嚴(yán)永官

摘??要：不同類型的檔案機(jī)構(gòu)和不同類型的檔案具有不同的整理工作內(nèi)容，需要遵循不同的整理原則;“全宗原則”在我國檔案學(xué)理論中已經(jīng)得到發(fā)展，關(guān)于全宗補(bǔ)充形式的論述為檔案整理工作實(shí)踐提供了理論依據(jù);隨著檔案種類的日益豐富和整理工作實(shí)踐的不斷充實(shí)，“來源原則”已經(jīng)無法容納檔案整理工作的全部內(nèi)容，所以“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”既沒有實(shí)踐意義也不合科學(xué)。

關(guān)鍵詞：檔案;整理;原則;商榷

黃世喆、歸吉官在《論我國檔案整理工作的基本原則》一文（見刊于《檔案管理》2014年第4期，以下簡稱“原則”一文）中對我國檔案整理工作的基本原則表述了自己的觀點(diǎn)，認(rèn)為“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”。筆者認(rèn)為該文所立的論點(diǎn)無法包括檔案整理工作的全部內(nèi)容，將“來源原則”作為檔案整理工作的基本原則既無實(shí)踐意義，也不合科學(xué)。故特撰此文與之商榷。

1??不同類型的檔案機(jī)構(gòu)和不同類型的檔案具有不同的整理工作內(nèi)容，需要遵循不同的整理原則。

1.1??不同類型的檔案機(jī)構(gòu)有其各自的整理工作內(nèi)容和需要遵循的整理原則。從檔案保管機(jī)構(gòu)來看，有基層檔案室的檔案整理和各級(jí)各類檔案館的檔案整理。各級(jí)綜合檔案館在整理工作的第一層級(jí)中除了對文書檔案的區(qū)分全宗外，還會(huì)包括對由于征集等特殊渠道收集進(jìn)館檔案的分類整理;還有對音像等專門檔案和重大活動(dòng)、重大工程項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目等目前較為普遍使用“專題檔案”稱謂的檔案的分類整理。由于檔案館第一層級(jí)檔案整理工作相對原則而籠統(tǒng)，所以其中對于文書檔案的整理遵循的是“全宗原則”;而對于其他各種檔案的整理則是以檔案館管理為整體需要，并遵循既符合檔案學(xué)理論要求又便于實(shí)際工作掌握需要的原則。因此，各檔案館的整理原則有所不同，其整理結(jié)果自然也不盡一致。在檔案館檔案整理工作的第二層級(jí)存在許多繁瑣的整理工作內(nèi)容，所以不同的整理內(nèi)容也會(huì)需要遵循各自不同的具體原則。并且這些繁瑣的整理工作，部分內(nèi)容又會(huì)如檔案室對全宗內(nèi)檔案的整理一樣，需要遵循“應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用”的現(xiàn)行檔案整理工作原則。

機(jī)關(guān)檔案室的整理主要是全宗內(nèi)檔案的整理。盡管某些檔案室也保存有原先形成的其他全宗的檔案，但在正常情況下目前整理的均為本立檔單位形成的本全宗的檔案。所以其在文書檔案的整理中便不宜籠統(tǒng)采用遵循“全宗原則”或是“來源原則”這些基本原則，而只能是以符合檔案整理工作根本目的要求的標(biāo)準(zhǔn)，即目前對檔案整理工作中利用原有基礎(chǔ)、保持歷史聯(lián)系和便于保管利用的原則來檢驗(yàn)。而在對其他類型檔案的整理時(shí)，則是放在全宗這個(gè)總體概念之下來進(jìn)行的分類整理，而不會(huì)像檔案館一樣將對這些檔案的整理作為與區(qū)分全宗同一層次上的問題來處理的，所以其同樣適用現(xiàn)在表述的針對全宗內(nèi)檔案整理的原則。

1.2??不同類型的檔案有其各自的整理工作內(nèi)容和需要遵循的整理原則。從檔案的類型來看，有文書檔案整理、科技檔案整理、專門檔案整理等;按檔案的載體分，有紙質(zhì)檔案整理與電子檔案整理等。各類檔案都有其整理工作的具體內(nèi)容，也需要遵循不同的基本原則。如文書檔案整理中第一層級(jí)是區(qū)分全宗;而科技檔案整理中第一層級(jí)是區(qū)分工程項(xiàng)目與區(qū)分產(chǎn)品等;而在專門檔案整理中則又有針對不同檔案內(nèi)容的不同整理方法，如音像檔案的第一層級(jí)往往是按照內(nèi)容，區(qū)分為會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)、區(qū)容區(qū)貌等類別。

