李肖玉

摘 要：隨著玉環(huán)農合行的發(fā)展，現如今已成為全縣網點人員最多、服務范圍最廣、資金規(guī)模最大的地方性金融機構。玉環(huán)農合行在經營依法合規(guī)、依制度辦事的情況下，綜合檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用，如各類監(jiān)管、審計、起訴提供必需的歷史文本和數據資料；檔案的真實、可靠和完整，有利于玉環(huán)農合行實事求是反映情況并掌握主動。同時，銀行業(yè)務集約化和電子化的推行，也對銀行檔案工作提出了更高的要求，迫切需要建立一套適應現代化企業(yè)制度的檔案工作體系。因此，檔案工作者必須積極探索做好玉環(huán)農合行檔案管理工作的有效措施。

關鍵詞：檔案管理；制度建設；利用服務；積極探索

1 加強檔案管理、建全各項制度、加大檢查監(jiān)督、落實檔案整改力度

（一）加強內控基礎管理，強化制度建設，促進檔案規(guī)范管理。綜合檔案室緊緊圍繞業(yè)務發(fā)展需要，高度重視檔案管理工作，每年年初提出年度檔案工作目標，將檔案工作納入行政議程；根據檔案工作實際，制訂《檔案員崗位職責》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案借閱利用制度》、《綜合檔案室保密制度》等系列制度，為進一步提高檔案管理水平奠定了基礎。

（二）重視檔案收集環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理機制。為了搞好檔案材料的收集關，每年下發(fā)《關于要求整理送交各類檔案資料的函》，要求各（部）室將本部門形成的文件材料及時收集齊全完整后，定期交于綜合檔案室進行集中統(tǒng)一管理，收集任務落實到職能部門和責任人，注重對容易被忽視的“賬外”文件材料（會議記錄、發(fā)言稿、匯報材料、各類統(tǒng)計數據）的收集，從而有效地確保了全行檔案材料的齊全、完整。

（三）加強責任落實，強化安全防范意識，促進檔案管理能力的提高。維護檔案的完整與安全，是檔案管理最基本的要求。為確保檔案安全，綜合檔案室堅持“以防為主，防治結合”的方針，嚴格按照內控管理制度，扎實做好檔案安全保管各項工作。對一些普遍存在和重復出現問題進行深層次研究，從機制上和管理流程上制定相關措施，提出根本的解決方案，確保通過檢查深入發(fā)現、全面整改問題隱患，規(guī)范管理行為。

（四）加強專項檢查，促進檔案業(yè)務建設。總行辦公室抽調相關人員組成檢查組，堅持開展一年一度檔案專項檢查，重點檢查各類檔案“八大環(huán)節(jié)”、“五大功能”的實施情況；采取問詢、實地抽查兩種方式，對檢查中發(fā)現的問題，建立檔案檢查工作底稿，提出整改意見，并要求各支行以書面匯報整改情況。

（五）依法治理，建立健全管理的各項規(guī)章制度。

玉環(huán)農合行檔案工作的規(guī)章制度是國家有關方針、政策、法規(guī)的個體體現，是玉環(huán)農合行檔案工作順利開展的保證 ，它不僅僅是一種管理方法，也是檔案工作管理經驗的科學總結，是依法治檔的重要手段。

在玉環(huán)農合行在歷次改革中，玉環(huán)農合行的《玉環(huán)農村合作銀行綜合檔案管理辦法》、《玉環(huán)農村合作銀行信貸檔案實施細則》、《玉環(huán)農村合作銀行會計檔案管理辦法》等制度也進行相應修改、補充，使其更完善、更科學。首先明確了各級分管領導的職責，使領導關心、支持檔案工作真正落到實處。其次，建立各類檔案管理分工崗位負責制和檔案工作網絡，確定了各崗位的職責，并有獎懲分別的措施，使專、兼職檔案員明確自己的職責范圍，充分發(fā)揮積極性、主動性和創(chuàng)造性，處理好自己職責范圍內的事情。

2 運用各種手段，進行操作跟蹤，控制風險

（一）檔案信息化管理安全控制。

一是加強數字檔案信息資源的共建和整合；二是進一步完善數字檔案管理系統(tǒng)，加快推進重要紙質檔案全文數據庫和照片、音視頻等檔案數據庫建設。三是嚴防信息安全漏洞可能造成的機密信息外泄、病毒入侵等問題。

（二）檔案新技術資源有效使用

檔案工作迎接數量巨大的以電子形式創(chuàng)建的文件；找到具有有價值的電子文件進行長久保存；提供局域崗，使越來越多的員工能更好利用檔案資源。數字化成果管理采用在線和離線方式，配合相應的軟件對數字化成果進行管理。 紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。

