文/任靜蓉

摘　要：高校的科研檔案管理工作是高校教育管理的重要組成,在實際的工作當(dāng)中起到了重要的作用,為高?？蒲泄ぷ髌鸬搅送七M(jìn)的作用。然而在管理過程中,仍存在諸如管理制度不健全、歸檔工作難度較大以及查詢方式較為落后等情況,本文從這三方面問題進(jìn)行深入研究,找到問題存在的原因并提出相關(guān)的解決對策,旨在完善高?？蒲袡n案的管理工作,提高其對教學(xué)等工作的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；科研檔案；管理；應(yīng)用

高校科研檔案的管理與應(yīng)用研究——以H學(xué)院為例

文/任靜蓉

摘要：高校的科研檔案管理工作是高校教育管理的重要組成,在實際的工作當(dāng)中起到了重要的作用,為高?？蒲泄ぷ髌鸬搅送七M(jìn)的作用。然而在管理過程中,仍存在諸如管理制度不健全、歸檔工作難度較大以及查詢方式較為落后等情況,本文從這三方面問題進(jìn)行深入研究,找到問題存在的原因并提出相關(guān)的解決對策,旨在完善高?？蒲袡n案的管理工作,提高其對教學(xué)等工作的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；科研檔案；管理；應(yīng)用

作者簡介：任靜蓉(1986—),女,漢,碩士研究生,助理館員,中原工學(xué)院,研究方向：科技與教育。

中圖分類號：G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：碼：A

文章編號：號：2095-9214(2015)08-0200-01

一、高?？蒲袡n案的涵義

高?？蒲袡n案是指高等學(xué)校的各個院系、部門、科研機(jī)構(gòu)在具體的科研申報、實踐及管理工作中形成的具有使用價值、保存價值以及應(yīng)用價值的文字材料或是音像材料。以H學(xué)院為例,其科研檔案主要包括以下幾個方面：上級科研文件、年度科研成果匯編、科研論文、科研鑒定項目、專利及標(biāo)準(zhǔn)、專著教材、橫向縱向項目、入院經(jīng)費、科研申報項目工作、產(chǎn)學(xué)研合作項目、學(xué)術(shù)委員會工作、科研平臺工作、重大專項項目、重點實驗室以及科研設(shè)備等。在日常的工作中,高校的科研檔案除了有記錄的特點外,還具有重要的應(yīng)用價值和保存研究價值等特點。

高校的科研檔案如實地記錄了科研工作的申報、受理、實施和完成的全過程以及在此過程中科研工作的經(jīng)驗和成果,在一定程度上反映出了高等院校的科研水平。隨著近年來,高校不斷深化改革,在建設(shè)創(chuàng)新型大學(xué)的號召下,高校的科研工作持續(xù)推進(jìn)的作用力之下,科研檔案管理工作也越來越受到重視,成為高等院校檔案管理工作的重要組成因素。而找出在高?？蒲袡n案管理中存在的一些問題,完善相關(guān)檔案管理制度、規(guī)范檔案的收集和整理、充分利用電子信息系統(tǒng)進(jìn)行資源整合等,對于高校教學(xué)的促進(jìn)、學(xué)科建設(shè)的發(fā)展以及科研成果的轉(zhuǎn)化等都具有十分重要的作用。

二、高?？蒲袡n案的管理現(xiàn)狀

(一)高?？蒲袡n案管理制度不健全

《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》中明確指出,科研檔案是科研管理的重要組成部分,必須在單位科研管理工作中予以體現(xiàn)。我們可以看出雖然目前高校已經(jīng)按照相關(guān)的規(guī)定制定了檔案管理的辦法,但是在實際的執(zhí)行過程中缺乏和二級學(xué)院(部門)的協(xié)調(diào)和配合,在一些具體的制度細(xì)節(jié)方面考慮的不甚周全。在一定程度上仍然存在著重復(fù)存檔、要求不具體的情況。