2??檔案整理“三大原則”及其在我國的發(fā)展

自19世紀(jì)中后期，歐美檔案學(xué)形成之后，檔案學(xué)在國際范圍內(nèi)發(fā)展較快，其中圍繞檔案整理曾先后提出過“事由原則”、“全宗原則”和“來源原則”等“三大原則”。

2.1??檔案整理“三大原則”

2.1.1??“事由原則”?！笆掠稍瓌t??檔案館將檔案按其內(nèi)容主題而不按來源機(jī)關(guān)和原有次序進(jìn)行整理和分類的原則。它的特點(diǎn)是以相關(guān)事由為依據(jù)建立檔案文件之間的邏輯聯(lián)系，故又被稱為相關(guān)原則?！盵1]“事由原則??……要求按文件內(nèi)容涉及的問題整理檔案?！?841年被尊重全宗原則取代?！盵2]

2.1.2??“全宗原則”?！叭谠瓌t??全宗是檔案館（室）對檔案進(jìn)行科學(xué)管理的基本單位，按全宗管理不僅是檔案部門按來源區(qū)分檔案的一種整理方法，也是國家規(guī)定的管理原則，稱為全宗原則?！盵3]“全宗既是一定數(shù)量檔案的實(shí)體概念，也是整理檔案原則的重要體現(xiàn)和方法，在檔案學(xué)中有時(shí)稱為全宗原則和全宗理論?！盵4]

2.1.3??“來源原則”?！吨袊蟀倏迫珪鴻n案學(xué)分冊》在“來源原則”條目下講：“檔案館將檔案按其來源和形成單位進(jìn)行整理和分類的原則?！辈⒅赋觯骸鞍雌淦鹪春托纬蛇^程，法國的尊重全宗原則是它的發(fā)端，德國的登記室原則延伸了它的內(nèi)涵，荷蘭人給予理論論證。”“來源原則??外國檔案學(xué)術(shù)語。即按照文件的形成機(jī)構(gòu)劃分和管理檔案。起源于1841年法國提出的尊重全宗原則。1881年普魯士在提出登記室原則時(shí)正式使用了‘來源一詞?！盵5]

2.2??“三大原則”的關(guān)系

2.2.1??檔案整理工作“三大原則”的產(chǎn)生和發(fā)展過程。從形成先后來看，“事由原則”早“在19世紀(jì)中葉之前，歐洲各國廣泛用于劃分和整理檔案及編制檢索工具”;繼而于1841年，由法國提出了“尊重全宗原則”，后為許多國家采用;再后起源于“尊重全宗原則”，于1881年普魯士提出登記室原則時(shí)正式使用了“來源”一詞。

“事由原則”盡管早在19世紀(jì)中葉之前，就被歐洲各國廣泛運(yùn)用，但經(jīng)過“半個(gè)世紀(jì)的實(shí)踐證明事由原則不適用于近代綜合性國家檔案館檔案的整理和分類，促使法國于1841年提出了一個(gè)相反的檔案整理原則——尊重全宗原則，從而否定了事由原則在檔案整理和分類上的應(yīng)用?！盵6]然而我們不難發(fā)現(xiàn)，隨著檔案門類的增加，正是這個(gè)曾經(jīng)被否定過的原則，在當(dāng)今的檔案整理實(shí)踐面前又顯現(xiàn)出了它的可行性。

2.2.2??“三大原則”的特性。在這“三大原則”中既有針對分類對象的不同，也有概念命名方式的不同?！笆掠稍瓌t”是依據(jù)檔案所記載內(nèi)容的不同來分類，即按照客體來進(jìn)行的;“來源原則”是依據(jù)檔案形成者來分類整理，即按照主體來進(jìn)行的。而“全宗原則”盡管也是按照主體來整理的，但這一名稱卻是檔案學(xué)理論中的一個(gè)專用術(shù)語，有其特指的含義即：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的有機(jī)體。是檔案館（室）對檔案進(jìn)行科學(xué)管理的基本單位?！盵7]“全宗??一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體。由案卷及卷內(nèi)文件構(gòu)成。檔案館檔案的第一層分類、管理單位?！盵8]

由上分析可以看出：“全宗”不管是與依據(jù)“來源”原則整理的“形成機(jī)構(gòu)”，還是依據(jù)“事由”原則整理形成的“內(nèi)容主題”都能組配成一個(gè)完整的名稱。而“事由原則”和“來源原則”卻既不能形成一個(gè)獨(dú)立的名稱，又無法包括部分檔案的整理工作。

