楊麗珍，徐 洋，季彩宏

(揚(yáng)州職業(yè)大學(xué)，江蘇揚(yáng)州 225009)

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間全面發(fā)展的真實(shí)記錄。高職院校學(xué)生檔案不僅僅是學(xué)生在校期間的真實(shí)情況反映，同時(shí)還連貫地承載了學(xué)生自初中、高中以來(lái)的詳細(xì)資料，以及學(xué)校對(duì)學(xué)生全面考察、培養(yǎng)和教育的過(guò)程;它不僅是人事檔案的重要組成部分，也是在就業(yè)工作服務(wù)中用人單位選用人才的依據(jù)，還是學(xué)校學(xué)生工作整體管理水平的重要體現(xiàn)，更是高職院校人才培養(yǎng)水平評(píng)估中管理水平的彰顯。

隨著國(guó)家對(duì)高職院校扶持政策的不斷出臺(tái)，高職教育迎來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇，江蘇省高職院校的辦學(xué)規(guī)模及辦學(xué)實(shí)力不斷擴(kuò)大、增強(qiáng)。以揚(yáng)州職業(yè)大學(xué)為例，自2000年以來(lái)高職在校普通專(zhuān)科持續(xù)呈上升勢(shì)態(tài)，目前在校學(xué)生近2萬(wàn)人，每年的畢業(yè)生達(dá)6000人以上，各二級(jí)學(xué)院近幾年來(lái)在校生約1000人左右，有的二級(jí)學(xué)院學(xué)生有近3000人的規(guī)模，因此二級(jí)學(xué)院學(xué)生檔案管理工作擔(dān)子越來(lái)越重。在新時(shí)期高職教育快速發(fā)展的背景下，二級(jí)學(xué)院檔案管理工作中的一些問(wèn)題也顯露出來(lái)，如何加強(qiáng)學(xué)生檔案建設(shè)，快速提升高職院校學(xué)生檔案的服務(wù)與創(chuàng)新水平，是二級(jí)學(xué)院學(xué)生管理工作的一個(gè)重要課題。

一、學(xué)生檔案工作主要存在的問(wèn)題

(一)重大類(lèi)材料整理，輕個(gè)性化資料收集

教育部、國(guó)家檔案局2008年聯(lián)合頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，首次將高校學(xué)生檔案作為一個(gè)單獨(dú)的門(mén)類(lèi)(學(xué)生類(lèi))納入高校檔案館(室)工作范疇，這為做好學(xué)生檔案管理工作提供了法律依據(jù)。但是很多高職院校在學(xué)生檔案整理、收集中，還是缺乏一些規(guī)范性的條文，各二級(jí)學(xué)院大都對(duì)統(tǒng)一大類(lèi)的必須歸檔的材料比較重視，如大學(xué)生登記表、學(xué)籍卡、體檢表、派遣報(bào)到證，基本做到按時(shí)接轉(zhuǎn)，一次性收集齊全，而對(duì)學(xué)生在科技文化活動(dòng)、校園文化、社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、建模與技能創(chuàng)新大賽等素質(zhì)拓展活動(dòng)各個(gè)不同節(jié)點(diǎn)中產(chǎn)生的具有個(gè)性化特征和保存價(jià)值的，有重要推介、參考和憑證作用的其他應(yīng)歸檔的資料，如在科技文化活動(dòng)中學(xué)生的優(yōu)秀建模作品與優(yōu)秀論文、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的技術(shù)創(chuàng)新、專(zhuān)業(yè)實(shí)驗(yàn)成果、社團(tuán)活動(dòng)中的創(chuàng)業(yè)大賽規(guī)劃精品方案、畢業(yè)生的優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)成果等，由于缺乏具體的收集操作要求與措施，致使出現(xiàn)參與活動(dòng)的學(xué)生材料“漏缺”現(xiàn)象，有的二級(jí)學(xué)院在收集中也采取了一定的方法措施，但是效果不甚理想。而這些記錄既能體現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)與能力，又對(duì)學(xué)校教育教學(xué)改革具有參考價(jià)值，還能促進(jìn)各類(lèi)用人單位在選聘和任用中做到全面了解畢業(yè)生信息。更重要的是這些有鮮明特色學(xué)生的各類(lèi)信息材料，它不僅從一個(gè)側(cè)面反映了高職院?？蒲小?shí)踐活動(dòng)等一個(gè)全面的培養(yǎng)計(jì)劃，還反映了學(xué)校的教育教學(xué)內(nèi)涵的科學(xué)性、系統(tǒng)性，也是學(xué)校重要的科研成果和創(chuàng)新成果;對(duì)于用人單位而言，通過(guò)這些富有鮮明特色的人文素質(zhì)學(xué)生檔案，可以了解學(xué)校的綜合辦學(xué)實(shí)力、學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)，以及學(xué)生基礎(chǔ)理論和專(zhuān)業(yè)知識(shí)、科研創(chuàng)新和實(shí)踐能力的綜合水平。筆者認(rèn)為:二級(jí)學(xué)院應(yīng)該緊密結(jié)合學(xué)院辦學(xué)特色，有針對(duì)性地調(diào)整、增補(bǔ)一些有價(jià)值的學(xué)生材料目錄，作為學(xué)生檔案的有效補(bǔ)充資源，為學(xué)生在人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和單位任用中增加砝碼，讓用人單位從學(xué)生檔案各類(lèi)真實(shí)記錄材料中感知出學(xué)校為學(xué)生服務(wù)理念的深刻內(nèi)涵，從而也為學(xué)校建立學(xué)生管理新常態(tài)奠定良好基礎(chǔ)。

