沈軍

摘 要：伴隨著教育、科研事業(yè)的高速發(fā)展，高校物資采購問題頻發(fā)，引起高校管理人員和社會各界的關(guān)注。文章首先對目前高校物資采供現(xiàn)狀進行闡述，并分析了分散采購的弊端所在，分析了高校物資采供改革背景，設(shè)計了詳實的改革思路，創(chuàng)新性地提出基于“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采供的管理模式，為管好用好教育經(jīng)費提供堅實的保障。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+” 物資采供 內(nèi)部控制

中圖分類號：F253.2 ?文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）11-228-02

伴隨著高校辦學(xué)規(guī)模的迅速擴大，教育經(jīng)費、科研經(jīng)費的快速增長，高校物資采購的數(shù)量、金額呈現(xiàn)成倍增長趨勢。然而高校的大多數(shù)儀器設(shè)備、實驗材料、辦公物資等物資采購仍然以分散采購為主，高校物資采購問題頻發(fā)，引起了高校管理人員和社會各界的關(guān)注。如何對高校物資采購工作進行有效監(jiān)督，避免和減少高校資金的損失和浪費，成為擺在財務(wù)管理人員面前的一項新課題，本文旨在對高校物資采供深化改革進行探討。

一、高校物資采供的現(xiàn)狀及弊端

目前國內(nèi)高校物資采購模式中，從物資采供報銷量統(tǒng)計，絕大部分為分散采購，主要是師生員工根據(jù)教學(xué)、科研需要自行購買物資，這種模式相對靈活，但缺少監(jiān)督，且需要財務(wù)部門根據(jù)不同的采購業(yè)務(wù)逐筆核算;少部分是由學(xué)校設(shè)立的物資采購部門集中采購，師生員工按需領(lǐng)用，主要有教學(xué)、科研大型儀器設(shè)備的購置及大宗實驗材料、辦公物資的采購，這種模式通常在招投標(biāo)管理下進行，采購程序相對規(guī)范，但采購后的物資需要庫存化管理，增加采購的存儲成本和管理成本。

目前高校物資采供主要存在以下弊端：

1.分散采購容易形成政府采購工作的“盲區(qū)”。自2003年《政府采購法》實施以來，政府采購實行集中采購和分散采購相結(jié)合。然而，高校大多數(shù)的采購行為卻通過分散采購實現(xiàn)，很容易造成大量的財政性資金游離于政府采購制度之外。從分散采購的特點來看，存在著采購范圍廣、品種多、單次或單項金額小，但是累計采購金額占比較大。如果高校疏于對采購過程中的管理與監(jiān)督，就會使政府采購工作形成管理上的“盲區(qū)”，造成《政府采購法》執(zhí)行上的“真空”。

2.分散采購容易滋生腐敗現(xiàn)象。分散采購由于從數(shù)量和金額上達不到政府集中采購目錄中規(guī)定的限額標(biāo)準(zhǔn)，無法實行“陽光下”的公開招投標(biāo)來確定采購價格。在分散采購方式下，學(xué)校物資管理部門無法對物資采供的過程進行管理，難以避免采購人與供應(yīng)商的直接接觸，為一些暗箱操作的行為提供腐敗的“溫床”。即使有財務(wù)、審計、紀(jì)檢部門的管理與監(jiān)督，但是這種監(jiān)督僅僅是事后核算與事后監(jiān)督。近年來，在科研經(jīng)費和專項經(jīng)費審計中，某些項目負(fù)責(zé)人利用分散采購的“漏洞”，虛構(gòu)經(jīng)濟業(yè)務(wù)、開具虛假發(fā)票騙取科研經(jīng)費或項目經(jīng)費屢屢發(fā)生。

3.分散采購增加采購成本。分散采購?fù)鶈未尾少彅?shù)量和金額較小，難以獲得批量采購時給予“大客戶”的優(yōu)惠價格，從而增加采購成本。另外，高校教師平時忙于教學(xué)和科研事務(wù)，分散采購過程中因為尋找貨源、評估供貨商、樣品試用等產(chǎn)生費用支出，也會加大采購成本。分散采購因為時間緊、缺少對市場調(diào)研，采購的物資性價比不高，采購后還會面臨物資使用效率低下的風(fēng)險。

