文/山東省龍口市石良鎮(zhèn)計劃生育宣教中心　曲顯禹

試析計算機在計劃生育檔案管理中的運用

文/山東省龍口市石良鎮(zhèn)計劃生育宣教中心曲顯禹

【摘要】中國是一個人口大國，中國的人口數(shù)量占世界人口數(shù)量的比例非常大，所以，在中國是很有必要進行計劃生育的，這就需要說到一個工作，就是計劃生育檔案的相關管理工作。在中國傳統(tǒng)的管理方式來看，是很缺乏科學性的，導致計劃生育落實不到實處。伴隨著計算機技術的廣泛應用，計劃生育檔案的相關管理也應該引入計算機技術進行管理。計算機管理可以讓計劃生育的工作更加科學，只有運用科學的方法進行管理，才能提高檔案的利用率。文章主要闡述了計算機在檔案管理中的一些應用措施。

【關鍵詞】計算機；計劃生育；檔案管理

因為中國人口眾多的原因，中國的計劃生育工作相對是比較繁瑣的，包括了前期的宣傳，知識的傳授，事務的辦理等等，也包括一些相關數(shù)據(jù)的整理和統(tǒng)計。數(shù)據(jù)是為了讓政府部門更加容易的掌握人口的現(xiàn)狀和趨勢。但是現(xiàn)在檔案的管理還是存在很多的問題的。在使用計算機以后，檔案的管理就會更加的科學，系統(tǒng)化。

一、計算機使用的必要性

（一）符合當前現(xiàn)狀的要求。伴隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人口的增長速度也是非?？斓?，因為中國的地域分布比較廣，人口的分布就會出現(xiàn)很多不同的省份跨度，這樣就給計劃生育工作的檔案管理加大了很大的難度。現(xiàn)在很多的農(nóng)民會走出農(nóng)村去城里工作，這就出現(xiàn)了農(nóng)村人口的流出和城市人口的流入，這也給計劃生育工作增加了難度。在農(nóng)村的計劃生育管理方式上還是比較傳統(tǒng)的手工記載信息，對于管理是很不利的。還有就是手工記載對于檔案的保存也是一個相對不利的，特別容易出現(xiàn)破損或者丟失的情況出現(xiàn)。因為計劃生育檔案的數(shù)量相對來說還是比較多的，所以在保管上需要一定的地方存放，這對于空間也是一個很大的要求。在農(nóng)村很多檔案存放的地區(qū)是比較潮濕的，這就很容易導致檔案紙質變質，破損，檔案就失去了本質的價值，這樣龐大數(shù)量的堆積，對于日后資料的查找也不是很方便。每個不同的地區(qū)對于檔案管理的要求也是不相同的，每個時間階段對于檔案的管理要求也是不一樣的。

（二）檔案專業(yè)化的要求。想要提高計劃生育檔案的利用率，就需要引進信息化的管理方式。也就是說在計劃生育檔案管理當中不再使用手工進行記錄的方式，在記錄信息上使用計算機技術，在管理上也使用計算機技術，把檔案的全部信息輸入進計算機的系統(tǒng)里面，讓檔案更加的專業(yè)化，這樣對于檔案管理的工作人員來說也減輕了很多的負擔。計算機技術在檔案管理中的運用，對于檔案的質量有很大的提高。相比于之前的手工記錄，計算機的辦事效率就越高。

二、計算機在檔案管理中的實際應用

（一）統(tǒng)一進行信息化管理。計劃生育檔案使用計算機技術進行管理，這是一個必要的趨勢，讓檔案管理進入數(shù)字化的時代，計算機代替紙質版的管理和記錄方式。檔案的管理必須進行統(tǒng)一的管理當中，這樣才能提高檔案的利用率。在中國眾多的人口數(shù)量下，如果只是依靠紙質版進行檔案的管理和記錄，那檔案就相當于一個形式化，但是檔案對于國家和社會以及個人的意義都是非常重大的，所以一定要做好檔案的管理工作。計算機能夠存儲的信息量是非常大的，也不會出現(xiàn)檔案的發(fā)霉破損的情況出現(xiàn)，所以是比較妥善的保管方式，保管的時間也比較長。我國的計劃生育檔案管理必須進入一個統(tǒng)一化的管理模式。