2.3???“三大原則”在我國的發(fā)展。隨著我國檔案學(xué)于上世紀(jì)30年代形成起，在檔案整理方面對于“三大原則”的發(fā)展也做出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。如《中國大百科全書檔案學(xué)分冊》一書第262頁在“全宗”詞條下講：“全宗既是一定數(shù)量檔案的實(shí)體概念，也是整理檔案原則的重要體現(xiàn)和方法，在檔案學(xué)中有時(shí)稱為全宗原則和全宗理論。”該書第263頁又講：“全宗的形式??主要分為常規(guī)全宗和特殊形式的全宗兩種類型：常規(guī)全宗即一般情況下的獨(dú)立全宗……在難以區(qū)分或不必要區(qū)分獨(dú)立全宗的情況下，則采用聯(lián)合全宗、匯集全宗和檔案匯集等辦法，作為全宗的特殊形式?！?/p>

我國檔案學(xué)者馮惠玲、何嘉蓀也曾提出了“主體全宗與客體全宗”的觀點(diǎn)，認(rèn)為“有些檔案不是以同一形成者為核心，而是以同一項(xiàng)工程、同一種產(chǎn)品、同一項(xiàng)科研課題為核心，即以同一活動(dòng)內(nèi)容或事由為核心而形成的，如果仍然千篇一律地以形成者為依據(jù)組織館藏檔案，在有些情況下就難以行得通”。[9]進(jìn)而又指出，這些檔案“必然真實(shí)地反映活動(dòng)客體的狀態(tài)及其運(yùn)動(dòng)過程，因而可簡稱為客體全宗。這種全宗往往出現(xiàn)在科技檔案等專門檔案中”。[10]這一觀點(diǎn)的闡述也正是兼顧到了檔案整理工作中涌現(xiàn)出來的新情況而對“全宗理論”做出的深入和發(fā)展。

3??“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”既沒有實(shí)踐意義也不合科學(xué)

3.1??“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”并沒有實(shí)踐意義。任何理論的產(chǎn)生都源于工作實(shí)踐，而任何理論的意義又在于其對工作實(shí)踐的引領(lǐng)和指導(dǎo)。檔案整理工作的基本原則自然只有在指導(dǎo)檔案整理工作的實(shí)踐中發(fā)揮作用，其理論才是科學(xué)的、實(shí)在的、管用的，反之就失去了意義。

那么，作為對“原則”一文具有根本意義的主要論點(diǎn)“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”對檔案整理工作的實(shí)踐是否具有指導(dǎo)意義呢？筆者以為答案應(yīng)當(dāng)是否定的。所謂“原則”，是“觀察問題、處理問題的準(zhǔn)繩。……原則是從自然界和人類歷史中抽象出來的，只有正確反映事物的客觀規(guī)律的原則才是正確的”。[11]而“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”在規(guī)范檔案整理工作實(shí)踐上并無多大實(shí)際意義。試想，如果我們在檔案整理工作實(shí)踐中僅僅用“來源原則”作為檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的話，那么各機(jī)關(guān)檔案室對檔案的整理都是符合這一基本原則的。所以從實(shí)踐角度來檢驗(yàn)“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”并沒有實(shí)踐意義。

3.2??在檔案館的檔案整理工作中有些內(nèi)容并不適用“來源原則”。如前所述，各級(jí)各類檔案館尤其是綜合檔案館，在其館藏檔案資源中，除了文書檔案這個(gè)主體之外，還都保存有多種類型的檔案，而其中有的類型的檔案其實(shí)是無法、在實(shí)際中也無人按照來源原則整理的。如果接受“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”的話，這些檔案就會(huì)在經(jīng)過整理之后變得非常零散。如對音像檔案的整理，在實(shí)踐中往往先要區(qū)分照片、錄音、錄像、磁帶等載體，然后再對各種載體的檔案進(jìn)行分類整理。如照片檔案，一般檔案館都會(huì)依據(jù)照片所反映的內(nèi)容先區(qū)分為會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)、區(qū)容區(qū)貌等一級(jí)類目;隨后再在會(huì)議類中按照黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議以及全區(qū)域性的重要會(huì)議等設(shè)置二級(jí)類目。這種整理方法是無法遵循“來源原則”的，因?yàn)榫驼掌膩碓炊摽赡苁嵌鄠€(gè)機(jī)關(guān)和單位形成的，但通過整理則又會(huì)將照片所反映的內(nèi)容信息如會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)、區(qū)容區(qū)貌等集中排列。