（三）加強檔案保護措施，防范風險。

隨著業(yè)務發(fā)展，檔案數量大幅度增長，為使各類檔案處于一個較好的保管環(huán)境，首先定期打掃檔案庫房衛(wèi)生，按時做好檔案庫房溫濕度記錄及調節(jié)，在庫房內定期投放防蟲藥品，堅持做好防潮、防老化、防蟲咬、防盜、防磁、防火等工作，保證各類檔案處于一個安全的保管環(huán)境。對數字化檔案在中加工過程中必須保證原始檔案的完整性，保證檔案原件的不被損傷、破壞和遺失。在加工過程中建設檔案出入庫制度、檔案安全管理制度，確保檔案實體的絕對安全。對磁價質儲存的檔案，通過對備份數據進行定期檢查，檢查存儲載體的物理狀態(tài)及其所存儲數據的可讀性和可用性。并做好雙份備份并且分兩地存放；數據庫數據信息一旦出現問題，應該啟用備份數據信息來進行數據恢復。截止目前，完成了玉環(huán)農合行電子目錄數庫條目總數52000條，檔案全文數字化掃描120000頁。

3 解放思想，加大檔案事業(yè)新發(fā)展

在實際工作中，我們要做到實事求是應當努力把握以下幾個方面：第一，必須注重理論學習，不斷提高學習和運用的水平和能力，才能在實踐上更好地堅持實事求是，做到在思想上融會貫通，在工作中自覺運用。堅持不懈的推進檔案信息化建設，不斷提高檔案信息化程度，運用現代化管理思想、理念和現代化科技設備，提升檔案管理水平。貫徹執(zhí)行《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》；以檔案省一級目標管理創(chuàng)建活動為載體，不斷推進玉環(huán)農合行檔案工作的規(guī)范。

4 執(zhí)行各項制度、全方位加強檔案利用服務

（一）為了有效地發(fā)揮檔案在維護合行權益和各項活動的重要作用，綜合檔案室在提供多形式、多途徑的便民服務同時，必須確定其使用對象、使用時間、使用地點、使用范圍等，以免造成檔案信息外泄而發(fā)生的不合規(guī)行為；在提供檔案復印時，嚴格執(zhí)行《檔案資料復印登記制度》、《檔案查閱利用制度》，從源頭上防止制度執(zhí)行不力的現象。

（二）專門建立辦公系統(tǒng)電子檔案，數據庫中保存著跟實物檔案一致的電子檔案，每一文件要素都可以作為檢索點，也可以進行多條件檢索，檢索速度快，檢索結果指向強。同時，利用掃描圖片查閱、打印，一次性辦結，不需要再到檔案庫房調取原始檔案復印，大大提高了工作效率，也使檔案原件得到了最有效的保護。加強檔案利用情況管理，建立系統(tǒng)的利用登記簿，對每筆檔案的利用情況都會作詳細記錄，包括借閱人、借閱時間、借閱內容、歸還時間等信息，需要時可按照時間段對檔案利用情況進行統(tǒng)計匯總。據玉環(huán)農合行檔案使用登記結果顯示，近三年來利用559多人次，復印檔案資料計8115多張，使檔案的自身價值得到了充分發(fā)揮，為金融建設、企業(yè)融資、社會公益事業(yè)服務，特別是在信貸審批、單位建檔、解決經濟糾紛、司法仲裁等諸多方面發(fā)揮了積極作用，大力推動社會各項事業(yè)的有效開展。

五、對檔案工作的積極探索，加快檔案信息數字化建設步伐。

檔案工作是“功在當代，利在千秋”的事業(yè)。檔案的價值無可估量。對檔案工作的認識要更新，在經濟市場競爭激烈的今天，信息管理是決勝的關鍵。檔案作為一種重要而特有的信息資源，必須進行開發(fā)、傳遞，實現業(yè)務流程自動化。目前玉環(huán)農合行檔案信息技術的應用、硬軟件環(huán)境初具規(guī)模，隨著檔案信息數字化用其網絡建設的發(fā)展，一個數字化檔案的新趨勢已初露端倪，盡管玉環(huán)農合行在電子文件及其檔案管理水平還落后于電子文件的產生和發(fā)展，在檔案法規(guī)、制度、標準措施、技術方法、理論原則等方面都還存在著諸多不足，但是只要我們充滿信心、不斷努力，定能開創(chuàng)電子文件及檔案網絡化管理工作的新局面。endprint