文/青島市北市政二公司　何愛青

文書檔案的現(xiàn)代化管理

文/青島市北市政二公司何愛青

【摘要】當前我國文書檔案管理體制與社會發(fā)展及需求存在一定差距，許多問題仍待解決。本文以當前我國文書檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題入手，分析文書檔案管理的重要意義，提出相應的解決方案。

【關鍵詞】文書檔案；現(xiàn)代化；管理體制

一、文書檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀

（一）檔案現(xiàn)代化管理的意識薄弱。由于我國文本檔案專業(yè)及技術的發(fā)展起步較晚，所以缺乏專業(yè)的管理技能。許多高校近年來才開始設置文檔管理等相關專業(yè)，從全社會來看，高校和群眾對檔案管理的認識較少，熱情程度不夠，缺乏基礎的重視意識。這可以從兩方面看，一方面，文本檔案管理人員由于工作枯燥，相關技術和設備落后，導致工作缺乏熱情，逐漸產(chǎn)生怠慢意識，重視程度不夠。另一方面，從社會層面，由于文本檔案管理專業(yè)與民眾關注的教育醫(yī)療等高熱度專業(yè)行業(yè)相關度不高，民眾往往忽視其重要性，難以產(chǎn)生共鳴。這些都影響著文本檔案管理工作的發(fā)展革新，阻礙文本檔案的現(xiàn)代化進程。

（二）檔案現(xiàn)代化管理人才水平不高。隨著文本檔案管理的重要性日益顯著，必須意識到，先進的專業(yè)人才時進行文本檔案現(xiàn)代化管理革新的關鍵。當前我國的檔案管理專業(yè)人才的素質(zhì)普遍較低，行業(yè)內(nèi)難以找到與國際文檔管理體系相適應的高端人才。這種人才缺乏及素質(zhì)低下的情況可以從政府，企事業(yè)單位等多個行業(yè)體現(xiàn)出來。第一，政府的文本檔案管理人員大多年齡較大，在日常工作中容易用舊的操作習慣進行文檔管理，難以學習新的知識和管理方法，僅停留在收發(fā)整理的階段，難有創(chuàng)新。第二，在企事業(yè)單位也存在同樣的問題。企業(yè)應對社會的發(fā)展趨勢反映較敏捷，但是由于資金及技術上的缺乏，使得企業(yè)往往選擇繼續(xù)使用原有的文本檔案管理辦法，少有革新，不利于適應社會的發(fā)展需求。

（三）檔案管理設備和技術落后。由于我國文本檔案管理水平整體較為落后，相應的，檔案管理設備及技術必然存在一定滯后情況。設備技術的落后可能有下列原因導致。一是，企業(yè)或單位管理人員對文本管理事業(yè)的重視程度不夠，導致單位沒有設立相應的辦公室和項目小組，缺乏系統(tǒng)的管理體系。二是，中小企業(yè)由于資金周轉較為困難，也無力負擔高額的文檔管理現(xiàn)代化設備的引進和更新，軟硬件設施更都脫離于社會發(fā)展實際需要。由于技術和設備的落后，而文本檔案管理本身工作量大，程序復雜，使得工作分工更為繁雜，降低工作效率，不利于企業(yè)的管理革新和系統(tǒng)升級。

二、文書檔案現(xiàn)代化管理的措施

（一）改善文檔管理觀念。思維影響行動，提高文檔管理的重視意識，能有效改善文本檔案管理人員的行為規(guī)范，改善當前文檔管理的現(xiàn)狀。文書檔案作為企業(yè)信息的重要載體，記錄了重要的發(fā)展歷程和發(fā)展項目甚至機密，是企業(yè)或單位的重要資產(chǎn)。只有改善落后的文檔管理觀念，實現(xiàn)思想上的轉變，才能更好地緩和當前文檔管理機制和經(jīng)濟發(fā)展要求的差距，更好的適應當前社會發(fā)展的步伐，為生產(chǎn)轉型和經(jīng)濟體制改革提供更強大的力量。

（二）引進文檔管理設備，提高文檔管理技術。技術和設備永遠是一個企業(yè)或單位能否長遠發(fā)展的重要衡量指標，良好的設備和精湛的技術能為企業(yè)發(fā)展帶來新鮮動力。只有提高了文檔管理技術等相關硬軟件設備，才能有實力提高文檔管理的現(xiàn)代化水平，為企業(yè)的長遠發(fā)展助力。因為，一個企業(yè)的生產(chǎn)水平和產(chǎn)品質(zhì)量等都是必須依靠先進的設備有精湛的技術支撐，有了技術和設備的硬條件，才有資格在市場的大潮中取得更大的發(fā)展空間，實現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化管理及變革。

（三）建立文本檔案管理現(xiàn)代化制度。制度是管理者進行日常管理的依據(jù)，也是成員日常工作和行為規(guī)范的準則，制度是一個企業(yè)或單位必不可少的要式條件。只有建立了完善的科學管理制度，才能為文本檔案管理的現(xiàn)代化進程起到實質(zhì)性的規(guī)范和幫助。在建立文檔管理現(xiàn)代化制度時，可以借鑒國內(nèi)外的優(yōu)秀經(jīng)驗，從工作流程、獎勵機制、效益保障等方面進行。在工作流程方面，可以借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀經(jīng)驗制定標準的工作流程，嚴格按照計劃進行，提高工作效率，減少工作失誤；在獎勵機制方面，可以實行獎罰分明的制度，獎勵優(yōu)秀的創(chuàng)新員工，并對破壞紀律的員工進行一定的懲罰，這樣有利于增強員工的工作秩序，提高企業(yè)運作效率；在保障效益方面，應為員工制定合理的保險等，提高員工的工作安全感和就業(yè)榮譽感，降低學習和創(chuàng)新的風險。

（四）建設資源共享網(wǎng)站，實現(xiàn)信息良性互動。網(wǎng)絡作為日常工作和生活的重要平臺和途徑，越來越受到社會各界的關注和看好。文本檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)成為必然趨勢，而網(wǎng)絡作為現(xiàn)代社會工作交流的不可或缺平臺，在文檔現(xiàn)代化改革中顯得尤為重要。企業(yè)可以建立自己的網(wǎng)站與外界進行信息交流和互通，同時建立網(wǎng)絡電子檔案管理程序，實現(xiàn)網(wǎng)絡和紙質(zhì)的密切互通。在資源功效網(wǎng)絡共建的同時，應注意企業(yè)和用戶的信息安全管理。資源共享網(wǎng)站的建立有利于增加企業(yè)信息的宣傳，極大的提高工作效率，有利于在同等條件下創(chuàng)造更大效益。

三、結語

文書檔案作為記錄信息的載體，關系到社會團體及公共事業(yè)的方方面面，每個人都是文書檔案信息的相關者。社會的發(fā)展需要借鑒歷史經(jīng)驗，總結前段功過，文書檔案的重要性不言而喻。為了更好地利用文書檔案的使用價值，應加快文書檔案管理體制的建立完善，提高我國文書檔案管理的現(xiàn)代化程度，切實提高工作效率，發(fā)揮文書檔案的應有價值。

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