文/中國醫(yī)學科學院皮膚病醫(yī)院（研究所）　楊瑩

試論如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作

文/中國醫(yī)學科學院皮膚病醫(yī)院（研究所）楊瑩

【摘要】醫(yī)院檔案室的安全管理工作一直以來均是檔案管理的重要工作內容，如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作對于管理人員來說是一項不可推卸的重要職責。本文主要針對如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作展開論述，提出了若干具體對策：安裝監(jiān)控設備、堅決杜絕火源、杜絕非人因素以及建立安全制度。希望通過本文可以進一步給相關人員以安全管理經驗方面的啟示。

【關鍵詞】醫(yī)院；檔案室；安全管理

安全管理是管理學當中的一個重要分支，對其進行研究一直以來可以說是非常炙手可熱的。檔案不僅是醫(yī)院的寶貴資源，更是國家和社會的寶貴資源。為了更好的存放檔案，我國絕大部分醫(yī)院均建立有專門的檔案室，用以保護和存放相關的檔案。但是遺憾的是：有部分醫(yī)院的檔案管理人員對于檔案室的安全管理并沒有做到足夠的重視，也正是因為他們的不重視才最終造成檔案室造受了自然因素和人為因素的侵害，從而給檔案管理工作帶來了非常不利的影響?，F(xiàn)就如何做好醫(yī)院檔案室的安全管理工作談幾點看法。

一、安裝監(jiān)控設備

隨著科學技術的快速發(fā)展，監(jiān)控設備的安裝無疑已經成為安全管理的重要保障。監(jiān)控設備的安裝主要是為了可以對醫(yī)院檔案室進行全方位的監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有任何威脅安全管理的因素存在，就可以及時清除安全隱患，保證相關的檔案不受侵害。據(jù)了解，我國很多醫(yī)院的檔案室并沒有安裝專門的監(jiān)控設備，這樣的做法對于保護醫(yī)院的檔案室安全是非常不利的。安裝了監(jiān)控設備之后，一些不法人員不敢輕易闖入檔案室，這給予不法人員的心理上會形成一定的威懾力。在安裝監(jiān)控設備的時候，必須要保證監(jiān)控無死角，在大門、窗戶以及各個死角處必須要安裝攝像頭，唯有如此方能真正保障醫(yī)院檔案室的安全。與此相配合，對于監(jiān)控視頻必須要有專人24小時看守。對于24小時監(jiān)控的問題，醫(yī)院檔案室可以與保衛(wèi)部門協(xié)調，如將檔案室的監(jiān)控視頻與醫(yī)院的監(jiān)控視頻相整合，由保衛(wèi)部門派專人進行管理，定期向檔案室通報監(jiān)控情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時溝通并解決。另外，醫(yī)院檔案室使用哪種監(jiān)控設備，才能確保監(jiān)控實施的有效、安全，這可與保衛(wèi)部門商討研究，或請檔案安全管理方面的專業(yè)人士到現(xiàn)場調研，并給予意見與建議。

二、堅決杜絕火源

醫(yī)院檔案室內往往存放有大量的紙質檔案，這些紙質檔案最怕見火，一旦發(fā)生火災其所造成的損失往往無法挽回。因此，我們的檔案管理人員必須要定期對檔案室進行檢查，如果發(fā)現(xiàn)有電線、電器老化或破損必須要及時的予以更換。一般來說，醫(yī)院檔案室內應該堅決杜絕使用大功率電器，以免發(fā)生火災。除此之外，檔案室內也應堅決杜絕有人吸煙，如果發(fā)現(xiàn)在檔案室內有人吸煙必須要及時予以阻止，以免發(fā)生重大火災事故。在監(jiān)督別人的同時，管理人員自身也應該做到不在檔案室內吸煙。為了防止火災發(fā)生之后可以第一時間撲滅火源，醫(yī)院檔案室內還應該配備一定數(shù)量的消防設備，這些消防設備要定期檢查，一旦發(fā)現(xiàn)有消防設備出現(xiàn)老化或過期必須要及時進行更換。對于這一點，可以聘請專業(yè)的消防人員對其檢查。針對紙質檔案的特殊性，使用的消防設備，如滅火器、噴淋裝置等應為粉劑或壓縮氣體，或使用滅火沙、滅火毯等專用設備，這樣可以避免水對紙質檔案造成的二次損害。只要能夠做到上述幾點，檔案室內的火源一定可以得到有效的控制，降低因火災而給檔案室?guī)淼膿p失。

三、杜絕非人因素

眾所周知，濕度的變化很容易給醫(yī)院檔案室內的紙質檔案造成損害，尤其是在南方梅雨季節(jié)，由于空氣中的濕度較大，很容易致使紙質檔案發(fā)霉變質，這對于醫(yī)院檔案室的安全管理工作來說也是一個不小的挑戰(zhàn)。因此，為了有效控制好檔案室內的濕度，檔案管理人員必須要時刻關注檔案庫房內濕度的變化，一旦發(fā)現(xiàn)空氣內的濕度過大，必須要緊閉門窗，在庫房內放置大量的干燥劑或利用除濕機，降低庫房內的濕度。為了有效控制檔案室內的溫度和濕度，在室內還需要安裝空調，當干燥劑無法起到有效作用的時候，必須要打開空調，調整室內的溫濕度環(huán)境。另外，老鼠等小動物也是醫(yī)院檔案室安全管理的重大挑戰(zhàn)，在檔案室內必須要經常撒放老鼠藥、安裝捕鼠工具，杜絕有老鼠啃咬檔案。除了老鼠之外，還有一些蟲子也會啃咬紙質檔案，因此管理人員必須要定期噴灑殺蟲劑，讓檔案室免受蟲害的侵擾。霉菌是檔案室安全管理面臨的又一問題。應該確保檔案庫房空氣的流通，杜絕霉菌污染源的進入。一旦發(fā)現(xiàn)被霉菌污染的檔案，應該及時移出隔離，防止霉菌傳播，并用紫外線照射殺死霉菌。

四、建立安全制度

除了上述幾點之外，還需要建立專門的安全管理制度，從而有效保障醫(yī)院檔案室的安全。例如，必須要建立安全巡視制度。應安排專門人員對檔案室定期進行安全巡視，諸如可以一天一至兩次。在巡視過程當中一旦發(fā)現(xiàn)有任何威脅到檔案室安全的問題必須要予以及時處理；又如，應當建立進出人員審查制度。對于進出檔案室的人員必須要進行嚴格的身份審查，一旦發(fā)現(xiàn)有醫(yī)院外人員進入檔案室必須要嚴肅處理。再如，每天必須要對檔案室內的門窗進行檢查，離開之時必須要將其全部關閉。這些安全管理制度的建立都是非常必要的。在具體安全管理制度的建立健全方面，還需要相關人員對其進行進一步的研究，從而建立起完善的安全管理制度。

五、結論

總而言之，醫(yī)院檔案室的安全管理工作是一項非常重要的任務。管理人員必須要對其投以足夠的重視。醫(yī)院檔案室的安全管理只要能夠做到安裝監(jiān)控設備、堅決杜絕火源、杜絕非人因素以及建立安全制度，那么其安全管理成效一定會更上一個新的臺階。

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