陳 靜

(東北大學(xué)計劃財經(jīng)處,遼寧沈陽 110819)

基于一卡通的高等院校財務(wù)報賬流程再造設(shè)計

陳 靜

(東北大學(xué)計劃財經(jīng)處,遼寧沈陽 110819)

財務(wù)報賬是高等院校運作的基礎(chǔ)性財務(wù)工作,高校傳統(tǒng)財務(wù)報賬流程存在諸多問題:如數(shù)據(jù)缺乏共享,信息傳遞時效性差,財務(wù)信息不對稱,環(huán)節(jié)冗余,重復(fù)性勞動多等等。流程問題是造成高校普遍存在“報賬難”現(xiàn)象的根本原因。為解決這一問題,基于一卡通平臺建立了高校財務(wù)服務(wù)管理系統(tǒng)構(gòu)架,以實現(xiàn)高校各部門系統(tǒng)的互聯(lián)互通,數(shù)據(jù)充分共享;在一卡通系統(tǒng)平臺基礎(chǔ)上,根據(jù)業(yè)務(wù)流程再造理論,進行了高校財務(wù)報賬流程再造方案設(shè)計,實現(xiàn)了報賬網(wǎng)絡(luò)遠程化操作、無現(xiàn)金報賬、電子簽批、電子發(fā)票與紙質(zhì)票據(jù)兼容、憑證智能化生成、信息實時推送及查詢的財務(wù)報賬新模式。

財務(wù)報賬;報賬流程;流程再造;網(wǎng)絡(luò)報銷

近年來,高校財務(wù)報賬問題成為了高校財務(wù)業(yè)務(wù)研究的基本問題。理論界對此進行了不同程度的研究,形成了一系列基礎(chǔ)性研究成果。王志成(2011)[1]提出財務(wù)報賬難是當(dāng)前各高校財務(wù)核算管理過程中最顯著的問題,提出網(wǎng)絡(luò)報銷模式將是解決財務(wù)報賬難問題的新途徑。丁家源

(2012)[2]針對高校報賬難問題,提出增加財務(wù)人員配備,提高人員素質(zhì),完善財務(wù)制度,規(guī)范報賬流程,搞好財務(wù)信息化建設(shè),建立一套完整的高效快捷的財務(wù)服務(wù)體系,能緩解并逐步解決高校報賬難的問題。楊光、藍宗遂(2013)[3]分析了高校傳統(tǒng)的財務(wù)報賬流程存在的弊病,提出通過微觀信息的集成共享和組織結(jié)構(gòu)的重組來實現(xiàn)高校財務(wù)報賬流程的再造。周文瓊等(2014)[4]提出了面向移動云計算的高校財務(wù)報銷系統(tǒng)的體系架構(gòu),提出了網(wǎng)絡(luò)報銷的模式,增強報賬審批的透明度,提高信息的共享性。

在高校一卡通財務(wù)管理模式研究方面,孫中國(2010)[5]提出校園一卡通推廣過程中,應(yīng)解決建設(shè)初期的規(guī)劃問題、運管模式的選擇問題、系統(tǒng)運行中的安全穩(wěn)定問題及輸出報表格式的設(shè)計問題。孫慧玲等(2010)[6]針對高校一卡通平臺下的財務(wù)管理模式,構(gòu)建了一卡通安全評估指標體系,分析了一卡通財務(wù)管理模式的可行性。宋海紅(2013)[7]分析了高校一卡通的財務(wù)管理功能,提出了一卡通實施中存在網(wǎng)絡(luò)安全、信息采集、人員素質(zhì)等問題及解決方案,以期一卡通更安全、規(guī)范、有效運行。常青、郭彬(2013)[8]分析了校園一卡通相關(guān)的會計核算方法,提出在一卡通系統(tǒng)應(yīng)用過程中,應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范各部門信息,全面協(xié)調(diào)規(guī)劃,應(yīng)保證系統(tǒng)運行穩(wěn)定和網(wǎng)絡(luò)安全,加強行政監(jiān)控和內(nèi)部控制,提高工作人員素養(yǎng)。

