李文博
摘 要:檔案管理實質就是借助現有管理思路、技術設備,不斷更新檔案管理工作者的知識結構和技術素養(yǎng),不斷提高檔案利用率,為醫(yī)院各項工作的發(fā)展保駕護航。本文通過對醫(yī)院檔案管理工作職能意義的論述,分析了影響當前醫(yī)院檔案管理效率的幾類成因,并據此提出了若干改善檔案管理工作效能的建議,以期對全國醫(yī)院檔案管理事業(yè)發(fā)展有所助益。
關鍵詞:醫(yī)院檔案管理;檔案管理效能;檔案信息化
前言:檔案管理工作由于組織的不同而有所差別,不同的組織會根據自己的特性來制定檔案管理制度和體系,這主要涉及到檔案的類別、作用和管理所要求的方法途徑不同等。相比于其他組織的檔案,醫(yī)院檔案部門作為整個醫(yī)療系統(tǒng)中最重要的信息資源部門之一,其重要性與特殊性不言而喻,但仍有部分醫(yī)院檔案管理工作有欠規(guī)范,存在很多被忽視的問題。由此,本文展開對此這一工作探討具有一定現實意義。
1 醫(yī)院檔案管理工作的職能意義
醫(yī)院業(yè)務不僅規(guī)范性和指導性文件數目較多,而且更新速度也很快。醫(yī)院幾乎天天要接收有關義務規(guī)范性和指導性的文件,其中分為業(yè)務規(guī)范文件和政策性文件,前者較為微觀,后者較為宏觀。在文件的下發(fā)過程中,由于缺少相關的檔案文件保管知識,業(yè)務部門為使用方便很可能將文件據為己有。加之醫(yī)院科室眾多,每個科室又包含多個專業(yè)病組。由于醫(yī)療技術迅速發(fā)展,主管部門會不斷下發(fā)各種政策文件。這些文件多是有關治療方案的指導文件,對醫(yī)院的業(yè)務十分重要,一旦損壞或者丟失,便會破壞信息的完整性,給醫(yī)院的工作帶來麻煩,甚至產生嚴重問題。所以,醫(yī)院要依據自身的特殊性來制定合適的檔案管理方法。建立健全的醫(yī)院檔案管理體系有助于醫(yī)院解決自身問題、彌補自身漏洞,提升自身管理能力,最大限度發(fā)揮醫(yī)院檔案管理效率,提升服務質量,推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。
2 影響醫(yī)院檔案管理效率的主因
(一)系統(tǒng)的管理制度。檔案管理的工作制度一般可分為保管制度、收集制度、檔案的使用制度等,彼此聯系緊密。然而,實際中很多醫(yī)院并未將上述制度進行有效融合,使之聯系脫節(jié),無法形成配合體系,從而難以發(fā)揮各自實際作用。同時,由于我國檔案管理仍舊缺乏科學、統(tǒng)一的權威制度,使得每個醫(yī)院都依照個體意愿來理解并制定管理制度,從而導致很多醫(yī)院的檔案管理制度并不完善,甚有漏洞,檔案缺失嚴重。
(二)專業(yè)的檔案管理人員。實踐中,部分醫(yī)院從事檔案管理的工作人員并不具備相關的專業(yè)知識,也缺乏相應的工作技能,其中還有部分檔案管理工作人員是以兼職身份開展工作,相關專業(yè)管理人員未能足額定崗,從而極易導致檔案資料收集率低,繼而使得完整檔案歸檔數量少,由此產生連鎖反應,為醫(yī)院醫(yī)療工作開展帶來了一定的困難,進而影響醫(yī)院整體的業(yè)務水平。造成這樣的局面多因為醫(yī)院被傳統(tǒng)定義為業(yè)務單位,故而大多數人更為關注其業(yè)務水平的高低,從而導致醫(yī)院在發(fā)展建設過程中,不自覺地忽視了檔案建設的重要性,繼而忽視了對檔案管理工作人員的培訓,將過多精力投入到醫(yī)療技術人員的教育和培養(yǎng)上,使得檔案管理工作繼續(xù)淪為長期被忽視,難以發(fā)揮積極的作用的惡性循環(huán)之中。
