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對公文處理常見問題的幾點思考和建議

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中辦、國辦聯(lián)合印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》實施三年多時間里，筆者對部分黨政機關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)單位公文處理情況做了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)許多單位文書人員難以盡快適應(yīng)新的條例規(guī)范，出現(xiàn)了一些共性的紕漏，影響了公文處理的質(zhì)量和效率，從而影響了行政辦公的速度和效率。對如何實現(xiàn)公文處理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，筆者對公文處理做了深入分析，并對公文處理的常見問題提出了幾點思考和建議。

公文處理；常見問題；分析；思考；建議

一、引言/概述

新的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》對公文處理的內(nèi)容做了明確概括，即由公文擬制、公文辦理和公文管理三部分組成，是黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，是上情下達、溝通信息、處理公務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系的重要手段之一。因此說公文處理效率和質(zhì)量的高低，體現(xiàn)了行政辦公的速度和效率的高低。本文對黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在公文處理過程中常見的問題予以剖析，并結(jié)合筆者多年的文書工作經(jīng)驗，提出若干建議，供機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的文書人員參考。

二、當前公文處理中存在的主要問題

公文處理，是按照規(guī)范要求和規(guī)定程序進行文書處理的一系列相關(guān)工作，但由于公文處理工作繁瑣，具體操作時難免出現(xiàn)一些紕漏。存在的主要問題有以下幾方面。

1、發(fā)文環(huán)節(jié)存在的問題

（1）誤用公文種類。常見的問題有：第一，下級單位給上級機關(guān)某一部門行文，為表達對上級部門的尊稱，常常采用上行文種“請示”，而未采用“公函”文種。第二，向上級單位報告的事項中夾帶請示內(nèi)容，或者請示事項為多個事項。第三，對本單位人員進行表彰行文時，采用“通知”文種，而未采用“決定”文種。

（2）發(fā)文標題不規(guī)范。常見的問題有：第一，在標題中使用逗號、分號、冒號、句號、感嘆號等標題符號。第二，標題較長時，斷詞不準確。

（3）主送機關(guān)不準確。常見的問題有：第一，主送機關(guān)比較多，導(dǎo)致公文首頁無正文內(nèi)容。第二，向上級單位行文，使用單位簡稱，而未使用全稱或者規(guī)范化簡稱；或者直接向上級單位機關(guān)某一部門行文，這都是不允許的。第三，隨意使用各有關(guān)單位。第四，各單位、部門或各類單位、部門間錯用頓號；或用作定語的同類單位間錯用逗號。

（4）正文內(nèi)容不規(guī)范。常見的問題有：第一，引用公文標題時與原文不一致，存在多字或少字現(xiàn)象。第二，公文正文中出現(xiàn)表格、示意圖、結(jié)構(gòu)圖等形式。第三，公文正文各層級標題體例使用混亂。第四，附件說明，只寫成“附”，或?qū)憺椤案奖怼?；附件名稱另起行，使用了書名號和標點符號。第五，附件名稱較長需回行時，未與上一行附件名稱的首字對齊。第六，印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，做為了附件標注。

（5）其他問題。第一，發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章不規(guī)范。第二，印章頁無正文文字，而標注了“此頁無正文”。第三，正文后的附件序號和名稱未對應(yīng)一致。從法律意義上講，可以不承認該附件是正文的附件，該附件失去了其應(yīng)有的與正文同等的效力。第四，版記中，部分單位仍使用主題詞，而新《條例》已取消了主題詞。

2、收文環(huán)節(jié)存在的問題

（1）收發(fā)不及時。部分機關(guān)、團體和企事業(yè)單位未開發(fā)使用OA辦公自動化系統(tǒng)，仍采用傳統(tǒng)途徑辦理文件。文秘人員常因事務(wù)繁雜，或者長時間出差，有時會出現(xiàn)公文收取不及時的現(xiàn)象，造成工作延誤，特別是時限性較強的緊急文件，不及時收取很可能給行政工作帶來很大損失。

（2）處理不嚴肅。部分單位公文收發(fā)制度不健全，公文辦理憑經(jīng)驗，憑習(xí)慣。部分單位即使建立了公文收發(fā)制度，但未嚴格執(zhí)行，包括收發(fā)文不登記，不簽字；不填寫擬辦意見，或者填寫擬辦意見后不署名，不署日期。

（3）留存不妥善。整理、歸檔、銷毀是公文處理必不可少的環(huán)節(jié)。部分單位平時對公文等文書資料疏于整理，而是在歸檔時集中時間整理，由于歸檔時間緊，歸檔資料多，導(dǎo)致歸檔的資料不規(guī)范，不齊全，無法還原公文流轉(zhuǎn)過程中形成的工作內(nèi)容真相。

三、對于公文處理工作的幾點建議

1、深入開展新《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動。各單位不僅要組織文書人員，而且要組織從事公文寫作的人員，深入對新《條例》開展培訓(xùn)活動，對比新《條例》與《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的調(diào)整與變化，結(jié)合公文處理過程中出現(xiàn)的問題，深入分析探討問題產(chǎn)生的原因，制定工作改進措施，不斷提升文書人員和從事公文寫作人員的水平，建設(shè)一支業(yè)務(wù)水平高、工作作風(fēng)硬的文秘隊伍。

2、健全收發(fā)文登記制度。嚴格收發(fā)文處理程序，按照來文文種分別登記造冊，確保公文分門別類，高效流轉(zhuǎn)。定時查看來文記錄，及時查找遺漏、拖延未發(fā)的文件，及時分發(fā)。對于已發(fā)送各部門、單位的公文，要及時核實確認。建立快速靈活的公文發(fā)送機制，特別是處理緊急電子公文時，由于系統(tǒng)功能和流程限制，如文件呈送領(lǐng)導(dǎo)但無法及時轉(zhuǎn)送到相關(guān)部門，則應(yīng)使用系統(tǒng)傳閱功能或下載后紙質(zhì)傳閱，做到急文急送，不延誤公文辦理。

3、健全公文傳閱制度。詳細記錄公文傳閱動態(tài)，全程監(jiān)控文件去向，實行特殊公文加密頻次督辦，普通文件定時督辦制度。嚴格傳閱手續(xù)，明確辦理、閱知范圍，做到公文動向可控、去向可查。嚴格做好涉密公文傳閱的記錄工作，絕密文件傳閱時嚴禁掃描、復(fù)印，必要時可旁站監(jiān)督。

4、實行限時辦結(jié)制。根據(jù)公文內(nèi)容重要程度、緊急程度和復(fù)雜程度，對公文分類，并明確各類公文的處理時限進行明確，對于特定時限無法完成的，要加強督辦和協(xié)調(diào)，加快辦理進度，防止出現(xiàn)職責不明、無人辦文、誤時誤事的情況。根據(jù)公文要求在收文處理單上注明辦理時限并做好記錄。

5、建立責任追究制度。建立健全績效考核機制，定期開展考核評比，評比結(jié)果與評優(yōu)、薪酬掛鉤，增強文書工作人員的積極性和主動性。

從文件制發(fā)角度講，公文質(zhì)量的高低一定程度代表著行政機關(guān)、企事業(yè)單位的形象；從文件收發(fā)和傳閱角度講，公文處理速度反映了行政機關(guān)、企事業(yè)單位行政辦公的效率。廣大文書工作人員應(yīng)從單位的角度出發(fā)，增強對做好文書工作的責任意識，查找并整改公文處理工作中存在的問題，不斷改進，提升水平，促進公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。