牛函娟

摘 要：信息時代背景下，高效辦公室檔案管理工作也以信息化手段為主。但就目前高校辦公室檔案信息化管理形勢來看，仍存在一定制約性問題，影響信息化水平的提高。下面文章將以此為切入點，對加強高校辦公室檔案管理信息化對策展開詳細探討，使辦公室檔案管理工作在信息化時代背景下實現(xiàn)規(guī)范、高效、科學管理，推進檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。

關鍵詞：信息時代；高校；辦公室檔案管理；創(chuàng)新

信息時代背景下，有力推進了高效辦公室檔案管理工作改革和創(chuàng)新。信息時代信息化管理，使檔案管理實現(xiàn)電子介質(zhì)管理創(chuàng)新，管理手段從手工到自動化，實現(xiàn)了改革的創(chuàng)新。針對這種時代背景和管理形式，加強檔案管理工作創(chuàng)新至關重要。就目前我國高校辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀來看，仍存在一定制約性影響，阻礙了檔案管理工作改革進程。下面文章將以此為切入點，對加強高校辦公室檔案管理信息化對策展開詳細探討，使辦公室檔案管理工作在信息化時代背景下實現(xiàn)規(guī)范、高效、科學管理，推進檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。

1 信息時代高校辦公室檔案管理工作存在的不足

1.1 信息風險意識差

信息時代下辦公室檔案管理工作環(huán)境更加開放，管理理念上實現(xiàn)突破。但在互聯(lián)網(wǎng)技術的應用下，辦公室檔案管理的信息風險逐漸增加，如黑客的惡意攻擊等，直接給信息安全帶來隱患。辦公室檔案管理中包括重要部門的重要文件信息，如上級部門文件、各機關部門政策方針等等，都是重要的信息文件。這些文件中分為省級、學校文件，具有單一性特征，同時其保密性較高。目前辦公室檔案管理主要人員屬于兼職，由于工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，因此忽視了信息安全管理[1]。另外，即使在信息管理過程中按照正常的信息保存與管理，但由于技術水平限制以及管理能力有限，對信息安全的保護存在一定不足，風險意識差，易造成檔案管理信息泄露。

1.2 信息化管理人員素質(zhì)不高

信息時代下，計算機應用和普及成為社會主流形勢，使高校辦公室檔案管理有了更高的管理水平和管理質(zhì)量。但應用現(xiàn)代化信息技術進行檔案管理，除了具備專業(yè)的理論知識外還需要掌握全面管理方法，實現(xiàn)對知識的管理，促進信息管理科學化、自動化和智能化。例如，在檔案管理中要求管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建立和管理，掌握專業(yè)技能。由于目前檔案管理人員兼職較多，面對高技術管理要求，其自身綜合素質(zhì)不高，制約了信息化管理的進一步發(fā)展。

1.3 管理組織不健全

在調(diào)查中顯示發(fā)現(xiàn)目前高校檔案管理中主要依靠行政部門進行管理，缺乏獨立的管理機制和管理組織，且制度體系尚不完善，沒有實行崗位責任制，即使一些高校設有獨立的組織，也往往流于形式，忽視了內(nèi)在管理的重要性[2]。由于管理組織的不完善，直接造成檔案管理工作缺失，對保管、保密等工作都沒有按照規(guī)定嚴格執(zhí)行，易造成資料流失，影響檔案應用效率。

2 加強檔案管理工作創(chuàng)新的有效對策分析

針對目前高校檔案管理工作形勢來看，在信息時代背景下，無法實現(xiàn)高效應用和管理，因此，為實現(xiàn)管理工作的改革和創(chuàng)新，要從多方面展開詳細研究。要實現(xiàn)信息化管理平臺的建立，將數(shù)字化管理形式應用于檔案管理工作中，促進數(shù)字化管理方式的實現(xiàn)，進一步推進檔案管理工作改革。

2.1 檔案材料信息化處理

高校辦公室的檔案材料來源于學校開展的日常工作和舉辦的各種日常活動中形成，并為一定目的保存下來的各種不同載體的文件材料。如會議記錄、會議決定、人事材料、財產(chǎn)登記本、重要電話記錄、收發(fā)電文、珍貴照片、錄音帶以及具有保留價值的各種文稿等。將檔案材料信息化、數(shù)字化就是利用技術手段將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，統(tǒng)一由系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的、完整的檔案信息庫、數(shù)據(jù)庫，使所有檔案信息都以數(shù)字化的形式儲存[3]。在系統(tǒng)長期管理工作中要建立數(shù)據(jù)庫，要應用層次化形式進行逐步建立，從低到高，逐步推進，為信息化管理打好基礎。

