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        現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的對(duì)策

        2015-10-14 23:12:26張蕾
        卷宗 2015年10期
        關(guān)鍵詞:解決措施存在問(wèn)題檔案管理

        張蕾

        摘 要:人事檔案是事業(yè)單位各項(xiàng)工作正常進(jìn)行的基礎(chǔ),也是記錄不同類型人才所必須要進(jìn)行的工作,也是保證事業(yè)單位能夠可持續(xù)發(fā)展的必要手段。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展腳步的加快,人事檔案管理工作存在的一些問(wèn)題就成為當(dāng)前檔案管理工作必須要解決的問(wèn)題,如果不及時(shí)解決將大大影響此項(xiàng)工作的實(shí)際作用。本文就現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的對(duì)策進(jìn)行了分析。

        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代人事檔案;檔案管理;存在問(wèn)題;解決措施

        1 人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及現(xiàn)狀分析

        1.1 對(duì)人事檔案管理工作不重視

        隨著國(guó)家各方面的不斷進(jìn)步,人事檔案管理工作的重要性逐漸的顯現(xiàn)出來(lái),此項(xiàng)工作與其他的工作是不相同,這項(xiàng)工作對(duì)事業(yè)單位的短期發(fā)展和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都有著非常直觀的影響,例如,在事業(yè)單位技術(shù)部門之中,只能夠在某一個(gè)的領(lǐng)域之中為單位提供短期的技術(shù)便利,而隨著技術(shù)的發(fā)展,就必須要對(duì)技術(shù)進(jìn)行升級(jí),所以能夠影響的范圍和力度是比較有限的。而認(rèn)識(shí)檔案管理工作能夠在非常長(zhǎng)的工作周期內(nèi)對(duì)單位的發(fā)展產(chǎn)生潛移默化的影響,這項(xiàng)工作實(shí)行的步驟也不是很復(fù)雜不需要投入過(guò)多的人力和物力,所以非常值得企業(yè)重視。

        1.2 認(rèn)識(shí)檔案管理的力度不足

        在現(xiàn)階段的認(rèn)識(shí)檔案管理工作之中,還存在著許多的不足,例如,人事檔案管理工作者的專業(yè)水平不夠高,沒(méi)有足夠的專業(yè)知識(shí)應(yīng)對(duì)人事檔案管理之中的各項(xiàng)工作,這樣就有可能造成非常嚴(yán)重的檔案丟失情況,另外,部分單位的人事檔案管理工作人員往往不是將這份工作作為主業(yè),沒(méi)有將大部分的精力投入到這項(xiàng)工作之中,這就在一定程度上限制了人事檔案管理工作作用的發(fā)揮,也為人事變動(dòng)帶來(lái)了一定的阻礙。除此之外,一部分人事檔案管理工作人員的安全意識(shí)不高,對(duì)檔案不能夠很好的保護(hù),這就使得檔案常常會(huì)面臨潮濕、火災(zāi)的威脅,或者是丟失。

        1.3 人事檔案的整理不夠及時(shí)

        人事檔案管理工作還存在整理不夠及時(shí)的問(wèn)題,造成這種情況的原因可能是企業(yè)的檔案管理人員不夠認(rèn)真負(fù)責(zé),對(duì)本職工作不能夠很好的完成,這都是人事檔案整理不及時(shí)的原因。除此之外,在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候,檔案管理工作人員要注意檔案的真實(shí)性是否可以確認(rèn),對(duì)于存在異議的檔案要進(jìn)行及時(shí)調(diào)查,保證檔案的及時(shí)歸檔,另外,部分的人事檔案在書寫的時(shí)候,往往采取的都是套話,只是起到應(yīng)付上級(jí)的作用,對(duì)于員工的工作能力不能夠準(zhǔn)確的表達(dá),對(duì)于這部分檔案要進(jìn)行及時(shí)的剔除。

        1.4 檔案被長(zhǎng)時(shí)間擱置

        隨著經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力度的不斷增強(qiáng),人才的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈,人才的質(zhì)量和數(shù)量往往會(huì)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展造成非常直接的影響。人才的競(jìng)爭(zhēng)一直都是各個(gè)企業(yè)的核心工作,想要及時(shí)的完成人才的競(jìng)爭(zhēng),就需要一個(gè)非常完善的人才關(guān)系體系,而人事檔案管理工作就能夠很好的完成這一點(diǎn),但是現(xiàn)在一些事業(yè)單位之中,雖然擁有健全的人事檔案管理系統(tǒng),但是卻不能夠起到應(yīng)有的作用,往往都處于擱置的狀態(tài),喪失了原有的意義,反而白白浪費(fèi)了人力和物力。

