張文菊
摘 要:隨著信息時(shí)代的來(lái)臨,信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域,而在檔案管理中信息技術(shù)也得到應(yīng)用,使得電子檔案得以出現(xiàn),這是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物,也是檔案管理中不可或缺的一部分。接下來(lái)在本文中主要針對(duì)電子檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析,列舉電子檔案的優(yōu)勢(shì),并提出相應(yīng)的建議,促進(jìn)電子檔案管理水平的提升。
關(guān)鍵詞:信息時(shí)代;電子檔案;特點(diǎn);優(yōu)勢(shì);管理
1 引言
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷升級(jí),計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為社會(huì)的主流,尤其是與通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合之后,就誕生了電子檔案,有效改變了傳統(tǒng)手工檔案管理模式。這里所提到的電子檔案其實(shí)就是指社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有一定保存價(jià)值、可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)的記錄信息,電子檔案的存儲(chǔ)方式和管理方式都與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別,這是對(duì)檔案管理的一次革命。那么電子檔案究竟具有哪些特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì),能夠快速取代紙質(zhì)檔案。
2 電子檔案的特點(diǎn)分析
1、文件記錄形式多樣性
在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中,管理人員所從事的工作都是由人工完成的,工作量較大,效率較低,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種質(zhì)量和數(shù)據(jù)問(wèn)題,而且在需要查閱檔案時(shí),必須要進(jìn)行仔細(xì)翻閱,不具備查閱檢索的功能,無(wú)法將檔案的真正價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。而電子檔案是依靠了計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù),只需要在計(jì)算機(jī)上錄入檔案信息,然后就可以實(shí)現(xiàn)分檔、存儲(chǔ),文件記錄形式多種多樣,不會(huì)受到某些因素的限制。
2、非直讀性
電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比,具有非直讀性,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可以通過(guò)人眼直觀地了解到其中的內(nèi)容,而電子檔案必須要以數(shù)字編碼的形式記錄到載體上,然后通過(guò)將載體進(jìn)行播放,這樣才可以通過(guò)計(jì)算機(jī)看到電子檔案中的內(nèi)容,最為常見(jiàn)的就是磁帶和光盤(pán),能夠有效壓縮檔案信息,在觀看時(shí)需要經(jīng)過(guò)解壓和解密,這樣就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的查閱。
3、依賴性
電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比,對(duì)數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴性,電子檔案必須要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)才能發(fā)揮作用,還原電子檔案的信息,而且電子檔案前身只是電子文件,操作者容易將其混淆,必須要對(duì)電子檔案進(jìn)行背景補(bǔ)充,這樣才可更好地對(duì)電子檔案進(jìn)行辨別,實(shí)現(xiàn)電子檔案的真正價(jià)值。
3 基于電子檔案的特點(diǎn)分析電子檔案的優(yōu)越性
1、電子檔案的使用有效提高工作效率
在現(xiàn)代社會(huì)中,每天都會(huì)有大量信息的涌入,工作人員需要對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、分檔等工作,還要進(jìn)行檢索等程序,如果完全依靠人工操作,那將會(huì)導(dǎo)致工作人員工作量較大,出現(xiàn)各種問(wèn)題。但是電子檔案的出現(xiàn)有效降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,還提高了檢索效率和速度,工作人員只需掌握相關(guān)軟件就可以完成對(duì)電子檔案的處理和管理工作。
2、電子檔案有利于對(duì)遺漏文件進(jìn)行補(bǔ)漏
在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中,經(jīng)常由于檔案管理人員的疏忽,導(dǎo)致文件收集不全或漏記的問(wèn)題出現(xiàn),這就需要對(duì)檔案進(jìn)行重新整理,將漏記的信息進(jìn)行填寫(xiě),增加了工作量,浪費(fèi)了大量人力資源。但是在電子檔案出現(xiàn)后,就可以通過(guò)微機(jī)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的查找,將所漏記的信息在電子文件上進(jìn)行填寫(xiě),然后就可以整理歸檔,不僅提高了工作效率,還節(jié)省了大量的人力資源,快速提升了業(yè)務(wù)水平。
3、電子檔案有利于文檔的保密
在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中,查閱者想要查閱相關(guān)檔案,必須要找到整卷檔案,然后逐一查找,在這個(gè)過(guò)程中就有可能造成重要信息的泄露,保密效果不好。但是電子檔案采用的是電子文件形式進(jìn)行管理,可以將整卷文件分離開(kāi),只需要檢索某一部分信息就可以,不會(huì)導(dǎo)致其他信息的出現(xiàn),這就增強(qiáng)了文件的保密效果。
三、在信息時(shí)代背景下如何提升電子檔案管理水平
1、加強(qiáng)對(duì)電子文件統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)的建立
檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)文件和檔案的同步發(fā)展,進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃,在電子文件完成后,要立刻交由檔案部門(mén),要對(duì)文件信息進(jìn)行檢查,然后建檔,中間各個(gè)環(huán)節(jié)都需要檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督管理;其次,還要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)的建立,要將所有文件進(jìn)行統(tǒng)一歸檔,有效保證文件信息的真實(shí)性和原始性。
2、加強(qiáng)對(duì)電子檔案可轉(zhuǎn)換性的嚴(yán)格控制
由于電子文件的特殊性,可以根據(jù)載體的不同,而實(shí)現(xiàn)文字字體和簽名等方面的改變,然后只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)的基本功能就可以實(shí)現(xiàn)還原,但是在這個(gè)過(guò)程中無(wú)法保障電子文件的原始性。不過(guò)可以通過(guò)計(jì)算機(jī)更高的功能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件資料的保護(hù),可以對(duì)文檔進(jìn)行只讀模式設(shè)置,或者對(duì)重要電子文件進(jìn)行加密處理,這樣就可以有效降低文件信息的泄露。但是在形成第一手電子文檔時(shí),盡量要對(duì)電子文檔進(jìn)行備份,這樣即使文檔格式發(fā)生轉(zhuǎn)換,也可以檢查電子文檔內(nèi)容是否真實(shí)。
3、加強(qiáng)電子檔案使用中的控制和管理
在電子檔案歸檔時(shí),必須要根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況,制定相應(yīng)的電子檔案管理制度,要注重對(duì)使用過(guò)程中細(xì)節(jié)方面的管理,要做到有章可循。首先要對(duì)電子檔案的使用建立權(quán)限審核,根據(jù)不同人員的職能進(jìn)行劃分,必須要在系統(tǒng)上輸入相應(yīng)的權(quán)限才可以進(jìn)行使用。其次,當(dāng)電子檔案使用完后,要對(duì)電子檔案進(jìn)行拷貝制作,盡量不要將原檔案放在計(jì)算機(jī)上。最后,要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的加密,主要是針對(duì)一些重要信息,根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。
4、加強(qiáng)對(duì)電子檔案專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)
目前我國(guó)在電子檔案管理方面的專業(yè)人才較好,這直接抑制了我國(guó)檔案管理水平的提升。首先,要加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)技術(shù)人員的招聘,盡量選擇一些職業(yè)道德較強(qiáng)的人員。其次,要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展,對(duì)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求,檔案工作的現(xiàn)代化,不僅取決于工作人員原有的知識(shí)水平,更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度。
4 結(jié)束語(yǔ)
在信息時(shí)代的今天,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)被社會(huì)所淘汰,必須要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的應(yīng)用,積極培養(yǎng)電子檔案專業(yè)管理人才,加強(qiáng)對(duì)電子檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定,快速提升電子檔案的管理水平。
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