陳 彪

（江蘇南通三建集團有限公司 江蘇·海門 226100）

《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》2015 年7 月1 日發(fā)布執(zhí)行，它是新時期“與時俱進的會計檔案管理新政”，對推進企業(yè)檔案工作發(fā)展具有十分重要又有深遠的指導(dǎo)意義。本人從事了十多年企業(yè)會計手工記賬到會計電算化會計檔案的管理，深刻認識到會計檔案管理的作用，下面就如何有效地提高會計檔案管理工作水平談?wù)勛约旱母邢搿?/p>

一、會計檔案的管理作用

（一）會計檔案的內(nèi)容

江蘇南通三建集團有限公司現(xiàn)有貯存在主管部門1978 年開始至2004 年的會計檔案近3 萬余卷（冊），以及2005 年以來集團公司在庫的會計檔案資料8206 卷（冊），有所屬22 家分（子）公司、總部集中保管的財務(wù)會計資料，記載著集團公司經(jīng)濟發(fā)展的軌跡、經(jīng)營活動狀況及經(jīng)營成果。

集團公司的財務(wù)會計檔案分類有：（1）會計憑證：原始憑證、記賬憑證；

（2）會計賬簿：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細分類賬、輔助賬；（3）相應(yīng)的財務(wù)會計報告：在報告中反映出企業(yè)月度、季度以及年度的資產(chǎn)負債表、收益表等相關(guān)報告；（4）相關(guān)會計資料：在這些資料中，應(yīng)該包括企業(yè)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、企業(yè)銀行對賬單，并且要制定出企業(yè)會計檔案移交手冊，會計檔案保管手冊等。

集團公司檔案室對各年度會計檔案資料均以每一卷（冊）的案卷題名為一件，著錄于新中大URP 檔案模塊中，內(nèi)容有卷號（件號）、憑證號、頁數(shù)、移交人和移交時間等。

為了做好會計檔案管理工作，根據(jù)《會計法》、《檔案法》，建立健全了集團公司各項規(guī)章制度，主要有《財務(wù)管理制度》、《財務(wù)管理辦法》、《檔案管理制度》、《會計檔案管理制度》、《信息化管理標準》、《計算機網(wǎng)絡(luò)管理制度》。2005 年集團公司專門邀請海門檔案局領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場指導(dǎo)會計檔案管理工作，修訂印發(fā)了《關(guān)于進一步明確會計檔案整理編目的意見》。

（二）會計檔案的作用

集團公司的會計檔案，每年都必須要把相關(guān)的資料提交到相應(yīng)的會計師事務(wù)所進行審計。同時也需要接受企業(yè)經(jīng)營過程中，相關(guān)管理部門的檢查。檢查的方式方法有普遍查、抽查、重點查。由于建筑行業(yè)的特點：工程規(guī)模大、投資數(shù)額大、建設(shè)工期長，形成拖欠工程款、應(yīng)收賬款聚增。往來款項結(jié)算、打官司等均需調(diào)閱會計憑證。因此，會計檔案比較文書檔案、人事檔案、實物檔案利用次數(shù)最多、使用最頻繁。據(jù)記載，2013 年至2015 年3 年期間，集團公司檔案室接待查借閱會計檔案有250 人次，通過QQ 群或OA 平臺查閱掃描發(fā)送的的有327 人次。

集團公司為了上市，需要提供企業(yè)所有資產(chǎn)，資本結(jié)構(gòu)，個人或單位原始投股憑證資料，均涉及到集團公司的原始憑證。

二、會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案管理工作意識淡薄

在某些企業(yè)或者單位中，存在著領(lǐng)導(dǎo)以及財務(wù)相關(guān)工作人員對會計檔管理工作意識淡薄的問題。只注重會計核算和記錄，忽視文件材料的收集、整理和歸檔工作，每年年初把會計資料移交檔案室后一交了事。財務(wù)人員對會計業(yè)務(wù)熟悉，而對會計檔案知識知之甚少，許多企業(yè)或單位對于會計業(yè)務(wù)表現(xiàn)出了重視的態(tài)度，但是涉及到會計檔案管理工作卻缺少一定的重視。從而在某個程度上，導(dǎo)致了會計業(yè)務(wù)與會計檔案管理流程出現(xiàn)脫節(jié)的問題。造成這個問題的主要原因，就是檔案知識宣傳教育不力、檔案意識淡薄、檔案管控沒有前移幾個原因。

