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        試論數(shù)字化背景下如何加強(qiáng)煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)

        2015-08-28 19:23:19趙鈺
        卷宗 2015年8期
        關(guān)鍵詞:煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)

        趙鈺

        摘 要:煙草行業(yè)要實(shí)現(xiàn)自身的穩(wěn)定發(fā)展,在檔案信息管理中,應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè),這是信息化建設(shè)的重要組成部分,檔案信息化建設(shè)對于促進(jìn)煙草行業(yè)發(fā)展具有十分重要的作用,應(yīng)提高認(rèn)識和重視程度。但是在檔案信息化建設(shè)中,依舊存在諸多問題,檔案信息化建設(shè)受到了一定的影響。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)、數(shù)字化發(fā)展迅速,在數(shù)字化背景下,應(yīng)努力促進(jìn)自身信息化發(fā)展。本文就數(shù)字化背景下加強(qiáng)煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行分析和研究。

        關(guān)鍵詞:數(shù)字化背景;煙草行業(yè);檔案;信息化建設(shè)

        當(dāng)前,信息技術(shù)發(fā)展迅速,利用科學(xué)的、高科技的信息技術(shù)手段對檔案信息進(jìn)行收集、整理,促進(jìn)檔案信息化建設(shè),這是未來煙草行業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路,也是檔案工作順利進(jìn)行的重要手段,煙草行業(yè)應(yīng)利用數(shù)字化的軟件和技術(shù)對檔案信息進(jìn)行電子化管理,促進(jìn)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè),實(shí)現(xiàn)信息資源的共享,促進(jìn)本行業(yè)取得良好的發(fā)展效果。

        1 數(shù)字化背景下加強(qiáng)煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

        實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化能夠提高檔案信息的利用效率,轉(zhuǎn)變封閉式的檔案管理,使檔案管理部門的職能發(fā)生轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案管理部門向信息采集服務(wù)發(fā)展,實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化配置,為行業(yè)發(fā)展提供科學(xué)的依據(jù)。同時,實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際需要,隨著數(shù)字化信息技術(shù)的快速發(fā)展,檔案信息由紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾?,?shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理[1]。

        當(dāng)前煙草行業(yè)不斷發(fā)展變革,行業(yè)內(nèi)部的檔案資料數(shù)量逐漸增多,涉及的范圍也越來越廣,如果依舊利用紙質(zhì)檔案,會給利用者帶來一定的不便。而利用信息化手段將檔案信息制成電子版,查閱者利用檔案會更加便利,而且能夠保證檔案信息不被損壞,實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化管理。

        2 煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

        1、對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足

        目前煙草行業(yè)對檔案的信息化建設(shè)認(rèn)識還不足,沒有認(rèn)識到檔案信息對于促進(jìn)行業(yè)健康發(fā)展的重要意義,一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案信息化建設(shè)不會給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益,只會花錢,因此被忽視。檔案信息化管理也只是將檔案信息輸入到電腦內(nèi),不了解檔案信息化建設(shè)的真正意義,不能快速的接受新技術(shù)的應(yīng)用,檔案信息化建設(shè)成為空談。

        2、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不到位

        當(dāng)前煙草行業(yè)檔案信息建設(shè)沒有科學(xué)的規(guī)劃,信息化建設(shè)不到位。信息化建設(shè)是由多個部分構(gòu)成的,實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)就應(yīng)由明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),但是大部分單位沒有檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,導(dǎo)致信息化效果不高,各部門各自為政,沒有系統(tǒng)的規(guī)劃和管理[2],使得檔案管理受到影響,不利于檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

        3、檔案管理人員、資金、設(shè)備不足

        煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)是需要一定的資金、設(shè)備、技術(shù)以及人員做基礎(chǔ)的,但是目前的檔案管理基礎(chǔ)工作不到位,由于對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不足,對檔案管理的投入力度也比較小,檔案信息化設(shè)備不足,人才的素質(zhì)能力不高,嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè),煙草行業(yè)內(nèi)部的檔案信息資源不能實(shí)現(xiàn)良好的利用和開發(fā)。

        4、檔案信息管理與其它信息管理脫離

        在煙草行業(yè)內(nèi)部,信息管理系統(tǒng)的連接不到位,信息管理系統(tǒng)是由生產(chǎn)、辦公自動化以及檔案管理等系統(tǒng)構(gòu)成的,但是檔案信息化管理系統(tǒng)不能與其它系統(tǒng)進(jìn)行有效地銜接[3],導(dǎo)致信息系統(tǒng)之間不能實(shí)現(xiàn)同步建設(shè),數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換受到影響,不能正確的提取使用,導(dǎo)致信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行受到影響,其它系統(tǒng)不能與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接,檔案信息不能得到有效地利用。

