馬忠玲

[摘要]城市的規(guī)劃是我國(guó)城市建設(shè)的一個(gè)手段，而建設(shè)中的各種措施都要需要檔案的記錄，以便在日后查閱時(shí)比較方便，城市規(guī)劃在不斷的進(jìn)行，而城市規(guī)劃?rùn)n案的數(shù)量就在增加，一般的城市規(guī)劃的圖紙都是紙質(zhì)的形式，因此檔案管理也是主要管理這些圖紙等紙質(zhì)類(lèi)資料。但是紙質(zhì)的資料在保存中容易磨損，而且保存的時(shí)間也比較短，因此在管理檔案的時(shí)候，開(kāi)始用網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行管理。

[關(guān)鍵詞]城市規(guī)劃；城市建設(shè)；檔案；管理；網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)化的城市檔案管理是人們?cè)谛滦蝿?shì)下的一次重要嘗試。城市規(guī)劃分幾個(gè)部分，而且規(guī)劃的內(nèi)容都不相同，因此檔案也比較分散，對(duì)于檔案的管理人員來(lái)說(shuō)，管理工作很難。而網(wǎng)絡(luò)化的管理是將檔案中分散內(nèi)容集中，在各個(gè)規(guī)劃部分中，找到相同點(diǎn)，使檔案之間的聯(lián)系加強(qiáng)，形成一個(gè)完整的網(wǎng)絡(luò)體系。而網(wǎng)絡(luò)管理檔案也容易出現(xiàn)問(wèn)題，因此在管理中，要把握幾個(gè)問(wèn)題，將檔案網(wǎng)絡(luò)化管理建設(shè)的更好。

一、形成科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

檔案的網(wǎng)絡(luò)管理是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，因此在管理檔案的時(shí)候，要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，將檔案的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)建設(shè)成一個(gè)科學(xué)的結(jié)構(gòu)。而網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)就需要，檔案的管理部門(mén)能夠積極參與監(jiān)督，根據(jù)檔案管理的需要，對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行指導(dǎo)，提高網(wǎng)絡(luò)管理的服務(wù)職能。從宏觀上看，檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)必須堅(jiān)持三個(gè)理念，首先網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的中心，是以規(guī)劃部門(mén)為主，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)建設(shè)是為了城市規(guī)劃的檔案服務(wù)，為規(guī)劃部門(mén)建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，因此要以城市規(guī)劃部門(mén)為中心。而城市的規(guī)劃部門(mén)也要發(fā)揮管理職能，控制城市規(guī)劃的節(jié)奏，掌握一切規(guī)劃的信息。對(duì)其他部門(mén)的工作人員也要監(jiān)督，保證檔案的管理工作有正確的指導(dǎo)。其次，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要有層次，正如城市規(guī)劃有層次一樣，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也要分層進(jìn)行。每一個(gè)層次都有明確的界限，而且層與層之間也是相連的，在上一層存儲(chǔ)信息結(jié)束后可以直接跳躍到下一層，或者在下一層閱覽完畢后，有指引箭頭可以返回到上一層。這樣做是為了保證層與層之間的信息能夠?qū)崿F(xiàn)流通。以免信息堵塞。在網(wǎng)絡(luò)層次建設(shè)的時(shí)候，要加快系統(tǒng)之間的流通速度，方便使用者查閱。最后，城市規(guī)劃的檔案信息不應(yīng)該封閉，更應(yīng)該與其他的網(wǎng)絡(luò)信息實(shí)現(xiàn)交流，尤其是情報(bào)政府等部門(mén)。在城市的規(guī)劃中，政府等部門(mén)都為規(guī)劃提供了信息，使城市的規(guī)劃更加合理。因此在管理規(guī)劃?rùn)n案的時(shí)候，也要利用社會(huì)其他的信息。由此可見(jiàn)，城市規(guī)劃?rùn)n案的網(wǎng)絡(luò)管理，要建立一個(gè)科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，以規(guī)劃部門(mén)為中心，其他的單位為協(xié)助點(diǎn)，共同建立一個(gè)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

從微觀上看，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是一個(gè)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，從存儲(chǔ)信息到編制信息最后到為城市規(guī)劃服務(wù)都是個(gè)系統(tǒng)性的過(guò)程，三者相互合作最終構(gòu)成了網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的聯(lián)動(dòng)體系。而聯(lián)動(dòng)的體系也要考慮三個(gè)問(wèn)題。首先是網(wǎng)絡(luò)檔案館的建設(shè)，城市規(guī)劃?rùn)n案網(wǎng)絡(luò)館建設(shè)，要將館內(nèi)的內(nèi)容豐富，主要的做法是，將館內(nèi)的信息規(guī)模擴(kuò)大，館內(nèi)儲(chǔ)存的內(nèi)容不僅僅是城市規(guī)劃的內(nèi)容，與城市規(guī)劃有關(guān)的資料也要收集，這種做法的目的是，可以為城市的規(guī)劃建設(shè)提供更多的信息。其次，在建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)館的時(shí)候，主要的工具就是計(jì)算機(jī)，使用計(jì)算機(jī)為城市的規(guī)劃建立一個(gè)數(shù)據(jù)中心，對(duì)有關(guān)的資料統(tǒng)一的管理。最后，善于開(kāi)發(fā)更多的檔案資源，這就需要網(wǎng)絡(luò)面向整體的社會(huì)，為人們服務(wù)，搜集與城市規(guī)劃聯(lián)系密切的信息，從而使城市的規(guī)劃更加科學(xué)。