(二)重檔案交接份數(shù)，輕檔案內(nèi)涵質(zhì)量的建設(shè)

學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美、勞等方面的全過(guò)程記載，它不僅是學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程的全面、動(dòng)態(tài)、立體的真實(shí)寫(xiě)照，也是學(xué)校幾年來(lái)對(duì)學(xué)生全面培養(yǎng)、考察、教育的過(guò)程記載;學(xué)生檔案不僅具有宣傳學(xué)校的作用，還具有學(xué)術(shù)科研作用(畢業(yè)生檔案的學(xué)術(shù)科研性主要表現(xiàn)在教育研究與科學(xué)研究?jī)蓚€(gè)方面)。二級(jí)學(xué)院在學(xué)生檔案的移交中，比較注重學(xué)生檔案總量份數(shù)無(wú)缺失，而對(duì)學(xué)生檔案的內(nèi)在質(zhì)量有所忽視。如在收集、整理過(guò)程中，很多學(xué)生組織發(fā)展材料、獎(jiǎng)懲、資助情況、專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)、科研成果等相關(guān)的重要圖文，包括紙質(zhì)與電子資料，有的在班主任(輔導(dǎo)員)、教研室、課題組存放，有的在相關(guān)指導(dǎo)教師、專(zhuān)家、學(xué)生等個(gè)人手中，有的由于時(shí)間跨度長(zhǎng)，相關(guān)人員思想不重視，對(duì)在前期出現(xiàn)的缺失，不及時(shí)補(bǔ)救，存在著保存不當(dāng)、接轉(zhuǎn)不及時(shí)、收集不齊全的問(wèn)題，在學(xué)生檔案中不可避免地會(huì)出現(xiàn)殘缺、斷檔、空白等現(xiàn)象，使一些具有重要價(jià)值的材料在學(xué)生檔案中得不到體現(xiàn)，從而影響了學(xué)生檔案內(nèi)涵的承接作用，更無(wú)法使學(xué)生檔案材料的齊全與完整得到充分保證。

(三)重教師的培訓(xùn)，輕檔案人員的素質(zhì)提升

為推動(dòng)職業(yè)教育發(fā)展，提升學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，二級(jí)學(xué)院大都比較重視教師隊(duì)伍與學(xué)工隊(duì)伍的建設(shè)，不間斷地對(duì)專(zhuān)業(yè)教師、輔導(dǎo)員進(jìn)行系統(tǒng)理論學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，還利用假期組織專(zhuān)業(yè)教師到省內(nèi)外相關(guān)重點(diǎn)高校、國(guó)外對(duì)口高校進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流。以揚(yáng)州職業(yè)大學(xué)二級(jí)學(xué)院為例，在目前二級(jí)學(xué)院22名檔案從業(yè)人員中，非檔案專(zhuān)業(yè)的人員21人，占總?cè)藬?shù)的95%以上，而其中20人為檔案兼職人員;在22名檔案從業(yè)人員中，具有中級(jí)檔案專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)的只有4人，占總?cè)藬?shù)的18%;副高以上職稱(chēng)1人，占總?cè)藬?shù)的4．5%;二級(jí)學(xué)院的22名檔案從業(yè)人員，自2012年以來(lái)從未參加過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)與技能培訓(xùn)，也未有在市級(jí)以上檔案科研項(xiàng)目中立項(xiàng)。

