禹繼鴻

摘 要：在信息時代里，醫(yī)院檔案管理信息化建設已經發(fā)展成為醫(yī)院管理的重要組成部分之一，它同時也面臨著新世紀的機遇、挑戰(zhàn)。在醫(yī)院管理中，檔案的作用及地位受到的關注度也越來越大。本文基于醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要性，探討提出若干策略，希望能為相關實踐工作提供參考。

關鍵詞：信息時代；醫(yī)院；檔案管理；信息化建設；策略

隨著現(xiàn)代科學技術在信息時代里的高速發(fā)展，醫(yī)院信息化建設的發(fā)展速度越來越快，但檔案管理信息化建設卻相對滯后，對醫(yī)院檔案的利用產生嚴重的制約影響。所以怎樣使醫(yī)院檔案管理工作與信息時代的發(fā)展要求相符是目前亟待解決的重要問題。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要性

近幾年，醫(yī)院不斷擴大發(fā)展規(guī)模，形成的檔案的類別、數(shù)量也相應增多，電子檔案、聲像檔案等都是新增的，且檔案載體也從紙質演變成光盤、磁盤等。隨著醫(yī)院檔案資源的網絡化、信息化，網絡軟件基本能促使檔案管理實現(xiàn)網上歸檔，各單位通過網絡就能收發(fā)文件，并把處理好的檔案材料上傳或輸入到軟件里，檔案查閱與編研工作也變得更加方便、快捷[1]。同時，如果醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化，就能完整、長期地保存醫(yī)院在管理和醫(yī)療過程中產生的各類資料，包括病歷檔案、財務會計檔案、人事檔案等，如有需要也能便捷提檔，且完整保存下來的檔案信息數(shù)據(jù)也能為醫(yī)院上級領導提供決策支持，或為上級制定醫(yī)院管理政策、制度等提供可靠的參考依據(jù)，所以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設具備重要的現(xiàn)實意義。此外，醫(yī)院檔案管理是一項重要的基礎性工作，能充分反映醫(yī)院的建設與發(fā)展情況，在確保醫(yī)院工作連續(xù)性方面發(fā)揮著重要作用。因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設不僅重要，且勢在必行。

2 加強醫(yī)院檔案管理信息化建設的策略

（一）創(chuàng)新管理者的思想，構建檔案信息平臺

管理者創(chuàng)新管理思想、提高思想認識是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設的關鍵所在，所以醫(yī)院應以檔案管理工作改革為基礎開展信息化建設工作。同時，醫(yī)院檔案管理者也應更新理念，堅持提高檔案管理信息化水平。當前，醫(yī)院各方面管理工作的開展對檔案的需求是有增無減的，要想為醫(yī)院的管理工作準確而快速地提供檔案支持，檔案管理人員就應充分認識到檔案信息化建設的重要性，及時轉變既有的服務方式，擴大收集醫(yī)院檔案材料的范圍，進一步落實檔案歸檔制度，做好各種載體、各種門類的檔案材料的歸檔工作，避免檔案流失，豐富醫(yī)院檔案室館藏資源。

如針對某醫(yī)院的病歷檔案，管理者應創(chuàng)新思想，專門設置部門或配置人員負責收集、整理、保管醫(yī)院的病歷檔案，并構建信息平臺。當患者出院之后，醫(yī)務人員應以科室為單位定期把病歷檔案交到病案室，病歷檔案管理人員進行消毒之后再有序整理，并進行保管，除涉及患者治療活動的醫(yī)務人員、醫(yī)院醫(yī)療服務監(jiān)控人員之外，其他任何個人、機構都不能擅自翻查患者的病歷檔案。此外，醫(yī)院管理者應把病歷檔案管理信息化建設作為醫(yī)院檔案管理和醫(yī)療系統(tǒng)建設的重要內容，快速構建病歷檔案信息平臺，為加強醫(yī)院檔案管理信息化建設奠定基礎。

