文/平頂山市疾病預(yù)防控制中心 李鳳勤 謝清梅 李宗瑾

疾病預(yù)防控制文書檔案管理實(shí)踐與體會(huì)

文/平頂山市疾病預(yù)防控制中心 李鳳勤 謝清梅 李宗瑾

本文從領(lǐng)導(dǎo)重視、組織機(jī)構(gòu)健全、檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理的規(guī)范、制度的完善以及文書檔案的開發(fā)利用等幾個(gè)方面闡述了疾病預(yù)防控制文書檔案管理工作。

疾病預(yù)防控制；文書檔案管理；實(shí)踐與體會(huì)

一、疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理現(xiàn)狀

疾病預(yù)防控制文書檔案是疾病預(yù)防控制工作的真實(shí)記錄，是疾病預(yù)防控制事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書檔案管理工作是疾病預(yù)防控制工作者共同的責(zé)任。目前，文書檔案管理的發(fā)展與領(lǐng)導(dǎo)重視程度、人員素質(zhì)、制度建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等因素密切相關(guān)。平頂山市疾病預(yù)防控制中心（原平頂山市衛(wèi)生防疫站）文書檔案起步于1957年，從無到有，從少到多，經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的發(fā)展歷程，逐漸向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化管理軌道上邁進(jìn)，是我單位歷史和現(xiàn)實(shí)工作的真實(shí)反映?，F(xiàn)存文書檔案7209卷（件），移交市檔案館196卷。我中心的檔案管理工作，得到了上級(jí)檔案部門的認(rèn)可。1997年被河南省檔案局授予省級(jí)檔案達(dá)標(biāo)管理先進(jìn)單位；1999年被河南省人事廳、檔案局授予全省檔案工作先進(jìn)集體；2002年被國(guó)家檔案局授予科技事業(yè)單位“國(guó)家二級(jí)”檔案管理先進(jìn)單位。目前正在努力實(shí)現(xiàn)科技事業(yè)單位“國(guó)家一級(jí)”檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

二、疾病預(yù)防控制文書檔案管理實(shí)踐

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，組織機(jī)構(gòu)健全是做好疾病預(yù)防控制文書檔案管理工作的前提。疾病預(yù)防控制文書檔案管理工作是維護(hù)疾病預(yù)防控制中心歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，在疾病預(yù)防控制管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項(xiàng)工作，才能順應(yīng)文書檔案管理發(fā)展的需要，指導(dǎo)和服務(wù)疾病預(yù)防控制管理工作。多年來，隨著疾病預(yù)防控制事業(yè)的不斷發(fā)展，文書檔案管理在疾病預(yù)防控制工作中的重要性越來越得到顯著的體現(xiàn)。為此，我中心領(lǐng)導(dǎo)把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作來抓，在加強(qiáng)疾病預(yù)防控制工作的同時(shí)，將檔案管理工作納入年度目標(biāo)考核，一把手親自抓檔案管理工作，成立了由中心主任任組長(zhǎng)，分管主任任副組長(zhǎng)，辦公室主任、專職檔案員為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。配備了3名專職檔案員，其中1人具有檔案副高職稱，2人具有檔案中級(jí)職稱。各科室指定1名兼職檔案員，建立了自上而下覆蓋中心所有工作的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成了齊抓共管的工作局面。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好疾病預(yù)防控制文書檔案管理工作的保證。文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理工作的質(zhì)量高低，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好文書檔案管理工作的關(guān)鍵所在?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)”。這是從法律高度對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。為了使檔案管理工作人員能夠適應(yīng)檔案工作的需要，首先加強(qiáng)了檔案管理人員愛崗敬業(yè)教育，增強(qiáng)其責(zé)任感和使命感。其次是加強(qiáng)培訓(xùn)，定期不定期外派檔案管理人員參加各類檔案知識(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。再者是外出參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

