柳瑩

摘 要：醫(yī)院辦公室是醫(yī)院樞紐機關，在醫(yī)院管理中發(fā)揮重要作用。但因機構設置不規(guī)范、官僚色彩濃厚/內部制度不健全、缺乏激勵機制、無有效培訓機制、工作人員綜合工作能力不足、辦公室環(huán)境參差不齊等原因，許多醫(yī)院辦公室督辦、參謀、協(xié)調、綜合等職能未能得到充分的發(fā)揮，公關、服務內容過多，應積極改進，以充分發(fā)揮醫(yī)院辦公室工作價值。

關鍵詞：科學管理；醫(yī)院管理；層級管理；醫(yī)院辦公室；辦公室工作

科學管理是組織機構提高整體效益的必經之路，醫(yī)院亦是如此。醫(yī)院辦公室是醫(yī)院樞紐機關，是醫(yī)院管理重要主體，是醫(yī)院綜合辦事機構，承擔綜合協(xié)調、信息交互、督查督辦、公關服務等多種工作，具有其它部門單位無法替代的職能作用，其管理水平直接影響醫(yī)院管理水平[1]。本次研究試分析醫(yī)院辦公室管理現(xiàn)狀，存在問題，科學探討醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用。

一、醫(yī)院辦公室的職能與工作

（一）醫(yī)院辦公室工作特點

醫(yī)院辦公室工作具有一般企事業(yè)辦公室工作普遍性特征，但不同于黨政機關辦公室，醫(yī)院具有較強的公共職能屬性、生產經營屬性，醫(yī)院辦公室工作還具有一定的特殊性：①公共衛(wèi)生服務責任有限制，我國多數醫(yī)院具有公有制屬性，承擔地區(qū)公共衛(wèi)生服務義務，盡管當前許多醫(yī)院自負盈虧，但醫(yī)院還往往承擔地區(qū)防疫、重大事故傷員搶救、藥品銷售、康復保健、科研教學等衛(wèi)生活動，這些活動都關系人民切身利益；②服務對象較特殊，醫(yī)院服務對象以患者為主，辦公室工作交往對象也主要針對患者；③行政化色彩仍較突出，公立醫(yī)院辦公室往往具有較強的機關

色彩。

（二）醫(yī)院辦公室工作特征

醫(yī)院辦公室具有特殊性，主要特點包括政治性、隨機性、綜合性、時效性、服務性、保密性，其中服務性、時效性尤為突出。醫(yī)院內工作人員眾多，其中多數在編，一切醫(yī)院活動圍繞診療服務開展，絕大多數醫(yī)院辦公室工作都與需要醫(yī)院感染防控辦公室、護理部等其它部門相互協(xié)調，涉及人員數量龐大、崗位類型眾多，接收內部文件、對內發(fā)文十分頻繁。

（三）醫(yī)院辦公室工作內容

醫(yī)院辦公室工作主要包括：協(xié)助醫(yī)院領導處理日常事務，包括上級主管部門發(fā)文、審核，其它部門來文處理，醫(yī)院重要領導講話審核，醫(yī)院工作計劃、工作總結起草，醫(yī)院重要會議組織安排、公關接待，對外聯(lián)絡，兄弟單位來訪人員接待，年度工作督查督辦，總值班工作協(xié)調，檔案管理，領導職務消費管理，印鑒、名章管理，其它交代辦理事項等。理想狀態(tài)下，醫(yī)院辦公室主要工作應包括督辦、公關、服務、參謀、協(xié)調、綜合六大職能，只有這六大職能齊備，才能充分發(fā)揮其在醫(yī)院管理中的價值[1]。

二、 影響現(xiàn)代醫(yī)院辦公室工作價值發(fā)揮的影響因素

（一） 醫(yī)院辦公室工作現(xiàn)狀

近年來，國家不斷推行新的醫(yī)療衛(wèi)生制度改革，醫(yī)院改革是重中之重，醫(yī)院市場經濟主體地位日益突出，醫(yī)院辦公室積極轉變工作作風，以提升醫(yī)院診療服務質量、整體效益、社會效益為主要目的，在醫(yī)學研究統(tǒng)籌管理、公文處理、督查督辦、秘書工作、醫(yī)院人才隊伍建設等方面建樹頗多，工作質量效率提高，以筆者所在醫(yī)院為例，2012-2014年度，公文總體差錯率僅為0.5%。

