于晶彬

(東寧縣農(nóng)村公路管理站 黑龍江 東寧 157200)

一、具有較高的政策水平

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書、檔案工作直接關(guān)系到黨的路線、方針、政策的貫徹執(zhí)行，因此，要求文書、檔案工作人員必須努力學(xué)習(xí)和研究黨和國(guó)家的方針、政策、法令法規(guī)，提高政策思想水平。提高政策水平主要是增強(qiáng)理解、運(yùn)用掌握黨和國(guó)家方針政策解決實(shí)際問題的能力;提高思想水平，主要是提高辯證唯物主義的認(rèn)識(shí)能力，學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想的科學(xué)體系，學(xué)會(huì)用辯證唯物主義和歷史唯物主義的世界觀和辦法論觀察分析現(xiàn)實(shí)工作中的各種實(shí)際問題，認(rèn)真鉆研黨在各個(gè)歷史時(shí)期以來的各項(xiàng)方針政策，這是文書、檔案工作者十分重要的修養(yǎng)和基本功。當(dāng)前，尤其是學(xué)習(xí)黨在新時(shí)期的基本路線，即“一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)”。在中國(guó)共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)下，以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，堅(jiān)持改革開放，建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義，不斷提高貫徹執(zhí)行黨的基本路線的自覺性。

二、具有較廣的本部門、本行業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)

文書、檔案工作人員要學(xué)習(xí)有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，懂得本機(jī)關(guān)、本單位的專門業(yè)務(wù)和工作規(guī)律，力求精通本部門、本行業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)和有關(guān)文化科學(xué)知識(shí)。同時(shí)，還要熟悉這項(xiàng)工作的歷史和現(xiàn)狀，不斷掌握新情況、新問題和新經(jīng)驗(yàn)。只有掌握本機(jī)關(guān)、本單位的機(jī)構(gòu)、組織狀況和各級(jí)機(jī)構(gòu)的職權(quán)范圍，所制發(fā)的公文才能有的放矢，不說“外行話”，才能解決實(shí)際問題，也才能正確解決公文運(yùn)轉(zhuǎn)中的問題，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率。

三、具有較深的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)

文書、檔案工作人員在具有較高的政治思想和職業(yè)道德素養(yǎng)的同時(shí)也要有較深的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，才能成為稱職的文書、檔案工作人員。文書、檔案工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，主要是指與他們所從事的文書、檔案工作密切相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)。大體包括以下幾個(gè)方面:

(一)基礎(chǔ)理論知識(shí)

文書、檔案工作的基礎(chǔ)理論知識(shí)是指關(guān)于文書、檔案工作總體方面的基本原理性的知識(shí)。包括文書學(xué)、檔案學(xué)、公文寫作、秘書學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等?；A(chǔ)理論知識(shí)帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書、檔案工作的實(shí)際操作知識(shí)、操作技能的理論指導(dǎo)。有了基礎(chǔ)理論知識(shí)，文書、檔案工作者在從事文書、檔案工作時(shí)，就能增強(qiáng)自覺性減少盲目性，為提高文書、檔案工作水平奠定基礎(chǔ)。

(二)實(shí)際操作知識(shí)

文書、檔案工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，不但包括基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)包括實(shí)際操作知識(shí)。也就是說，文書、檔案工作人員不能只了解和掌握文書、檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法:比如，發(fā)文有發(fā)文的處理程序，收文有收文的處理程序，每一程序都有具體的做法和要求;檔案立卷有立卷的方法、庫房保管有庫房保管的要求。實(shí)際操作知識(shí)是文書、檔案工作人員的業(yè)務(wù)基本功，有了實(shí)際操作知識(shí)，才能知道怎樣去做文書、檔案工作。如果只懂得基礎(chǔ)理論知識(shí)，而不掌握實(shí)際操作知識(shí)，理論就會(huì)架空，參與實(shí)際工作就會(huì)一竅不通。掌握實(shí)際操作知識(shí)要堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際的學(xué)習(xí)方法，也就是要把書本和實(shí)際工作緊密結(jié)合起來。

四、具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能

文書、檔案工作是一項(xiàng)實(shí)踐性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，不具備熟練的業(yè)務(wù)技能，許多工作將無法開展，特別是辦公室工作日益現(xiàn)代化和自動(dòng)化的今天，熟練掌握文書、檔案工作業(yè)務(wù)技能，更顯得十分迫切而重要。