(三)檔案管理設施設備。檔案管理設施設備一般地包括兩類:一是檔案管理過程中所需要的設施設備,二是檔案應用系統(tǒng)所需要的設施設備。如果設備投入不充足,更新滯后,配備缺口大等現象,使得檔案難以得到充分利用,管理目標亦難以實現。目前很多醫(yī)院的檔案庫房都不符合要求,有欠規(guī)范,設施設備落后,管理技術又不先進,嚴重影響了檔案管理工作的效率和成果。雖然計算機和網絡技術已被廣泛運用到了診療的過程中,但尚未將檔案記錄和診療進行全院聯網,迫使檔案的利用手續(xù)繁雜,嚴重影響工作效率。
3 提升醫(yī)院檔案管理效能的工作建議
(一)結合實際,制定科學化的管理制度。檔案管理工作在不同的階段是相互獨立的,但整體上是系統(tǒng)的、互相聯系的。檔案管理工作主要可分成兩大部分:一是收集、整理和鑒定相關文件;二是檔案的利用。且不論是基于理論抑或實際,前者都是后者的根本所在,所以,在進行相關文件收集和整理時,必須認真完成立卷歸檔的工作,按照相關制度對文件進行及時、準確和科學地分類組合,使文件之間形成緊密而又清晰明確的聯系;換言之,前期歸檔工作必須同時考慮后期檔案利用工作的要求和需求,兩者相輔相成。完善的檔案管理工作制度有利于管理工作順利的開展,避免了管理的隨意性。醫(yī)院檔案管理必須遵照《檔案法》等相關規(guī)定,結合工作實際,制定出一套完整的、科學的、切實的檔案管理工作制度,對全院各個科室的各種檔案進行統(tǒng)一的管理和統(tǒng)一的考核,使得檔案的管理與醫(yī)療體制同步發(fā)展。
(二)加強交流,強化兼職管理人才培訓。對人才隊伍的建設,首要健全檔案管理工作激勵機制,貫徹執(zhí)行“有獎有懲”,滿足員工基礎需求以激發(fā)其工作熱情,從而提高工作效率;其次,結合醫(yī)院工作的特殊性,有針對性地選擇合適的培訓方式和內容,加大對以兼職身份參與檔案管理的人員的培訓力度,使之與專業(yè)管理人才組合形成連貫體系,促使檔案工作更為專業(yè);再者,提高對檔案管理專業(yè)人才儲備和建設的重視度,將其納入醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃之中;此外,應促進同行交流考察,通過各個類型的醫(yī)院之間的相互分享,借鑒參考各院檔案管理的經驗,聘請相關專家講學,甚至到檔案管理工作優(yōu)秀的醫(yī)院參觀學習,共促進步。
搭建平臺,加大硬件設施建設力度。計算機管理平臺能夠有效節(jié)省檔案儲存的空間,還有容量大、出錯率低,便于檔案查找和閱讀,降低人力和物力成本等特點。所以,應及時檢查相關硬件設備的更新速度,定期維護和更新常用機器設備的性能,并根據醫(yī)院實際經營情況和管理需求規(guī)劃資金的投入度,合理引進先進設備,盡可能減少手工操作。此外,還應注意確保檔案庫房內的安全和整潔,防止過于潮濕造成檔案損壞或是過于干燥引發(fā)火災,配備齊全滅火、滅蟲等安全設備,當發(fā)生意外時可以盡可能地降低損失。
與時俱進,建立三級網絡管理模式。即分別以院長或副院長、辦公室主任或副主任、檔案管理人員為三個等級的管理模式;具體地說,就是將檔案文件拆設為文件收集系統(tǒng)、檔案的保管系統(tǒng)和利用系統(tǒng)三大體系;再在每個系統(tǒng)中設置多個鏈接,以方便查詢,利用系統(tǒng)設置“權限”查詢,方便各級人員查找利用,有助于檔案盡可能得到高效利用,也使檔案查閱和調取更為便捷,確保整個檔案管理工作得以井而有序。
4 結語
綜上,醫(yī)療檔案管理水平反映了醫(yī)院綜合管理能力的重要方面,也是醫(yī)院綜合實力的重要體現。信息技術的發(fā)展為醫(yī)院檔案管理提供了新的可能和發(fā)展空間,也使醫(yī)院檔案管理面臨著更多的挑戰(zhàn),所以,醫(yī)院管理層應緊握當下契機,不斷創(chuàng)新,推動醫(yī)院檔案管理工作更為規(guī)范、高效。
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