綜觀現(xiàn)有文獻,學(xué)術(shù)界對于建設(shè)數(shù)字化校園,推廣一卡通系統(tǒng)實現(xiàn)校園內(nèi)系統(tǒng)互聯(lián)互通,資源共享的重要性已達成了一致的認識,而且學(xué)者們普遍認為一卡通對于高校財務(wù)管理模式將帶來變革,具體包括會計核算模式、資金運作模式、收費管理模式、財務(wù)信息管理模式和財務(wù)信息查詢模式。同時,學(xué)者們對校園一卡通系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題進行了分析,并提出有效的解決方案。另一方面,理論界對于近年來高校出現(xiàn)的報賬難的問題也給予越來越多的重視,大量的文獻分析了高校出現(xiàn)報賬難問題的原因,摸清了報賬工作存在的問題,從不同角度進行了分析和思考,提出了較好的工作改進思路。然而,所有文獻在對造成高校報賬難的眾多原因分析中,并未明確指出報賬流程是最關(guān)鍵的因素,也沒有建立一卡通系統(tǒng)平臺與財務(wù)報賬流程的有機聯(lián)系。因此,如何借助校園一卡通系統(tǒng)平臺實現(xiàn)高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)與高校其他系統(tǒng)的互聯(lián)互通,數(shù)據(jù)共享,并以此為基礎(chǔ)進行財務(wù)報賬流程的再造設(shè)計,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠程操作和電子審批,充分實現(xiàn)報賬的自動化、智能化,將是從根本上解決高校報賬難問題的有效方案。

一、目前我國高等院校財務(wù)報賬基本流程及其存在的問題

流程是一組共同給客戶創(chuàng)造價值的相互關(guān)聯(lián)的活動。在流程的設(shè)計和實施過程中,需要對流程不斷的改進,以期取得最佳效果。財務(wù)報賬是指經(jīng)辦人依據(jù)真實、合法的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動取得財稅部門監(jiān)制的票據(jù)后,粘貼填制規(guī)范的報銷憑證,并由經(jīng)費審批人簽章審批后,到財務(wù)部門辦理報賬手續(xù)的行為。財務(wù)報賬流程指的是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后完成票據(jù)審批報銷支付的工作流向順序。

目前我國各高校的財務(wù)報賬流程趨同(如圖1所示),可概括為五個步驟:①經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后,經(jīng)辦人整理粘貼發(fā)票。②經(jīng)費負責(zé)人簽章審批。③由報賬人送至財務(wù)部門進行會計核算,編制記賬憑證。會計核算是最為復(fù)雜的環(huán)節(jié),包括審核單據(jù)、歸類匯總、數(shù)據(jù)錄入和打印憑證四個步驟。審核單據(jù)包括審核經(jīng)費審批手續(xù),審核經(jīng)費來源及收入的合理性,審核經(jīng)費開支范圍和開支標準,審核原始票據(jù)是否真實合法有效。④對記賬憑證和原始憑證進行復(fù)核。⑤完成現(xiàn)金和銀行轉(zhuǎn)賬的支付工作。

圖1 我國高校傳統(tǒng)會計報賬流程示意圖

這種報賬流程與企業(yè)基本相似,但由于高校財務(wù)報賬具有政策性強、經(jīng)費來源復(fù)雜、各類經(jīng)費的開支范圍和標準各不相同,業(yè)務(wù)繁雜,報賬服務(wù)對象廣泛等特點,現(xiàn)行的報賬流程存在的問題明顯顯現(xiàn),嚴重影響高校財務(wù)工作質(zhì)量和效率。

我國高校經(jīng)費主要來源包括:財政撥款、學(xué)費

收入、科研經(jīng)費撥款、橫向科研經(jīng)費、社會捐贈、產(chǎn)業(yè)收入、社會服務(wù)創(chuàng)收等。不同經(jīng)費來源,直接導(dǎo)致各類經(jīng)費的使用范圍、核算要求不同。同時各高校大型基建項目開展、橫向科研合作、境外學(xué)術(shù)交流不斷增加,加之各種規(guī)章制度、法律文件的快速更新,導(dǎo)致會計核算業(yè)務(wù)類型日益復(fù)雜化,使得會計核算規(guī)模增大,難度提高,高校財務(wù)管理工作日益艱巨,尤其是高校財務(wù)報賬工作?，F(xiàn)行的高校財務(wù)報賬流程明顯不能適應(yīng)這種形勢要求,存在以下問題:

(1)數(shù)據(jù)缺乏共享,信息傳遞時效性差。由于學(xué)校各部門的管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)相互獨立,沒有形成信息資源共享機制。比如科技處的科研項目管理與財務(wù)處的科研經(jīng)費核算,人事處的人事薪酬管理與財務(wù)處的薪酬發(fā)放,教務(wù)處的學(xué)籍管理與財務(wù)處學(xué)費管理,資產(chǎn)處的固定資產(chǎn)管理與財務(wù)處的固定資產(chǎn)核算。這種相互獨立在報賬流程上主要體現(xiàn)在報銷經(jīng)辦人需要到學(xué)校相關(guān)的職能部門辦理相關(guān)的手續(xù)后才能到財務(wù)處辦理報賬。比如部分人員經(jīng)費和科研經(jīng)費的報賬需要先到人事處和科技處辦理手續(xù),經(jīng)該部門確認后,憑相關(guān)手續(xù)到財務(wù)處辦理報賬;固定資產(chǎn)購置報賬需要先到資產(chǎn)處辦理手續(xù),憑資產(chǎn)處出具的設(shè)備申購和設(shè)備驗收手續(xù)到財務(wù)處報賬等等。這必然增加了財務(wù)報賬流程的復(fù)雜性,并耗費大量時間。

同時,這種信息系統(tǒng)的相互獨立也造成各部門和經(jīng)費負責(zé)人難以及時了解各項經(jīng)費預(yù)算控制情況和使用進度情況,從而導(dǎo)致經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況差,甚至?xí)斐梢蝾A(yù)算超支而無法完成報賬,或為了加快預(yù)算的執(zhí)行進度,而出現(xiàn)某時間段集中報銷的情況。

(2)財務(wù)信息不對稱,造成報賬一次性通過率低。高校財務(wù)工作具有很強的專業(yè)性,對信息的掌握度、信息的傳遞范圍、信息透明程度是決定報賬人進行財務(wù)報賬時能否一次性通過的重要因素。財務(wù)人員必須依照相關(guān)的法律法規(guī)及具體解釋,嚴格執(zhí)行學(xué)校財務(wù)工作規(guī)范和業(yè)務(wù)流程,審核經(jīng)費審批手續(xù),審核經(jīng)費來源,審核經(jīng)費開支范圍和開支標準,審核原始憑證,并編制記賬憑證。而作為服務(wù)對象,包括有些審批人,對財務(wù)報銷的規(guī)章制度、經(jīng)費的開支范圍知之甚少,甚至對于橫向科研經(jīng)費,不少老師存在錯誤思想,認為經(jīng)費是老師辛苦勞動所得,是自己的錢,可以自由支配,可以用于個人消費。正是由于這種信息不對稱,造成報銷人經(jīng)常由于報銷票據(jù)不合規(guī)、手續(xù)不全而多次往返,增加了報賬人的時間成本,占用財務(wù)部門原本有限的人力資源,甚至經(jīng)常引發(fā)矛盾,嚴重影響報銷效率。

(3)環(huán)節(jié)冗余,重復(fù)性勞動多,造成簽字難,排隊報賬難。由于現(xiàn)階段高校規(guī)模普遍比較大,學(xué)科較多,為提升管理效率,高校一般將財務(wù)管理權(quán)限下放至院、系級別,由院、系作為財務(wù)報賬的第一道控制環(huán)節(jié)。根據(jù)報賬業(yè)務(wù)的性質(zhì)和金額,超越審批權(quán)限還需要校極領(lǐng)導(dǎo)審批。同時,高校財務(wù)報賬普遍采取票據(jù)的手工傳遞,每一項報賬業(yè)務(wù)都需要層層面簽。由于高校領(lǐng)導(dǎo)大都兼有教學(xué)、行政、科研的多重身份,勢必增加領(lǐng)導(dǎo)的工作負荷,領(lǐng)導(dǎo)因為會議或差旅外出,勢必增加報賬的不確定性而耗費報賬人大量的時間成本,造成簽字難。同時,所有的財務(wù)報賬都會集中到財務(wù)部門的會計核算大廳進行賬務(wù)處理和款項支付,大部分高校引入排隊叫號系統(tǒng),但依然無法解決排隊時間長、排隊無序的問題,更無法根本解決報賬難的問題。