（二）影響現(xiàn)代醫(yī)院辦公室工作價值發(fā)揮的影響因素

當前，醫(yī)院辦公室管理中深層次矛盾仍十分突出，作用無法得到有效發(fā)揮，主要體現(xiàn)在：①機構設置規(guī)范，不同醫(yī)院辦公室設置名稱、人員、職能存在較大差異，“吃空餉”現(xiàn)象仍普遍存在，部分醫(yī)院辦公室工作人員身兼多職；②官僚色彩仍十分濃厚，裙帶關系是醫(yī)院辦公室管理難以回避的問題，不同于政府單位，醫(yī)院辦公室人員聘用透明度嚴重不足，裙帶關系更加嚴重，同時管理上“一言堂”、“家長式”管理仍普遍存在，許多辦公室往往憑借經驗進行管理，工作人員機械的進行發(fā)文、接文等重復性活動，被動的接受事務性工作；③內部制度不健全，科學管理理念未深入人心，醫(yī)院辦公室存在公文樣式不規(guī)范、制度老舊、與其他部門不協(xié)調、監(jiān)督不到位等問題；④缺乏激勵機制，大鍋飯情況仍普遍存在，“熬資歷”問題十分突出，無法有效的激發(fā)辦公人員能動性；⑤無有效的培訓機制，培訓方法不科學、缺乏培訓質量考核，無法適應人才更新，在遇到新情況、新問題時，許多員工往往手足無措；⑥辦公室參謀、督辦、協(xié)調職能未能得到充分發(fā)揮；⑦工作人員綜合工作能力不足，作風不嚴肅、業(yè)務技能參差不齊、團隊協(xié)作能力差；⑧辦公環(huán)境參差不齊，醫(yī)院對辦公自動化改造缺乏足夠的重視，工作環(huán)境不佳，內部氛圍壓抑，檔案管理粗放，空間狹小情況十分普遍[2]。

三、提升醫(yī)院辦公室工作質量的改進策略

應從“人”、“環(huán)”、“法”、“物”四個角度加強醫(yī)院辦公室建設，主要內容如下。

（一） 加強人才引入與培養(yǎng)

人是管理的核心，人力資本是最具有活力與發(fā)展?jié)摿Φ馁Y本。應積極引入優(yōu)秀的辦公人才，加強人才培養(yǎng)，鼓勵現(xiàn)有的辦公室人員深造，建立高素質的辦公室人才隊伍。醫(yī)院辦公室工作多與專業(yè)的醫(yī)療衛(wèi)生工作有關，人員選用面相對狹窄，相關信息更新快，這些都多人才更新提出了更苛刻的要求。

（二） 注重管理環(huán)節(jié)改進與建立健全辦公室工作制度

不同醫(yī)院職能、規(guī)模存在較大差異，直接影響醫(yī)院辦公室工作內容。故，應具體問題具體分析，因地制宜的設計一套辦公室工作規(guī)范，簡化工作流程，重點關注與醫(yī)院職能相關的工作，如醫(yī)院感染防控、護理管理、普外科管理、醫(yī)療器械管理等，把握辦公室年度工作分布規(guī)律，適時調整工作重心。建立健全辦公室工作制度，據科學管理思想，結合其它醫(yī)院先進經驗，制定符合醫(yī)院實際情況的辦公室制度，明確責任制度、監(jiān)督制度、激勵制度、文件規(guī)范制度。

（三） 改進辦公室硬件條件

適當引入激光掃描儀、商業(yè)辦公軟件等硬軟件設備，提高辦公室現(xiàn)代化水平。適當改造辦公室環(huán)境，合理布局，增加人性化設計，提高環(huán)境舒適度，創(chuàng)造溫馨、舒適的辦公環(huán)境。

四、小結

醫(yī)院辦公室工作內容并不明確，不同醫(yī)院辦公室工作內容存在較大差異，現(xiàn)代醫(yī)院理想情況是醫(yī)院辦公室應具有督辦、公關、服務、參謀、協(xié)調、綜合六大職能。

參考文獻：

[1]王巍.論醫(yī)院辦公室工作的創(chuàng)新實踐[J].醫(yī)院管理論壇，2009，26（12）：10-15.

[2]李金澤.論辦公室人力資源的管理[J].鄭州航空工業(yè)管理學院學報，2010（3）：183.