文/張 鑫

關(guān)于會計電算化問題的探討

文/張 鑫

隨著當代科技的發(fā)展，財務(wù)人員期望通過一種更加便捷的方式處理會計賬務(wù)，會計電算化軟件應運而生。本文主要闡述了會計電算化的含義、特點和存在的問題，最后針對這些問題提出了解決措施。

會計電算化；傳統(tǒng)手工記賬；問題；措施

在科學技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，人們的工作效率也隨之提高，財務(wù)人員及會計信息的相關(guān)使用者期望通過一種更加方便、快捷、高效的方法實現(xiàn)會計賬務(wù)的處理，因此會計電算化應運而生。

作為一種現(xiàn)代的會計賬務(wù)處理手段，一方面，它大大提高了人們的工作效率，改變了一成不變的老套的會計賬務(wù)處理模式；另一方面，作為一種新興的軟件，不可避免的存在一些需要改進的弊端。

一、會計電算化的含義

會計電算化也叫計算機會計，是指以電子計算機為主體的信息技術(shù)在會計工作的應用，具體而言，就是利用會計軟件，指揮在各種計算機設(shè)備替代手工完成或在手工下很難完成的會計工作過程，會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應用到會計實務(wù)中的簡稱，是一個應用電子計算機實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)。

二、與傳統(tǒng)手工記賬方式相比，會計電算化模式呈現(xiàn)出的新特點

（一）會計數(shù)據(jù)輸入方式由手工記賬轉(zhuǎn)變?yōu)檐浖涃~

傳統(tǒng)的會計記賬模式是由出納編制“現(xiàn)金”和“銀行存款”科目的記賬憑證，再傳遞給會計填制會計科目，根據(jù)審核無誤的記賬憑證依次登記會計賬簿。使用這種方法處理會計賬務(wù)，既需要花費大量的中間傳遞時間，又容易在登記賬簿時產(chǎn)生人為記賬錯誤。

會計電算化的運用，直接減少了中間傳遞過程的時間，而且避免了由于記賬程序繁瑣而帶來的人為誤差問題。財務(wù)人員只需根據(jù)審核無誤的原始憑證，直接在財務(wù)軟件中錄入相關(guān)信息，即可快速編制記賬憑證。減少了財務(wù)人員登記賬簿的環(huán)節(jié)，大大縮短了工作時間，提高了工作效率。

（二）會計數(shù)據(jù)處理方式由復雜向簡便轉(zhuǎn)化

傳統(tǒng)的會計記賬方法遵循平行登記法分別登記明細分類賬和總分類賬，由于會計記賬過程復雜，有時會不可避免的由于人為原因而產(chǎn)生賬簿登記錯誤。

會計電算化軟件恰恰解決了這一問題，只需錄入記賬憑證的相關(guān)信息，便可通過軟件的程序，自動處理、匯總、輸出會計數(shù)據(jù)。這樣便節(jié)省了大量的數(shù)據(jù)處理中間環(huán)節(jié)，同時也避免了登記賬簿時人為錯誤的產(chǎn)生。會計電算化直接將財務(wù)數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出完整的結(jié)合為一體，節(jié)省了賬賬核對、賬證核對的步驟，充分體現(xiàn)了現(xiàn)代電算化記賬的優(yōu)越性。

（三）打破了傳統(tǒng)的記賬模式，實現(xiàn)了一次記賬，數(shù)據(jù)共享的新模式

傳統(tǒng)的會計記賬方法是，出納根據(jù)審核無誤的會計憑證登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。會計按照各會計科目設(shè)置總分類賬和明細分類賬，先將會計憑證的數(shù)據(jù)逐筆記入明細賬簿，再根據(jù)登記無誤的明細賬匯總記入總賬。整個記賬過程相對

繁瑣、復雜，重復平行登記，既浪費了時間，又可能會在記賬過程中產(chǎn)生錯誤。

運用軟件記賬，只需錄入會計憑證，即可根據(jù)軟件預設(shè)的公式，對會計數(shù)據(jù)進行分類、匯總，自動生成日記賬、明細賬和總賬，節(jié)省了過去登記各賬簿的時間。平時運用軟件，隨時可以查看各賬目的余額，方便快捷，一目了然，非常實用。真正實現(xiàn)了一次記賬，數(shù)據(jù)共享，節(jié)約了大量的人力。

（四）會計數(shù)據(jù)存儲方式由紙質(zhì)存儲轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鎯?/p>

傳統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)存儲方式為紙質(zhì)存儲，即將紙質(zhì)的會計憑證、賬簿定期進行整理、歸檔，以備查證。此種方式管理起來繁瑣、復雜，對于業(yè)務(wù)發(fā)生量比較大的企業(yè)，也不便于隨時查詢賬務(wù)，并且紙質(zhì)檔案存在一定的弊端，不僅保存期限有限，而且也存在被盜取或毀壞的可能，有紙介質(zhì)的局限性。

會計電算化軟件的應用，直接將財務(wù)信息保留在軟件的數(shù)據(jù)庫中，既方便管理，又大大提升了會計數(shù)據(jù)的保存期限，無論企業(yè)的業(yè)務(wù)量如何，都能隨時通過計算機查詢賬務(wù)，方便快捷。另外，企業(yè)也可根據(jù)自身的需要，隨時登錄軟件，運用輸出設(shè)備打印出會計資料。這樣，會計憑證、賬簿從外觀到實質(zhì)與以往傳統(tǒng)的會計資料相比都發(fā)生了重大的轉(zhuǎn)變。

