尹秀珍

摘 要：在實(shí)際工作中，辦公室又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是單位或部門的“綜合信息中心”，辦公室文書處理工作就顯得尤為重要。公文處理是按照規(guī)范要求和規(guī)定程序進(jìn)行文書處理的一系列相互關(guān)聯(lián)銜接有序的工作，也是各級(jí)行政機(jī)關(guān)工作的重要組成部分。它是辦公室工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，是辦公室人員為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀和助手的一個(gè)重要方面。公文處理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的辦事效率，關(guān)系到機(jī)關(guān)的對(duì)外形象，關(guān)系到政府的威信。它對(duì)政府各項(xiàng)工作的順利進(jìn)展起重要作用。但當(dāng)前在公文處理中存在一些問題，影響了機(jī)關(guān)工作效率，給工作帶來負(fù)面影響。

關(guān)鍵詞：辦公室文書；事務(wù)；處理

隨著企業(yè)的發(fā)展，文書職業(yè)特性比以前有了顯著的擴(kuò)展和強(qiáng)化，工作內(nèi)容中管理比重逐步增加，專業(yè)取向更加明確。辦公室作為中心綜合辦事機(jī)構(gòu)，接觸人多、信息量大、工作要求高，不管是辦文、辦事還是辦會(huì)，必須反應(yīng)快、行動(dòng)更快。新情況、新問題層出不窮，新業(yè)務(wù)、新知識(shí)不斷增多，要做到提筆能寫、開口能講、遇事能辦，而且還要把小事辦細(xì)、急事辦對(duì)、難事辦好，這些都決定了一名訓(xùn)練有素的文書人員不但要有淵博的知識(shí)、精湛的能力和過硬的作風(fēng)，還要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)。

1 公文處理中存在的主要問題

1.1 文種誤用、亂用

文種誤用、亂用，是目前公文寫作中的普遍現(xiàn)象。原因是黨、人大、國務(wù)院三家公文規(guī)范不一致。中共中央辦公廳發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）、人大頒發(fā)的《人大機(jī)關(guān)公文處理辦法》、國務(wù)院頒發(fā)的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），不僅在文種類別規(guī)定上有所不同，而且對(duì)同一文種的解釋也不同，這就容易造成公文處理工作的混亂。最常見的是黨、政公文不分；表彰性公文中的命令 決定、通報(bào)混淆；告知性公文中的公告、通告、通知、公報(bào)亂用；任免性公文中的令、決定、通知誤用等。

1.2 公文處理不及時(shí)

《辦法》對(duì)公文處理程序和辦理時(shí)間均有明確規(guī)定，但在收文處理中，不能按規(guī)定時(shí)限處理文件，致使公文處理遲緩，甚至出現(xiàn)推諉、扯皮、積壓、滯辦等現(xiàn)象，貽誤工作。有些部門對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的領(lǐng)導(dǎo)批示或批辦文件，沒有建立限時(shí)辦結(jié)制，而是屢催不辦；有的擬辦意見遲遲不到位，致使文件運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)問題；有的沒有找準(zhǔn)政策依據(jù)或沒有根據(jù)實(shí)際情況提出辦理意見，出現(xiàn)誤時(shí)誤事的現(xiàn)象，給工作帶來負(fù)面影響。在發(fā)文處理中，因某一環(huán)節(jié)辦理不時(shí)及，導(dǎo)致上級(jí)機(jī)關(guān)研究決策或下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的時(shí)間太少，也會(huì)影響公文效用。

1.3 公文處理程序不嚴(yán)肅

有的單位既要承辦外來公文，又要起草下發(fā)公文，公文運(yùn)行多渠道、多頭管理也就不足不奇?！掇k法》規(guī)定：“公文南文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀?！钡谵k理過程中有些單位不按程序辦事，如簽發(fā)不到位，上報(bào)文件沒有經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；有的政府部門向下一級(jí)政府下發(fā)不該下發(fā)的文件，甚至內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)外正式行文；有的不根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范同越級(jí)行文；有的將文件抄送或直送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。如此不按規(guī)定處理，致使問題多多：難以形成統(tǒng)一的辦文規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；不利于簡(jiǎn)化程序；不便于明確責(zé)任；影響工作質(zhì)量和效率。例如，公文銷毀是一項(xiàng)嚴(yán)肅、縝密的工作 無論采用何種方式，都必須執(zhí)行二人監(jiān)銷制度，任何人不得私自銷毀公文，而一些單位單人銷毀的現(xiàn)象卻屢屢出現(xiàn)，以致造成重大失密事件，教訓(xùn)是極其深刻的。

