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        淺談醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策

        2015-12-19 14:49:46葉淑琴
        卷宗 2015年11期
        關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案存在問(wèn)題對(duì)策

        葉淑琴

        摘 要:檔案管理工作作為當(dāng)前醫(yī)院管理的重要組成部分,在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì),有著其獨(dú)特而重要的意義。本文總結(jié)了目前醫(yī)院檔案管理存在的諸多問(wèn)題,并提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路,對(duì)于醫(yī)院檔案管理和內(nèi)涵建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)性指導(dǎo)意義。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案;存在問(wèn)題;對(duì)策

        醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄,是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù),是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán),是必須重視的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前,醫(yī)療改革日益深化,醫(yī)院管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),那么新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務(wù),是當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。

        1 現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

        隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展,檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來(lái)越被人們所重視,盡管如此,作為醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部分,醫(yī)院檔案工作仍無(wú)法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng),主要表現(xiàn)在:

        1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng),檔案利用率不高

        具體工作中,不少同志,甚至領(lǐng)導(dǎo)干部,對(duì)檔案重視程度不夠,“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng),認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠,檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足,造成檔案利用率不高。

        1.2 管理制度不健全,檔案收集效率不高,管理分散,缺乏信息資源整體性

        目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級(jí)各類(lèi)人員工作職責(zé),而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少,沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善,有價(jià)值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集,造成檔案收集效率不高,信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié),失去了檔案工作的完整性,醫(yī)院信息資源缺乏整合性,跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要,不利于科學(xué)管理。

        1.3 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

        目前從事醫(yī)院檔案管理的人員在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊,表現(xiàn)為人員配備隨意,流動(dòng)性大,檔案管理人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門(mén)轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái),而檔案專(zhuān)業(yè)出身的人員較少,且存在著專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化,知識(shí)面較窄,知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理,學(xué)歷偏低,思想觀念和管理水平相對(duì)滯后等問(wèn)題,與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大,難以適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。

        1.4 重管輕用,檔案開(kāi)發(fā)利用率低

        由于檔案系統(tǒng)長(zhǎng)期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響,許多檔案工作者仍然停留在 “重管輕用”的觀念上,檔案收集了、管理了,卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用方式單一,形式陳舊,檔案室設(shè)備、技術(shù)條件落后,也造成了醫(yī)院檔案開(kāi)發(fā)利用工作停滯不前。

        1.5 檔案工作硬件投入不足,檔案現(xiàn)代化管理水平不高

        有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張,致使檔案用房狹小,不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn),檔案管理設(shè)備陳舊,管理技術(shù)落后,雖然近年來(lái)隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理被廣泛運(yùn)用,而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少,基本還停留在手工收集、檢索,信息量小,不利于檔案的收集利用和開(kāi)發(fā)。

        2 改善醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

        2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、宣傳,增強(qiáng)檔案意識(shí)

        領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證,是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓,與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展; 要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義,加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí),使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性,認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系,更好地支持檔案管理工作。

        2.2 健全檔案管理制度,規(guī)范檔案管理行為

        檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、條理性很強(qiáng)的工作。建立完善的規(guī)章制度,可以減少檔案管理的隨意性,保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù) 《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際,逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷(xiāo)毀及庫(kù)房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度,使檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循,都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案統(tǒng)一管理,統(tǒng)一考核,使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià),同步發(fā)展。

        2.3 加強(qiáng)培訓(xùn),提高檔案管理人員素質(zhì)

        提高專(zhuān)、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的人才,同時(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),或聘請(qǐng)專(zhuān)家講學(xué),或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵(lì)自學(xué),把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤。

        2.4 解放思想,更新觀念,提高檔案開(kāi)發(fā)利用率

        檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段,要確立以利用、服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想,重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)的效益,要從被動(dòng)坐等上門(mén)的服務(wù)方式,逐步走向主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源,努力開(kāi)拓檔案利用的新途徑,如利用檔案信息通過(guò)統(tǒng)計(jì)、分析、總結(jié)等方法編寫(xiě)資料捉供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)及人員,為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。

        2.5 強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

        根據(jù)醫(yī)院的具體情況,逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備,并采用檔案管理系統(tǒng)專(zhuān)用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作,改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況,提高效率。具備條件的醫(yī)院,可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng),利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門(mén)之間,院際之間的資源共享,溝通檔案信息,以滿(mǎn)足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求,從而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

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