殷悅

摘 要：本文主要以企業(yè)信息化為研究背景，以企業(yè)檔案發(fā)展為研究主體，重點對企業(yè)檔案資源整合進行初步探索，并充分結合筆者所在企業(yè)的檔案發(fā)展實際，對檔案資源整合實施可行性、現(xiàn)實實施條件、資源整合原則、實現(xiàn)模式等系列內(nèi)容進行簡要闡述，進而在信息化背景下，促進企業(yè)檔案資源整合的發(fā)展策略：培養(yǎng)多層次信息化檔案人才；實現(xiàn)信息化技術、檔案管理實踐有機結合構建“企業(yè)主導+部門協(xié)同”多級管理機制，以此達到明確研究主題、理論聯(lián)系實際，促進企業(yè)檔案資源整合逐步發(fā)展的研究目的。

關鍵詞：企業(yè)檔案；資源整合；企業(yè)信息化

如今，受到企業(yè)信息化、競爭激烈化的廣泛影響，企業(yè)檔案整體發(fā)展不斷受到企業(yè)經(jīng)營者重視，然而，檔案“信息孤島”頻現(xiàn)，檔案實際作用有限，各類檔案缺乏必要溝通，已經(jīng)成為制約企業(yè)檔案發(fā)展的重要因素。由此，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源整合，形成必要整合策略，具有較為重要的現(xiàn)實實施意義。

本文結合筆者所在企業(yè)檔案管理實際，從實際聯(lián)系理論的發(fā)展角度出發(fā)，在理順“相關概念——實施可行性、現(xiàn)實條件分析——整合原則、實現(xiàn)模式”等系列內(nèi)容的研究脈絡的過程中，不斷實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展實際與研究脈絡的實際結合，形成能夠指導、引導企業(yè)檔案資源整合的策略與建議。

1 信息化背景下企業(yè)檔案資源整合基礎闡述

1.1 相關概念界定

1.企業(yè)信息化涵義

企業(yè)信息化，顧名思義，就是將企業(yè)一系列諸如：生產(chǎn)過程、原料募集、客戶管理、財務管理、現(xiàn)金收支等生產(chǎn)、管理活動，都納入信息化、數(shù)字化過程之中，進而依托各類信息系統(tǒng)的再管理、再加工，形成較為新穎的信息化企業(yè)資源，促使企業(yè)各類資源不斷實現(xiàn)有效配置的過程。

企業(yè)信息化的廣泛、有效運用，可以不斷加強企業(yè)本身的整體競爭力，促使各類企業(yè)能夠更加適應日漸激烈的企業(yè)市場環(huán)境，為取得經(jīng)濟效益最大化提供相關保障。

2.企業(yè)檔案的資源整合涵義

對企業(yè)檔案的資源整合進行明確闡述，就必須首先明確企業(yè)檔案的涵義，明確企業(yè)檔案的各類表現(xiàn)形式，企業(yè)檔案，顧名思義，就是一家企業(yè)在從事產(chǎn)品生產(chǎn)、企業(yè)經(jīng)營、活動管理等一系列企業(yè)事務時，形成的企業(yè)各類活動（事物）的原始記錄性總和。企業(yè)檔案的表現(xiàn)形式較為廣泛，既有傳統(tǒng)檔案形式，即：紙質檔案形式，也有形式眾多的新型檔案形式，即：視頻型檔案、照片型檔案、光盤類檔案、錄音類檔案等等。

企業(yè)檔案的資源整合既是對各類檔案形式的資源整合，也是對眾多檔案形式依托下的企業(yè)不同活動的資源整合。資源整合的具體實施，是形成“企業(yè)各類經(jīng)營、管理信息收集——信息轉化為資源——資源整合形成合力——為企業(yè)整體發(fā)展提供資源保障”的具體過程，其資源整合實質則在于，實現(xiàn)信息收集、資源轉化的過程中，依據(jù)一定企業(yè)的具體發(fā)展要求，不斷實現(xiàn)整合合力。

本文主要基于筆者所在企業(yè)逐漸起步的企業(yè)檔案發(fā)展現(xiàn)狀，對該企業(yè)不斷形成的紙質檔案、視頻型檔案、照片型檔案、光盤類檔案進行有效整合，形成必要的研究效果。

1.2 檔案資源整合實施可行性及現(xiàn)實條件闡述

1.檔案資源整合實施可行性

企業(yè)檔案資源整合的具體實施，具有較大程度地實施可行性，在此，結合筆者所在企業(yè)的實際情況，進行簡要闡述，其一，具有發(fā)展認知實施可行性。筆者所在企業(yè)的檔案管理工作雖然起步較晚，但企業(yè)管理者已經(jīng)逐步意識到企業(yè)檔案管理，檔案資源整合的實施重要性，并且給予了這一工作較多的關注與工作傾斜，這些因素的客觀存在，為相關工作的開展提供了發(fā)展認知的實施可行性。

