文/右江民族醫(yī)學院附屬醫(yī)院綜合檔案　黃桂敏

醫(yī)院綜合檔案數字化管理的可行性探討

文/右江民族醫(yī)學院附屬醫(yī)院綜合檔案黃桂敏

【摘要】為了適應信息化時代發(fā)展的需要，醫(yī)院只有做好綜合檔案數字化管理，意識到其工作的重要性，才能使醫(yī)院的各項工作得以有序進行。本文對醫(yī)院綜合檔案數字化管理的可行性做出探討分析，為醫(yī)院的檔案數字化管理提出具體可行的意見，提高醫(yī)院的管理水平。

【關鍵詞】醫(yī)院；綜合檔案；數字化管理

一、基本概述

醫(yī)院檔案是由醫(yī)院各部門、各組織及個人在過去到現在的各項工作活動中，對那些具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等用載體對其進行的一個記錄。醫(yī)院檔案可以為醫(yī)院的各項管理提供一個參考和憑證，是醫(yī)院進行發(fā)展規(guī)劃和進行各種診療活動的憑證，也是領導決策以及規(guī)范醫(yī)務人員行為的重要依據。所謂檔案數字化，指的是充分利用多媒體、數據庫、壓縮技術、掃描技術等高新技術措施將傳統的紙張、錄音帶、錄像帶等原始檔案資料和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成有序結構的檔案數據信息庫，從而實現對檔案信息資源的收集、管理、快捷準確地提供利用和資源共享的目的。

二、檔案數字化在醫(yī)院管理建設中的必要性

（一）是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。黨的十八大以來，全國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)得到了前所未有的蓬勃發(fā)展，醫(yī)院各相關職能管理部門和醫(yī)療技術人員對自己檔案信息的需求也在不斷增多，對檔案信息功能多樣化的要求也愈加緊迫，因此在某一程度上促進了檔案信息交流更加頻繁，醫(yī)務人員渴望能快捷、及時、便利地獲取自己個人所需的檔案信息，他們迫切希望醫(yī)院的檔案管理部門能盡快建設一套行之有效的檔案信息查詢平臺，實現醫(yī)院檔案室在全院各臨床醫(yī)療單元的信息資源共享。目前，隨著信息技術的不斷拓展和更新，互聯網技術和信息數字化已經廣泛應用于各領域，并得到不斷完善和成熟，在醫(yī)院實行檔案數字化管理的呼聲也愈加變得越來越高?？梢哉f，醫(yī)院實現檔案數字化管理對滿足醫(yī)院各部門、各醫(yī)務人員對檔案信息資源需求具有重大的影響意義。

（二）信息數字化建設在實現醫(yī)院綜合室檔案數字化模式的作用。目前全國一般的綜合性醫(yī)院已普遍使用一批由改變傳統的醫(yī)院操作模式向醫(yī)院數字化轉變的集成模式，比如醫(yī)院信息系統、檢驗信息系統、醫(yī)學影像管理系統和辦公自動化系統（OA）等，在此過程中，形成了大量的以電子文檔形式為主的醫(yī)院檔案信息數據庫并且逐日累積。相對而言傳統紙質的檔案管理方式和技術手段，嚴重阻礙了醫(yī)療技術及服務水平的發(fā)展，影響到了醫(yī)院精細化管理,醫(yī)院檔案數字化建設已成為必然趨勢。

（三）節(jié)省了檔案存儲的空間，保護原始檔案。醫(yī)院綜合檔案信息量大，內容方面涉及到黨群、行政、醫(yī)療、教學、科研、設備、基建、人事和財務等多方面信息，傳統的檔案管理主要是以紙張為常用載體，把醫(yī)院各部門的重要業(yè)務活動的信息進行記錄，可以按其需要進行直接的閱讀。而在信息化時代大背景下，醫(yī)院的綜合檔案管理數字化的引用，就可以把這些記錄在紙張上面的內容，通過光盤或者是磁盤，用各種格式把信息轉換成數字化的文檔，來進行信息的有效保存。而通過利用數字化檔案管理模式，能夠采用機讀檔案取代紙質檔案資料，不但能夠有效減少存儲空間、降低管理成本，而且方便人們檢索利用，避免頻繁復制資料而造成紙張和人力的浪費，同時避免對檔案實體的頻繁翻閱起到保護原始檔案的作用。

（四）簡化檔案調閱程序，提高了檔案利用率。傳統的檔案管理模式在查閱檔案時需要先到檔案室手工查找案卷目錄,再到庫房進行紙質檔案的查找，這種檔案查找方式費時費力，檔案資料經過數字化加工后，利用完整的數字化的檔案信息目錄庫，只需進行關鍵詞或者重要信息的輸入，就能快速地查閱，檢索到需要的信息。這種查詢方式是十分方便和快捷的，減少了檔案信息查詢所需的時間，同時各個階層都可以利用檔案管理系統來瀏覽自己所需要的各種檔案原文，并不會受到檔案原文無法共享的約束，檔案的利用率和查閱速度都得到了有效的提升。