        3 數(shù)字化背景下加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有效對策

        1、提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識

        在煙草行業(yè)的信息化建設(shè)中,檔案信息化建設(shè)是十分重要的組成部分,對于促進(jìn)企業(yè)軟實(shí)力的增強(qiáng)具有積極地意義。要提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和重視程度,加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的投入力度,加強(qiáng)資金、技術(shù)以及人員的投入,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn),強(qiáng)化信息化建設(shè)的意識,促進(jìn)檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方法,實(shí)現(xiàn)電子檔案信息管理,促進(jìn)檔案信息管理的順利進(jìn)行。

        2、完善檔案信息管理的制度

        為了使檔案信息化的順利建設(shè),應(yīng)制定完善的檔案管理制度,為檔案管理工作提供科學(xué)的依據(jù),使檔案管理工作能夠順利的進(jìn)行,避免檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)混亂的局面,一旦出現(xiàn)問題能夠依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行及時的解決。當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展,電子檔案實(shí)現(xiàn)了良好的發(fā)展,應(yīng)根據(jù)行業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況建立完善的管理制度,例如電子檔案的收集、管理制度等[4],對檔案管理人員的考核制度等,促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。

        3、提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

        要促進(jìn)煙草行業(yè)檔案的信息化建設(shè),應(yīng)努力提高檔案管理人員的素質(zhì)能力,檔案的信息化建設(shè)是依靠人來完成的,檔案管理人員的信息技術(shù)能力是十分重要的影響因素。檔案信息化建設(shè)就是利用計算機(jī)技術(shù),數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等進(jìn)行檔案信息的收集、傳遞、儲存以及利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。這些工作需要高技能的人才進(jìn)行,因此應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn),強(qiáng)化他們的信息化意識以及水平,促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

        4、做好檔案信息化的安全管理工作

        信息技術(shù)快速發(fā)展,檔案信息技術(shù)逐漸增多,檔案信息的安全問題也成為所要解決的重要問題,在檔案信息化建設(shè)中,應(yīng)努力做好檔案信息化的安全管理工作。在信息化檔案管理工作中,應(yīng)建立完善的安全保障體系,明確檔案信息化建設(shè)中各種安全問題,制定完善的安全防護(hù)措施,將檔案信息化安全影響控制在最小范圍內(nèi),同時加強(qiáng)安全教育,提高檔案管理人員的安全意識,實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的安全、高效進(jìn)行。

        5、實(shí)現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)

        檔案管理工作應(yīng)不斷發(fā)展和完善,推動檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化進(jìn)行,促進(jìn)檔案工作的順利開展。應(yīng)制定完善的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,實(shí)現(xiàn)檔案工作中各種技術(shù)以及業(yè)務(wù)的有效銜接,實(shí)現(xiàn)煙草行業(yè)的良好的發(fā)展。實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是行業(yè)發(fā)展的必然趨勢,檔案信息的規(guī)范化建設(shè)有助于促進(jìn)煙草行業(yè)實(shí)現(xiàn)健康、持續(xù)的發(fā)展。同時強(qiáng)化信息技術(shù)水平的提升,建立煙草行業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫,對檔案信息進(jìn)行及時的查看,實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享[5],對電子化信息進(jìn)行優(yōu)化處理,對檔案資料進(jìn)行分類處理,促進(jìn)信息化發(fā)展模式的建立,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)。

        4 結(jié)束語

        煙草行業(yè)的檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)比較系統(tǒng)的工作,需要大量的人力、技術(shù)以及財力。當(dāng)前信息技術(shù)以及數(shù)字化發(fā)展迅速,應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè),提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識和重視程度,采取有效地措施加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),完善檔案信息管理的制度,提高檔案管理人員的素質(zhì)能力,做好檔案信息化的安全管理工作,實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化處理,促進(jìn)煙草行業(yè)信息資源的優(yōu)化配置,促進(jìn)煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)現(xiàn)。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]孫亞紅.淺談數(shù)字化時代下如何加強(qiáng)煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺世界.2013.6(S2):61-62.

        [3]李國民.煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及其對策[J].檔案.2011.6(5):59-60.

        [4]張秀華.煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].科技資訊.2013.14(30):149-150.

        [5]付志瓊.淺談煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)中的新難點(diǎn)及對策[J].湖北檔案.2014.2(12):17-18.

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