(4)財務(wù)人員超負荷工作,難以提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。隨著高教事業(yè)的發(fā)展,高校會計核算資金量成倍增加,服務(wù)對象人數(shù)不斷增加,但財務(wù)人員的數(shù)量并未呈現(xiàn)出對應(yīng)比例的增加,財務(wù)人員承受很大壓力。高校財務(wù)人員考核機制普遍落后,由于工作量計量困難,績效獎金與職稱的評定等很難與日常工作量掛鉤,再加上財務(wù)工作本身的枯燥繁瑣,財務(wù)人員很容易產(chǎn)生消極怠工等不良情緒,影響了工作質(zhì)量和效率。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與推廣,高等院校管理模式正在朝信息化方向改革。高校的管理部門通過信息化手段,實現(xiàn)對各種資源的有效集成、整合和優(yōu)化,資源的有效配置和充分利用,從而提高管理服務(wù)工作的效率、效果和效益。因此,對原有傳統(tǒng)的高校財務(wù)報賬流程業(yè)務(wù)進行再造,是信息化發(fā)展和資源有效配置以及提升效率的必然要求。

二、高校財務(wù)報賬流程再造的具體設(shè)計方案

1.基于一卡通的財務(wù)管理系統(tǒng)構(gòu)建

校園一卡通系統(tǒng)是數(shù)字化校園的重要組成部分,是指綜合運用智能卡技術(shù)、校園網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全技

術(shù)、計算機控制技術(shù)和軟件工程技術(shù),采取銀行卡社會金融功能與校園卡務(wù)管理功能相結(jié)合的方式,遵循國家金融業(yè)、信息業(yè)的相關(guān)技術(shù)標準和行業(yè)規(guī)范,在校園內(nèi)提供身份認證、金融服務(wù)、校務(wù)管理、消費服務(wù)等一整套管理信息系統(tǒng)。除了具有電子支付、身份認證、資金結(jié)算、費用定向發(fā)放、金融等功能,一卡通系統(tǒng)還具有一個十分重要的功能,就是與其他系統(tǒng)的互通擴展功能。如圖2所示,通過校園一卡通系統(tǒng)預(yù)留擴展接口,逐步實現(xiàn)其與校園信息化建設(shè)過程中其他MIS系統(tǒng)、OA系統(tǒng)對接,如高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)、圖書館管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)等。通過這種建立在一卡通系統(tǒng)平臺基礎(chǔ)上的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通,充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時共享。

圖2 基于一卡通平臺的高校財務(wù)服務(wù)管理系統(tǒng)構(gòu)架

各部門子系統(tǒng)通過向財務(wù)管理系統(tǒng)反饋信息,如圖書館管理系統(tǒng)反饋超期罰款和賠償信息等,教務(wù)系統(tǒng)反饋教材費、學(xué)宿費等信息,后勤系統(tǒng)反饋水電費和商戶消費等信息,資產(chǎn)管理部門、科技管理部門、人事管理部門反饋業(yè)務(wù)信息等,財務(wù)信息系統(tǒng)根據(jù)這些信息完成賬務(wù)處理,并通過與校園一卡通系統(tǒng)平臺的對接,完成各項業(yè)務(wù)的無現(xiàn)金結(jié)算。對于會計報銷中的審批環(huán)節(jié),也可以通過系統(tǒng)互聯(lián)互通完成網(wǎng)上傳遞式審批,校園一卡通平臺再將資金結(jié)算信息反饋到財務(wù)信息查詢系統(tǒng),供學(xué)校各部門子系統(tǒng)進行實時查詢。財務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息化將是繼會計電算化后的又一變革,必將拓展高校服務(wù)管理的空間范圍,減少財務(wù)人員的工作量,減少財務(wù)報賬人的時間成本,極大地提高工作效率。

2.財務(wù)報賬流程再造的設(shè)計

業(yè)務(wù)流程再造,是指由組織過程重新出發(fā),從根本上思考每一個活動的價值貢獻,然后運用現(xiàn)代信息技術(shù),將人力和工作過程徹底改變及重新架構(gòu)組織活動關(guān)系。業(yè)務(wù)流程再造出發(fā)點是顧客,改造的是流程,借助的是信息技術(shù),目標是提高效率。即通過現(xiàn)代信息技術(shù),改變傳統(tǒng)的工作方式,盡可能實現(xiàn)信息的一次性處理和信息共享目標。美國邁克爾·哈默博士[9]于1990年提出了“業(yè)務(wù)流程再造”(business process reengineering,簡稱BRP),并將它引入到西方企業(yè)管理領(lǐng)域。他認為:“我們必須重組業(yè)務(wù),用信息技術(shù)的力量徹底地重新設(shè)計業(yè)務(wù)流程,使組織在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等關(guān)鍵指標上取得顯著的提高?！彼赋?“企業(yè)流程再造是以工作流程為中心,重新設(shè)計企業(yè)的經(jīng)營、管理和運作方式,在新的企業(yè)運行空間條件下,改造原來的工作流程,以使企業(yè)更適應(yīng)未來的生存發(fā)展空間?！?/p>

