文 | 潘文富

畫(huà)好四張圖，管好業(yè)務(wù)員

文 | 潘文富

在管理中，文不如列，列不如表，表不如圖。如此，管理者如何利用圖形來(lái)管理好下屬？

管理好下屬，尤其是做業(yè)務(wù)的下屬，不是件容易的事。管理技術(shù)是一方面的因素，另外，合適的管理工具也很重要，最簡(jiǎn)單的管理工具莫過(guò)于起草管理制度，寫(xiě)在紙上，發(fā)給眾業(yè)務(wù)人員。但是，方法雖簡(jiǎn)便，但有效性不高。

在管理學(xué)中，有個(gè)說(shuō)法叫文不如列，列不如表，表不如圖。圖形化是最直觀的，也完全可以把管理工具進(jìn)行圖形化處理，在這里，筆者列舉幾個(gè)適合小型公司的圖形化管理工具。

圖1：某員工的工作時(shí)間分配

1.做個(gè)員工工作時(shí)間餅圖分析

這是某業(yè)務(wù)人員每天9小時(shí)的工作時(shí)間分配（如圖1）。

定期對(duì)員工的每日工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，核算員工的單位時(shí)間成本，在圖1這個(gè)員工的時(shí)間分析中，我們不難發(fā)現(xiàn)，該員工存在兩個(gè)方面的問(wèn)題，一是在終端停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，二是在辦公室和處理雜務(wù)的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。深入研究發(fā)現(xiàn)，該業(yè)務(wù)人員之所以在終端停留時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，是因?yàn)槠湓诮K端方面的專(zhuān)業(yè)技術(shù)不夠，導(dǎo)致溝通時(shí)間成本過(guò)高，應(yīng)考慮給員工安排相關(guān)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提升其專(zhuān)業(yè)技能，減少在終端的停留時(shí)間，提升工作效率。而業(yè)務(wù)人員在辦公室及處理雜務(wù)的時(shí)間過(guò)多，這些時(shí)間成本的付出是沒(méi)什么價(jià)值的，應(yīng)考慮引進(jìn)內(nèi)勤人員，由內(nèi)勤人員來(lái)為業(yè)務(wù)人員處理這些辦公室事務(wù)和雜務(wù)，內(nèi)勤人員的使用成本較低，相對(duì)而言，比讓業(yè)務(wù)人員處理這些事務(wù)的成本要低很多。

2.工作事務(wù)分配的看板

人有35%的盲聽(tīng)率，當(dāng)面說(shuō)的話，有三成會(huì)被當(dāng)場(chǎng)忘掉，同時(shí)，人的記憶遺失遞增率為20%，也就是說(shuō)，人所記錄的事務(wù)，以每天20%的速度在被遺忘?？偠灾?，人的記性是靠不住的，在人事管理中，幾乎每天都會(huì)出現(xiàn)各類(lèi)所交代的事務(wù)被員工遺忘的狀況，其實(shí)，解決這個(gè)問(wèn)題也很簡(jiǎn)單，把老板所交代的事務(wù)寫(xiě)出來(lái)，貼在墻上，大家抬眼就能看到，避免被遺忘（如圖2）。

3.員工的狀況周期表

人的情緒、體力、智力不是固定的，而是有一定的變化頻率，有高有低，一般來(lái)說(shuō)，變化周期一般是以月為單位的，掌握好這個(gè)規(guī)律所在，進(jìn)行針對(duì)性的工作事務(wù)安排，可大大提升工作效率，把員工的各項(xiàng)生理變化曲線整理出來(lái)（以員工自查自報(bào)的方式做），繪成圖，老板自己?jiǎn)为?dú)掌握，據(jù)此安排各員工的工作（如圖3）。

4.員工特長(zhǎng)分析

每個(gè)人的特長(zhǎng)都是不一樣的，若是能按照員工的特長(zhǎng)所在進(jìn)行工作安排，這工作成效必然能提升許多，一般來(lái)說(shuō)，員工的特長(zhǎng)基本可分為溝通力、執(zhí)行力、創(chuàng)新力、觀察力、反應(yīng)速度和細(xì)致程度。

圖2：工作事務(wù)分配看板

圖3：?jiǎn)T工的生理變化曲線

可做一如下的圖形顯示：

圖4：?jiǎn)T工的特長(zhǎng)分析

四張圖表制作起來(lái)較為簡(jiǎn)單，不需要多少專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技術(shù)，但可以進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的基礎(chǔ)狀況分析，為進(jìn)一步的精細(xì)化管理打好基礎(chǔ)。

（編輯：繩 娜 273998837@qq.com）