王秀娟

【摘 要】 在我國財務管理軟件的開發(fā)與使用進程中，后臺數(shù)據庫技術正在不斷發(fā)展與完善，不同歷史時期所采取的財務管理軟件與會計核算模式各有千秋。會計業(yè)務處理過程中形成了大量分散的數(shù)據源，如何通過第三方數(shù)據平臺對各類數(shù)據資源進行整合并科學合理使用，成為現(xiàn)代財務管理的重要課題。

【關鍵詞】 數(shù)據庫技術； 資源整合； 財務管理； 第三方數(shù)據平臺

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2015）19-0083-02

大多數(shù)商業(yè)財務軟件在規(guī)范化、標準化的要求下，為了滿足廣大財務人員的工作習慣與需要，設計了大量的窗口操作，難以發(fā)揮靈活多變的數(shù)據庫操作優(yōu)勢。筆者根據自己所從事過的人事管理與會計結算工作經驗，結合工作實際編寫程序代碼，以“工資管理”、“會計核算”與“網上銀行”三個模塊為例，探討醫(yī)院系統(tǒng)會計數(shù)據的資源整合與利用。

一、關于第三方數(shù)據平臺

計劃科是財務管理工作的核心部門，統(tǒng)籌協(xié)調預決算與會計核算等基本會計業(yè)務，在日常工作中需要積累大量的基礎數(shù)據信息。財務計劃工作數(shù)據來源復雜多變，格式難以統(tǒng)一，外部數(shù)據大部分來源于政府、企業(yè)及銀行等部門，內部數(shù)據一般來自單位人事、科研、會計等部門。由于財務計劃工作不直接參與會計核算，大部分數(shù)據信息一般直接從其他管理系統(tǒng)中取得，面對紛繁復雜的各類數(shù)據，計劃科財務人員的大部分工作時間都在整理數(shù)據格式，生產數(shù)據產品。有些工作對會計數(shù)據的需求可能不會按照會計規(guī)則去提取，比如各種評估工作，需要對數(shù)據進行必要地調整。因此有必要建立第三方數(shù)據平臺，整合數(shù)據資源，規(guī)范數(shù)據格式，滿足各方面對醫(yī)院財務數(shù)據的需要。

為適應各類數(shù)據庫與應用軟件，便于操作與維護，第三方數(shù)據平臺以數(shù)據資源整合為主。常見的外部數(shù)據為從預決算系統(tǒng)中提取的預決算數(shù)據、從會計系統(tǒng)中提取的各類收支記錄、從人事系統(tǒng)中提取的人員信息、從醫(yī)務病例系統(tǒng)中提取的病號信息、從住院部系統(tǒng)中提取的住院信息、從工資系統(tǒng)中提取的人員經費記錄、從網上銀行提取的收支記錄、從銀行支付系統(tǒng)中提取的經費指標及使用情況等。這些數(shù)據大部分為Excel、sql、dbf、mdb等格式，其欄目名稱及排列順序各不相同，從各系統(tǒng)中提取的數(shù)據信息之間缺乏聯(lián)系。利用數(shù)據庫技術組織整合信息，要經過以下六個基本步驟：