（二）加大基礎設施投入，規(guī)范建立管理體系

醫(yī)院首先應結合自身經濟能力，配置適應檔案管理信息化建設的軟件、硬件等基礎設施，并加大投入，開發(fā)出適合醫(yī)院的檔案利用軟件。從醫(yī)院實際出發(fā)，醫(yī)院檔案管理部門應充分利用現(xiàn)有的設備，并適當購置先進的技術設備，如路由器、掃描圖文影像的設備、海量存儲設備等。如醫(yī)院應加大投入，重視完善綜合檔案室的設施設備。由于綜合檔案室所保管的醫(yī)院人事資料、基建資料、設備資料、照片等檔案幾乎都是紙質的，會受到紙張耐久性、光線、溫度、濕度、灰塵、有害氣體等的影響，導致部分紙質綜合檔案自然脆化、老化，加上檔案被頻繁翻閱，毀損、破損現(xiàn)象的發(fā)生是很難避免的。為此，醫(yī)院應購置復印機、數(shù)碼相機、空調等專業(yè)設備，對綜合檔案進行數(shù)字化加工，開發(fā)檔案利用軟件，用數(shù)字化檔案的查閱代替翻查檔案實物，從而最大限度保護醫(yī)院的原始綜合檔案實物，為實現(xiàn)檔案管理信息化建設提供可能。

與此同時，醫(yī)院應按照國家關于檔案信息化建設的標準與規(guī)范建立相應的檔案管理體系。如醫(yī)院綜合檔案的管理軟件應具備多種存儲格式，支持醫(yī)院綜合檔案使用者實時瀏覽，具備網絡檢索功能等，能實現(xiàn)對醫(yī)院綜合檔案的收集整理、存儲、借閱管理、權限控制等，從而滿足醫(yī)院檔案一體化管理、信息資源開發(fā)和利用的實際需求。一個大多數(shù)軟件都適用的、通用性強的檔案資料存儲、交換格式標準，才能幫助醫(yī)院建立規(guī)范管理體系，確保醫(yī)院能順利實現(xiàn)檔案信息的存儲與交換[2]。

（三）加強人才隊伍建設，提高檔案人員素質

由于醫(yī)院檔案管理信息化建設要求檔案管理人員不僅要具備廣博的知識，還要掌握現(xiàn)代網絡信息技術，所以應加強人才隊伍建設，在更新檔案管理人員知識結構的基礎上重視培養(yǎng)他們的素質，強化他們的信息意識。因為醫(yī)院檔案管理工作具備很強的業(yè)務性，如病歷檔案的專業(yè)性較強，要求檔案管理人員不僅要具備管理知識，還要具備一定的醫(yī)務知識、醫(yī)學管理知識等，以便能正確分類病歷檔案。加上信息化建設對檔案管理人員提出了新要求，不僅要具備對醫(yī)院檔案的采集、分類、整理、歸檔、立卷、保管、檢索等能力，還要具備醫(yī)院管理工作經驗，熟悉醫(yī)院的管理趨勢，熟悉掌握計算機知識、網絡知識、信息處理知識等，并具備一定的外語能力。

因此，醫(yī)院應重視組織現(xiàn)職檔案管理人員參與業(yè)務培訓活動，并鼓勵他們自學，把人員學習情況與聘任、晉升等掛鉤，從而加強人才隊伍建設。而醫(yī)院檔案管理人員自身要想適應檔案信息化建設的要求，就必須主動更新知識結構，從以往單一的檔案管理逐漸轉變成檔案一體化管理。如按照檔案工作的不同崗位有計劃地更新知識，深化專業(yè)知識，提高醫(yī)學、科技、管理、計算機等知識能力，從而開拓自己的視野，全面提高信息技術水平，提高自設綜合素質，助推醫(yī)院檔案管理信息化建設取得進步。

3 結語

信息時代不僅給醫(yī)院檔案管理工作帶來嚴峻挑戰(zhàn)，還使其擁有良好的發(fā)展機遇。在實際工作中，只要醫(yī)院檔案管理部門及人員能更新理念、牢牢把握機遇，重視培養(yǎng)人才、應用新技術，那么醫(yī)院檔案管理信息化建設勢必能與時代的發(fā)展相適應，推動醫(yī)院檔案管理工作健康發(fā)展。

參考文獻

[1]賴慶梅.云時代醫(yī)院檔案信息化建設面臨的挑戰(zhàn)[J].中國檔案，2013（09）：56-57.

[2]張超.信息化對醫(yī)院檔案管理的影響研究[J].企業(yè)改革與管理，2014（19）：131.