三、會計電算化軟件應用存在的問題

（一）會計電算化軟件開發(fā)存在的問題

作為一款新型軟件的開發(fā)與應用，它在給使用者帶來便捷的同時，也給企業(yè)的賬務(wù)帶來了一定的風險。軟件開發(fā)商希望擴大自己的市場，因此，在研發(fā)軟件的同時，需要不斷了解客戶需要，完善軟件自身功能。但是，往往有些功能太過健全，反而給會計賬簿帶來了一些隱患。例如：“反審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”等功能。當財務(wù)人員記賬發(fā)生錯誤時，利用這些功能可以方便進行修改，但是也為一些財務(wù)違法、違紀行為提供了便利條件。過去的手工記賬，一次記賬便不能修改，如今的電子記賬，大大增加了違規(guī)的隱患，在財務(wù)管理上存在很大漏洞。

（二）會計電算化軟件應用環(huán)境存在的風險

一些企業(yè)往往會忽略財務(wù)安全問題，將財務(wù)軟件與其他軟件同時應用于一臺計算機，或者是財務(wù)人員與其他人員共用計算機，這都會使財務(wù)軟件處于一種不安全的狀態(tài)，給一些不法分子盜取財務(wù)信息提供了可乘之機。而且應用環(huán)境不良好，也不利于企業(yè)財務(wù)管理人員的管理。其他人員的操作錯誤，都會給財務(wù)軟件的正常使用帶來安全隱患。

另外，軟件開發(fā)商在開發(fā)軟件的同時，忽略了一些功能的安全性，加之網(wǎng)絡(luò)的普遍應用，網(wǎng)上的黑客很容易通過網(wǎng)絡(luò)入侵財務(wù)軟件，使企業(yè)的賬務(wù)隨時存在風險。會計軟件通過服務(wù)器來存儲會計數(shù)據(jù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，某些企業(yè)會通過不正當?shù)氖侄翁幚矸?wù)器，以達到違法目的。這樣，便助長了歪風邪氣的滋生，對企業(yè)的發(fā)展非常不利。

（三）財務(wù)人員操作不當帶來的問題

隨著會計電算化軟件的大量普及，人們也開始意識到電子記賬的便捷性，當記賬發(fā)生錯誤時，過去的手工記賬不便于修改，而且修改部分都會保留原始痕跡，一目了然，避免違法行為的發(fā)生。如今電子記賬的應用，可以做到隨時修改、更正錯誤，完全不留痕跡，而且國家對會計賬簿存儲介質(zhì)的規(guī)定沒有相關(guān)的法律文件制約，雖然電子記賬提高了工作效率，為工作帶來了便捷，但是也給會計賬簿帶來了巨大的風險因素。

加之，一些不法分子也會通過盜用操作密碼的方式，獲取財務(wù)信息，助長了違法犯罪行為的發(fā)生。

四、針對相關(guān)問題采取的解決措施

（一）國家應出臺相關(guān)政策對軟件開發(fā)進行管理

為了保證企業(yè)使用電子記賬軟件的安全性，國家應健全關(guān)于開發(fā)、推廣會計電算化軟件的相關(guān)法律、法規(guī)，保證企業(yè)使用的是一個安全、綠色的財務(wù)軟件。相關(guān)的檢驗、審查部門可以設(shè)計一個通用的檢驗合格標識，來規(guī)范軟件銷售市場，企業(yè)可以根據(jù)標識來識別正規(guī)、可靠的軟件，這樣就大大提高了軟件的安全性。

（二）完善財務(wù)軟件功能

軟件開發(fā)商可以增加一個數(shù)據(jù)修改痕跡記錄功能，當財務(wù)人員對數(shù)據(jù)進行修改時，改變以往無痕跡、無記錄修改的方式，而是將每日的修改痕跡都保存在一個功能里。取消像“反審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”等功能。這樣便可以做到制約財務(wù)人員違法行為的發(fā)生，保證錄入的財務(wù)數(shù)據(jù)真實、有效。

（三）完善單位的監(jiān)督、管理程序

企業(yè)應定期對會計賬簿進行監(jiān)督、檢查，尤其是電子記賬軟件的應用，在會計記賬的安全性方面存在著一定的漏洞和風險，加大企業(yè)管理層對會計賬務(wù)的管理力度，可以減少錯誤的發(fā)生，使風險降到最小。

（四）加強對財務(wù)軟件網(wǎng)絡(luò)安全性的管理

財務(wù)軟件應用于網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境中，由于網(wǎng)絡(luò)上存在風險因素和諸多不確定因素，為保證良好的軟件運行環(huán)境，財務(wù)人員應該在計算機中安裝殺毒軟件，定期對計算機進行殺毒。

總之，會計電算化是把雙刃劍，它在給企業(yè)財務(wù)工作帶來便利的同時，必然存在著一定的安全風險。只要我們采取正確、有效的措施去應對，必然會給企業(yè)的發(fā)展帶來積極的作用。

[1]姚瑤.會計電算化有關(guān)問題的探討[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2009，（01）.

[2]張星.會計電算化下完善內(nèi)部控制制度的途徑[J].市場論壇，2006，（02）.

[3]白紅蓮.會計電算化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2005，（14）.

（作者單位：天津市濱海新區(qū)人民政府茶淀街道辦事處農(nóng)業(yè)服務(wù)中心）