（三）管理規(guī)范是做好疾病預(yù)防控制文書檔案管理工作的關(guān)鍵。文書檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，也是整個(gè)疾病預(yù)防控制中心管理工作不可分割的一部分，可以有效提升中心日常工作質(zhì)量和效率，對(duì)疾病預(yù)防控制事業(yè)如何發(fā)展起到重要的指導(dǎo)作用。為了全面反映疾病預(yù)防控制中心管理工作內(nèi)容，完整地保存各類文件材料，就要對(duì)文書檔案工作進(jìn)行規(guī)范管理。我們做了以下幾方面的工作。1.文件材料的收集。根據(jù)疾病預(yù)防控制中心工作實(shí)際，文件材料的收集采取平時(shí)收集和定期收集相結(jié)合的方法，專職檔案員和各科室兼職檔案員共同負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的真實(shí)、及時(shí)、完整。2.文件材料的整理、歸檔、保管。平頂山市疾病預(yù)防控制中心規(guī)定文書檔案的整理工作要求在次年的6月底之前完成。對(duì)照文書檔案歸檔范圍及保管期限進(jìn)行整理。按照年度-組織機(jī)構(gòu)-保管期限分類，分永久、30年、10年。形成了管理科學(xué)，存放有序，查找方便的文書檔案。嚴(yán)格按照檔案庫房管理制度對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，確保檔案的安全。3.文書檔案的編研與開發(fā)利用。做好文書檔案工作是為了更好地開發(fā)利用檔案，其根本目的就是積累和保存歷史資料，為借閱者提供信息服務(wù)，充分體現(xiàn)疾病預(yù)防控制文書檔案的利用價(jià)值，發(fā)揮文書檔案的后期開發(fā)作用。檔案管理人員利用室藏文書檔案資源編寫了平頂山市疾病預(yù)防控制中心《全宗介紹》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《文件匯編》《大事記》《年鑒》《論文匯編》《科研成果匯編》《會(huì)議簡(jiǎn)介匯編》《1957-2012年大事記匯編》《1957-1985年站志》和《1986-2005年站志》等。

（四）制度完善是做好疾病預(yù)防控制文書檔案管理工作的基礎(chǔ)。在文書檔案管理工作中，堅(jiān)持用制度規(guī)范人、約束人，用制度規(guī)范文書檔案管理工作。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合疾病預(yù)防控制中心工作實(shí)際，平頂山市疾病預(yù)防控制中心制訂了《文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系》《文書檔案管理辦法》《文書檔案分類方案》《文書檔案歸檔范圍及保管期限》《檔案保密制度》《檔案人員崗位責(zé)任制》《立卷歸檔制度》《檔案借閱利用制度》《檔案庫房管理制度》《檔案鑒定與銷毀制度》和《檔案統(tǒng)計(jì)制度》等，這些制度為做好疾病預(yù)防控制文書檔案管理工作提供了保障。

三、疾病預(yù)防控制文書檔案管理體會(huì)

文書檔案管理是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，其水平的高低，不僅影響著檔案資料的質(zhì)量，甚至?xí)绊懙郊膊☆A(yù)防事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。因此，作為文書檔案管理人員，必須提高文書檔案科學(xué)管理水平和為疾控中心服務(wù)的工作能力，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，為疾控中心和社會(huì)提供更多有價(jià)值的文書檔案信息資源。

（一）有為才能有位。在日常工作中，檔案管理工作機(jī)械重復(fù)，繁瑣枯燥，只有檔案管理工作者恪盡職守，任勞任怨，一絲不茍，不厭其煩，把文書檔案管理的每個(gè)細(xì)節(jié)、每個(gè)環(huán)節(jié)做好做到位，才能做出成績(jī)，得到認(rèn)可，才能引起領(lǐng)導(dǎo)重視，把檔案管理工作放到更加重要的位置。

（二）規(guī)范管理、完善制度。我們?cè)诙嗄甑奈臅鴻n案管理工作中，逐漸摸索出了一套行之有效的管理制度和工作模式，文書檔案管理日臻完善。不僅提高了疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理水平，而且促進(jìn)了各項(xiàng)工作爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)，晉檔升級(jí)。省、市多個(gè)單位來我中心參觀學(xué)習(xí)文書檔案管理模式。

（三）加強(qiáng)文書檔案開發(fā)利用。編研的目的是為了更好地開發(fā)利用疾病預(yù)防控制文書檔案，只有加強(qiáng)開發(fā)和利用，才能提高文書檔案的價(jià)值，擴(kuò)大及提升疾病預(yù)防控制中心在社會(huì)上的影響力和知名度。

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