還有如印章等實(shí)物檔案（關(guān)于“實(shí)物檔案”的名詞目前在學(xué)界還說法不一，但由于其不屬于本文討論的內(nèi)容，故暫且這樣沿用）也是無法依照來源原則進(jìn)行整理的。

總之，隨著檔案種類的日益豐富和檔案整理工作實(shí)踐的不斷充實(shí)，“來源原則”已經(jīng)無法容納檔案整理工作的全部內(nèi)容，所以目前檔案整理工作的基本原則已經(jīng)不再是只用“全宗原則”或“來源原則”所能概括得了的。

3.3??“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”不合科學(xué)。也許“原則”一文的本意是不想讓目前其實(shí)是機(jī)關(guān)檔案室的全宗內(nèi)檔案的整理原則被誤解為我國檔案整理工作的基本原則。如果確實(shí)如此的話，那么作者只需要用極為簡潔的文字，告訴大家我國檔案整理工作的原則其實(shí)有基本原則和具體原則之分，現(xiàn)在各種教材上講的檔案整理工作的原則只是適用于檔案形成單位進(jìn)行整理的具體原則，而并非是能夠涵蓋我國整個(gè)檔案整理工作的基本原則。當(dāng)然，如果作者一定要在這個(gè)具體原則之上冠以極為簡練的語言，從總體上來論述我國檔案整理工作的基本原則也無可厚非。但結(jié)論為“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”則是不合科學(xué)的。

3.3.1??論述偏離了駁論的對象。作者首先在導(dǎo)語部分指出：“按照國內(nèi)有關(guān)《檔案管理學(xué)》課程的權(quán)威教材的說法，我國檔案整理工作的原則是：‘整理檔案應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。”并通過對檔案整理工作內(nèi)容的分析，認(rèn)為“如此表述檔案整理工作的原則是存在欠缺的”。

從這種論述方式可以看出，“原則”一文是一篇駁論性的論文，即先列出一種觀點(diǎn)作為駁論的對象，經(jīng)過自己的論述來說明原有論點(diǎn)的不合理性，然后提出正確的論點(diǎn)。然而遺憾的是，全文在展開論述時(shí)卻偏離了駁論的對象。如第一部分從“關(guān)于全宗的概念”、“關(guān)于全宗理論”兩個(gè)方面論述的是“全宗理論既是整理方法和理論，也是整理原則”;第二部分又將現(xiàn)有的檔案整理工作原則的三個(gè)部分歸納為“現(xiàn)在檔案整理工作原則的表述是全宗理論的內(nèi)容之一”?。

3.3.2??論述中有前后矛盾之處。其實(shí)“原則”一文在其論述中也曾肯定過“全宗原則”是檔案整理的原則。如第一個(gè)大問題的標(biāo)題是“全宗理論既是整理方法和理論，也是整理原則”，而且在第一點(diǎn)最后又講“即便是全宗理論得到極大發(fā)展的今天，全宗理論實(shí)質(zhì)并沒有改變，仍是檔案整理必須恪守的原則”。而不知為何在第三部分中卻又說“來源原則才是檔案整理工作的基本原則”。

4??結(jié)語

筆者認(rèn)為，如果一定要提煉出一個(gè)檔案整理工作基本原則的話，是否可以從以下兩個(gè)方面來考慮：一是直接將現(xiàn)在對于全宗內(nèi)檔案整理的原則上升為檔案整理工作的基本原則。試想一下，從檔案資源的組織、科學(xué)管理一直到檔案工作的根本目的來考量，何種檔案保管機(jī)構(gòu)、何種類型的檔案，在整理中可以不遵循“充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用”這個(gè)原則呢？

二是如果確實(shí)要用幾個(gè)字來概括檔案整理工作基本原則的話，那么我們通過對現(xiàn)有“三大原則”的比較，便會(huì)發(fā)現(xiàn)采用“全宗原則”比“來源原則”更為合適。因?yàn)椤叭凇笔且粋€(gè)超越檔案形成機(jī)關(guān)和檔案具體內(nèi)容的檔案學(xué)專用名詞，它不管是與“形成機(jī)構(gòu)”還是“內(nèi)容主題”都能組配成一個(gè)完整的名稱;何況全宗理論通過不斷的充實(shí)，已經(jīng)歸納出一些補(bǔ)充形式來滿足檔案整理工作實(shí)踐的需要。

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[11]?辭海[M].上海.上海辭書出版社，1999：178～179.

（作者單位：上海市奉賢區(qū)檔案館??來稿日期：2015-04-08）