2 辦公室文書日常事務(wù)處理技巧

辦公室工作非常重要，文書工作的核心就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這決定了文書工作必須緊跟領(lǐng)導(dǎo)的需要，要高質(zhì)量地完成崗位職責(zé)規(guī)定的各項(xiàng)任務(wù)，做到在繁忙的工作中不漏事、不誤事，要恰如其分地處理各類事務(wù)，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一道程序都有條不紊、滴水不漏。

2.1 會(huì)熟練地使用和操作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

運(yùn)用中油辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，熟練地接收郵件和處理公文，并能分門別類建立已發(fā)郵件記錄、打開郵件記錄、公司收文記錄和公司公文記錄等多種文件夾來管理工作中處理的各種文件信息，使工作從雜亂無序走向規(guī)范有序，增加處理網(wǎng)上工作的計(jì)劃性和條理性，提高工作效率。比如要通知單位近2O個(gè)部室?guī)c(diǎn)開會(huì)，通過往各部室發(fā)郵件及查看他們的打開郵件記錄，就知道在開會(huì)前哪個(gè)部室沒接到通知，如果沒接到再打電話，另行通知，極大地減少了工作強(qiáng)度，更加方便、快捷、高效。

2.2 及時(shí)處理公司的郵件和公文

隨時(shí)點(diǎn)擊機(jī)器查看是否有新進(jìn)來的郵件和公文，及時(shí)發(fā)現(xiàn)來文，及時(shí)處理來文，不壓活，使領(lǐng)導(dǎo)和各部室能在第一時(shí)間掌握公司的指令性信息，及時(shí)完成公司的工作安排。

2.3 采取備忘提醒法

文書工作非?，嵥?，從接聽電話、接待來訪、會(huì)議安排、處理文件、資料檔案管理，到承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類事情很容易出錯(cuò)，因此在工作中我采取備忘提醒法。就是在我收發(fā)文件用的電腦桌面上總是放一個(gè)自己裝訂的小本本，隨時(shí)把從公司收文中的重要通知，記錄在本本上；把領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)記錄在本本上；把接聽電話的內(nèi)容記錄在本本上，按輕重緩急的原則，優(yōu)先處理重要的急事，暫緩處理一般性或不急的傳閱文件，這樣可避免因瑣事而頻繁地打攪領(lǐng)導(dǎo)。有時(shí)接到讓領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議通知是十幾天后才開會(huì)，這樣，雖然已經(jīng)通知了領(lǐng)導(dǎo)，但由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙難免會(huì)忘記了，我通過小本本上的記錄就可查看到多少號(hào)領(lǐng)導(dǎo)要開會(huì)已加了重點(diǎn)提醒的記錄，及時(shí)的再次提醒領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)能準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。

2.4 辦公室工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致

辦公室日復(fù)一日重復(fù)性、程序性的工作容易使人疲勞懈怠，出現(xiàn)差錯(cuò)。因此在工作中要牢記“辦公室工作無小事” 的道理，做任何事情之前，最好把每個(gè)環(huán)節(jié)以及可能遇到的各種情況和問題想清楚，在腦子里“過電影”，盡量做到考慮周全，心中有數(shù)。對(duì)容易出錯(cuò)和犯過錯(cuò)誤的地方要及時(shí)總結(jié)，吸取教訓(xùn)，避免再犯。比如，由于打印機(jī)和復(fù)印機(jī)卡紙、夾紙等原因，在打印領(lǐng)導(dǎo)講話稿或復(fù)印會(huì)議材料的時(shí)候，出現(xiàn)夾頁、串頁、缺頁或裝訂錯(cuò)誤，結(jié)果忙了半天卻因?yàn)檫@個(gè)小差錯(cuò)而使工作成效大打折扣。我們常說“細(xì)節(jié)決定成敗”，可見能在繁雜的工作中不出錯(cuò)也是一種能力和水平。

2.5 文字表達(dá)能力是辦公室文書所應(yīng)具備的能力之一

如果沒有這個(gè)能力，起碼不是一個(gè)合格的文書。比如有一個(gè)通知，讓你發(fā)出去，你必須具備這個(gè)能力把通知中的時(shí)間、地點(diǎn)、要求交待清楚明白。因此，會(huì)寫機(jī)關(guān)公文、總結(jié)材料、會(huì)議記錄等等，是辦公室文書的基本技能。

總之，公文處理工作是一項(xiàng)多層次、多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工作，要優(yōu)質(zhì)高效地做好這項(xiàng)工作，不論是部門領(lǐng)導(dǎo)還是辦公室人員都要時(shí)刻保持高度的責(zé)任感、使命感，不斷提高自身的政治修養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，自覺按公文處理程序辦事，嚴(yán)格執(zhí)行考核制度，把好公文處理中的每一關(guān)，以確保公文處理工作正常、有序、高效的運(yùn)行。