（1）在日常工作中要及時將各類數(shù)據定期整理成為規(guī)定的格式，導入第三方數(shù)據平臺；

（2）總結規(guī)律性、程序化的工作流程，將其編寫為固定的程序代碼以供今后重復使用；

（3）第三方后臺數(shù)據庫應盡量使用最簡單的VFP、Access等單機版系統(tǒng)，便于維護，減少網絡鏈接帶來的各種麻煩；

（4）因其數(shù)據來源大部分為導入數(shù)據，應編寫部分規(guī)范的數(shù)據接口程序代碼，必要時要學會手工導入；

（5）為適應各類外部數(shù)據，其數(shù)據結構講究設計簡單，數(shù)據信息講究大而全；

（6）利用數(shù)據庫技術在各類數(shù)據之間建立連接。

因程序員與會計員之間存在交流盲區(qū)，為了將第三方數(shù)據平臺功能發(fā)揮到極致，上述操作最好由財務人員去完成，邊使用邊修改。大多數(shù)財務人員對會計業(yè)務比較精通，對后臺數(shù)據庫操作與程序編寫比較陌生，如果財務人員也能掌握部分數(shù)據庫知識，編寫部分簡單的程序代碼，將前臺會計處理與后臺數(shù)據庫操作完美地結合起來，可以有效提高工作效率。

二、工資管理模塊

工資管理軟件是會計電算化發(fā)展進程中出現(xiàn)最早的管理系統(tǒng)，經過30多年的發(fā)展，軟件功能已經比較完善，但很多數(shù)據潛能尚未完全挖掘出來。工資數(shù)據信息在日常工作中應用較多，既涉及到個人業(yè)務查詢，又是財務預算非常重要的基礎信息資料。

在年度財務預算工作中，目前大多數(shù)醫(yī)院的人事管理系統(tǒng)與財務管理系統(tǒng)尚未實現(xiàn)完全對接，且存在管理口徑差異。比如學歷，在財務預算系統(tǒng)中對大學學歷描述為“本科”，在人事管理系統(tǒng)中可能被描述為“大學”；在財務預算系統(tǒng)中對研究生學歷描述為“碩士研究生”，在人事管理系統(tǒng)中對研究生的描述可能分為“有學歷有學位、有學歷無學位、無學歷有學位”等幾種情況，財務人員在編制財務預算時，需要對相關信息進行整理。財務預算編制工作量較大且容易出現(xiàn)反復，每次數(shù)據變動，都將影響大批數(shù)據的修改。財務人員如果能將人事管理系統(tǒng)與工資管理系統(tǒng)的部分功能進行整合，就能做到既能滿足人事工作需要，又能進行工資核算，還能滿足財務預算編制工作需要。具體方法是：在第三方數(shù)據平臺中建立大而全的信息數(shù)據表，編寫若干自動轉換、規(guī)范、填充、計算的程序代碼，每次發(fā)生工資變動、人員增減等情況，由計算機程序自動完成所有更新操作。比如財務預算系統(tǒng)中人員信息的身份、職務職稱、級別、類型、類別等內容都與崗位工資具體數(shù)額之間存在一定的關系，為了提高財務預算系統(tǒng)人員信息編制的工作質量，應以崗位工資為起點，運用固定的程序代碼，進行批量替換與規(guī)范填充，特別要對一些關鍵字進行規(guī)范，刪除多余空格，對一些基本欄目進行必要的簡單計算，以便確保各模塊數(shù)據信息的一致性。

在日常工資管理中，如果能夠超越工資軟件品牌制約，不管工資管理軟件如何更換，也不管后臺數(shù)據庫如何更改，將每年每月的工資、福利、獎金等所有人員費用發(fā)放記錄全部導入第三方數(shù)據平臺，將有效地提高財務工作效率。

三、會計核算系統(tǒng)

會計核算系統(tǒng)是醫(yī)院財務管理系統(tǒng)的基本模塊。在信息化環(huán)境下，財務管理系統(tǒng)已經完全改變了傳統(tǒng)的手工記賬模式。比如查詢，打開財務后臺數(shù)據庫會發(fā)現(xiàn)，大部分財務軟件沒有現(xiàn)成的賬簿與報表數(shù)據，只有一些基本的信息初始設置與記賬憑證匯總庫，所有的賬簿報表與日常查詢操作都是臨時生成數(shù)據并呈現(xiàn)給用戶查看使用，關閉窗口后所有生成的報表資料都會自動消失。再比如結賬，手工記賬狀態(tài)下的“結賬”就是在會計賬簿上畫出幾條線，計算并登記發(fā)生額與余額等數(shù)據信息；而在會計電算化下，所謂結賬就是在后臺數(shù)據庫某個數(shù)據表的某個字段上進行標記，只要這個標記存在，就不能操作已結賬月份的賬務數(shù)據；所謂取消結賬，就是在財務管理系統(tǒng)將后臺數(shù)據表中的“結賬標記”去掉。