(一)文字綜合處理能力

文書、檔案工作人員在許多工作環(huán)節(jié)中，都要進(jìn)行文字綜合處理和加工。如要向領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)時(shí)期以來重要文件的綜合材料，對(duì)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件進(jìn)行文字上的審核把關(guān)，對(duì)某些來文提出擬辦、批辦意見，利用檔案制作檔案證明、編寫單位大事記與組織沿革等。所有這些文字工作，沒有一定的文字綜合處理能力是難以勝任的。

(二)書寫能力

在文書、檔案工作中，經(jīng)常有一些文字要?jiǎng)庸P書寫，如簽收文件、書片案卷封面、卷內(nèi)目錄、創(chuàng)作檔案證明等。文書、檔案工作人員書寫這類文字主要不是為了供自己使用，而是為對(duì)外交往服務(wù)的，文書、檔案工作人員的字寫得如何，不僅直接影響對(duì)外交往的效果，影響到工作質(zhì)量，也關(guān)系到一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的形象。這就要求文書、檔案工作人員把字寫得工整、清楚、美觀、大方。

(三)速記能力

文書工作人員經(jīng)常擔(dān)任各種會(huì)議的記錄工作，有時(shí)還要直接聽取和記錄領(lǐng)導(dǎo)人的重要批示意見，這樣就需要具備一定的速記能力，速記具有錄音機(jī)等設(shè)備代替不了的作用，在緊急情況下，無法準(zhǔn)備錄音機(jī);某些重要領(lǐng)導(dǎo)不允許攜帶錄音機(jī);距離領(lǐng)導(dǎo)較遠(yuǎn)，無法清晰地錄音等。熟練的速記人員完全可以跟上講話的速度。另外，由于速記符號(hào)不同于漢字，他人難以看懂，所以這又有利于防止失密。

(四)印制能力

文書、檔案人員應(yīng)懂得錄入、打印和排版印刷知識(shí)，并應(yīng)掌握獨(dú)立操作的技能。要有識(shí)別和運(yùn)用字體、字號(hào)的能力。在排版上對(duì)每頁的行數(shù)、每行的字?jǐn)?shù)、各種標(biāo)題的排列等，也應(yīng)該具有根據(jù)文書材料或檔案檢索工具、參考資料的內(nèi)容、讀者對(duì)象等做出合理安排的能力。

(五)校對(duì)能力

在文書撰寫、檔案檢索工具的編制與參考資料的編寫過程中，文書檔案工作人員還經(jīng)常要進(jìn)行校對(duì)工作。做好校對(duì)工作要求校對(duì)者既具有認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度，還具有相當(dāng)?shù)乃枷肜碚撍健⑽淖直磉_(dá)能力和較寬廣的知識(shí)面。這是因?yàn)?，校?duì)時(shí)僅僅簡(jiǎn)單地對(duì)原稿負(fù)責(zé)、校出錯(cuò)誤是不夠的，還應(yīng)該能夠發(fā)現(xiàn)和糾正原稿中文字、技術(shù)上和知識(shí)性的差錯(cuò)、失誤;因此，文書檔案工作者需要認(rèn)真掌握校對(duì)技術(shù)，熟悉通用的校對(duì)符號(hào)及其使用規(guī)則，了解校對(duì)中的注意事項(xiàng)，提高自己的校對(duì)技能范圍。

(六)運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力

文書、檔案工作人員要提高工作效率，必須具有運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。目前，我國(guó)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、單位的辦公自動(dòng)化設(shè)備應(yīng)用越來越廣泛，計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、錄音機(jī)、錄像機(jī)、攝像機(jī)等，在許多單位并不陌生。文書、檔案工作人員能夠運(yùn)用這些自動(dòng)化辦公設(shè)備從事文書、檔案工作，既可準(zhǔn)確無誤，保證質(zhì)量，還可大大節(jié)省時(shí)間，從而更有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為機(jī)關(guān)服務(wù)。這些自動(dòng)化辦公設(shè)備，構(gòu)造和工作原理比較復(fù)雜。重要的是要熟練地掌握它們的操作方法，懂得一些常見故障排除和簡(jiǎn)單維修的方法，切實(shí)達(dá)到這個(gè)程度，才可以說是具備了運(yùn)用自動(dòng)化辦公設(shè)備的能力。

［1］梅崇金．基于辦公自動(dòng)化背景下的文書人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)分析［J］．辦公自動(dòng)化，2009(20)．

［2］張俊英．知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下檔案人員職業(yè)素養(yǎng)探討［J］．包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009(03)．