張伶俐

一、引言

隨著計算機、信息技術的迅猛發(fā)展，辦公方式和辦公條件發(fā)生巨大的變化，越來越多的企事業(yè)單位需要高效、節(jié)約型的現(xiàn)代化自動辦公系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)推動了社會的快速發(fā)展，辦公自動化管理系統(tǒng)在整個信號化管理系統(tǒng)中舉足輕重。通過計算機網(wǎng)絡技術與現(xiàn)代辦公有機結合，更好地規(guī)范企業(yè)管理、提高工作效率、降低勞動強度、節(jié)約成本，實現(xiàn)企業(yè)信息管理自動化，做到企業(yè)內部信息交互與資源共享。

辦公自動化系統(tǒng)主要由計算機設備、信息平臺、網(wǎng)絡資源、辦公設備等元素組成，其內涵和外延都隨著信息技術行業(yè)的發(fā)展而不斷豐富，其基本內容包括：電子郵件、文件處理、數(shù)據(jù)處理、信息管理、資源共享、申報考核和網(wǎng)絡會議等。辦公自動化已經(jīng)逐步演化成一門新興的學科，許多高校已經(jīng)開設相關課程，涉及計算機多媒體、電子信息化、行政管理、人機工程等領域，為企事業(yè)單位現(xiàn)代化自動辦公系統(tǒng)的建設提供優(yōu)質的解決方案。

二、辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展

辦公自動化的概念最早是在20世紀50年代提出的，隨著計算機新技術、新結構的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)目前已經(jīng)發(fā)展成集信息技術、系統(tǒng)基礎、通訊技術、科學技術等于一體的綜合性系統(tǒng)。70年代中期，為了應對辦公量急劇增加對企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生影響的問題，結合當時已經(jīng)迅猛發(fā)展的計算機技術，辦公自動化逐步得到廣泛應用。

辦公自動化發(fā)展至今，大致可以分為三個階段：

1.第一階段主要以單體計算機、打字機、傳真機、復印機等辦公套件為核心的辦公自動化，通過在個人PC上安裝辦公軟件（OFFICE系列），實現(xiàn)文字、數(shù)據(jù)的處理。此階段的自動化辦公缺乏相應的通信平臺，資源信息無法共享，無法實現(xiàn)遠程協(xié)同辦公。

2.第二階段是以網(wǎng)絡信息化管理為核心的辦公自動化，隨著網(wǎng)絡化技術的快速發(fā)展，辦公自動化發(fā)展為以非結構化數(shù)據(jù)的工作流為存儲和處理對象，以E-mail、文檔上傳、復制下載、群組協(xié)同工作等技術手段為支撐，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、文檔處理的網(wǎng)絡化、自動化、無紙化，降低工作強度，提高工作效率。此階段的辦公自動化系統(tǒng)建立和完善了各部門間的協(xié)同工作和信息共享機制。

3.第三階段是以知識為核心的決策支持型辦公自動系統(tǒng)，建立在網(wǎng)絡信息管理級基礎上，細化到工作流中每一個單元運用知識的過程。決策支持型辦公系統(tǒng)通過網(wǎng)絡通信系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，針對辦公中需要決策的問題，構建決策數(shù)字模型，由計算機做出并執(zhí)行相應的決策程序。此階段的辦公自動化系統(tǒng)以新的知識管理技術為基礎，實現(xiàn)實時通信、知識的學習與共享，員工可以隨時隨地地與專家進行網(wǎng)上實時交流，提高員工在辦公自動化系統(tǒng)中的主動性和創(chuàng)新能力。

三、辦公自動化系統(tǒng)建設的必要性

節(jié)約型社會是現(xiàn)今科學發(fā)展觀的內在要求，是構建和諧社會的重要組成部分，因此，辦公自動化管理成為當今企事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。辦公自動化對我國的經(jīng)濟發(fā)展，提高管理和決策水平，促進社會進步和“四化”建設都將起到重要的作用。

1.節(jié)約資源、提高工作效率。辦公自動化系統(tǒng)模塊含日常管理、信息發(fā)布、文件與檔案管理、遠程交流等，通過信息轉換使各部門間資源得到共享，避免在人工操作過程中造成信息的丟失或混淆，節(jié)約成本，實現(xiàn)部分無紙化辦公，提高工作效率。目前我院日常工作安排和最新通知文件都是通過OA辦公系統(tǒng)公示，病人病歷和相關治療方案在計算機內錄入并進行網(wǎng)絡上傳，方便各個科室及病人了解病情發(fā)展情況，提高各部門辦公效率和管理水平，促進醫(yī)院日常業(yè)務工作的規(guī)范化、電子化、科學化，最終實現(xiàn)網(wǎng)絡“無紙化”辦公。

