龍燦

【摘 要】物資采購是企業(yè)經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié)，是降低成本、提高效益的重要途徑，對于促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展具有十分重要意義。煙草商業(yè)企業(yè)物資采購內部控制不完善，執(zhí)行不力會導致物資資源浪費、資金使用效率降低、舞弊行為的發(fā)生，使企業(yè)遭受經(jīng)濟損失。筆者圍繞內部控制五要素——內部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監(jiān)督對煙草商業(yè)企業(yè)物資采購內部控制提出了相關建議。

【關鍵詞】內部控制；物資采購；煙草公司

物資采購是企業(yè)經(jīng)營活動的開始，影響著企業(yè)的銷售，對企業(yè)的經(jīng)營活動有巨大的影響。物資采購內部控制制度設置的不當，執(zhí)行不力會導致企業(yè)資源浪費、資金效率降低、舞弊行為發(fā)生，從而使企業(yè)遭受經(jīng)濟損失。

我國煙草行業(yè)實行專賣專營的特殊體制，煙草企業(yè)加強物資采購管理是企業(yè)自律的要求，是保持行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要舉措。煙草專賣法規(guī)定的煙草產品是壟斷經(jīng)營，而煙草行業(yè)的物資采購相對來說是市場化程度較高的領域。煙草商業(yè)企業(yè)物資采購頻次、量和金額都比較大，配套材輔料關聯(lián)企業(yè)較多，采購的物資涉及到煙葉生產、煙葉復烤、物流配送、經(jīng)營管理等各個環(huán)節(jié)，物資采購屬于煙草商業(yè)企業(yè)的重要業(yè)務事項和高風險領域。加強物資采購的內部控制，對于煙草商業(yè)企業(yè)的資產安全和完整，對于戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)顯得尤為重要。

一、內部控制五要素

1.內部環(huán)境

內部環(huán)境規(guī)定企業(yè)的紀律與架構，影響經(jīng)營管理目標的制定，塑造企業(yè)文化氛圍并影響員工的控制意識。

2.風險評估

風險評估是企業(yè)及時識別、系統(tǒng)分析經(jīng)營活動中與實現(xiàn)內部控制目標相關的風險，合理確定風險應對策略。

3.控制活動

控制活動是企業(yè)根據(jù)風險評估結果，采用相應的控制措施，將風險控制在可承受度之內。

4.信息與溝通

信息與溝通是指企業(yè)及時準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業(yè)內部、企業(yè)與外部之間進行有效溝通。

5.內部監(jiān)督

內部監(jiān)督是指企業(yè)對內部控制建立與實施情況進行監(jiān)督檢查，評價內部控制的有效性，對于發(fā)現(xiàn)的內部控制缺陷，及時加以改進。

二、加強煙草商業(yè)企業(yè)物資采購內部控制

1.搭建良好的控制環(huán)境

（1）治理結構方面。煙草公司資產為國有資產，中國煙草總公司代表國家履行出資人的職責。煙草商業(yè)企業(yè)應建立董事會領導下的公司法人治理結構，成立股東會、監(jiān)事會，形成權力的分配制衡，對經(jīng)理層實行監(jiān)督和制約，為企業(yè)順暢、高效、有序運轉創(chuàng)造良好的環(huán)境。當有關部門和人員發(fā)現(xiàn)物資采購內部控制缺陷時，可以直接向董事會匯報，獨立性不受影響。

（2）內部審計機制。內部審計作為公司治理、風險控制和控制結構的一部分，是對包括內部控制在內的其他控制的再控制。審計部門對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的內部控制重大缺陷，有權直接向董事會、股東會、監(jiān)事會報告，可以在客觀、公正的立場上開展獨立的監(jiān)督活動。

（3）人力資源政策。以企業(yè)文化為引領，引導員工形成責任、憂患、創(chuàng)新思想，改變“等靠要”和“鐵飯碗”思想。推進崗位績效管理，強化激勵約束機制，促進履職能力和工作業(yè)績的提升。對物資采購相關人員進行培訓，熟悉招投標流程，掌握采購內控制度。

2.建立風險評估機制

（1）公司層面上的風險評估

管理者要密切關注各層級的風險，并采取措施盡量將風險控制在可接受水平。在整體層面，要增強員工的風險管理意識，養(yǎng)成主動識別、分析風險的習慣。將風險評估納入相關部門職責，提高分析風險能力。確定重點關注和優(yōu)先控制的風險，綜合運用風險規(guī)避、風險降低、風險分擔和風險承受等風險應對策略，實現(xiàn)對風險的有效控制。建立風險應急行動預案，提高風險應對能力。

（2）關鍵風險點及風險應對措施

物資采購計劃編制。參照上年使用情況、結合當年生產經(jīng)營需要、以定額預算為控制編制物資采購計劃。

集中采購。正確選擇采購方式，保證采購全過程公開透明、有效監(jiān)督，公示中選供應商的中標價格、數(shù)量、規(guī)格等。

采購評委庫。考察評委的工作表現(xiàn)和職業(yè)道德修養(yǎng)，結合專業(yè)水平和素質適時進行調整。

供應商。開展供應商評價且要常態(tài)制，評價內容充分，評價手段要多樣化。

3.加強控制活動

（1）不相容職務分離控制。在物資采購中，請購與審批，詢價與確定供應商，采購合同訂立與審核，采購、驗收與會計記錄，付款申請、審批與執(zhí)行，采購經(jīng)辦與監(jiān)督，在機構、崗位設置和權責分配及業(yè)務流程等方面要相互分離、制約和監(jiān)督。不得由同一部門辦理采購的全過程，關鍵崗位應實行定期輪崗換崗制度。