其二，具有技術、設備實施可行性。企業(yè)不斷引入的網(wǎng)絡技術、移動網(wǎng)絡技術，并結合這些技術的引入形成的運用機制，為資源整合形成技術可行性，另外，已經(jīng)逐步配備到位的電子計算機設備，以及逐步走上配備正規(guī)的各類信息管理系統(tǒng)，也為資源整合的發(fā)展提供了一定程度的設備可行性保障。

2.檔案資源整合現(xiàn)實條件闡述

對于筆者所在的企業(yè)而言，檔案資源整合工作的開展，具有一定程度的現(xiàn)實實施條件。其一，不斷發(fā)展的信息化技術使其不斷具備技術層面的現(xiàn)實實施條件，筆者所在企業(yè)的企業(yè)檔案工作起步雖晚，但受到企業(yè)本身不斷發(fā)展的數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡技術、電子計算機技術的良性影響，不斷拓展檔案表現(xiàn)形式，尤其在新型檔案形式上，不斷呈現(xiàn)形式多樣化發(fā)展趨勢，這些不斷發(fā)展的企業(yè)信息化態(tài)勢，無疑為企業(yè)檔案資源整合工作帶來了較為扎實的技術現(xiàn)實條件。

其二，相關政府的電子政務構建也為資源整合形成政策層面現(xiàn)實實施條件。電子政務構建的具體實施，不僅為相關政府的政治行為提供了較為穩(wěn)定的信息化氛圍，而且作為掌握企業(yè)信息資源的主管部門，由于自身重視信息化的發(fā)展，也使得相關政府對于企業(yè)信息化給予較多的關注，而在針對企業(yè)檔案的整體工作開展上也能給予一定程度的政策傾斜，使之形成了穩(wěn)定的政策現(xiàn)實實施條件。

2 信息化背景下企業(yè)檔案資源整合原則與實現(xiàn)模式闡述

2.1 企業(yè)檔案資源整合實施原則

1.整體協(xié)調原則

針對囊括視頻型檔案、照片型檔案、光盤類檔案、錄音類檔案、紙質檔案等眾多形式在內(nèi)的企業(yè)檔案進行整合，必須要遵循整體協(xié)調原則，任何經(jīng)過整合而形成的檔案信息整體形式，都不能違背未整合前各類檔案形式，應具備的原始記錄功能，這是檔案整合工作實施的首要原則。

2.整合延伸原則

對原有的檔案形式，按照一定程度的整合目標，采取相應的整合策略，形成的整合效果不僅要遵循整體協(xié)調原則，也應該積極匹配整合延伸原則，仍然以筆者所在企業(yè)的照片類檔案為例，針對企業(yè)管理者活動、企業(yè)經(jīng)營活動、企業(yè)文化活動等各項活動都形成了大量的原始照片，這些照片可以通過一張張電子照片、傳統(tǒng)照片，彰顯企業(yè)不同時期的不同風采，在未整合相關檔案之前，這些照片散見于不同的企業(yè)科室之內(nèi)，互不相通，而一旦經(jīng)過整合，則可以集中保管，而且還具有較為明顯的整合延伸效果，可以為之后的企業(yè)發(fā)展史回顧等相關活動的開展提供必要的延伸性幫助。

3.資源共享原則

在沒有實施檔案資源整合的時候，對于筆者所在企業(yè)而言，很多新興檔案形式僅僅局限于不同的企業(yè)科室之中，互不連通，也起不到原始記錄保存的目的，形成了一個個的“信息孤島”，進行資源整合之后，則可以通過專有機構，專有人員，專有設備的專門管理，實現(xiàn)相應檔案的資源共享，為任何需要相關企業(yè)檔案的人員提供及時、完整、有效的檔案服務。

2.2 企業(yè)檔案資源整合實現(xiàn)模式

1.整體架構模式

整體架構模式的實施，主要是指，相關企業(yè)將企業(yè)所屬的各類形式的檔案進行全部集中，全部置于統(tǒng)一的檔案管理部門，運行統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，對所有企業(yè)檔案進行整體架構，這一實施模式優(yōu)勢較為明顯，可以節(jié)省較多的企業(yè)人力、物力、財力，也便于相關專業(yè)檔案管理人才進行信息交流，然而，如果企業(yè)規(guī)模較大，而企業(yè)檔案種類、數(shù)量過多，則有可能因為管理整合形式的過于集中，使得這一模式存在管理壓力大、管理人員專業(yè)要求太高的相關弊端。

2.分散構建模式

與整體架構模式不同，分散構建模式則是將原有的各類檔案，按照不同內(nèi)容進行分類，并分散于不同的部門之中，各部門對相關的檔案進行分散管理，同時，在企業(yè)內(nèi)部建立檔案管理協(xié)調部門，對各大部門進行管理式協(xié)調，構建“分——總”類檔案整合機制。這一類模式主要用于規(guī)模較大，檔案數(shù)量較多，且檔案管理日臻成熟的企業(yè)。

