于洋
摘 要:在醫(yī)療體制改革實行的過程中,醫(yī)院各項管理工作為適應新醫(yī)療的需要,紛紛提高管理的效率。在過去醫(yī)院檔案管理工作在復雜多變的管理工作中容易受到忽視,與此同時,傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中存在諸多的不足之處,不利于保存信息的完整性與連續(xù)性。面對此種情況,為適應新醫(yī)療改革的實施,醫(yī)院應當重視檔案管理工作,加強對醫(yī)院檔案的管理。本文就新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路進行分析。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案管理;新醫(yī)改;信息化;對策
醫(yī)院檔案就是在醫(yī)院經(jīng)營運轉(zhuǎn)過程中所形成的各種資料,最多的資料就是病案資料,醫(yī)院檔案資料不僅是醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的全紀錄,而且也是醫(yī)療教育、科研以及運營管理的重要依據(jù),對于醫(yī)院管理具有重要的作用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,在醫(yī)院檔案管理工作中引入信息化的管理手段,已經(jīng)成為現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢[1],這不僅有助于提高醫(yī)院檔案管理工作效率與水平,同時也有助于實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的深度開發(fā)利用,對于推動醫(yī)院的發(fā)展具有重要的作用。
1 醫(yī)院檔案的范圍及管理意義
醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在建設和發(fā)展過程中所從事的管理、醫(yī)療、教學、科研、基建、財務、統(tǒng)計等活動中,直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。因此,準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點,加強醫(yī)院檔案管理工作,是為醫(yī)院實行現(xiàn)代化管理的一項重要內(nèi)容。在深化醫(yī)院改革、建設文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮著重要作用。檔案作為原始歷史記錄是一種能夠再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻,不僅為各項工作的開展提供豐富、真實的歷史憑證和參考的依據(jù),而且是最具有權(quán)威性、憑證性和可靠的固化記錄物。檔案一旦損毀、消失,將無法復原再生,其損失將無法估量。醫(yī)院只有切實加強對檔案工作的管理水平,才能更好地為醫(yī)院管理和發(fā)展提供服務檔案。
2 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點
工作時效提高:辦公自動化系統(tǒng)的應用對醫(yī)院各部門之間的職能、人員、業(yè)務流程等產(chǎn)生了較大的影響,傳統(tǒng)的人工操作的限制被突破,使檔案管理工作程序更合理、科學,檢索利用也更加方便、快捷。
對檔案管理人員的挑戰(zhàn):辦公自動化條件下的檔案管理是以計算機和網(wǎng)絡為基礎的,現(xiàn)代化的辦公設備和多樣化的檔案儲存格式,對工作人員的業(yè)務、技術(shù)以及操作技能等知識提出了新的要求。新的工作需要的是新的技術(shù),傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗已不能滿足。因此,掌握新技術(shù)成為檔案專業(yè)人才工作的目標和關(guān)鍵。
檔案管理應建立標準:自動化是以標準化為基礎的,因此檔案管理工作的標準化是自動化的關(guān)鍵[2]。辦公自動化是一項龐大的系統(tǒng)信息工程,必需有統(tǒng)一的科學依據(jù),統(tǒng)一的檔案工作業(yè)務標準,以適應辦公自動化的需求。
醫(yī)院檔案存儲方式的多樣化:辦公自動化環(huán)境下檔案的存儲方式從單一的紙質(zhì),發(fā)展到文本、圖像、聲音或影像等多種實物載體,不僅減少了存儲檔案的空間,擴大了檔案存儲的范圍和內(nèi)容,還能保持檔案完整性,延長檔案壽命。同時,這些載體存儲、讀取方便快捷,易于傳遞,不易損壞,穩(wěn)定性強。
實現(xiàn)一定范圍內(nèi)信息共享:計算機技術(shù)在辦公自動化環(huán)境下發(fā)揮作用,檔案的標準化、規(guī)范化、科學化管理得以實現(xiàn),極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率,對所調(diào)閱的檔案信息,能保證很高的查找率,脫離了空間的限制;其他部門的工作動態(tài)和檔案管理信息動態(tài)可以通過網(wǎng)絡得以實現(xiàn)。辦公自動化系統(tǒng)同時也規(guī)范了文件歸檔、利用流程及審批權(quán)限,確保了信息的保密性。
3 醫(yī)院檔案管理中所存在的問題
檔案管理程序較為簡單,利用率低。醫(yī)院檔案的管理,運用的是簡單的管理程序,利用率也相對較低,從而影響后續(xù)的研究工作和技術(shù)的發(fā)展。而醫(yī)院的管理者未意識到更多的成本會為檔案管理帶來優(yōu)化,并且檔案管理的重要性不宜顯現(xiàn),所以導致檔案的利用率較低。
醫(yī)院檔案缺乏現(xiàn)代化的管理,設施簡陋。隨著時代的不斷發(fā)展,醫(yī)院的檔案工作硬件因為時間較長,設備過于落后,缺乏現(xiàn)代化的設施很難適應時代的發(fā)展腳步,因此,導致醫(yī)院的檔案丟失、遺漏狀況較為嚴重,很多醫(yī)院現(xiàn)在還進行手動收集和查找,由于缺少計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的管理,使檔案的收集和使用非常困難,制約了檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。
檔案的利用率較低。建立檔案的根本目的是為日后工作提供一個借鑒,為了醫(yī)療技術(shù)的完善和創(chuàng)新提供了一個必要的資料。但是在實際的工作中,檔案是有一定保存期限的,在固定的一段時間內(nèi),會對檔案資料進行清理,將長期不用的資料進行銷毀,造成了信息資源的大量缺失,嚴重阻礙了檔案管理工作的不斷發(fā)展。
4 采取改進措施
加強檔案管理人員的素質(zhì)建設:檔案信息化建設是一個需要有著合理結(jié)構(gòu)的人才隊伍才能完成的系統(tǒng)工程。加強檔案管理人員隊伍建設是實現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本,決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。
提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì):醫(yī)院檔案信息化建設涉及數(shù)字化檔案信息資源建設、計算機網(wǎng)絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理,可以說是一項檔案技術(shù)工程[3]。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識,還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和操作技能。
創(chuàng)新檔案管理制度:醫(yī)院檔案部門要在促進檔案業(yè)務建設過程中,認真學習貫徹《檔案法》及有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)、實施辦法等,制定適應信息化建設的檔案管理制定。案管理環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施,確保電子檔案的安全性和完整性。
統(tǒng)一檔案管理標準:標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術(shù)性標準規(guī)范。標準規(guī)范是檔案信息化建設的“交通法規(guī)”,是衡量工作效率高低的尺度。因此檔案管理人員要認真學習鉆研國家和上級檔案管理部門關(guān)于檔案信息化管理的法規(guī)、文件,及時請教上級檔案管理部門,制定出適合自己醫(yī)院的統(tǒng)一的檔案管理標準,并認真執(zhí)行,從而建立醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)資源共享。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術(shù)規(guī)范,細化電子檔。
參考文獻
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