摘 要:進入新世紀,我國科學技術取得飛速發(fā)展,會計電算化逐漸取代傳統(tǒng)的手工記賬,在企業(yè)中得到廣泛運用,相較于傳統(tǒng)會計系統(tǒng),它增強了辦事效率,并簡化了會計人員的勞動過程。但在其快速發(fā)展過程中也存在許多風險和安全隱患,這對相關企業(yè)的發(fā)展極為不利,因此,我們必須全面研究會計電算化的風險,并提出相應的防范措施。本文首先從軟件獲取方式、數(shù)據(jù)保存、系統(tǒng)運行等方面分析了會計電算化的風險,又提出了完善數(shù)據(jù)安全體系、加強軟件維護、提高會計人員素質等防范措施,希望以此促進會計電算化的順利發(fā)展。
關鍵詞:會計電算化;風險;防范
在科技飛速發(fā)展的當今社會,會計管理也逐漸運用現(xiàn)代信息技術,依靠計算機系統(tǒng)和相關軟件完成工作。這不僅提高了會計事務的時效性和準確性,也提高了會計人員的辦事效率,降低了他們的勞動強度。但不可否認,由于會計電算化涉及到網絡程序和計算機軟件、硬件,因此也就加大了計算機犯罪、經濟犯罪的可能性,使會計工作存在較多風險。這無疑對企業(yè)的發(fā)展是極為不利的。因此,若要保障企業(yè)的經濟利益,就必須研究會計電算化的風險,并提高風險防范能力。
一、會計電算化的風險
1.軟件獲取方式的風險
會計電算化的風險首先體現(xiàn)在軟件獲取方式中,購買商品化軟件是目前最常用的軟件獲取方式,它要求會計人員要有較高的計算機技術,這就使企業(yè)在軟件使用初期,很難獨立維護或使用軟件,過度依賴供應商及售后服務技術人員,這無疑將極大的降低電算化系統(tǒng)的安全系數(shù)。因此,一些企業(yè)采用聯(lián)合開發(fā)或自行開發(fā)的方式獲取軟件,這種獲取方式適應性強,能夠充分滿足企業(yè)的需求,并有效避免了來自于企業(yè)外部的風險,但若參與研發(fā)軟件的人員在后期使用過程中仍然接觸會計工作,就依然會成為一種內部的風險隱患。這是因為他們對該軟件的程序編碼、系統(tǒng)結構、程序設計語言等都非常了解,很容易就能刪除或篡改會計數(shù)據(jù)。
2.數(shù)據(jù)保存中存在的危險
數(shù)據(jù)保存中的風險首先存在于企業(yè)內部,企業(yè)的會計工作數(shù)據(jù)通常都存儲在U盤或者磁盤之內,一旦這些存儲設備出現(xiàn)消磁、受熱或受潮現(xiàn)象,就會時存儲收據(jù)丟失或錯漏,進而影響會計電算化工作。此外,企業(yè)內部還會有一些員工在利益驅使下,運用自己高超的計算機知識和技能,銷毀或販賣公司的數(shù)據(jù)文件,這無疑將對企業(yè)造成重大經濟損失。此外,在企業(yè)外部也同樣存在電算化風險,網絡是一個開放、寬松的平臺,人們在使用網絡過程中,一方面可以充分享受網絡帶來的便利,另一方面也暴露了許多自身的信息,一些熟悉計算機的黑客會侵入企業(yè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)銷毀或篡改會計數(shù)據(jù)文件。
3.人員操作中存在的風險
會計電算化屬于新興工作方式,因此,許多年齡較大的會計人員對此還不夠熟悉,這就縮小了電算化的實施范圍,企業(yè)很難選拔出可以操作高難度會計電算化工作的人員。會計人員遇到操作困難時就只能求助于軟件人員,但通常情況下,軟件人員并不熟悉會計專業(yè)知識,這就加大了雙方的溝通難度。此外,還有部分會計人員職業(yè)道德感有待提高,不能妥善保管會計工作數(shù)據(jù),或沒有及時輸送或處理數(shù)據(jù),或在利益驅使下盜取、買賣、修改會計信息。
二、會計電算化的風險防范措施
1.完善數(shù)據(jù)安全體系
由于網絡環(huán)境存在較大的開放性和自由性,因此提高會計電算化的風險防范能力,就必須完善數(shù)據(jù)安全體系,首先,要加強對企業(yè)內部的監(jiān)管,要確保數(shù)據(jù)的完整性、真實性和安全性??梢酝ㄟ^聲音判斷、口令或指紋辨認等保密措施限制外界人士進入企業(yè)會計軟件,也可以聘請熟悉數(shù)據(jù)管理的專業(yè)人士幫助企業(yè)監(jiān)管數(shù)據(jù)。并提醒會計人員,禁止非權限人員操作電算化軟件。要認真謹慎,避免出現(xiàn)錯誤、疏漏的情況,嚴禁會計人員私自替換崗位或交換權限密碼。對檔案要做防磁、防塵、防潮處理,并及時備份數(shù)據(jù)和硬盤,安排專職人員保存?zhèn)浞輸?shù)據(jù),嚴禁外泄。在會計電算化工作中出現(xiàn)的廢棄資料,不要直接扔掉,而應剪碎焚毀。在外部監(jiān)管方面,首先要使用經過相關部門鑒定的正版軟件,加強軟件的限制功能,防止不合格軟件盜取或丟失信息。
2.加強軟件維護
計算機軟件是會計電算化的操作基礎,因此,一定要謹慎選擇會計系統(tǒng)軟件。軟件的質量直接影響了會計電算化的辦事效率和工作質量。當然,軟件與硬件相互作用,因此,也要合理規(guī)劃硬件系統(tǒng)的結構、種類、數(shù)量和品牌。同時,還要選擇合適的服務器,進而避免單機方式下出現(xiàn)誤刪數(shù)據(jù)的情況,增強信息的安全性。在硬盤選擇方面要盡量選擇雙硬盤,軟件選擇方面則要切實考慮企業(yè)條件,追求軟件的安全性和先進性,不能過分求全、求大,越是復雜的軟件其配置也越高,操作難度較大。除此之外,還要密切關注最新的計算機技術,及時更新軟件,及時修復安全漏洞,增強數(shù)據(jù)的安全性。
3.提高會計人員素質
會計人員的素質對企業(yè)的效益和形象有著重要影響,一個優(yōu)秀的會計人員首先要有豐富的專業(yè)知識儲備,其次要掌握先進的專業(yè)能力和計算機能力。因此,要為會計人員提供培訓學習的機會和平臺,幫助他們掌握安全知識、專業(yè)知識、計算機知識和網絡知識,并鼓勵他們運用所學知識解決工作過程中的問題和事故,提高工作效率。
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作者簡介:劉奕(1993- ),女,四川眉山,本科,西南財經大學天府學院,初級會計,研究方向:會計學