趙尹聆

淺談?wù)憬袩煿I(yè)有限責(zé)任公司財務(wù)資金結(jié)算操作指南可視化研究

趙尹聆

一、綜述

1、研究背景及意義

首先，自公司三位一體以來，企業(yè)快速發(fā)展，每年涉及的資金結(jié)算達幾百億元，同時涉及的業(yè)務(wù)種類也有很大的增加，結(jié)算的筆數(shù)爆發(fā)式增長;其次，隨著國家局行業(yè)管理上水平的需要，近幾年，公司陸續(xù)上線了資金監(jiān)管、預(yù)算等信息系統(tǒng)，對以前的資金結(jié)算方式有了較大的變化，各部門人員從傳統(tǒng)模式到信息模式需要一個長期的適應(yīng)期;第三，是財務(wù)會計制度的要求，由于會計制度是專業(yè)性較強的一項內(nèi)容，業(yè)務(wù)人員一般不會過多的關(guān)注，造成雙方信息不對稱;第四，由于企業(yè)人員在各個崗位有一定的流動性，崗位新人會有個適應(yīng)期;最后，公司市場營銷部、物資供應(yīng)部、生產(chǎn)管理部每年俱增的外勤業(yè)務(wù)人員，由于常年出差在外，對資金結(jié)算的各種規(guī)章制度不是很了解，造成企業(yè)員工在資金結(jié)算這一環(huán)節(jié)，有許多疑惑。

2、研究目的和用途

為了降低企業(yè)內(nèi)部的交易成本、提高工作效率，提出并實施“財務(wù)資金結(jié)算可視化操作指南”這一項工作，對整個公司有重要意義。這一項目的實施，對企業(yè)內(nèi)所有涉及資金結(jié)算的各項業(yè)務(wù)支出，在審批流程等方面，以流程圖的方式，直觀告訴業(yè)務(wù)人員如何操作，提高整個公司員工的工作效率。力求“直觀、透明、標準”。

3、主要研究內(nèi)容

主要通過資金結(jié)算規(guī)章制度體系的梳理和完善，對公司資金結(jié)算運行情況和業(yè)務(wù)流程進行總結(jié)、分析，收集、梳理資金結(jié)算所有相關(guān)公司制度和規(guī)章，包括管理制度、管理標準、程序文件等，及相關(guān)國家法律法規(guī)，在組織整理后，優(yōu)化完善為一套完整的資金結(jié)算可視化操作指南，主要是對資金結(jié)算中涉及的各項規(guī)章、制度、流程等枯燥及大量的文字內(nèi)容，通過展現(xiàn)形式轉(zhuǎn)變，以直觀的形式告訴大家，怎樣取得合規(guī)的發(fā)票，如何填制憑據(jù)，以及審批流程中的各個節(jié)點等內(nèi)容。

4、主要研究方法

通過問題挖掘、各種制度的收集及整理、指南設(shè)計、糾錯優(yōu)化四個步驟進行實施。我公司的基礎(chǔ)管理工作非常扎實，各項制度的資料是齊全的，但是會隨國家及行業(yè)制度的變化而更新，關(guān)鍵在于整理及提煉，為項目實施提供了堅實的基礎(chǔ)。

二、研究開展階段

1、問題挖掘

2012年到2013年，我們主要進行的工作為整理資金結(jié)算過程中遇到的問題。首先發(fā)現(xiàn)的問題就是發(fā)票。財務(wù)報銷是財務(wù)會計核算的初始環(huán)節(jié)，財務(wù)報銷憑證是財務(wù)核算的原始憑證。發(fā)票作為一種重要的財務(wù)報銷原始憑證，它記錄經(jīng)濟活動內(nèi)容，是財務(wù)管理的重要工具。因此加強對發(fā)票合法、合規(guī)的審查，是保證會計信息質(zhì)量和財務(wù)收支真實合法的重要前提，是財務(wù)審核中必不可少的環(huán)節(jié)。而業(yè)務(wù)員提交的原始憑證中，發(fā)票五花八門，其中一些不符合報銷規(guī)定。通過長期的整理與歸納，在報銷環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)的不符合規(guī)定的發(fā)票一般為以下兩類:

(1)虛假發(fā)票，是指經(jīng)濟業(yè)務(wù)是真的但發(fā)票卻是假的。這類發(fā)票不是從稅務(wù)機關(guān)這唯一、合法渠道取得的，它是由單位或個人私自印制，偽造的發(fā)票，實質(zhì)上是假發(fā)票。在日常財務(wù)核算中，發(fā)現(xiàn)定額發(fā)票中出現(xiàn)假發(fā)票的頻率較高，如果在審核中沒有及時發(fā)現(xiàn)這些假票，不但使企業(yè)蒙受了經(jīng)濟損失，同時也使國家財政與稅收遭受了嚴重損失。