（2）請購控制。建立采購申請制度，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。采購納入預算控制，年度物資采購計劃應與預算一致，根據(jù)預算定額標準合理預算生產經(jīng)營所需物資數(shù)量、金額。采購項目實行剛性控制，超預算和預算外的采購項目，要按程序進行調整、追加預算。

（3）授權審批控制。建立授權審批制度，明確授權方式以及審批權限、程序、責任和相關控制措施，審批人不得越權審批。嚴禁未經(jīng)授權的機構和人員辦理采購業(yè)務。對于重要和技術性較強的采購業(yè)務應進行可行性論證，對于重大的物資采購事項，比如物資集中采購應當實行集體決策和審批。

（4）采購控制。根據(jù)物品的性質、供應情況等確定相應的采購方式。制定例外緊急需求的特殊采購處理程序。經(jīng)過詢價、商業(yè)談判、招投標和規(guī)定的授權審批程序確定供應商。簽訂供應合同，并經(jīng)相關部門審核。需要定期重復采購的物資，保持供應商的相對穩(wěn)定。

5.驗收控制。建立健全實物驗收入庫制度。建立實物管理臺賬，詳細登記實物出入庫和結存數(shù)量，實行物資驗收與入庫責任追究制。建立退貨管理制度，發(fā)生采購退貨應及時收回貨款。endprint

6.付款控制。嚴格核對采購發(fā)票、驗收單、入庫單、采購合同、請購手續(xù)等有關憑證，檢查其真實性、完整性、合法性，對符合付款條件的采購業(yè)務及時辦理付款業(yè)務。建立預付賬款和定金的授權審批制度。

4.暢通信息溝通渠道

（1）統(tǒng)籌各信息系統(tǒng)。建立ERP集成資源，消除信息孤島，做到信息共用、共享。采購管理系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等能夠有效對接、數(shù)據(jù)融合，使采購計劃、實施過程、合同簽訂和付款、物資入庫、領用、結存等信息能夠集成。物資流和信息流同步，以減少庫存，降低成本，提高資金利用效率。

（2）暢通信息反饋渠道。全面的信息反饋能夠使決策人員全面的掌控物資采購的總體情況，更好地實施控制。在采購執(zhí)行過程中，同中介機構、供應商等進行接洽協(xié)商存在著不確定性，反饋人員應當在最快的時間內將物資采購情況反饋給決策部門和公司管理層，使問題及時得到解決，提高管理效率，減少風險。

（3）建立供應商管理信息系統(tǒng)。在采購綜合管理信息系統(tǒng)中增加供應商管理節(jié)點，實時監(jiān)控和考評供應商提供物資或勞務的價格、質量、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等。依據(jù)考核結果，經(jīng)集體決策審批后調整供應商，并在系統(tǒng)中記錄評價結果。

5.強化公司內部監(jiān)督

（1）充分發(fā)揮“三項工作”管理委員會職責?！叭椆ぷ鳌惫芾砦瘑T會在發(fā)揮制定采購工作管理制度和程序、審定集中采購目錄、審議年度采購計劃、審議采購方式、確定候選招標代理機構名單、指導和監(jiān)督采購管理辦公室的工作的職能外，也要發(fā)揮在物資采購決策、方向等上的統(tǒng)領作用，努力實現(xiàn)物資采購的 “規(guī)范權力運行、公開透明操作、確保監(jiān)管到位、打造陽光煙草”的目標。

（2）構建專業(yè)監(jiān)督體系。監(jiān)察機構，在監(jiān)督對象上突出抓好領導干部的監(jiān)督，抓住易于滋生腐敗的人、財、物等重點環(huán)節(jié)和部門；法規(guī)部門重點在物資采購活動中法律法規(guī)問題上監(jiān)督和指導，對外解釋相關質疑和受理投訴；內部審計機構，監(jiān)管物資采購活動的決策、執(zhí)行過程是否執(zhí)行各項采購制度；整頓辦，主要負責民主監(jiān)督管理規(guī)章制度、組織物資采購專項檢查整頓工作，對違規(guī)違紀案件進行查處，督促問題的整改落實。通過整頓辦的綜合專項檢查，實現(xiàn)對監(jiān)察、法規(guī)、內部審計對物資采購監(jiān)督效果的檢查評價，實現(xiàn)專業(yè)監(jiān)督體系提升改進。

（3）內部審計積極作為。內部審計部門積極進行物資采購的日常審計，監(jiān)督物資采購事前計劃、事中采購過程、事后保管使用，發(fā)揮審計監(jiān)管職能。制定物資采購內部控制評價的相關標準，定期對內部控制的有效性進行評價，開展內部控制制度專項審計。對于發(fā)現(xiàn)的物資采購內部控制缺陷，及時督促有關部門加以改進。

進一步強化物資采購過程控制，嚴格規(guī)范內部管理，才能建設更加規(guī)范、更富效率的中國煙草。從內部控制五要素出發(fā)加強煙草商業(yè)企業(yè)物資采購內部控制，確保物資采購的合法性、保證資產的安全與完整，最后才能實現(xiàn)企業(yè)整體的戰(zhàn)略目標。

參考文獻：

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