從以上數(shù)據(jù)中不難看出，目前二級(jí)學(xué)院現(xiàn)實(shí)狀況是:90%從事學(xué)生檔案管理工作的都不是專(zhuān)職人員，有的是教師兼任，有的是秘書(shū)或者輔導(dǎo)員兼任;他們大多數(shù)都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理的理論知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能。由于檔案管理人員業(yè)務(wù)管理水平有限，又缺乏專(zhuān)業(yè)人員與專(zhuān)業(yè)帶頭人的支撐，檔案的研發(fā)能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上形勢(shì)的需要，學(xué)生檔案管理整體水平難以達(dá)到專(zhuān)業(yè)化、現(xiàn)代化、數(shù)字化管理的要求，所以在學(xué)生檔案的收集、整理、立卷、保管、轉(zhuǎn)接、記錄等環(huán)節(jié)中就難免不出現(xiàn)差錯(cuò)。

(四)重學(xué)生檔案“入柜”，輕服務(wù)與利用

保管檔案的重要作用之一就在于它有利用價(jià)值。二級(jí)學(xué)院由于缺乏專(zhuān)業(yè)管理人員，再加上有的兼職檔案工作人員怕學(xué)生檔案材料丟失，在思想上怕麻煩，缺乏服務(wù)意識(shí)，就產(chǎn)生學(xué)生檔案材料進(jìn)柜萬(wàn)事大吉想法。一方面對(duì)應(yīng)該增補(bǔ)進(jìn)檔案的材料沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)，另一方面對(duì)學(xué)生檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)的主動(dòng)性不足;檔案的記錄停留在紙質(zhì)上，沒(méi)有利用信息化技術(shù)去管理學(xué)生檔案，在相關(guān)人員查閱檔案時(shí)他們會(huì)敷衍了事;有的學(xué)生材料中該有記錄的無(wú)支撐資料，該有公章的沒(méi)蓋公章，使查閱人員無(wú)法利用;在用人單位急需利用時(shí)也無(wú)法做到迅速無(wú)誤。這都造成檔案管理者跟信息需求者之間不能有良好的互動(dòng)，學(xué)生檔案應(yīng)有的作用得不到充分發(fā)揮，也間接影響了學(xué)校聲譽(yù)。

二、學(xué)生檔案工作改進(jìn)對(duì)策思考

(一)發(fā)展和完善高職學(xué)生檔案管理工作制度

制度是檔案工作現(xiàn)代化的強(qiáng)有力保證，現(xiàn)代化高校學(xué)生檔案管理的建立是社會(huì)發(fā)展的需求，作為高職院校內(nèi)部管理核心組成的學(xué)生檔案管理制度，不僅在外部要與教育改革發(fā)展掛鉤，在內(nèi)部體制管理上更要與教育發(fā)展的變化密切聯(lián)動(dòng)，二級(jí)學(xué)院必須在學(xué)生檔案管理制度上適時(shí)跟進(jìn)，以快速實(shí)現(xiàn)檔案管理工作自身的改革和發(fā)展。根據(jù)社會(huì)需求和人才培養(yǎng)需要，科學(xué)合理地改進(jìn)和完善學(xué)生檔案工作的相關(guān)規(guī)章制度，如制定統(tǒng)一學(xué)生檔案收集、歸檔材料的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，并適時(shí)調(diào)整學(xué)生檔案材料的收集范圍，建立統(tǒng)一規(guī)范化的收集、整理、歸檔、保管、利用等管理操作制度;還要建立檔案科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、評(píng)比、獎(jiǎng)勵(lì)體系制度，確保二級(jí)學(xué)院檔案工作能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。

(二)強(qiáng)化收集，提升學(xué)生檔案內(nèi)在質(zhì)量建設(shè)

