摘 要：隨著信息化，數(shù)字化社會的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著信息化的方向前進。在檔案信息化管理過程中暴露出檔案信息化的管理不能滿足各企業(yè)單位日益增長的需求，檔案信息化管理也面臨著各方面的問題，文章主要以國企檔案信息化管理為研究對象，分析了目前國企檔案信息化管理中存在的諸多問題，并提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：國企；檔案；信息化管理

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的檔案管理也在不段的完善和改進中。檔案管理的對象和環(huán)境都發(fā)生了巨大的變化。檔案信息化管理就是利用計算機技術(shù)，建立“人才數(shù)據(jù)庫”，對于促進國企的發(fā)展具有重要的意義。信息化作為當今社會的一大趨勢，可借助現(xiàn)階段日益發(fā)展的計算機技術(shù)，要求檔案信息化管理工作必須打破傳統(tǒng)的理念，利用先進的科學(xué)技術(shù)和新的檔案管理的方法，在檔案信息的利用率上提高效率，也提高檔案信息化管理工作的效率，更好地為國企的檔案工作服務(wù)。

1 國企檔案信息化管理存在的問題

1.1 檔案信息化管理理念落后

傳統(tǒng)的檔案管理是經(jīng)過較長時間的發(fā)展而來的，是以手工工作整理存檔保存的。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的檔案管理也在不段的完善和改進中。由于檔案管理的傳統(tǒng)理念已根深蒂固的存在在檔案管理人員的腦海中，故要想改變其管理理念并非易事。首先，應(yīng)該認識其重要性。其次，要及時改變思想，追趕時代的步伐，積極將國企的檔案與信息化管理結(jié)合在一起，推動國企檔案信息化管理的全面開展，及理論結(jié)合與實踐工作。

1.2 國企檔案信息化管理人員水平較低

國企中，大部分檔案信息化管理人員沒有過硬的專業(yè)知識，對檔案材料的收集、整理及重要性等認識不夠充分，有的甚至對這些業(yè)務(wù)不太了解?，F(xiàn)在一些國企轉(zhuǎn)型國企化，國企的人事制度也經(jīng)改革，這就造成國企檔案信息化管理人員經(jīng)常更換，造成國企檔案管理人員不能系統(tǒng)的進行工作安排，管理人員專業(yè)知識的差異性較大，影響檔案信息化管理工作的順利進行。

1.3 對檔案信息化管理的重要性認識不足

國企的檔案信息化管理工作時一件細碎且復(fù)雜的工作，為此，有部分國企沒有意識到檔案信息化管理工作的重要性。部分國企缺乏主動能動性，沒有認真做好檔案信息化管理工作，只是應(yīng)付了事；部分國企對檔案信息化管理的使用價值認識不充分，認為投入是得不償失的徒勞，故一般只是簡單的收集文件材料。

1.4 檔案材料缺乏制度化、規(guī)范化管理

大部分國企的檔案信息化管理工作缺乏制度和規(guī)范性，且在檔案信息化管理工作的過程中不能嚴格的遵守現(xiàn)有的制度和規(guī)范，工作消極落后，有的甚至收集的歸檔材料不全面，收集的歸檔材料缺乏真實性和準確性。另外關(guān)于檔案規(guī)范方面，很多國企檔案用紙沒有按照統(tǒng)一要求的16開紙張，在檔案材料中不難發(fā)現(xiàn)卷角、破損或者折皺的材料，這些不規(guī)范的檔案材料沒有進行重新的修訂等，且國家在檔案材料方面也沒有具體統(tǒng)一的評價標準。

1.5 檔案信息化管理任務(wù)繁重

檔案部門檔案內(nèi)容的繁雜已成為國企檔案管理部門一個突出的問題。隨著時間的推移，在檔案的管理過程中，可能會出現(xiàn)移卷的數(shù)量較多，有的可能出現(xiàn)時間跨度較長等現(xiàn)象。在推進檔案信息化管理的過程中，國企的各檔案管理質(zhì)量的要求差次不齊，整理規(guī)格不同，檔案管理部門的要求就僅僅是檔案完好，由于受傳統(tǒng)檔案管理的影響，成績收效甚微，這些都嚴重影響了國企檔案的信息化管理。