既然財務后臺數(shù)據庫的原始數(shù)據信息僅以記賬憑證匯總記錄為主，其他數(shù)據產品都是根據一定的會計規(guī)則臨時產生的，那么就可以在后臺數(shù)據庫中尋找?guī)讉€主要數(shù)據表，將最原始的記賬憑證匯總記錄，匯集成一個大而全的原始數(shù)據表，作為綜合信息查詢系統(tǒng)的原材料，導入第三方數(shù)據平臺，進行財務分析與綜合運用。在所有的財務系統(tǒng)中會計系統(tǒng)雖然最重要，但其產生的數(shù)據記錄卻比一卡通系統(tǒng)與收費系統(tǒng)少得多，估計每年會產生幾萬條原始記錄。這些大而全的原始數(shù)據記錄，配合靈活多變的數(shù)據庫操作代碼，就能夠變幻出眾多的數(shù)據產品，這是任何財務軟件都做不到的?，F(xiàn)有的大部分商業(yè)化財務管理系統(tǒng)都是標準化的操作界面，會計人員只能按“照規(guī)定流程”被動操作設計好的窗口，這種看似規(guī)范的操作方式卻限制了后臺數(shù)據庫60%以上靈活多變的程序代碼操作，影響了財務數(shù)據的發(fā)揮使用。

對于計劃科的財務人員來說，由于不直接參與會計核算，大部分工作為事后的數(shù)據分析與查詢，不必過多擔心數(shù)據系統(tǒng)被破壞的風險，將會計系統(tǒng)原始數(shù)據整理導入第三方數(shù)據平臺，利用靈活多變的數(shù)據庫命令操作語句，實現(xiàn)多樣化的數(shù)據查詢與分析，按照實際需求生成數(shù)據信息，以滿足財務管理的不同需求。

四、網上銀行模塊

網上銀行收支記錄不同于銀行存款日記賬。銀行存款日記賬屬于會計賬簿，是學校財務人員記錄的收支業(yè)務流水賬。網上銀行收支記錄屬于銀行對賬單，是銀行工作人員記錄的收支明細。它們對會計收支業(yè)務的發(fā)生時間、憑證號碼、對方單位等信息的記錄規(guī)則不盡一致，兩者不能互相代替，應定期進行對賬。隨著金融網絡化技術的不斷發(fā)展，在日常工作中對網上銀行收支記錄的使用頻率也在不斷提高，并且網上銀行收支記錄的可信度比銀行存款日記賬更高，因此在法院取證、外部審計等工作中，網上銀行收支記錄更具有使用價值。

大多數(shù)財務軟件難以將網上銀行收支記錄融入到財務管理系統(tǒng)中，只是在銀行自動對賬操作時才將網上銀行收支記錄導入到財務軟件，其查詢與分析功能比較薄弱。為了充分發(fā)揮網上銀行收支記錄的作用，可以將新發(fā)生的網上銀行收支記錄定期導入到第三方財務數(shù)據分析平臺，靈活運用數(shù)據庫操作代碼，實現(xiàn)信息查詢與數(shù)據分析。

五、結語

隨著財務工作的不斷發(fā)展與進步，要求財務人員的知識面不能僅僅局限在會計層面，還應掌握數(shù)據庫技術，更好地完成財務工作。其他如后勤實體賬務數(shù)據、基建工程付款記錄、科研管理數(shù)據等業(yè)務信息，也可以通過第三方數(shù)據平臺的方式歸集數(shù)據，在此不再展開論述。

【參考文獻】

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