文/遼寧省撫順市第一中學(xué)　李雪萍

對學(xué)校檔案管理中如何創(chuàng)新的思考

文/遼寧省撫順市第一中學(xué)李雪萍

【摘要】通過本校的實(shí)際工作，對在學(xué)校檔案管理工作中如何進(jìn)行創(chuàng)新，從以下四個(gè)方面進(jìn)行了思考：一是檔案管理思維的創(chuàng)新；二是檔案管理平臺的創(chuàng)新；三是檔案管理流程的創(chuàng)新；四是檔案制度的創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；創(chuàng)新

一、檔案管理思維的創(chuàng)新

創(chuàng)新的意義在于它是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力。應(yīng)該突破思維的慣性，思想是最革命也是最保守的，前一場革命可能是后一場革命的“兇手”，每一個(gè)新的突破都可能演變成新的定勢，即使最激進(jìn)的變革者，也要防止重蹈歷史的覆轍。從這個(gè)意義上來說，對慣性的不斷突破不僅是方法，更是一種品質(zhì)。在創(chuàng)新為“王”的時(shí)代，每個(gè)人都要注意去除腦子里陳舊過時(shí)的觀念，及時(shí)革新固化的思維。

在檔案管理的工作中，那些已有的成功經(jīng)驗(yàn)一定要完整的保留，但這并不等同于不能接受新的管理思想和方法。怎樣才能使檔案管理工作更上一個(gè)臺階，更加符合時(shí)代和人的要求，讓學(xué)校的檔案管理工作更加有利和促進(jìn)本校的教育教學(xué)工作的發(fā)展，這是應(yīng)該經(jīng)常思考和研究的問題。一定要有一個(gè)“為學(xué)校教育教學(xué)服務(wù)”的根本目的，只有目的明確，才能思維擴(kuò)散，調(diào)動工作熱情并促進(jìn)、提高工作質(zhì)量。

二、檔案管理平臺的創(chuàng)新

在如今的信息化時(shí)代，應(yīng)當(dāng)根據(jù)本校的實(shí)際特點(diǎn)，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)步伐。借助于電子檔案和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，完善和規(guī)范學(xué)校檔案的各項(xiàng)資料。

建立電子數(shù)據(jù)庫可以使學(xué)校的檔案管理有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：一是資料的快速傳達(dá)?？梢允箤W(xué)校內(nèi)外部的收發(fā)文件、呈批件、簽報(bào)、事務(wù)通知等，均以電子起草、傳閱、審核、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。二是快捷通信、協(xié)同辦公。通過電子郵件系統(tǒng)，形成內(nèi)部通信機(jī)制，信息交流快捷流暢。將傳統(tǒng)的垂直化管理模式轉(zhuǎn)變成基于目的和任務(wù)的“水平”式管理，提高學(xué)校各部門之間協(xié)同工作的效率。三是提供高質(zhì)量的信息服務(wù)?？上到y(tǒng)地利用學(xué)校提供的各種信息資源，為教師和學(xué)生提供服務(wù)，提高教師教學(xué)的創(chuàng)新能力和學(xué)生的學(xué)習(xí)成績。更重要的是，電子檔案和數(shù)據(jù)庫的建立，為學(xué)校教育教學(xué)活動提供了信息流向規(guī)范、控制集中、信息利用方便靈活的工作平臺，使文件與檔案管理躍上了一個(gè)新臺階。

三、檔案管理流程的創(chuàng)新

如今的信息化時(shí)代，創(chuàng)建管理一體化流程成為全新的理念，它是對“分工后的工作環(huán)節(jié)，工作崗位，工作步驟一體化集成”的過程。它是根據(jù)學(xué)校的教學(xué)管理任務(wù)和目標(biāo)，經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺，改進(jìn)了以往的那種“碎塊拼裝式”的工作模式。

創(chuàng)新式的檔案管理流程應(yīng)當(dāng)成為“一體化的管理方式”。檔案一體化管理流程是依托信息化管理系統(tǒng)，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在這個(gè)管理系統(tǒng)中，工作流程和信息流程是不可分割的。其中，電子文件是學(xué)校管理系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)中最重要的信息流，是工作流程的真實(shí)反映。這也意味著在形成工作流程的同時(shí)，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足工作活動管理要求的同時(shí)，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個(gè)流程有機(jī)地融合在一起的過程，就是在文件流程中體現(xiàn)工作流程的要求，或把工作流程要求嵌入文件流程。

在實(shí)際的操作中，發(fā)現(xiàn)依托“一體化管理方式”如果做到以下幾點(diǎn)，就可以大大加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。一是減少工作流程的中間環(huán)節(jié)。這是達(dá)到高效工作的一個(gè)重要目的，也是實(shí)現(xiàn)學(xué)校有效管理的一個(gè)明確目標(biāo)。減少工作流程中不必要的環(huán)節(jié)，可以形成“點(diǎn)對點(diǎn)”的管理，大大省卻管理時(shí)間，使學(xué)校的檔案管理工作有序、流暢地運(yùn)轉(zhuǎn)。二是建立并行、平行工作流程。把學(xué)校檔案管理工作細(xì)化和量化，從多角度去進(jìn)行審視，建立并行或平行的工作流程，不能因?yàn)橐患ぷ鞯淖铚绊懙较鄳?yīng)的管理工作。三是建立跳轉(zhuǎn)、分流工作流程。在學(xué)校檔案管理的工作中，時(shí)常會遇到因時(shí)間需求不同而要完成的任務(wù)，這時(shí)就必須進(jìn)行跳轉(zhuǎn)和分流的程序。應(yīng)該按日期來進(jìn)行重新梳理和安排，把一些日期遠(yuǎn)的任務(wù)暫時(shí)的停止，跳轉(zhuǎn)到目前工作中來，必要時(shí)還應(yīng)該將工作分流一部分，形成合力完成。四是建立循環(huán)工作流程。當(dāng)一件工作完成后還需要不需要管理呢？答案當(dāng)然是肯定的，所以應(yīng)當(dāng)建立起循環(huán)工作的流程，以確保資料的有效運(yùn)用。

四、檔案管理制度的創(chuàng)新

如何保證檔案管理工作在學(xué)校的教育教學(xué)中能適應(yīng)不同部門、教師和學(xué)生的要求，發(fā)揮最大效能，獲得最好效果，也是需要注意的問題。

我校加強(qiáng)檔案管理工作以來，在以往制度（《檔案庫房管理制度》《檔案保密管理制度》《檔案借閱管理制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案銷毀制度》）的確基礎(chǔ)上，針對本校情況，完善建立并實(shí)施了新的制度。主要有以下三項(xiàng)：一是《信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理辦法》。對學(xué)校的電子信息系統(tǒng)的運(yùn)行、管理和維護(hù)進(jìn)行了明確地規(guī)范，指定了責(zé)任人員和操作流程。二是《電子公文管理辦法》。內(nèi)容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發(fā)送程序和發(fā)文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。三是《檔案人員培訓(xùn)制度》。檔案管理工作以前主要的一個(gè)問題是只對物品進(jìn)行管理而忽視了對人員的培訓(xùn)，我校的這一制度明確了檔案管理人員需要的能力和資格，并依據(jù)制度對檔案人員進(jìn)行了相應(yīng)的培訓(xùn)，主要在Word2003（文字處理）、Excel（表格制作）和Power point（圖片處理）等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面進(jìn)行了相應(yīng)的培訓(xùn)。加強(qiáng)了檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識和能力。