2 加強國企檔案信息化管理的措施

2.1 轉(zhuǎn)變理念

隨著信息化社會的飛速發(fā)展，國企也要求檔案管理工作的與時俱進，檔案管理信息化即是其具體體現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們獲取知識和信息的重要途徑是網(wǎng)上的信息資源，如果國企的檔案管理工作還是“閉門管理”，將失去其社會競爭力。故轉(zhuǎn)變理念是國企檔案信息化管理的立足點，只有樹立現(xiàn)代化的管理理念和全面的更新思想，才能將檔案信息化管理的理論與實踐想結(jié)合，促進其全面的開展。

2.2 加強檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)

任何工作的開展都需要專業(yè)的技術(shù)型人才，檔案管理工作也是如此，國企要重視對檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，將國企的實際情況與檔案工作有機結(jié)合起來，要求檔案人員能夠?qū)⒆约旱墓ぷ髋c世界前沿的學(xué)術(shù)理論相統(tǒng)一，不僅具備現(xiàn)代化的信息技術(shù)與管理能力，還要有豐富的理論知識。最后要強調(diào)的就是檔案工作人員能力的創(chuàng)新，這是對于人才本身提出的更高要求，電子文件的組建與傳遞是檔案工作的基礎(chǔ)任務(wù)，信息技術(shù)的靈活應(yīng)用不僅能夠提升檔案工作的效率，檔案工作者要把理論與實踐結(jié)合，轉(zhuǎn)變工作的態(tài)度，創(chuàng)新工作的技能。

2.3 增強國企檔案信息化管理的責任感

為實現(xiàn)國企檔案管理的社會化服務(wù)這一目標，應(yīng)長期堅持推動檔案信息化管理建設(shè)工作，要求結(jié)合國企檔案管理人員的共同努力，增強國企檔案信息化管理的責任感和緊迫感， 推進國企檔案信息化管理的全面落實與開展。

2.4 建立完善的管理制度

檔案管理的服務(wù)性決定了檔案館要盡可能多地、盡快開發(fā)檔案信息，以便提供利用，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現(xiàn)檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對難以調(diào)和的矛盾，為此必須建立完善的安全管理制度。電子檔案的管理需要建立一整套嚴格的安全措施，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。首先，電子文件的制作過程要權(quán)責分明。電子檔案的制作人員需要對其制作的電子檔案全權(quán)負責。保證在他人調(diào)閱時只能以只讀形式查看。其次，在硬件管理上要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境。

2.5 進一步提高對檔案信息化管理重要性的認識

國企的檔案管理部門應(yīng)正確認識檔案信息化管理的重要性，其對于國企來說具有重要意義。國企檔案部門應(yīng)將檔案管理作為一項重要工作來做，加大對單位檔案信息化管理的財政投入，改善檔案信息化管理的硬件設(shè)施，要定期調(diào)度、分析和檢查檔案工作，進一步推動國企檔案信息化管理工作規(guī)范化和科學(xué)化。

3 結(jié)語

國企檔案信息化管理工作規(guī)范化的前提是堅持與時俱進，適應(yīng)新時期的需求。建立完善的管理制度，增強國企檔案信息化管理的責任感能夠有效的提高管理水平，穩(wěn)定專業(yè)的檔案信息化管理隊伍能夠有效的對檔案進行開發(fā)和利用。國企的檔案信息化管理工作，不僅能提高國企的市場競爭力，同時保證國企檔案信息化管理工作的順利進行。

參考文獻

[1] 李洪波，張文秀，馬可可等.計算機技術(shù)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用探討[ J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用， 2011， 16（24）：32-36.

[2] 雷興虎. 石小磊. 劉 斌等. 光盤的特點、 發(fā)展趨勢及在檔案工作中的應(yīng)用[ J] . 遼寧大學(xué)學(xué)報（ 社會哲學(xué)版） ，2011，18（26）：45-48.

[3] 李冠成. 程坤媛. 王貴銀等. 淺析信息化技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用[J]. 回顧與展望一中國檔案事業(yè)發(fā)展研究報告， 2013，18（08）：17-19.

[4] 蔣洪濤，李晶晶，孫萌萌等.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題 [J] 銅陵學(xué)院學(xué)報 ，2006，28（5）：26-28.

[5] 特里·庫克.1898 年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響[A].見：第十三屆國際檔案大會報告集[C].北京：中國檔案出版社，1997.103.

[6] Berndt redriksson.檔案工作者在當今的新角色[J].外國檔案工作動態(tài)，2003，32（2）：56-58.

作者簡介

楊麗麗（1973-），女，漢，福建省廈門市，本科，助理館員，研究方向：檔案編研、檔案開發(fā)利用、提高檔案工作效率、提升檔案信息化等