鄭越文

摘 要：提到文秘我們會(huì)聯(lián)想到一身筆直的西裝革履的白領(lǐng)，經(jīng)常與辦公文件打交道，是一份令人羨慕不已的工作。文秘還負(fù)責(zé)檔案的整理保存，檔案是一種非常重要的明信片，它象征著人們的身份，是另一種神秘的“第二個(gè)身份證”。文秘工作與檔案是分不開(kāi)的，檔案處理是文秘的一項(xiàng)基本工作內(nèi)容。文章作者以文秘工作和檔案工作二者為研究對(duì)象，對(duì)二者的工作相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案工作；思考

伴隨社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，文秘工作和檔案工作也發(fā)生了變化，越來(lái)越趨向電子化，越來(lái)越依賴(lài)于計(jì)算機(jī)技術(shù)。提起文秘工作我們可能就會(huì)認(rèn)為幫助領(lǐng)導(dǎo)處理一些繁瑣的事物，無(wú)非就是與文件資料接觸，其實(shí)不然文秘的工作有很多內(nèi)容，檔案只是其中一個(gè)基本的工作內(nèi)容。下面我們跟隨作者的思路，通過(guò)作者的論述，使我們更加了解文秘與檔案之間的關(guān)系，與二者之間的關(guān)系，如何采取措施使二者更趨于規(guī)范化。

1 對(duì)于文秘工作和檔案工作的認(rèn)識(shí)

1.1 文秘工作

文秘就是我們通常所說(shuō)的秘書(shū)，它服務(wù)于企業(yè)、部門(mén)組織、機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)決策層，也許職位并不高，但是卻是一個(gè)非常重要的職位，上與領(lǐng)導(dǎo)決策者溝通交流，下與基層的工作人員接觸。確切地說(shuō)文秘是一項(xiàng)輔助工作，負(fù)責(zé)會(huì)議等其他事宜的參謀，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)文秘工作有兩大塊：辦文和辦事，辦文顧名思義就是與各種文件打交道，對(duì)文件的制發(fā)、收發(fā)等；辦事就是領(lǐng)導(dǎo)交予的行政事務(wù)工作。

文秘工作具有以下幾點(diǎn)：政治性、從屬性、綜合性、服務(wù)性[1]。文秘會(huì)接觸到與政策相關(guān)的工作，這就包括機(jī)密檔案，要對(duì)涉及到政治方面的工作絕對(duì)地保密；從屬性是指文秘工作屬于辦公室工作范疇，在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)下，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策層，聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的命令，一切以保證領(lǐng)導(dǎo)順利工作為目的而展開(kāi)工作。綜合性是指文秘的工作接觸到的人和事物眾多，上到方針政策，下到機(jī)構(gòu)組織的細(xì)如牛毛的瑣事。服務(wù)性是指文秘的工作為全體組織服務(wù)。

1.2 檔案工作

檔案分為很多種類(lèi)，分為人事檔案、公司企業(yè)檔案、文物檔案等多種類(lèi)型。不同的檔案應(yīng)按不同的方式處理，但總體來(lái)說(shuō)關(guān)于檔案的處理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，無(wú)非就是檔案的轉(zhuǎn)投、保存等。

2 做好文秘工作和檔案工作的幾點(diǎn)思考

2.1 文秘工作與檔案工作存在的問(wèn)題

1.使用不當(dāng)?shù)奈姆N，不規(guī)范的公文格式、附件

公文一般是由文秘制發(fā)的，屬于一種應(yīng)用文體，具有很強(qiáng)的規(guī)范性要求，不同類(lèi)型的公文有不同的寫(xiě)作要求，通常容易混淆，通常分不清請(qǐng)示與報(bào)告的寫(xiě)法，二者經(jīng)常混淆，甚至是有人把二者結(jié)合起來(lái)，在一篇公文表現(xiàn)出來(lái)，讓人弄不清到底是決定，還是意見(jiàn)。正文中有附件，但是沒(méi)有標(biāo)識(shí)，需要標(biāo)識(shí)序號(hào)的地方?jīng)]有標(biāo)識(shí)，印制和數(shù)字使用不規(guī)范。格式的不規(guī)范影響閱讀，影響公文后期的歸檔工作等[2]。

2.編號(hào)不規(guī)范，材料不完整

往往因?yàn)榈怯洸患皶r(shí)，出現(xiàn)漏號(hào)、重號(hào)等情況，這與立卷歸檔的要求相互排斥，公文的質(zhì)量得不到有效保證。在最初原始材料和要求一起實(shí)行裝訂備查，計(jì)算機(jī)應(yīng)用到辦公室事物之后，就沒(méi)有定稿的文件歸檔，也缺乏原稿或修改稿，導(dǎo)致材料出現(xiàn)不完整的狀況。