二、建立統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

城市規(guī)劃?rùn)n案管理是為了城市規(guī)劃的信息能夠被有效的利用，一個(gè)城市的規(guī)劃合理，其他的城市在開(kāi)展建設(shè)中就算不是全部的模仿，也可以借鑒優(yōu)秀的部分。因此檔案網(wǎng)絡(luò)化就需要發(fā)揮管理的優(yōu)勢(shì)。從保證信息能夠被合理的利用，就要為各個(gè)行業(yè)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

一個(gè)好的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，可以形成網(wǎng)點(diǎn)之間的友好“接口”，創(chuàng)造兼容環(huán)境，使檔案信息的輸人、輸出與轉(zhuǎn)移能夠暢通無(wú)阻，提高管理服務(wù)效率。各地應(yīng)當(dāng)本著協(xié)作、互利的原則，放眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，共同研究探討行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題。國(guó)家規(guī)劃部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)有責(zé)任制定關(guān)于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的全國(guó)性規(guī)范，確立總的原則和方針，并組織好各地的實(shí)施工作。規(guī)劃?rùn)n案網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的最終方向是要走上信息高速公路。這就要求有關(guān)規(guī)劃?rùn)n案的管理信息實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)電子化、規(guī)范化，最好能在全國(guó)規(guī)劃?rùn)n案部門(mén)推行同一套計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)必須有廣泛的社會(huì)性，向其他行業(yè)信息系統(tǒng)尤其是一些全國(guó)性、國(guó)際性綜合信息網(wǎng)絡(luò)靠攏，為規(guī)劃?rùn)n案網(wǎng)絡(luò)化管理的進(jìn)一步發(fā)展打下基礎(chǔ)。城建規(guī)劃?rùn)n案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，主要規(guī)范各網(wǎng)點(diǎn)的管理模式、工作程序、數(shù)據(jù)格式及網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部信息輸人輸出規(guī)則。目前應(yīng)當(dāng)抓住一個(gè)重點(diǎn)，就是根據(jù)目前各地的實(shí)際硬件條件和能力，首先做好檔案著錄標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一工作。

三、建設(shè)電子化技術(shù)環(huán)境

城建規(guī)劃?rùn)n案信息網(wǎng)絡(luò)化管理必須基于一個(gè)完善的電子化技術(shù)環(huán)境。這種技術(shù)環(huán)境包括硬環(huán)境和軟環(huán)境兩個(gè)方面。硬環(huán)境即各種設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、電話(huà)、交換器、調(diào)制解調(diào)器、微波網(wǎng)、光纖傳輸線(xiàn)、衛(wèi)星線(xiàn)路、光盤(pán)、各類(lèi)終端服務(wù)器等等。軟環(huán)境包括信息數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用軟件、網(wǎng)絡(luò)安全與數(shù)據(jù)保密體系、組織管理體系等等?，F(xiàn)有的傳輸網(wǎng)絡(luò)，是城建規(guī)劃?rùn)n案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的一個(gè)有利條件。需要城建規(guī)劃?rùn)n案領(lǐng)域自己解決的問(wèn)題除部分必備硬件設(shè)備的購(gòu)置外，重點(diǎn)要解決好軟件環(huán)境的間題。一是要研究建立城建規(guī)劃?rùn)n案管理信息微觀系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息社會(huì)聯(lián)結(jié)的基礎(chǔ)。系統(tǒng)可以分為六個(gè)基本工作模塊：登記—對(duì)檔案進(jìn)行登記或修改；編目—完成管理當(dāng)中的各種表格和著錄卡的打?。粰z索—依照不同條件對(duì)檔案進(jìn)行檢索，顯示或打印檢索結(jié)果和調(diào)卷單；利用—進(jìn)行檔案利用的登記、歸還處理及利用統(tǒng)計(jì)工作；統(tǒng)計(jì)—對(duì)館藏檔案按年度、分類(lèi)類(lèi)型和載體形式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；輔助—完成數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)維護(hù)和數(shù)據(jù)刪除等工作。二是將微觀系統(tǒng)逐步聯(lián)結(jié)成網(wǎng)絡(luò)。先建立一個(gè)全國(guó)性的城建規(guī)劃?rùn)n案信息錄中心，再按照先局部、后全國(guó)、再?lài)?guó)際的網(wǎng)絡(luò)化策略，建立一個(gè)上下貫通、縱橫聯(lián)結(jié)的利用網(wǎng)絡(luò)體系，并最終走響信息高速公路，把城建規(guī)劃?rùn)n案直接送到用戶(hù)終端，實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化和現(xiàn)代的完美結(jié)合。

四、結(jié)束語(yǔ)

由上述可知，在城市檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中，可能會(huì)遇到一些問(wèn)題，因此應(yīng)該重點(diǎn)的解決以上幾種問(wèn)題，首先，檔案網(wǎng)絡(luò)化是建立在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，而網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的科學(xué)程度直接影響檔案的管理，因此在管理城市規(guī)劃?rùn)n案的時(shí)候，要將網(wǎng)絡(luò)的結(jié)構(gòu)建成一個(gè)科學(xué)的結(jié)構(gòu)。其次要要將行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理模式。最后，對(duì)檔案的網(wǎng)絡(luò)管理也要將管理環(huán)境完善，尤其是電子技術(shù)環(huán)境。

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