3.重點整合模式

重點整合模式則主要是相關企業(yè)以分散構建檔案管理、整合部門為前提，選擇潛力大、發(fā)展優(yōu)勢明顯的部門重點構建，其余整合部門為輔的“金字塔”式發(fā)展模式。由于這一模式構建、發(fā)展的相對復雜性，由此，選擇這一模式的企業(yè)大多為實力雄厚的集團公司。

以筆者所在企業(yè)的實際情況來看，由于起步較晚，還沒有明確采取以上哪一類型的檔案整合模式，而是現(xiàn)階段以探索發(fā)展為主，整合已有專門人才、形成相關關鍵技術以及實現(xiàn)有效管理為主要發(fā)展策略，為之后何種模式的構建與實施奠定相應基礎。

3 在信息化背景下，促進企業(yè)檔案資源整合的發(fā)展策略

3.1 人才策略：培養(yǎng)多層次信息化檔案人才

培養(yǎng)多層次信息化檔案人才，是任何企業(yè)實現(xiàn)檔案管理、檔案整合工作的關鍵人才舉措。對于筆者所在企業(yè)而言，尤其需要重視這一人才舉措的實施重要性，現(xiàn)有的檔案管理人員大多在傳統(tǒng)檔案管理上擁有較多的實踐經(jīng)驗，卻沒有在企業(yè)信息化背景下，形成必要的信息化管理經(jīng)驗，這就使得在開展檔案整合工作的過程中，會出現(xiàn)相應的問題。

由此，多措并舉，培養(yǎng)相關人才，勢在必行。其一，“老帶新”機制不斷推廣。以具有實踐經(jīng)驗的老員工與新員工一一配對，在實踐中傳承檔案管理與整合的經(jīng)驗。

其二，積極提倡互為老師，共同進步發(fā)展舉措。新員工不斷將自己掌握的企業(yè)信息化管理知識與技能傳遞給老員工，形成信息化管理手段與檔案整合技能的互相學習，共同促成企業(yè)檔案專業(yè)人才的綜合進步。

3.2 技術策略：實現(xiàn)信息化技術、檔案管理實踐有機結合

技術保障性策略同樣是實現(xiàn)企業(yè)檔案整合不斷進步的重要舉措。對于筆者所在企業(yè)來說，現(xiàn)有的檔案管理實踐正在逐步形成，而信息化技術則相對缺乏，由此，必須實現(xiàn)信息化技術、檔案管理實踐有機結合，從而為企業(yè)檔案整合提供較為系統(tǒng)的技術支撐。

首先，加大信息管理系統(tǒng)的引進、技術實踐力度。引進實用的檔案信息管理系統(tǒng)，組織相關專業(yè)團隊，消化、運用這些管理系統(tǒng)，夯實相應的信息化基礎。

其次，促使檔案管理整體技能的實踐化，該企業(yè)更多的檔案人才還停留在檔案初步收集、管理的層面之上，對于資源整合的技能培養(yǎng)迫在眉睫，采取“集中培訓+學習交流+注重實踐溝通”等方式，確保檔案資源整合技能的不斷穩(wěn)步提升，與逐步形成的信息化管理技術相結合，共同為企業(yè)檔案整合工作的具體開展提供堅實技術基礎。

3.3 管理策略：構建“企業(yè)主導+部門協(xié)同”多級管理機制

構建“企業(yè)主導+部門協(xié)同”多級管理機制是應對現(xiàn)階段企業(yè)檔案整合發(fā)展的關鍵舉措。對于筆者所在企業(yè)來說，還沒有明確形成檔案實現(xiàn)形式，在此之前，夯實管理基礎，形成有效的企業(yè)檔案整體管理機制，具有較為重要的意義。

其一，形成企業(yè)管理者為主導的管理主導策略。任何檔案整合模式的實現(xiàn)，都必須以企業(yè)管理者為主導，由此，明確企業(yè)管理者對檔案整合工作的主導權，是無可厚非的重要依托。

其二，形成部門協(xié)同為補充的管理主導策略。部門協(xié)同的檔案整合形式，是在未形成統(tǒng)一的整合模式之前，筆者所在企業(yè)可以通過各大部門、科室重視整合工作開展，協(xié)同專有檔案管理部門，共同開展檔案信息收集、檔案類型甄別、檔案有效管理等工作，形成必要的管理機制。

4 結語

針對企業(yè)檔案資源整合這一研究主題進行詳細分析，本身具有較為實際的研究價值，本文從信息化背景出發(fā)，結合筆者所在企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展實際，理論聯(lián)系實踐，既梳理了相關的研究脈絡結構，也為筆者所在企業(yè)的檔案整合具體發(fā)展提出了一些建議與策略。

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