（二）會計資料不完整、不規(guī)范

1.部分單位的財務(wù)會計報告與會計憑證裝訂在一起，有的單位財務(wù)會計報告由會計部門自己保管，沒有移交檔案室歸檔保管，這顯然不符合《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》，不符合《會計法》第二十三條“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當建立檔案、妥善保管?！?/p>

2.會計資料復(fù)印件多，手續(xù)不全。對比較重要的如購貨合同、借款協(xié)議等不是原件，而是用復(fù)印件替代原件歸檔。如果確實不能用原件歸檔，應(yīng)當在復(fù)印件中注明原件在何時何處，同時有經(jīng)辦人員簽名蓋章，并寫明經(jīng)辦日期。有的單位財務(wù)會計報表、賬簿扉頁、記賬憑證封面等，沒有蓋財務(wù)印章或會計經(jīng)辦人印章。

3.原始憑證粘貼方法不恰當，粘貼不牢固，不整齊，不便于調(diào)閱和復(fù)印。對幅面較大的紙張應(yīng)先作適當修剪或折疊，粘貼時應(yīng)當從右下角底邊依次向上鱗形狀使用液體膠水或固體膠貼牢。

4.打印輸出的賬簿不符合要求。一是會計電算化下，總賬的數(shù)據(jù)可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當期總分類賬。有的單位打印輸出總分類賬的當期累計金額，這就多余了，實屬浪費資源。二是打印輸出的明細賬頁不是滿頁打印，僅一筆或幾筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)就打印一張A4 紙，造成打印輸出的賬頁反比手工記賬時增加了四五倍。

5.期滿的會計檔案鑒定難、銷毀難，庫存數(shù)量越來越多。集團公司會計檔案始于70 年代以來，未曾有領(lǐng)導(dǎo)對期滿檔案簽定和銷毀過，總認為日常工作都很忙，那有心思輕意處理檔案，寧愿保守堆在庫房，不愿多一事而擔責任、冒風險。

（三）會計檔案和財務(wù)人員的綜合素質(zhì)太低

人的因素決定一切。只要有認真負責、踏實肯干、樂于奉獻的態(tài)度和行動，任何事情都一定能夠做好?？陀^上，由于市場經(jīng)濟發(fā)展，人員流動性增大，由以前的“單位人”變?yōu)楝F(xiàn)在的“社會人”。有些人員工作責任性不強，不按原則辦事。有些年輕人拈輕怕重，圖省事不費勁，這些無疑增加了管理工作的難度。

三、加強會計檔案管理的對策

會計檔案是國家的經(jīng)濟資源、歷史資料，是企業(yè)經(jīng)濟決策、管理施政的主要依據(jù)，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的護身符。必須加強領(lǐng)導(dǎo)，提升管理水平，為新時期經(jīng)濟發(fā)展保障服務(wù)。

（一）統(tǒng)一思想，提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)

單位負責人和主管會計工作負責人在注重會計工作的同時，應(yīng)當加強對會計工作、會計檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，學(xué)習(xí)貫徹《會計法》、《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》等法律法規(guī)，提高會計人員和會計檔案人員專業(yè)知識水平，把會計檔案管理與會計業(yè)務(wù)核算同等重視，不能厚此薄彼。財務(wù)部門應(yīng)當指定專人（出納人員除外）負責認真地把會計資料進行整理與收集工作，并且要仔細地進行核對后把其資料進行裝訂成檔。

（二）完善會計檔案管理機制

結(jié)合當前國家的相關(guān)規(guī)定，按照《會計電算化工作規(guī)范》，各單位應(yīng)當建立健全本單位內(nèi)部會計檔案管理制度。建立會計資料歸檔制度，明確會計資料收集和歸檔范圍，做到收集的材料齊全，內(nèi)容完整。制訂會計資料整理方法、歸檔程序及保管期限的規(guī)定。財務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)當每年組織一次對所屬單位會計資料的檢查督促，在年初或春節(jié)期間進行財務(wù)互查互評，交流學(xué)習(xí)，共同進步。

（三）加大會計業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，增強會計檔案管理人員綜合素質(zhì)

企業(yè)以及單位在聘任會計相關(guān)工作人員時，應(yīng)該要求其具備會計與檔案職業(yè)資格。以此來確保會計檔案工作能夠順利地開展。會計人員和會計檔案管理人員，應(yīng)當遵守職業(yè)道德，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。加大會計相關(guān)以及檔案管理工作人員進行業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)力度，不斷地提升相關(guān)工作人員的管理水平以及業(yè)務(wù)能力。提供會計和檔案人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會，組織他們參加觀摩交流、研討活動等。