學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)校期間的全面反映，有著承接性、動(dòng)態(tài)性及實(shí)用性的特征，因此在檔案材料的收集過(guò)程中，首先按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性的收集要求，做到認(rèn)真檢查與清點(diǎn)。如檢查書(shū)寫(xiě)字跡、墨水是否符合要求，材料紙張的標(biāo)準(zhǔn)與紙張規(guī)格是否標(biāo)準(zhǔn)，目錄與材料是否一致;其次還要根據(jù)學(xué)生動(dòng)態(tài)特點(diǎn)，做到即時(shí)交收;另外又要根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合社會(huì)與用人單位的需求，不斷調(diào)整增補(bǔ)歸檔材料，及時(shí)從中挖掘?qū)W生的內(nèi)在誠(chéng)信價(jià)值與就業(yè)推廣價(jià)值，樹(shù)立高校整體的社會(huì)形象，這樣既能反映學(xué)生的個(gè)性特征及其綜合能力，又能極大地豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，使學(xué)生檔案材料不斷呈現(xiàn)高校教育成果。豐富生動(dòng)充滿(mǎn)內(nèi)涵高質(zhì)量的材料，也能讓用人單位對(duì)畢業(yè)生有深入的了解，成為用人單位選拔人才的重要依據(jù)，從而可以讓合適的人在合適的崗位上更好服務(wù)社會(huì)。只有實(shí)現(xiàn)檔案自身的改革和發(fā)展，才能確實(shí)做到學(xué)生檔案外在質(zhì)量過(guò)硬、內(nèi)在材料豐富完整，才能使學(xué)生檔案更全面地反映、記錄學(xué)生在學(xué)校德、智、體、美、勞的成長(zhǎng)歷程。

(三)整合檔案資源，提高“數(shù)字化”服務(wù)質(zhì)態(tài)

隨著二級(jí)學(xué)院學(xué)生檔案數(shù)量的不斷增加，學(xué)生檔案管理方法的創(chuàng)新迫在眉睫。作為信息源的學(xué)生檔案，要更好為學(xué)生、用人單位、社會(huì)提供高質(zhì)量的服務(wù)，首先應(yīng)在深度開(kāi)發(fā)檔案信息內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，整合學(xué)生檔案信息資源，全面建立安全有效的二級(jí)學(xué)院“數(shù)字化”學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng);另外在做好檔案管理保密與安全的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院“數(shù)字化”學(xué)生檔案信息源與校園網(wǎng)鏈接，這樣既做到檔案管理高效、快捷、準(zhǔn)確、無(wú)誤的服務(wù)質(zhì)態(tài)，又實(shí)現(xiàn)了學(xué)校學(xué)生檔案信息資源成果的共享。

(四)穩(wěn)定工作隊(duì)伍，提升素質(zhì)教育

檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作與現(xiàn)代化高校學(xué)生教育發(fā)展聯(lián)動(dòng)性的關(guān)鍵，由于學(xué)生檔案工作長(zhǎng)年沒(méi)有被重視，多數(shù)工作人員都是兼職，工作主動(dòng)性不強(qiáng)，也不可能對(duì)檔案工作有創(chuàng)造性的發(fā)展和深入的研究。［1］因此要想更好地發(fā)揮檔案管理工作的潛力和魅力，促進(jìn)高校學(xué)生的主體發(fā)展和實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值，檔案管理人員的素質(zhì)至關(guān)重要。針對(duì)目前二級(jí)學(xué)院從事檔案工作的人員大多是兼職、流動(dòng)性較大的現(xiàn)狀，提升人員檔案理論知識(shí)和業(yè)務(wù)能力尤為重要。一是二級(jí)學(xué)院應(yīng)建立一支相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理工作人員隊(duì)伍，確保學(xué)生檔案管理工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性。二是學(xué)?？梢詮钠渌麔徫恢泄膭?lì)富余人員從事檔案工作，并積極開(kāi)通從事檔案工作專(zhuān)、兼職人員的職稱(chēng)評(píng)定渠道和職稱(chēng)轉(zhuǎn)聘通道，使大家能從內(nèi)心熱愛(ài)本職工作，并在崗位上極大地發(fā)揮主動(dòng)性、創(chuàng)造性，讓二級(jí)學(xué)院學(xué)生檔案管理工作充滿(mǎn)活力。三是加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)、現(xiàn)代信息技術(shù)學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)校主管部門(mén)應(yīng)積極牽頭組織專(zhuān)業(yè)能力提升活動(dòng)，定期組織二級(jí)學(xué)院的檔案工作人員參加相關(guān)理論知識(shí)與技能的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，為全面提升二級(jí)學(xué)院檔案從業(yè)人員的理論水平與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)筑牢基礎(chǔ)。四是加強(qiáng)省內(nèi)外高校的橫向?qū)W習(xí)與交流，通過(guò)相互學(xué)習(xí)、交流、研討，做到開(kāi)闊眼界、取長(zhǎng)補(bǔ)短，從而提升學(xué)生檔案管理人員創(chuàng)新水平、管理水平、理論研究水平。五是通過(guò)強(qiáng)化學(xué)生檔案管理人員的政治素養(yǎng)教育，不斷增強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員的主動(dòng)服務(wù)理念，提升服務(wù)水平。