3.版記不全面，辦理程序不規(guī)范

版記是實(shí)現(xiàn)文檔一體化，部門(mén)之間銜接的標(biāo)志，現(xiàn)實(shí)中版記得不到重視，缺乏各種內(nèi)容；辦理程序不規(guī)范突出表現(xiàn)是不等級(jí)就印發(fā)等情況，對(duì)文檔的管理工作十分不利。

4.使用不達(dá)標(biāo)的紙張，裝訂不規(guī)范

公文對(duì)于紙張的要求很高，對(duì)紙張的克度要求也很高，無(wú)論是材質(zhì)，還是紙張的其他性質(zhì)要求都很高。公文對(duì)于保管的要求很高，因?yàn)槲拿厝藛T通常會(huì)拿出來(lái)看一看，對(duì)指導(dǎo)工作有很多的幫助，因此公文必須要使用質(zhì)量?jī)?yōu)良的紙張。但是在現(xiàn)實(shí)中為了節(jié)約資本，通常使用耐折度低的低質(zhì)量的紙張撰寫(xiě)公文，而且在保存一段之間后紙面上開(kāi)始出現(xiàn)黃色的印跡，出現(xiàn)破損，嚴(yán)重影響閱讀；使用不同規(guī)格大小的紙張，裝訂過(guò)程中有掉頁(yè)等問(wèn)題，沒(méi)有達(dá)到裝訂要求。

5.材料字跡不清晰，上交材料不及時(shí)

由于撰寫(xiě)公文的墨水質(zhì)量問(wèn)題，或者是紙張的質(zhì)量問(wèn)題，由于保存的時(shí)間較長(zhǎng)，出現(xiàn)字跡不清晰的問(wèn)題；各級(jí)機(jī)關(guān)工作任務(wù)量繁多，往往不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上交材料。

2.2 如何促進(jìn)文秘工作與檔案工作銜接、規(guī)范化

1.加強(qiáng)文檔一體化的意識(shí)

文檔一體化的建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，而是要在潛移默化的過(guò)程中一點(diǎn)一滴滲透，加強(qiáng)文秘工作人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)其職業(yè)道德素質(zhì)修養(yǎng)，使其保持高漲的工作熱情，能夠以身作則，為其他同仁們樹(shù)立榜樣，形成規(guī)范化的文檔一體化的工作風(fēng)氣，加強(qiáng)團(tuán)結(jié)合作的意識(shí)精神，換位思考，充分考慮到其他部門(mén)工作人員的感受，堅(jiān)持一絲不茍的工作原則，以真實(shí)可靠的工作作風(fēng)，提升公文、質(zhì)量質(zhì)量。

2.建立規(guī)范化的管理流程

規(guī)范化的管理流程能夠約束文秘工作和檔案工作的工作行為，使之向著規(guī)范化的軌道開(kāi)展。嚴(yán)格遵循法律制度，從細(xì)節(jié)上查缺補(bǔ)漏，嚴(yán)格按照紙張選用、裝訂等環(huán)節(jié)的要求撰寫(xiě)。任用專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的人才，提高全部工作隊(duì)伍的實(shí)力。禁止出現(xiàn)越級(jí)現(xiàn)象，防止漏洞的出現(xiàn)。充分使用科學(xué)技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與科學(xué)的管理方法[3]。

3.做好文書(shū)與檔案的相互配合

立卷工作是基礎(chǔ)，為此文書(shū)部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)立卷工作的有效性，高度重視立卷工作。勇于承擔(dān)責(zé)任，做好相關(guān)文件的收集整理工作，還要對(duì)文件分類(lèi)匯總，便于工作人員的檢查與查閱，為實(shí)現(xiàn)文檔一體化與文書(shū)檔案的銜接奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述可知，文秘是服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策層的工作，具有政治性、從屬性、綜合性、服務(wù)性四種屬性。檔案工作是檔案的歸檔、轉(zhuǎn)投、保存等內(nèi)容。在現(xiàn)實(shí)中文秘工作與檔案工作常見(jiàn)的問(wèn)題有使用不當(dāng)?shù)奈姆N，不規(guī)范的公文格式、附件；編號(hào)不規(guī)范，材料不完整；版記不全面，辦理程序不規(guī)范；使用不達(dá)標(biāo)的紙張，裝訂不規(guī)范；材料字跡不清晰，上交材料不及時(shí)等。通過(guò)加強(qiáng)文檔一體化，建立規(guī)范化的管理流程，做好文書(shū)與檔案的銜接促使文秘工作與檔案工作的規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

[1]殷寧. 淺談現(xiàn)代文秘工作中電子檔案的管理方法[J]. 黑龍江檔案，2012，04：36.

[2]劉美娟. 基于當(dāng)前文秘工作的檔案管理關(guān)鍵問(wèn)題研究[J]. 科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013，31：242.

[3]姚新穎. 芻議文秘工作與檔案管理的一體化[J]. 大眾文藝，2014，20：267.