(二)高?？蒲袡n案歸檔工作難度大

科研管理人員在實際管理工作當(dāng)中經(jīng)常會遇到此類情況。部分高校的科研成果、獲獎情況、專利和標(biāo)準(zhǔn)以及科研著作等相關(guān)材料往往不能第一時間完備歸檔。造成這一現(xiàn)象的主要原因有：一是高校的教職工為了自己工作的方便,常將相關(guān)的科研成果和獲獎情況留由自己保存,以備不時之需；二是部分高校的科研部門會統(tǒng)一辦理相關(guān)科研成果的登記和受理工作,如H學(xué)院科技處統(tǒng)一辦理該校教職工的專利受理情況,在專利得到授權(quán)后統(tǒng)一保管各項專利。如需使用某教工的專利原件,要通過借閱制度進(jìn)行辦理,程序較為繁瑣。通過上述兩種情況,我們可以看出,因個人原因和學(xué)校原因不能及時歸檔,對科研管理的歸檔工作造成了新的壓力。

(三)高校科研檔案的查詢方式亟待更新

目前我國高校的科研管理多是“重存輕用”,即多數(shù)情況下是把檔案收集過來后就安心地“鎖”起來,以便應(yīng)付各類檢查工作。殊不知,只有在使用的過程中,檔案才能發(fā)揮它最大的功效。而查詢方式的落后時制約其使用功能最重要的一個因素,深究其原因,還是因為電子信息化技術(shù)沒有全面而充分的應(yīng)用到查詢方式上。如想要查詢一篇于2014年發(fā)表的某教師的科研論文,傳統(tǒng)的查詢方式是先找到相關(guān)科研論文的檔案盒、找到相關(guān)年度的卷宗再進(jìn)行逐個翻閱查詢；而如果保存了該教師的電子檔論文,即可通過關(guān)鍵字查找,在短時間內(nèi)即可迅速、準(zhǔn)確的找到該論文,同時能提供比紙質(zhì)版更為清晰、便捷的電子文檔,方便教師使用。

三、高校科研檔案的管理對策及應(yīng)用

(一)建立合理規(guī)范的高?？蒲袡n案管理制度

建立健全合理、規(guī)范的科研檔案管理制度,首先在理論層面要做到和國務(wù)院發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》當(dāng)中提到的歸檔要求相一致,才能夠?qū)Ω咝？蒲袡n案管理工作進(jìn)行明確地規(guī)范；其次在實踐層面,制度制定的時候要充分征集來自管理一線的科研管理工作人員的相關(guān)意見和建議,不斷加強(qiáng)溝通和協(xié)作,使得制度的制定和實施是在民主決策的共識下進(jìn)行的,這樣才能保證科研檔案管理工作效率的提升,并且能夠充分調(diào)動科研管理工作人員的積極性。

(二)增強(qiáng)高校教職工的歸檔意識

高校的教職工的科研成果是高?？蒲袡n案的主要組成部分,而其歸檔意識的提高,從深層次看將會對高校的科研檔案的管理工作起到十分重要的作用。除了依靠教職工的自覺提交重要科研材料進(jìn)行存檔之外,相關(guān)的科研管理者和基層檔案員也應(yīng)該提高歸檔意識,對學(xué)校下達(dá)的相關(guān)文件,例如獎勵性文件、批準(zhǔn)性文件等及時地進(jìn)行解讀和學(xué)習(xí),從中捕捉到相關(guān)的有用信息,通過認(rèn)真細(xì)致的篩選和收集后進(jìn)行及時的存檔。

(三)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式運用

信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代要求我們用發(fā)展的眼光來進(jìn)行科學(xué)的管理,而對于科研檔案的管理工作也不例外。在實際的工作當(dāng)中,除了傳統(tǒng)的收集紙質(zhì)材料外,還更應(yīng)注重綜合運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),收集相關(guān)文件的電子文檔并進(jìn)行妥善的保存,從而實現(xiàn)信息化的管理方式,并且也在一定程度上大大提高了查詢的效率。

(作者單位：中原工學(xué)院)

參考文獻(xiàn)：

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張潔.試論如何做好高?？蒲袡n案的管理與利用.檔案人語,2013(10)

陳穎.淺談當(dāng)前高校科研檔案歸檔中存在的問題及對策.大學(xué)教育,2015(1)