2.2 加強定義接口，打好自動化管理基礎

當前我國完全實現(xiàn)網(wǎng)絡辦公、自動化辦公的高校比例很低，有些高校辦公模式仍處于半手工半自動化的管理模式（計算機輔助管理模式），文件的生成方式大都以電子文件的形式存在，多高校各學院缺乏全局和長遠的網(wǎng)絡資源建設規(guī)劃，各個部門之間的辦公軟件相對獨立，軟件之間缺少接口定義，信息數(shù)據(jù)兀余，重復勞動。加之高校部門之間條塊分割現(xiàn)象嚴重，缺乏整體規(guī)劃，導致我國高校行政辦公信息資源不能實現(xiàn)校內(nèi)共享[4]。所以說，高校管理過程中要加大統(tǒng)籌規(guī)劃，通過各部門之間的信息共享和配合，定義通用接口平臺，進一步推進檔案管理的信息化，以最大限度發(fā)揮出信息時代下檔案管理的行政職能作用。

2.3 建立檔案信息資源管理系統(tǒng)

信息化管理形式的應用和創(chuàng)新，要實現(xiàn)檔案信息資源管理系統(tǒng)的建立。在系統(tǒng)中主要將各種檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，存儲在信息系統(tǒng)中，以便于快速檢索、網(wǎng)絡傳輸?shù)鹊?。實現(xiàn)資源管理系統(tǒng)的建立，能夠為各個不同部門的工作人員提供所需信息，根據(jù)需要直接進行信息檢索，充分體現(xiàn)出信息資源共享，提高信息應用效率[5]。在檔案管理工作中，要充分認識到管理工作創(chuàng)新的重要性，要逐漸完善工作內(nèi)部體系，加大重視力度，積極引進專業(yè)技術進行系統(tǒng)管理和完善。在高校檔案管理中，要將其管理系統(tǒng)與校園信息平臺管理結(jié)合在一起，統(tǒng)一管理條件下有利于管理工作創(chuàng)新進程的進一步推進。

2.4 實行全面管理策略

針對信息化背景下的高校檔案管理工作，為有效實現(xiàn)其創(chuàng)新管理，促進檔案管理改革，就要運用全面管理模式進行推進。一方面，學校要建立健全管理機制。完善管理機制的目的在于為檔案管理打好基礎，在規(guī)定的標準下進行規(guī)范管理，使管理行為有效落實[6]。同時，在管理機制的影響下能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，將檔案資料管理的全過程進行高效監(jiān)督，從資料的收集到資料的歸檔，都以規(guī)范形式進行。另一方面，要加大檔案管理工作的人才培養(yǎng)。目前高校辦公室檔案管理工作主要是由非專業(yè)人士或兼職人員管理，既缺乏專業(yè)管理知識，同時信息化管理技術也有一定缺失，使檔案管理工作效率受到較大限制。因此，在信息時代下，要加強專業(yè)人才培養(yǎng)，提高管理人員的責任感，促進綜合能力的培養(yǎng)和提高。主要可以通過教育培訓的形式進行管理能力的培養(yǎng)，在培訓過程中促進管理人員的交流和學習，提高培訓效率，達到自身素質(zhì)提升的目的。另外，還要全面增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從安全意識、信息風險意識以及保密意識等，完善管理人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)，優(yōu)化管理效果，在管理人員獲得新技術、新理念的同時，有效提高辦公室管理效率，推進管理工作改革和創(chuàng)新。

參考文獻

[1]徐淑鳳，董娟，付燕.信息時代高校檔案管理工作面臨的問題及對策[J].內(nèi)蒙古師范大學學報（教育科學版），2004，5：119-121.

[2]張玉華.關于信息時代高校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展問題的思考[J].北京交通管理干部學院學報，2005，3：34-37.

[3]李鈺.中外合作辦學模式下高校檔案管理研究[D].蘇州大學，2013.

[4]鄭國紅.論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新—以高校檔案管理工作為例[J].中國集體經(jīng)濟，2014.

[5]鄒波.基于網(wǎng)絡的高校辦公室行政辦公管理系統(tǒng)的設計與應用[D].山東師范大學，2004.

[6]曹衛(wèi)芳.信息時代高校檔案工作的創(chuàng)新探討[J].山西教育（教師教學），2009，2：63-64.