4.物資采供管理成本大幅增加。在高校經(jīng)費逐年遞增和采購物資大幅增長的背景下，財務(wù)人員需要花費大量精力核算和管理，成倍地增加了財務(wù)核算壓力。分散采購的財務(wù)報銷量大幅增加，會導(dǎo)致學(xué)校財務(wù)管理費用相應(yīng)大幅增長。為了應(yīng)對大量分散采購經(jīng)費的核算和管理需要，高校不得不聘任更多財務(wù)人員，從而使財務(wù)人力資源成本大幅遞增。另外，即使是部分物資集中采供，實行庫存化管理，也相應(yīng)增加了房產(chǎn)占有和管理人員的人力資源成本。

二、高校物資采供改革背景

1.目前高校物資采供模式存在的諸多弊端急需解決。在高校物資采供現(xiàn)有模式下，物資采購容易形成政府采購工作的“盲區(qū)”，滋生腐敗現(xiàn)象，增加采購成本和財務(wù)管理成本等諸多弊端急需解決。特別是高校新校區(qū)建設(shè)的開展，出現(xiàn)多校區(qū)辦學(xué)的情況，給物資管理造成更大的困難。這種現(xiàn)狀催化了高校必須進行物資采供改革，改變現(xiàn)有的物資采購模式、物資管理方式和財務(wù)核算方法。

2.IT技術(shù)和現(xiàn)代物流業(yè)為物資采供改革提供保障。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，電子商務(wù)可以通過便捷、高效的信息處理手段有效地解決了線上購買時，用戶與供應(yīng)商的信息流交換。同時，現(xiàn)代物流業(yè)的高速發(fā)展可以實現(xiàn)及時把商品直接配送到用戶手中。借著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與現(xiàn)代物流業(yè)協(xié)同發(fā)展的東風(fēng)，本文提出高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”物資集中采供模式，采購方式變“分散采購”為“集中采購”，采購資金變“零星結(jié)算”為“集中結(jié)算”，實現(xiàn)“零庫存”管理，大大減低了采購成本、存儲成本和管理成本。

3.用好管好教育經(jīng)費是物資采供改革的重要目的。教育部在2013年4月中旬下發(fā)文件，要求各地、各校開展“教育經(jīng)費管理年”活動，進一步用好管好教育經(jīng)費，促進教育事業(yè)科學(xué)發(fā)展。高校以物資采供改革為契機，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采購的優(yōu)勢，建立物資采購從訂購、收貨、核算和監(jiān)督的全過程管理信息系統(tǒng)，加強對物資采購、財務(wù)管理的實時監(jiān)控和數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)科學(xué)化、精細(xì)化管理教育經(jīng)費。

三、高校物資采供改革思路

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，高校借助互聯(lián)網(wǎng)在管理要素配置中的信息集成優(yōu)勢，不斷規(guī)范和優(yōu)化物資采購行為，建立集中物資采購平臺，促進以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的新一代信息技術(shù)與高校物資采購高度整合。充分滿足教學(xué)、科研、后勤保障等不同的需求，為師生員工提供成本低廉、服務(wù)高效的“陽光采購”。

1.成立物資采供中心，實現(xiàn)所有物資集中采購管理。物資采購中心是負(fù)責(zé)組織實施物資采購的管理部門，根據(jù)《政府采購法》、上級部門和學(xué)校內(nèi)部招投標(biāo)管理的規(guī)定，確定物資供應(yīng)商，協(xié)調(diào)和安排師生所需物資，將所有物資納入學(xué)校集中采購目錄，實現(xiàn)所有物資集中采購管理。

2.開發(fā)基于“互聯(lián)網(wǎng)+”采供管理平臺，實現(xiàn)所有物資通過平臺購買。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”采供管理平臺主要包括采購計劃申請模塊、供應(yīng)商管理模塊、財務(wù)指標(biāo)管理模塊、財務(wù)資金結(jié)算模塊，通過物資采購系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)所有物資采購在采供管理平臺上進行操作。采供管理平臺實現(xiàn)物資管理過程中大量數(shù)據(jù)、資源實時共享，實現(xiàn)物資數(shù)量與資金管理統(tǒng)一，做到賬賬相符、賬實相符。