（二）完善管理機制。要想在計劃生育檔案信息化的管理下，就必須要完善相應的管理機制，把責任落實到每一個人的頭上，這樣才能保證檔案的管理更加的完善。對于檔案的管理應該是有一個比較完整的流程的，從前期的調查，記錄，再到核實，再到管理，必須要嚴格的按照流程進行，不能跳過任何一個環(huán)節(jié)。對于信息往計算機里面進行輸入的時候一定要準確，不能出現(xiàn)一點的錯誤，還要保證網(wǎng)絡的安全。對于檔案管理的工作人員來說需要有自己的責任感，肩負起自己保管檔案的職責，保證檔案信息的安全。

（三）提高工作人員素質。當今社會，無論是什么樣的工作崗位都需要高素質的人才，只有這樣工作才能保質保量，對于檔案的管理也是一樣的，在檔案管理的工作人員中，很多的工作人員都不是專業(yè)的，很多人員的素質相對也是比較低的，這對于檔案的管理是一個很大的影響。檔案管理需要高素質的人才，這就需要工作人員在招聘的時候非常的謹慎，在日后的工作當中還要進行定期的培訓和考核，保證工作人員的工作態(tài)度和專業(yè)性。在信息技術融入檔案管理當中以后，就需要懂得計算機知識的工作人員，要對計算機檔案管理比較熟悉，如果工作人員不具備計算機技術，那檔案的管理就沒辦法順利的進行。檔案管理也是一項比較繁瑣的工作，需要工作人員有很大的耐心和信心，相信自己可以做好檔案的管理工作。

三、計算機在檔案管理工作中存在的問題

（一）法律效力不強。在傳統(tǒng)的手工記錄計劃生育檔案工作中，雖然工作效率比較低，工作量比較大，但是相對來說是具有很強大的真實性和法律效力的。在手工記錄的檔案中，表格的下方都會有簽字一欄，是需要本人和相關的負責人簽上自己的名字的，是非常具有法律效力的，但是在計算機進行檔案管理當中就沒辦法進行親手簽字的這一項，這對于檔案的法律效率是一個很大的影響。計算機進行檔案的管理都是電子版的，很多問題出現(xiàn)的時候人們就會存在疑慮電子檔案到底有沒有相應的法律效力，有多少，能不能作為檔案的存根。這都是計算機檔案管理應該及時解決的問題。

（二）工作原理需要改進。計算機在檔案管理當中還是比較初級的階段，工作上的很多原理和工作理論都是需要完善和改進的，這樣才能讓計算機技術在檔案管理的工作中運用的更加通暢。

四、計算機運用在檔案管理中的改進辦法

（一）健全管理體系。從傳統(tǒng)的手工記錄管理到現(xiàn)在的計算機進行管理，這是需要一個適應的過程的，工作人員要熟悉檔案管理的流程，形成一個比較完整的工作流程和體系，這對于提高工作效率和檔案的利用率都是一個很大的提高。檔案的計算機管理其實不是一件很困難的事情，反而是一件比較省人力的事情，只要大家用心就能做好。

（二）做好保存工作。雖然經(jīng)常會想到傳統(tǒng)的檔案管理方式會導致檔案發(fā)霉變質，最后就不能使用了，或者時間長了就丟失了，找不到了，其實在計算機管理檔案的過程中也是存在保存的安全隱患的，因為計算機的保管是有一定的期限的，這就需要工作人員進行一定的設定，如果工作人員不懂得這樣操作的話，檔案是比較容易丟失的。還有就是會涉及到網(wǎng)絡的安全問題，因為檔案畢竟是屬于比較隱私的東西，如果出現(xiàn)網(wǎng)絡安全，很有可能檔案就會被盜走，這對于任何人來說都是一種損失。

五、結語

中國一直在不斷地進步，在計劃生育檔案工作中也充分的體現(xiàn)了。從傳統(tǒng)的手工記載到現(xiàn)在的計算機進行管理，這也是一個必然的趨勢。雖然計算機管理檔案可以提高檔案的利用率，提高工作人員的工作效率，但是在計算機進行檔案管理的過程中還是存在一些問題的，畢竟計算機運用在檔案管理當中的時間還是比較短的，在這樣的情況下，國家應該不斷地完善相應的法律法規(guī)，對于檔案管理工作進行具體劃分。

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