業(yè)務(wù)流程再造理論在高校財務(wù)管理中的重要應(yīng)用就是以先進的信息系統(tǒng)和信息技術(shù)為手段,對高校傳統(tǒng)的財務(wù)報賬流程進行重新設(shè)計、歸并、組合,并將重組后的業(yè)務(wù)流程用先進的計算機信息技術(shù)再造出來,以加強財務(wù)管理,優(yōu)化資源配置,建立起高效的財務(wù)報賬業(yè)務(wù)流程。

高校財務(wù)報賬流程再造應(yīng)遵循三個原則:

①戰(zhàn)略指導(dǎo)原則。業(yè)務(wù)流程再造是系統(tǒng)思想在重組業(yè)務(wù)流程過程中的具體實施,它注重整體流程的系統(tǒng)優(yōu)化,強調(diào)整體最優(yōu)而不是單個環(huán)節(jié)或作業(yè)任務(wù)最優(yōu)。這種優(yōu)化的衡量標準是理順業(yè)務(wù)流程,強調(diào)流程中每一個環(huán)節(jié)上的活動盡可能實現(xiàn)最大化增值,盡可能減少無效的或不增值

的活動,并基于整體流程全局最優(yōu)(而不是局部最優(yōu))的目標,設(shè)計和優(yōu)化流程中的各項活動,消除本位主義和利益分散主義。

根據(jù)《關(guān)于“十一五”期間進一步加強高等學(xué)校財務(wù)管理工作的若干意見》中“高校應(yīng)大力推進財務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),實施統(tǒng)一核算和實時監(jiān)控,創(chuàng)新財務(wù)管理手段,提升財務(wù)管理水平和會計信息質(zhì)量”的要求,高校財務(wù)報賬流程再造應(yīng)立足于戰(zhàn)略高度,即以一卡通系統(tǒng)為基礎(chǔ)的數(shù)字化校園建設(shè)為平臺,而不是局部技術(shù)改造,從而避免各個環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)性不夠,彼此缺乏有機聯(lián)系,導(dǎo)致新流程難以發(fā)揮作用。

②客戶價值原則。財務(wù)報賬流程再造的關(guān)注點在于客戶價值最大化。高校的財務(wù)報賬業(yè)務(wù)是財務(wù)部門為師生提供財務(wù)服務(wù)的一項重要內(nèi)容,了解師生的需求,提供優(yōu)質(zhì)高效的財務(wù)服務(wù),為客戶提供價值的增值是財務(wù)工作的目標。因此,在財務(wù)報賬流程再造過程中,要以“客戶價值導(dǎo)向”為基礎(chǔ),打破原有的部門職能界限,充分實現(xiàn)客戶價值最大化。

③以人為本原則。流程設(shè)計應(yīng)堅持界面的與人友好,各環(huán)節(jié)間注重科學(xué)耦合與合理設(shè)計,有助于人與人之間的合作。既為報賬人提供便捷服務(wù),又能降低財務(wù)人員的勞動消耗,發(fā)揮積極性,最大限度挖掘個人潛力。

基于以上原則,高校財務(wù)報賬流程再造的思路應(yīng)集中以下幾點:實現(xiàn)報賬網(wǎng)絡(luò)遠程化操作,設(shè)計網(wǎng)絡(luò)報賬;再造支付流,實現(xiàn)無現(xiàn)金報賬;負責(zé)人審批流程再造,實現(xiàn)電子簽批;對票據(jù)傳遞流程再造,設(shè)計電子發(fā)票與紙質(zhì)票據(jù)兼容模式;對會計憑證產(chǎn)生方式再造,實現(xiàn)憑證智能化生成;對財務(wù)信息提供方式再造,實現(xiàn)信息實時推送及查詢。這種流程再造的終極目標是實現(xiàn)“無錢、無人、無票、無隊”的財務(wù)報賬創(chuàng)新模式。