3.招標(biāo)確定供應(yīng)商，加強對供應(yīng)商的考核管理。所有物資采購供應(yīng)商均通過招投標(biāo)確定，實行“一年一招標(biāo)”或“兩年一招標(biāo)”的方式。通過供應(yīng)商管理模塊，收集師生員工對供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量評價意見，加強對供應(yīng)商的考核管理。

4.設(shè)計物資采供結(jié)算清單，定期進行采購資金和預(yù)算指標(biāo)結(jié)算。根據(jù)物資管理和財務(wù)管理的需要，物資采供結(jié)算清單應(yīng)同時具有以下三項功能：一是作為每次師生員工確認(rèn)驗收所購物資的有效憑據(jù);二是作為物資采供中心按月、按季、按半年度與供應(yīng)商進行資金結(jié)算的明細(xì)清單;三是作為財務(wù)處與師生員工（物資使用方）進行校內(nèi)經(jīng)費指標(biāo)結(jié)算的重要依據(jù)。

實施上述物資采供管理改革后，學(xué)校采購各參與主體操作由過去線下操作變?yōu)榫€上操作，需求部門可以通過物資采購平臺發(fā)起物資采購申請，供應(yīng)商直接送貨上門，使用方驗收后確認(rèn)簽收，實現(xiàn)物資采購“零庫存”管理。師生員工不再需要到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)，而是由物資采供部門定期集中與供應(yīng)商進行資金結(jié)算，財務(wù)部門與物資使用方進行經(jīng)費項目指標(biāo)結(jié)算，從而為師生員工節(jié)約大量報銷時間，大幅度減少物資采供的報銷工作量。假如某高校物資采購有30家供應(yīng)商，采用按月結(jié)算采購資金，月底財務(wù)人員只需對30張發(fā)票進行會計核算，顯而易見這種結(jié)算模式會大大減少報銷差錯率，降低財務(wù)管理人力成本。具體物資采供流程如下圖1所示：

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采供的優(yōu)點

1.有利于加強高校物資采供內(nèi)部控制。“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采購制度下，實現(xiàn)采購活動在物資部門、財務(wù)部門、審計部門的全過程管理和監(jiān)督下進行，是真正意義上的“陽光采購”。通過采供管理平臺與財務(wù)系統(tǒng)無縫對接，杜絕了物資采購環(huán)節(jié)腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，保證采供業(yè)務(wù)真實性、準(zhǔn)確性，有效地防范了財務(wù)風(fēng)險。

2.有利于高校的物資管理水平的提升?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”物資集中采供制度下，由于財務(wù)系統(tǒng)與物資采購系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，通過物資采供中項目經(jīng)費的預(yù)算控制，原來“事后結(jié)算”變?yōu)椤笆虑皩徍恕?，從而強化了高校的財?wù)預(yù)算管理。高?？梢匀∠餍^(qū)的材料倉庫，實行“零庫存”管理，減少庫房的資源占用。高校也不再需要配備材料倉庫管理人員，降低人力資源成本的開支，職能部門可以從物資購買、領(lǐng)用、保管物資的繁瑣事務(wù)解放出來，有更多的時間和精力加強物資采供管理。

3.有利于高校的財務(wù)核算效率的提高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”物資集中采供制度下，高校實行“先簽收后結(jié)賬”方式，無須墊支資金，有效提高資金的使用效益。通過物資采供部門定期集中進行采供物資資金結(jié)算，大大減少物資采購報銷量，有效減少財務(wù)人員的核算工作量，提高與物資供應(yīng)商之間的往來清算工作的正確性，大大提高財務(wù)管理工作的效率和效能，有效降低了財務(wù)管理人力資源成本。

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，借助運行高效的信息化管理系統(tǒng)，從加強內(nèi)部控制的角度，設(shè)計物資采供合理的操作流程和規(guī)范，既可為學(xué)校節(jié)約很大的成本開支（減少房產(chǎn)占用、管理成本和人力資源成本支出等），也可提高學(xué)校物資采供的管理水平和管理效能，為管好用好教育經(jīng)費提供堅實的基礎(chǔ)。

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（作者單位：蘇州大學(xué)財務(wù)處 江蘇蘇州 215000）

（責(zé)編：賈偉）