現(xiàn)了一定程度的信息共享。

3.檔案管理人員的新挑戰(zhàn)

信息時代，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的運用正在慢慢滲入各個領(lǐng)域，辦公自動化的運用在給醫(yī)院檔案管理工作帶來便利的同時，也對檔案管理人員帶來新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理人員很多都沒有接受過專門的檔案知識培訓(xùn)，自身專業(yè)素質(zhì)不足在傳統(tǒng)的檔案管理模式中還能勉強(qiáng)勝任本職工作。但是辦公自動化環(huán)境下要求職能人員不僅要掌握管理知識，完成基本的檔案整理、歸檔、保存工作，而且要具有計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識，能夠熟練操作自動化信息系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)完成檔案的查閱、流通和信息共享以及信息保密工作。因此，對于檔案管理人員的要求又有提高，要求職能人員要更新思想，學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識，使自己更快地適應(yīng)信息社會。

4.醫(yī)院檔案存儲方式的多樣化

辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案存儲方式發(fā)生了很大的變化，由傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)本保存發(fā)展到多種形式，最典型的就是文本保存，即電子版，另外還有圖像保存、影像保存甚或聲音保存等多種方式。多樣化的存儲方式一是使檔案資料得以完整的保存下來，延長了檔案的使用年限；二是能夠節(jié)省紙質(zhì)版的檔案存放空間，使檔案存儲的內(nèi)容得以擴(kuò)大；三是多種形式的檔案保存實現(xiàn)了快速簡易的查找檔案，節(jié)省了時間，便于傳遞、交換。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)的問題

1.檔案管理人員水平低

在上一節(jié)檔案管理人員的新挑戰(zhàn)中已經(jīng)提到目前的檔案管理人員存在著檔案專業(yè)水平不高、信息技術(shù)水平不高的情況，所以在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理自然會出現(xiàn)檔案管理人員水平低的問題。檔案存儲形式的多樣化要求職能人員具有靈活性、變通性，較高的專業(yè)水準(zhǔn)和高超的計算機(jī)技術(shù)，這些都是目前檔案管理人員存在的缺陷。

2.檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不明確

辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，正式的文件能夠得到儲存，但是一些原始稿件等得不到保存，另外，打印出來的文件、接收到的傳真文件往往也缺少儲存意識，導(dǎo)致一些重要文件丟失、損毀。

3.檔案的安全性存在一定隱患

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客技術(shù)也在不斷提升，這給網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下的檔案信息產(chǎn)生了一定隱患，危及信息的安全性。尤其是近年來各醫(yī)院實行的電子病歷，包含了病人的身份信息、疾病信息、治療信息等，它的安全不僅關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療安全，而且關(guān)系到病人的隱私。因此醫(yī)院檔案管理的安全性和保密性就顯得極其重要。

四、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的應(yīng)對策略

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)了一些亟待解決的問題，如何應(yīng)對，化險為夷，這就需要醫(yī)院的相關(guān)部門認(rèn)真研究及時解決。在當(dāng)前環(huán)境下有以下一些措施值得參考。辦公自動化要與醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，轉(zhuǎn)變之前較為傳統(tǒng)的方式；建立一支專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，提高職能人員的自身素質(zhì)；嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求開展工作，各部門之間相互協(xié)調(diào)。

五、結(jié)語

辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理在今天是勢在必行的，雖然在實際操作過程中也存在一些問題，但總體來說還是利大于弊。在今后的工作中，醫(yī)院檔案部門應(yīng)該全面認(rèn)識檔案工作的意義，認(rèn)真分析出現(xiàn)的問題，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，提出相應(yīng)的解決方案，充分利用信息技術(shù)，提高醫(yī)院的管理能力。

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（作者單位：四川省廣安市人民醫(yī)院）