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淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

曹芮馨

齊齊哈爾市碾子山區(qū)市政設施管理處

[摘要]本文從行政單位檔案管理建設的重要性出發(fā)，分析了檔案管理的定義、檔案的概述、檔案建立需要具備的條件以及檔案管理內(nèi)容需要注意的問題，進而提出檔案管理工作的創(chuàng)新側率，對行政單位檔案管理工作的后續(xù)發(fā)展和建設具有一定的指導意義。

[關鍵詞]行政事業(yè)單位；檔案；管理；創(chuàng)新思路

隨著我國行政事業(yè)單位的轉型、重構和重組取得顯著效果，其檔案工作也面臨新的挑戰(zhàn)。《中華人民共和國檔案法》1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第22次會議通過，根據(jù)1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第20次會議《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》明確指出我國檔案工作的基本原則是“統(tǒng)一領導、分級集中地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用?！钡菑哪壳靶姓聵I(yè)單位檔案管理工作所反應的問題看，如何盡快找到最新最科學的檔案管理辦法是十分必要的。人事制度改革反應到檔案工作上涉及到很多問題，特別是在現(xiàn)今檔案專業(yè)人員缺乏，各單位管理檔案的人并非檔案專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人才而是其他科室調(diào)派的人這樣的普遍情況下，如何規(guī)范行政單位檔案管理工作，如何建立檔案管理工作的長效性、保密性和可持續(xù)發(fā)展性，我們急需解決的問題還有許多。

一、檔案概述

研究檔案管理首先要知道檔案的起源。檔案的產(chǎn)生與文字有密切的關系，它是人類社會發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。從古老型載體檔案如甲骨、金石、簡牘、縑帛檔案，到后來的傳統(tǒng)型載體檔案如紙質檔案，再到現(xiàn)在廣為宣傳的新型載體檔案如感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。檔案管理的介質一直在更迭變換。但是它背后的意義，卻在不同的時代背景下，披上了不同的含義。目前，對檔案一次的定義是：檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。一份文件想要轉化為檔案需要具備三個條件：一是辦理完畢；二是有查考利用價值；三是按一定規(guī)律保存。

二、檔案管理內(nèi)容及需要注意的幾個問題

一份檔案的建立，需要經(jīng)過八個業(yè)務環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用。從事檔案工作應注意的幾個問題有這樣幾個方面：1.檔案與文件的關系問題（文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿）。2.反映基本職能活動的檔案與其它檔案的關系（突出前者）。3.檔案的“動”與“靜”的關系（檔案具有潛在價值）。4.檔案工作同資料、情報、圖書工作的關系（一體化）。5.檔案室與檔案館的關系（積累輸送、無償進館）。6.傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關系（人員素質、電子文件、雙套制）。7、管理工作中人與物的關系。

三、檔案管理的創(chuàng)新策略

1、提升檔案管理意識，宣傳檔案管理法律法規(guī)。

檔案管理工作遵循有法必依，依法必嚴的原則，各級行政事業(yè)單位需要提升整體檔案管理意識，利用網(wǎng)絡等新媒體手段大力宣傳檔案管理法律法規(guī)，端正單位內(nèi)對檔案管理的重視態(tài)度。尊重其嚴肅性、服務性、政治性和科學管理性的特性。端正檔案管理的政治態(tài)度是其創(chuàng)新策略的根基，也是后續(xù)一切規(guī)范制度的根基。

2、規(guī)范檔案管理職責，建立長效考評機制。

行政單位領導應明確檔案管理職責，建立檔案管理跟蹤負責小組，確保責任落實到人，避免交叉做事的情況，科學建立長效考評機制，避免人員更迭引起的責任無人承擔情況出現(xiàn)。嚴格執(zhí)行獎懲制度，鼓勵對檔案管理工作獻計獻策的工作人員，對其在檔案管理工作的吐出貢獻可考慮作為后續(xù)一切工作提升的考核業(yè)績。嚴懲在檔案管理工作中投機的工作人員，嚴懲推脫職責不務實的工作人員?？刂坪酶鱾€檔案管理崗位的工作銜接，參考國內(nèi)外先進檔案管理工作經(jīng)驗建立檔案管理工作的長效考評機制。

3、確保檔案管理經(jīng)費投入，構建健康檔案管理環(huán)境。

行政單位領導應建立檔案管理工作固定維護經(jīng)費，為檔案管理工作構建健康的工作環(huán)境。檔案管理工作是一向專業(yè)的，涉及單位人事等保密的細致工作。其電子和紙質檔案材料需要定期進行維護更新，需要單位投入固定的維護經(jīng)費。目前，各行政事業(yè)單位從事檔案管理工作的多數(shù)不是固定的檔案管理人員，人員流動頻繁，整個檔案管理環(huán)境非常不穩(wěn)定，對單位整體的檔案建設工作影響十分不好。各行政事業(yè)單位應設立確定的檔案管理崗位，進行專人負責，建立專門的檔案管理部門，形成階梯式人才隊伍建設，構建穩(wěn)定、健康的檔案管理環(huán)境。

4、完善檔案管理相關工作人才隊伍建設。

對已在檔案管理工作崗位的人才進行檔案管理專業(yè)只是培訓，從現(xiàn)代化管理手段、管理理念、管理技巧、管理保密性等各個方面進行培訓，在保留這批有經(jīng)驗的檔案管理人員的前提下，灌輸最新的管理知識。對新進的檔案管理人員，人事部門應明確檔案管理專業(yè)的大前提下進行聘用，并逐漸形成老、中、青的培養(yǎng)形式，為單位整體的檔案管理建設建立專業(yè)的檔案管理人才隊伍。

5、特殊宣傳行政事業(yè)單位檔案管理保密工作理念。

行政事業(yè)單位工作因其體制建設的需要，其檔案管理工作多數(shù)都是涉密的。檔案管理工作需要有保密理念。杜絕一切泄密行為。

6、規(guī)范電子檔案編號，建立科學、高效、現(xiàn)代化的檔案管理流程。

當前，紙質檔案管理材料因其查找不方便以及保存占用空間等制約因素，其使用正受到限制。檔案管理整體偏向建立電子檔案管理。我國行政事業(yè)單位進行電子檔案管理的建立需要嚴格遵循檔案管理的特性條件下，還要注意形成具有我國行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展特色的管理體制。

結語

行政單位有其獨特的體制建設過程和體制建設特點，檔案管理是記錄整個單位建設歷程和人事歷程的檔案存檔工作，其科學的建立和可持續(xù)的維護事關整個單位的建設成績。具有不可替代的作用。各級行政事業(yè)單位需要高度對其進行重視。本文對行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性提出的幾個策略是結合日常檔案管理工作提出，旨在希望在行政事業(yè)單位內(nèi)建立一支高效、科學、嚴謹、專業(yè)的檔案管理人才隊伍，形成一種健康、可持續(xù)發(fā)展的檔案管理體系，希望對后續(xù)檔案管理工作的開展具有拋磚引玉的作用。

參考文獻

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