（五）突破檔案使用的空間,檔案資源實現高度共享。傳統的實體檔案通常都會遭受空間與時間的制約，而檔案數字化依托計算機及網絡技術,將醫(yī)院的各種檔案資源進行集中筑建統一管理平臺,通過計算機終端的檢索,檔案利用人員能夠在權限的約束范圍內檢索自己所需要的檔案，足不出戶，就能夠查閱到自己所需檔案資料，檔案資源能夠得到最大限度地分享，并且還能將醫(yī)院的檔案資源進行有效的整合，從而有效提升其適用范疇與使用程度。

三、實施檔案數字化管理的思考

醫(yī)院綜合檔案實現數字化管理的工作復雜繁瑣，費時耗財，是一項工作量巨大的工程，應在充分調研的基礎上做好前提保障工作,有選擇有計劃分段開展，同時針對檔案數字化的過程實施嚴密的監(jiān)管，保障檔案數字化工作能夠有序的進行。

（一）先決條件。一是領導重視。領導的高度重視是保障檔案數字化工作有序開展的先決條件，醫(yī)院的工作重心在于醫(yī)療、教學和科研，檔案管理工作雖然很重要，但它和其他工作比起來只能算是服務角色，只有提高醫(yī)院領導對檔案數字化工作認識和重視，才能把數字化管理工作提上重要議事日程，并對其建設納入醫(yī)院發(fā)展的整體規(guī)劃里面。同時加大檔案數字化工作的宣傳力度,保障醫(yī)院的各個管理職能都能夠意識到檔案數字化對于醫(yī)院及個人發(fā)展的重要性，使得醫(yī)院上下能夠更為積極的參與與支持。二是基礎設施建設。軟硬件基礎是達成檔案數字化管理目標的基礎條件。一是硬件設施，醫(yī)院要加大經濟投入力度為檔案管理部門配置水平較為先進的硬件設施，比如高清數碼攝像機、復印機、打印機、高速掃描儀以及高性能計算機；二是軟件配置，軟件不僅要包含檔案應用軟件、語言處理軟件以及操作軟件等等，醫(yī)院還應當積極與社會中的軟件公司進行合作，開發(fā)一套適合自身實際情況的檔案管理軟件；三是人才保障，檔案數字化具有極強的技術性，因此對檔案管理工作人員的要求也較為苛刻。這就要求檔案管理工作人員要有專業(yè)化的檔案管理知識，同時也要具備高水平的信息網絡技術，如掌握多媒體、計算機軟件、互聯網操作技能與知識等，成為綜合性的管理人才，才能夠有效促進醫(yī)院檔案數字化建設的進行；四是健全制度的構建，檔案數字化管理工作實現有章可循的關鍵在于一套針對性的體系制度，這就需要醫(yī)院綜合參考檔案數字化工作的要求與醫(yī)院自身的實際情況，構建全新、完善、合理、科學、有效的檔案數字化各項工作制度，為數字化工作的順利進行提供保障。

（二）加強對數字化過程的控制。一是范圍鑒定。根據檔案管理的工作要求，并不是所有的室藏紙質檔案都需要進行數字化處理，在處理檔案數字化管理的過程中，應從檔案的價值性、破損性程度、搶救性原則，實用性原則，開放性原則，解密及時性原則等因素綜合考慮，對檔案數字化的范圍進行擇優(yōu)鑒選，充分發(fā)揮數字化成果的經濟效益和社會效益。二是前端控制。為了從整體上控制文件和數字化檔案的信息質量，檔案管理人員應該積極主動介入到文件、檔案的形成時期進行管理，并適時追蹤文件的制成、印發(fā)及后期歸檔，有效實施文件前、中、后等時期到一直歸檔的通盤規(guī)劃，便于檔案運行過程中的真實性、職能、相互關系、意圖以及目的進行有效的監(jiān)管。最終實現檔案管理工作與文件管理工作成為一個有機的整體，才能夠有效保障檔案資源的質量。三是質量管理。加強數字化工作流程的質量管理。比如針對紙質檔案進行數字化加工，針對紙質檔案的掃描必須要嚴格遵循檔號、頁號的流程開展，以免出現漏掃的情況；同時還必須要根據相關需求來選擇對應的分辨率進行掃描，從而有效保障圖像的清晰度。此外，針對圖像文件的存儲格式，應當綜合考慮是否方便閱讀、檔案的容量等，從而有效滿足相關的需要。四是安全防范。現階段，數字化檔案信息載體主要包括磁盤、光盤、磁帶等，這些載體易受溫度、環(huán)境、磁性、黑客侵入等因素影響，在其存儲、傳輸、處理、維護和提供利用的各個環(huán)節(jié)都面臨安全風險，極大地威脅著檔案信息的安全性。因此檔案管理部門必須要將數據的安全當作首要任務，加大各個流程的監(jiān)管力度，從而有效保障檔案資源的安全。如對數字化檔案進行數據庫備份、雙機備份和光盤備份,使所有檔案信息在光盤、U盤（移動硬盤）、辦公自動化系統（OA）服務器等載體上實現了高質量的存儲和管理,并且制定嚴格的管理辦法,分層次進行使用權限授權,保障檔案信息的可控性與安全性。

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