        2 人事檔案管理工作問(wèn)題的解決措施

        2.1 提升對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí),調(diào)動(dòng)積極性

        人事檔案工作是單位工作人員信息的載體,為人才信息的主要來(lái)源,是一個(gè)單位先賢舉能、知人善任的重要依據(jù),對(duì)單位的長(zhǎng)久發(fā)展有著重要的意義。但是大部分人對(duì)人事檔案管理工作沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視,注重對(duì)人事檔案管理的資金、人力投入,對(duì)檔案管理所需的硬件、軟件設(shè)備設(shè)施加以完善,加強(qiáng)管理和宣傳工作,動(dòng)員單位上下積極參與,積極支持人事檔案管理的展開(kāi),提升人事檔案信息的效用與質(zhì)量。

        2.2 建設(shè)統(tǒng)一的檔案檔案管理制度

        統(tǒng)一的人事管理制度,從一定程度來(lái)說(shuō)規(guī)范了工作的程序,降低了管理工作的主觀性及隨意性,以一定的程序、工作方法、考核標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理提出嚴(yán)格的要求,提高檔案管理工作的質(zhì)量。此外,為了節(jié)省單位的物力及人力資源,提升人事管理工作的水平,可以結(jié)合人事代理制度、轉(zhuǎn)崗分流制度、用人制度等,應(yīng)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度,以便于人事檔案的安全及完整性,對(duì)社會(huì)查閱、利用人事檔案提供一定的便利,降低了人事檔案管理的成本。

        2.3 建設(shè)完善信息化、科學(xué)化人事檔案管理體系

        人事檔案的信息量是單位內(nèi)部人員信息的資源庫(kù),具有多變、復(fù)雜、量大的特點(diǎn),如果檔案管理僅靠人工開(kāi)展,及費(fèi)力也費(fèi)時(shí),還達(dá)不到其應(yīng)有的效能。為了更好的管理人事檔案,應(yīng)建立完善、科學(xué)的管理體系,采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),提升人事檔案的連續(xù)性與可查性,此外,應(yīng)用信息化、科學(xué)化的檔案管理方法,以便檔案管理工作人員能實(shí)時(shí)的將信息更新輸入到檔案系統(tǒng)中,提升檔案管理的效能。檔案管理工作人員可以運(yùn)用相機(jī)、掃描儀等高科技工具,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)、形象、直觀的人事檔案,增加人事檔案的可查閱性。

        2.4 建設(shè)素質(zhì)較高的檔案管理隊(duì)伍

        檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平能力及綜合素養(yǎng)直接關(guān)乎人事檔案管理工作的質(zhì)量,高業(yè)務(wù)能力、高水平的人事檔案管理人才是人事檔案管理工作的關(guān)鍵。因此需注重人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),管理人員也可通過(guò)自學(xué)的方式提升自身的業(yè)務(wù)水平能力,同時(shí)應(yīng)該適當(dāng)?shù)母掠^念,積極調(diào)整心態(tài),不斷的掌握必要的技術(shù)知識(shí)及理論,以便人事檔案管理工作更實(shí)用、更科學(xué),進(jìn)而提升人事檔案管理的工作效率。

        3 結(jié)束語(yǔ)

        人事檔案對(duì)單位來(lái)講是極其重要的,但是隨著社會(huì)不斷的發(fā)展,陳舊的人事檔案管理手段及方法已不能滿足當(dāng)下的需求,其弊端不斷的顯現(xiàn)出來(lái),對(duì)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展造成阻礙。為此,應(yīng)對(duì)認(rèn)識(shí)檔案管理制度有著深刻的認(rèn)識(shí),并對(duì)其加以重視,動(dòng)員管理工作人員積極參與,同時(shí)還需要對(duì)其制度進(jìn)行完善,使得人事檔案管理信息化、科學(xué)化,為單位的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

        參考文獻(xiàn)

        [1]舒玉秋.現(xiàn)代人力資源管理發(fā)展背景下人事檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].管理學(xué)家,2014

        [2]葛雪峰.剖析現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的對(duì)策[J].才智,2012

        [3]譚炳權(quán).現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的對(duì)策[J].科技風(fēng),2013

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