(2)過期、作廢發(fā)票

近年稅務(wù)部門為加強稅收管理，對一些老版發(fā)票逐步停止使用，對于發(fā)票的使用規(guī)定和范圍也做出了很多改進。比如稅務(wù)部門在2012年逐步取消了100元面額定額發(fā)票的使用，只保留20元以下面額的定額發(fā)票;并要求統(tǒng)一使用橢圓形的發(fā)票專用章。并且章內(nèi)的環(huán)形文字要包住稅號。比如2013年8月起，營業(yè)稅改增值稅的制度改革，交通運輸業(yè)的發(fā)票由地稅發(fā)票變更為國稅發(fā)票。

其次發(fā)現(xiàn)的問題是業(yè)務(wù)部門提供的原始憑證不齊全，簽批流程未到位。比如，差旅費要求提供出差旅費報銷單、出差行程統(tǒng)計表、機票及登機牌、住宿發(fā)票及刷卡小票，熱敏紙的小票還需提供其復(fù)印件等，一些業(yè)務(wù)員往往會提供這個漏了那個;另外，因為資金監(jiān)管系統(tǒng)上線，紙質(zhì)和系統(tǒng)的全部需要簽批，有時候發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)簽字了，但是系統(tǒng)沒有走完，或者系統(tǒng)走完，紙質(zhì)卻忘記簽字了，造成了報銷進度變慢。

2、各種制度的收集及整理

主要依循的制度有國家《會計法》、《稅法》、《發(fā)票管理辦法》等等，公司《公司財務(wù)報銷制度》、《公司駐外人員差旅費報銷辦法》等等。其中有許多變化的制度。2012年，國家起用了新的發(fā)票專用章; 2013年8月，全國進行了營業(yè)稅改增值稅，主要涉及范圍是交通運輸業(yè)和部分現(xiàn)代服務(wù)業(yè)。例如業(yè)務(wù)員提供的客車發(fā)票、公交車票、出租車票等，全部應(yīng)為國稅開具的發(fā)票?！豆矩攧?wù)報銷制度》在2014年進行了部分修訂，食宿費有了新的標準，《公司駐外人員差旅費報銷辦法》也更新了幾次會議紀要，最后進行重新整理修訂，增加了涉外人員的差旅費標準。

3、指南設(shè)計及糾錯優(yōu)化

通過問題的收集，制度的整理，主要進行的工作是指南的設(shè)計。指南主要為提供可視化的結(jié)算流程圖，以及報銷結(jié)算憑證的規(guī)范。其中，我們設(shè)計了浙江中煙財務(wù)報銷流程圖展板，以及如何鑒別發(fā)票真?zhèn)蔚恼拱澹瑫r制作了電子PPT指南，使業(yè)務(wù)部門在結(jié)算環(huán)節(jié)方便對照。

三、研究實施過程經(jīng)驗總結(jié)和展望

1、項目創(chuàng)新點和取得的成果突破

本項目以“可視化、標準化、透明度”為主要創(chuàng)新點?？梢暬?是對資金結(jié)算中涉及的各項規(guī)章制度、流程等大量枯燥難解的文字內(nèi)容，通過展現(xiàn)形式的轉(zhuǎn)變，以流程圖、舉例說明等生動、直觀、簡潔的形式告訴大家，如何去完成這個步驟;標準化與透明度:業(yè)務(wù)人員通過這一平臺，了解在資金結(jié)算過程中需注意的各項內(nèi)容 (各項會計制度、審批流程、發(fā)票的要求、檔案的管理)，使得財務(wù)業(yè)務(wù)雙方人員信息對稱的情況下，少走彎路，提高報銷進度，提高工作效率，降低人工成本，提升員工的滿意度。各種涉及資金結(jié)算的各環(huán)節(jié)的操作，都能在該指南中給予規(guī)范及明確，節(jié)省了廣大員工的時間間接得為企業(yè)創(chuàng)造價值。

四、總結(jié)

項目實施過程中，問題的挖掘、制度的整理需要一個長期的過程投入，需要財務(wù)人員有思路，有條理地進行整理工作;同時，財務(wù)制度變化更新快，與時俱進，也要求財務(wù)人員對指南進行不斷地修改與更新;另外，加強與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中經(jīng)辦人的溝通非常有必要，可以充分了解到業(yè)務(wù)部門到底缺乏對哪個步驟的認知，從而在指南內(nèi)加強該方面的內(nèi)容。我們希望該財務(wù)資金結(jié)算操作指南可以從根本上解決報銷環(huán)節(jié)中經(jīng)常性發(fā)生的一些問題，從而減少單據(jù)退回的頻率，加快財務(wù)資金結(jié)算的進度，真正提高工作效率，真正提高員工滿意度。

由于素質(zhì)有限，指南也存在許多問題與不足之處，需要指南的使用者提出建議或意見，使指南真正發(fā)揮作用。

(作者單位:浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司)

趙尹聆 (1966－)，女，浙江省杭州人，浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司，費用審核會計，研究方向:會計核算。