（四）在管理手段上求先進

在信息化快速發(fā)展的時代，由于各企業(yè)以及單位的發(fā)展進度不同，我們在開展檔案管理工作時要意識到傳統(tǒng)管理方法還有一定的存在意義。以電子形式的檔案不能完全取代紙介檔案。我們要結(jié)合當前先進的信息技術(shù)，有效地發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢，實現(xiàn)信息化檔案管理工作的實施。

四、會計憑證的鑒定

會計憑證的鑒定當屬會計檔案管理范疇，會計檔案管理好了，會計憑證鑒定也就方便。這里所提及的鑒定是對檔案價值的鑒定，在開展鑒定過程中，應(yīng)該實行綜合性的考慮來對其進行價值判定。一、能夠充分地反映企業(yè)以及單位的歷史，具有信息記錄全面性。二、檔案形成要具有一定的規(guī)律，相互之間要有聯(lián)系。三，檔案必須要清晰，同時要便于操作?；谶@幾個條件，總結(jié)出不宜進行銷毀的會計憑證有以下幾個方面的。

（一）涉及到企業(yè)以及單位債權(quán)債務(wù)的檔案

對于這種類型的會計憑證在沒有解除相應(yīng)的債權(quán)債務(wù)的情況下，是不能夠進行銷毀的。應(yīng)該及進地對這類型的會計憑證進行整理，并且進行妥善地管理，當相關(guān)債負解決后，再結(jié)合實際情況進行鑒定。

（二）涉及經(jīng)濟案件的會計憑證

對于一些原始會計憑證是在企業(yè)打官司時最有力的證據(jù)，特別是涉及到經(jīng)濟案件時，這些原始會計憑證的重要性不言而喻。所以在案件還沒有處理之前，這類型的會計憑證不能夠進行銷毀。

（三）涉及各類糾紛事宜的會計憑證

在企業(yè)以及單位進行經(jīng)營過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)各種類型的糾結(jié)。在解決這些糾結(jié)過程中，一定需要提供相應(yīng)的會計憑證。因此，還沒有完全解決糾紛的會計憑證不能夠進行銷毀。

（四）涉及工作人員人員的各項會計憑證

近年來以人為本的執(zhí)政理念體現(xiàn)黨和國家對人民群眾的關(guān)愛與呵護。會計憑證涉及人員的社會保險。會計憑證中的工資花名冊、工資單（包括領(lǐng)取款項的領(lǐng)條單）等，是人事檔案資源的一部分。因此，這部分會計憑證不能夠進行銷毀。

（五）涉及到相關(guān)經(jīng)濟合同合約的會計憑證

這一類會計憑證反映了合同雙方履行的權(quán)利和約定的義務(wù)。為了維護雙方利益，所有涉及到經(jīng)濟合同的會計憑證，在合同期未滿前，不能夠進行銷毀。

（六）涉及企業(yè)單位固定資產(chǎn)的會計憑證

對于這種類型的合二為一憑證，能夠?qū)ζ髽I(yè)以及單位的固定資產(chǎn)有一個直接的反映，并且有著一定的歷史記錄價值，建議對于這類型的會議憑證，應(yīng)該給予永久性的保留。

（七）涉及國外相關(guān)業(yè)務(wù)的會計憑證

近年來，建筑行業(yè)出國搞勞務(wù)，與國外聯(lián)營合作等較多。為了維護國家、集體利益，涉及國外的期滿會計憑證不宜銷毀。

（八）其他

會計憑證中如果具有一定價值的檔案不能夠進行銷毀。特別是與企業(yè)活動相關(guān)或者高層領(lǐng)導(dǎo)人手跡等，都不能夠進行銷毀。

五、結(jié)語

無論是檔案鑒定還是會計憑證鑒定，都是較為復(fù)雜的工作，在開展工作時，應(yīng)該保持良好地耐心，認真仔細地進行核對，才能夠確保工作的順利開展。

[1]財政部.會計檔案管理辦法（征求意見稿）[S].財會便[2014]56 號，2014.

[2]財政部.會計電算化工作規(guī)范[S].財會字[1996]17號，1996.

[3]鞏慧.電子會計檔案或?qū)⒄健暗桥_”[J].中國檔案，2015（2）.