圖3是電子發(fā)票模式下高校財務(wù)報賬流程再造方案,圖4是傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票模式下高校財務(wù)報賬流程再造方案。

圖3 電子發(fā)票模式下高校財務(wù)報賬流程再造方案設(shè)計

圖3中,報賬人將原始電子發(fā)票通過登錄財務(wù)管理信息系統(tǒng),進行網(wǎng)上錄入,包括摘要、科目、金額等,由系統(tǒng)自動生成報銷單流轉(zhuǎn)號。根據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的審批人權(quán)限和系統(tǒng)生成的報銷單流轉(zhuǎn)號,系統(tǒng)自動提交至經(jīng)費負責(zé)人,由經(jīng)費負責(zé)人完成網(wǎng)上電子簽章。完成審批程序,報銷單自動電子投遞到財務(wù)處審核制單,憑證復(fù)核,完成無現(xiàn)金支付。這種流程再造是基于電子發(fā)票普及的情況下,真正實現(xiàn)高校財務(wù)報賬的“無錢、無人、無票、無隊”的財務(wù)報賬創(chuàng)新模式。在電子發(fā)票無法在短時間內(nèi)普及的背景下,圖4是基于傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票模式下,財務(wù)報賬流程再造的過渡方案。不同于圖3,過渡方案中,在通過財務(wù)管理信息系統(tǒng)進行網(wǎng)上錄入時,需增加影像錄入環(huán)節(jié),即將紙質(zhì)發(fā)票通過掃描或拍照的方式電子化,并錄入系統(tǒng);在完成電子審批后,需由報賬人將網(wǎng)上報銷清單打印,附上原始票據(jù)原件,由院系部門集中匯總到財務(wù)部門,再由財務(wù)人員完成審核制單、復(fù)核及無現(xiàn)金支付的全過程。

新的財務(wù)報賬流程實現(xiàn)了以下功能:

①財務(wù)報銷流程再造——網(wǎng)上操作。報賬人用真實信息登錄財務(wù)管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)報賬系統(tǒng),申報報賬信息,系統(tǒng)會根據(jù)不同經(jīng)費的預(yù)算控制自動確認,對于預(yù)算超支的或預(yù)算不允許列

支的項目不予通過。如果預(yù)算通過,網(wǎng)絡(luò)申報成功,自動生成網(wǎng)絡(luò)報銷單流轉(zhuǎn)號。所以新流程不會出現(xiàn)報賬人到財務(wù)處排隊報賬結(jié)果發(fā)現(xiàn)預(yù)算有問題的情況。財務(wù)報賬系統(tǒng)通過預(yù)設(shè)的經(jīng)費審批人權(quán)限,根據(jù)生成的報銷單流轉(zhuǎn)號將憑證提交至經(jīng)費審批人。經(jīng)費審批人可通過財務(wù)信息管理系統(tǒng)查詢經(jīng)費的預(yù)算和使用情況,進行網(wǎng)上審批、電子簽章,完成無紙化網(wǎng)上審批,再提交至系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)報銷開辟了新的報銷渠道,減少甚至避免排隊等待的時間,有效緩解報銷高峰期報賬難的狀況,同時報銷人員通過網(wǎng)上錄入程序,可進一步加深對財務(wù)報銷流程和財務(wù)制度的了解。

圖4 紙質(zhì)發(fā)票模式下高校財務(wù)報賬流程再造方案設(shè)計

②資金支付流程再造——無現(xiàn)金支付。無現(xiàn)金支付是指在信息技術(shù)快速發(fā)展和網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)日漸成熟和普及的背景下,報銷人在辦理報賬業(yè)務(wù)的過程中,所有的現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬付款業(yè)務(wù),都通過無現(xiàn)金支付系統(tǒng),即高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)通過銀企端通訊機對接,將報銷款項直接轉(zhuǎn)入報賬人銀行卡或收款單位的銀行賬戶中,不再通過現(xiàn)金方式完成支付的付款方式。無現(xiàn)金支付模式減輕了財務(wù)人員的信息錄入量,大大提高了財務(wù)人員的工作效率,確保付款準確無誤。同時,也有效避免了現(xiàn)金流管理的風(fēng)險。