2.建立電子文檔，實現(xiàn)網(wǎng)絡查詢。利用辦公自動化系統(tǒng)做好文件管理工作，實現(xiàn)文件管理全程電子化，包括文件的起草、審核、簽發(fā)等電子化工作，通過相關查詢模塊根據(jù)需要制定跨數(shù)據(jù)庫跨服務器的查詢功能，使各部門間信息得到共享，便于領導或者病人隨時查詢相關信息。近年來，我院已經(jīng)實現(xiàn)網(wǎng)上預約、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上支付等功能，進一步提升醫(yī)院管理水平，提高醫(yī)療服務質量。

四、現(xiàn)階段辦公自動化存在的問題

我國自動化辦公系統(tǒng)發(fā)展大致經(jīng)歷40多年，已經(jīng)建成多種辦公自動化系統(tǒng)，特別是以知識為核心的決策支持型辦公自動系統(tǒng)正在逐步建成。但從辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀和未來需求來看，OA系統(tǒng)仍然存在以下一些困擾和問題；

1.辦公人員思想需要轉變，業(yè)務素質需要提高。辦公自動化、智能化是社會發(fā)展的必然趨勢，是時代發(fā)展的必然要求，是單位提高自身競爭力的必然途徑。許多企事業(yè)單位管理人員和工作人員由于習慣、年齡差異等原因，不愿接受新事物、不愿改變舊的習慣，始終抱著傳統(tǒng)辦公理念不放，甚至不能熟練的操作電腦，在一定程度上限制辦公自動化的發(fā)展。

2.重硬輕軟，對辦公自動化系統(tǒng)內涵理解不透。隨著辦公自動化系統(tǒng)建設的推進，許多企事業(yè)單位重視硬件設備的投資而忽視軟件平臺的建設，沒有協(xié)調好硬件與軟件的關系，對信息化辦公自動化系統(tǒng)內涵理解不清，麻木地加大硬件投入力度，批量采購電腦、服務器、路由器、交換機等，但相對應的EPR、CRM、系統(tǒng)辦公等軟件配套不足，軟件的應用得不到推廣，導致許多設備閑置，使得辦公自動化系統(tǒng)的存在成為擺設。

3.自動化辦公系統(tǒng)安全性不高。自動化辦公中的信息安全體系建設較重要，其中包括系統(tǒng)信息安全、權限控制、文件保密等。由于辦公自動化系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡環(huán)境建設的，有的單位上外網(wǎng)的計算機甚至多人合用一臺，權限、責任不明，自動化辦公安全規(guī)章制度不健全，因此辦公系統(tǒng)很容易遭到外部或者內部的非法入侵和破壞。

五、對策和建議

根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)建設中出現(xiàn)的問題，現(xiàn)提出以下對策：

1.辦公自動化系統(tǒng)建設要以人為核心，對辦公人員的業(yè)務素質要求越來越高，因此要定期組織工作人員進行自動化辦公技術培訓和指導，及時交流工作經(jīng)驗。所有人員不僅要學習并熟練操作電腦，而且要加強信息化辦公管理系統(tǒng)的學習，轉變工作作風，提高業(yè)務素質和工作效率。我院要成立專門的辦公自動化管理機構，培養(yǎng)專業(yè)的技術團隊，建立健全管理制度，使全院的醫(yī)生、護士都能利用OA系統(tǒng)，提高醫(yī)院的辦公效率。

2.辦公自動化建設投入要做到軟硬統(tǒng)籌安排、合理分配。辦公自動化系統(tǒng)建設必須在投入適量的服務器、電腦等硬件設施的基礎上，將“軟件”的開發(fā)與應用擺在建設的突出位置。辦公軟件的開發(fā)、調試周期比硬件的論證、采購周期要長幾倍，因此一般單位都實行“先軟后硬”。比如我們單位根據(jù)各個科室的特殊需求，研發(fā)具有相應病情錄入、查詢功等能的軟件，在軟件基本調試完成后，再配備相應的硬件設備。在辦公自動化建設中做到軟硬件的合理投入，才能有效、合理地建設好整個系統(tǒng)工程。

3.隨著辦公自動化系統(tǒng)內涵不斷豐富、開放性不斷提高，日常工作對辦公自動化越發(fā)依賴，辦公自動化的信息安全變得十分重要。在辦公自動化建設中，通過信息加密、身份驗證保證文件信息的機密性和完成性；通過權限控制防止非法用戶的侵入；通過防火墻技術防止信息資源的泄露。通過上述技術手段保證辦公自動化系統(tǒng)的安全和正常運行。

辦公自動化經(jīng)過長期發(fā)展已經(jīng)逐步規(guī)范，并且越來越成熟。在市場經(jīng)濟條件下，辦公自動化可以有效提高單位的工作效率，保證決策的科學性。

參考文獻：

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