(五)提高檔案利用能力，實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新

高職院校學(xué)生檔案是重要的辦學(xué)資源，然而隨著高校辦學(xué)環(huán)境的變化，學(xué)生價(jià)值觀的多元化，檔案載體的多樣化，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，如何更好發(fā)揮高校辦學(xué)形成的檔案的價(jià)值是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。［2］檔案存在意義，在于它有一定的利用價(jià)值，學(xué)生檔案同樣也不例外。首先，二級(jí)學(xué)院要改變重保管、輕利用的觀念，應(yīng)在充分開(kāi)發(fā)學(xué)生檔案信息資源、建立“數(shù)字化”信息體系的框架下，使學(xué)生檔案管理系統(tǒng)成為開(kāi)放式信息源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，從而全面實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息的開(kāi)放與利用;其次，要不斷提升檔案從業(yè)人員主動(dòng)服務(wù)社會(huì)的能力與水平，加強(qiáng)學(xué)生檔案的專(zhuān)項(xiàng)編研工作(如學(xué)生的優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)、建模成果、文化科技大賽中的創(chuàng)新成果、優(yōu)秀論文、科研成果等)，建立檔案信息特色數(shù)據(jù)庫(kù)，使靜態(tài)的紙質(zhì)材料，變?yōu)閯?dòng)態(tài)的信息利用資源，有針對(duì)性地為學(xué)校教育教學(xué)改革、人才培養(yǎng)水平評(píng)估、科學(xué)研究等各項(xiàng)工作服務(wù);再者，創(chuàng)新檔案工作服務(wù)的新內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案快速檢索處理服務(wù)，要構(gòu)建立體式的檔案服務(wù)協(xié)作網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)架學(xué)生檔案快速高效的服務(wù)橋梁，為社會(huì)、用人單位、學(xué)生、高校創(chuàng)建多層次的信息處理檢索服務(wù)平臺(tái)，提高二級(jí)學(xué)院學(xué)生檔案社會(huì)化服務(wù)水平。

三、結(jié)論

學(xué)生檔案是高職院校重要文化知識(shí)資源、信息資源，二級(jí)學(xué)院應(yīng)在教育教學(xué)改革的同時(shí)，正視學(xué)生檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)上的不足與缺失;要用科學(xué)的制度管理檔案各項(xiàng)事務(wù)，用問(wèn)責(zé)制切實(shí)加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院工作人員建檔、存檔、愛(ài)檔的責(zé)任意識(shí)和社會(huì)服務(wù)意識(shí)，不斷優(yōu)化、豐富學(xué)生檔案案卷材料，進(jìn)一步深化學(xué)生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與整合，在保證學(xué)生檔案完整、安全的基礎(chǔ)上，全面實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息“數(shù)字化”服務(wù)功能，使學(xué)生檔案資源轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式信息資源，只有這樣才能真正促進(jìn)檔案管理工作高效運(yùn)行，才能提高學(xué)生在人才競(jìng)聘中的就業(yè)砝碼，使培育的人才真正做到為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

［1］趙磊．如何加強(qiáng)大學(xué)生檔案信息化的管理［J］．教育管理信息化，2014(6):61．

［2］劉朝文，趙慶嬌．廣西師范大學(xué)檔案館．基于多元角度探討高校檔案編纂的價(jià)值［J］．資源共享，2014(2):112－113．