③審批流程再造——電子簽名審批?！吨腥A人民共和國數(shù)字簽名法》于2004年8月通過, 2005年4月1日起施行。法律明確規(guī)定以數(shù)字簽名方式簽署的合同、文件等電子文檔具有法律效應(yīng)。這一點為實現(xiàn)高校財務(wù)報賬審批流程再造的電子簽名審批提供法律依據(jù)。在推行一卡通的數(shù)字化校園平臺下,統(tǒng)一身份認證,并結(jié)合CA證書(certificate authority)管理,實現(xiàn)財務(wù)報賬流程的電子簽章審批。網(wǎng)上審批功能,不但可以減少報賬人找經(jīng)費負責(zé)人面對面審批的環(huán)節(jié),也使經(jīng)費負責(zé)人可以根據(jù)自己的時間安排完成財務(wù)報銷審核審批工作,避免每天不定時被各類報銷審批占用大量的時間。

④票據(jù)傳遞流程再造——電子票據(jù)與紙質(zhì)票據(jù)兼容。原始憑證是用來記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的憑據(jù)。原始憑證電子化,可分為兩方面:一方面是將紙質(zhì)的原始憑證通過拍照或是掃描等方式轉(zhuǎn)化為計算機可識別的電子數(shù)據(jù);另一方面,原始憑證電子化是指原始憑證在取得、使用的過程中以電子發(fā)票、電子數(shù)據(jù)的形式存在,這將是原始憑證產(chǎn)生方式的重大改革。根據(jù)我國的實際情況,短期內(nèi)無法實現(xiàn)電子發(fā)票的普及,所以在財務(wù)報賬流程再造過程中還應(yīng)采取紙質(zhì)形式和電子形式并存的方式。對于紙質(zhì)發(fā)票,財務(wù)報賬人將原始憑證按照采集規(guī)則進行影像采集并上傳,轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)供負責(zé)人網(wǎng)上審批,同時將紙質(zhì)的原始憑證傳遞至部門級別的財務(wù)員,由財務(wù)員匯總到財務(wù)部門。對于電子發(fā)票,則省去影像錄入的環(huán)節(jié),進行審批流程,再流轉(zhuǎn)到財務(wù)部門完成制單。

⑤會計憑證生成方式再造——智能憑證。新的流程打破了原有的分工方式。報賬工作更多的是向有報賬需求的院系部門轉(zhuǎn)移。報賬人需要完成原始單據(jù)的整理粘貼,科目分類,金額匯總,

并通過財務(wù)管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)完成報賬信息的錄入工作。這些信息包括摘要、科目、金額、無現(xiàn)金支付信息等。這些工作在傳統(tǒng)的高校報賬流程里都是由財務(wù)人員完成的,所以新的流程打破傳統(tǒng)的分工方式。財務(wù)人員在制單的過程中只需要簡單核對確認生成智能憑證。這種方式提高制單準確性,提高了工作效率。

⑥財務(wù)信息查詢方式再造——實時推送。在以一卡通為基礎(chǔ)的數(shù)字化校園平臺上,財務(wù)信息流的傳遞將變被動為主動,通過財務(wù)系統(tǒng)與各部門系統(tǒng)的互聯(lián)互通,可以實現(xiàn)財務(wù)信息流的實時推送。在新的財務(wù)報賬流程中,簽字審批完成,生成記賬憑證,或是資金支付完成,系統(tǒng)都會將信息自動向報賬人員、審批人員推送,這種信息實時傳遞方式增加了流程的透明性,提升了財務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量和水平。

四、財務(wù)報賬流程再造的實施保障

1.加強網(wǎng)絡(luò)安全,提高系統(tǒng)穩(wěn)定性

高校財務(wù)信息系統(tǒng)及新的財務(wù)報賬流程是基于校園一卡通系統(tǒng)平臺才能得以實現(xiàn),其龐大規(guī)模和分布廣泛的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點,對校園網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)運行穩(wěn)定性提出巨大挑戰(zhàn)。提升網(wǎng)絡(luò)安全和系統(tǒng)穩(wěn)定性,需要加強對計算機病毒防范,及時快速修補系統(tǒng)漏洞,加強身份認證識別技術(shù)開發(fā),同時加大網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控力度,做好安全隔離,最大程度防止非法入侵者,做好數(shù)據(jù)備份工作,以便盡快修復(fù),將損害程度降到最低。

2.完善財務(wù)制度與規(guī)范

由于新的財務(wù)報賬流程與傳統(tǒng)流程區(qū)別較大,為了保障新流程的順利實施,高校應(yīng)針對信息化的財務(wù)報賬流程制定新的財務(wù)報賬流程手冊,包括制定適應(yīng)新的財務(wù)報賬流程的財務(wù)報賬管理制度,并健全和完善高校相應(yīng)資產(chǎn)、財務(wù)、審計等管理制度。

3.開發(fā)高校財務(wù)管理手機APP,增加微信公共賬號的服務(wù)功能

隨著云計算和大數(shù)據(jù)時代的到來,手機移動終端已日漸普及,開發(fā)高校財務(wù)管理手機APP,增加高校財務(wù)微信公共賬號,實現(xiàn)財務(wù)法規(guī)制度及報賬流程規(guī)范的及時推送,增加財務(wù)人員與服務(wù)對象的互動溝通,引入財務(wù)信息查詢及移動審批功能。

4.建立財務(wù)與服務(wù)對象的信息溝通及合作平臺

在高校財務(wù)信息系統(tǒng)里增設(shè)財務(wù)法規(guī)庫模塊、業(yè)務(wù)流程模塊、項目查詢模塊、財務(wù)問題咨詢模塊等。在各學(xué)院和各行政部門設(shè)立專兼職的財務(wù)秘書,定期培訓(xùn),通過財務(wù)秘書集中辦理各部門的財務(wù)業(yè)務(wù)。財務(wù)部門下設(shè)專業(yè)的科研服務(wù)機構(gòu),利用財務(wù)專業(yè)知識,與科研管理部門一同參與科研項目管理全過程,對項目的申請、預(yù)算編制、中期管理、結(jié)題工作提供財務(wù)專業(yè)指導(dǎo)。

5.建立有效的財務(wù)人員的激勵機制

采用新的財務(wù)報賬流程,財務(wù)人員的制單數(shù)量可以通過系統(tǒng)自動統(tǒng)計。為了控制財務(wù)人員成本的支出,以有限數(shù)量的財務(wù)人員,實現(xiàn)財務(wù)報賬工作效益最大化,就需要對財務(wù)人員進行有效的激勵,才能調(diào)動財務(wù)人員的積極性,充分提高工作效率。建議設(shè)計定量化激勵機制:一是對以前年度會計報銷業(yè)務(wù)核算量即審核制單數(shù)量進行統(tǒng)計,綜合其他變量情況,科學(xué)合理制定標準工作量及相應(yīng)的獎勵系數(shù);二是對制單員的實際工作量,即實際制單數(shù)量,通過系統(tǒng)自動進行匯總統(tǒng)計;三是計算每日制單員的超工作量,即實際工作量減去標準工作量;四是匯總計算財務(wù)人員的獎勵金額,即為超工作量乘以相應(yīng)的獎勵系數(shù)。

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[9]Michael H.Reengineering Work:Don't Automate, Obliterate[J].Harvard Business Review,1990:68:104 -112.

(責(zé)任編輯:王 薇)

The Reengineering Design of Colleges and Universities' Financial Reimbursement Procedure:Based on the One-card Campus Platform

CHEN Jing
(Finance&Economics Division,Northeastern University,Shenyang 110819,China)

Financial reimbursement is a basic financial operation for institutions of higher learning;however,there exist many problems in the traditional financial reimbursement procedure such as lack of data sharing,poor timeliness of information transmission,financial information asymmetry,redundant links and repetitive work.Arguably,such problems are mainly caused by the reimbursement produce.An optimized solution is first establishing the financial service management system based on the one-card campus platform so as to achieve the interconnection among various departments and the comprehensive sharing of data. Then,the reengineering scheme of financial reimbursement procedure should be designed on the one-card campus platform by turning to the theory of business process reengineering so as to achieve remote web-based reimbursement,cashless reimbursement,electronic endorsement,compatibility of electronic invoice with paper bills,intelligent voucher generation as well as real-time information push and query.

financial reimbursement;reimbursement procedure;procedure reengineering;web-based reimbursement

G 647.5

A

1008-3758(2015)05-0481-07

10.15936/j.cnki.1008-3758.2015.05.007

2015-03-15

陳 靜(1980-),女(回族),河北承德人,東北大學(xué)會計師,主要從事財務(wù)管理研究。