作者簡介：陳潔（1965.10-），男，漢，四川眉山人，中技學歷，檔案助理館員，眉山市房地產(chǎn)管理局，研究方向：檔案管理工作。

摘要：檔案管理作為一種知識管理，工作雖繁瑣枯燥，但在社會發(fā)展中表現(xiàn)出來的重要性卻越來越明顯。面對新時期檔案工作的需要，如何加強檔案管理，使之更加規(guī)范化、標準化、制度化、現(xiàn)代化，實現(xiàn)管與用的科學結合，促進檔案管理工作與經(jīng)濟社會的協(xié)調發(fā)展，是當前檔案管理部門面臨的新任務、新挑戰(zhàn)。

關鍵詞：加強；檔案管理；工作

一、高標準做好檔案管理，實現(xiàn)管理工作“四化”

（一）制度化。檔案種類和載體的多樣化促使管理方不斷改革創(chuàng)新，科學管理，對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。一是重視檔案工作制度建設，建立相應的管理規(guī)定，使檔案管理工作做到因地制宜、靈活有效。如：市房管局檔案室制定了《檔案工作崗位責任制》、《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案查閱審批單制度》等10大制度，堅持制度上墻、制度歸檔、嚴格遵守，定期檢查。二是安排專人負責管理，檔案管理工作成功與否關鍵取決于人，因此在配備檔案管理人員時，要把那些有較強責任心、事業(yè)心和高度保密意識的同志選拔到檔案管理崗位，確保檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。三是加大督促檢查，確保檔案保管工作有條不紊、完好無損，無損壞、無遺失、無被竊現(xiàn)象發(fā)生，檔案整齊規(guī)范，有章可循，有目可查，促進檔案管理工作的提檔升級。

（二）信息化。檔案數(shù)量的寵大給保管和提供利用帶來困難，管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。一是完善電子檔案。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。將所有房產(chǎn)電子檔案輸入到微機中，利用計算機人工立卷，然后按類別將所屬條目的內容打印出來。作為以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，查閱時只要輸入所要查閱的檔案名，就能在最短的時間內調出所要查閱的檔案，極大的方便了利用者，大大提高了辦事效率。二是掌握管理技能。電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位邊工作邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己成為信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。

（三）開發(fā)化。檔案開發(fā)利用已成為社會不可或缺的信息資源，也是為社會主義事業(yè)服務的宗旨得以實現(xiàn)的直接手段。一是加強基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。二是加強檔案保管。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用，這是加強檔案管理的一項重要措施，同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。三是加強需要預測。隨著改革的逐漸深入，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用。

（四）公開化。一是在全面實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎上，借助工程建設，將檔案信息實行網(wǎng)上公開，發(fā)揮檔案的社會效益。二是加大檔案的法制宣傳力度，宣傳形式要豐富多采、不拘一格，可以采取電話講座、發(fā)放宣傳單、召開座談會等多種形式，宣傳檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，強化全社會的檔案意識和安全意識，營造人人關心檔案管理工作的強烈氛圍，形成全員重視、齊抓共管的良好局面，為依法治檔營造良好的社會環(huán)境。

二、檔案管理中存在的問題

（一）歸檔文件不齊全。經(jīng)辦人員歸檔意識淡薄，造成許多應歸檔的文件材料未及時歸檔。如：一些重要文件材料的原件被相關單位收取卻沒有及時復印備份存檔、一些重大活動沒有照片或錄像、上報上級的報表未留底稿、有電子文件的紙質文件歸檔了，電子文件卻沒有歸檔，專業(yè)性較強有文件材料 不需要歸檔，應該由自己部門留存保管等。

（二）歸檔制度落實不到位。有些單位盡管對歸檔制定了詳盡的制度，但是卻未嚴格按照制度執(zhí)行，使得制度成為一紙空文。檔案管理部門礙于情面，未對不認真執(zhí)行歸檔職責的兼職檔案員和部門進行考核，導致許多應歸檔文件材料一拖再拖，長時間得不到歸檔，最終遺失。

（三）兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定。做好單位材料歸檔工作，需要兼職檔案員隊伍的相對穩(wěn)定并具備較好的政治、業(yè)務素質和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。輪崗頻繁，流動性較大，單位檔案兼職檔案員經(jīng)常發(fā)生變動，導致一些新上崗的兼職檔案員對本單位的歸檔范圍和歸檔文件材料的要求不甚熟悉，檔案室工作人員需要經(jīng)常對新上崗兼職檔案員進行業(yè)務指導。

三、下一步的建議意見

（一）加大宣傳力度，提高歸檔意識。通過不定期對兼職檔案員進行培訓或定期會議等形式，向所屬單位檔案分管領導及兼職檔案員宣傳《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及上級制定的檔案管理相關的文件法規(guī)精神等，提高兼職檔案員的歸檔意識，使其明白有價值的文件材料不是屬于經(jīng)辦人員個人的，而是屬于單位的，檔案具有資產(chǎn)屬性，是單位無形資產(chǎn)的一部分，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，不按照相關規(guī)定將其歸檔是一種違法的行為。

（二）健全歸檔制度，強化執(zhí)行力度。單位對于文書檔案、基建檔案、科研檔案、會計檔案、實物檔案、照片聲像檔案、電子文件以及其他專門檔案要具體規(guī)定每種檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、歸檔要求、歸檔時間以及不按時、按要求歸檔的考核處理辦法，明確檔案工作職責和任務，使涉及歸檔工作的各個方面都有章可循，有據(jù)可依，從而形成有利于歸檔工作持續(xù)發(fā)展的長效管理機制。應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責，對違反制度規(guī)定不按時歸檔和歸檔文件材料質量低劣，不符合要求的部門和個人要按照制度進行考核，不能使制度成為一紙空文。

（三）加強監(jiān)督指導，確保落實到位。每年初可以針對做好年度文件材料歸檔工作發(fā)文、明確歸檔范圍、歸檔質量、歸檔時間、歸檔程序等相關事項，每年底對當年的歸檔工作進行統(tǒng)計、總結通報。對歸檔工作中做出成績的所屬單位或個人可以給予表彰和獎勵，對違反有關規(guī)定造成檔案損失的相關人員給予處分。檔案室工作人員應對單位活動中產(chǎn)生的文件材料做到心里有數(shù)、方能有的放失，做好活動結束后資料的歸檔跟蹤。嚴格把關。每年初將上年度歸檔的收文、發(fā)文、合同與收發(fā)文登記薄、合同章用印登記薄等對照、檢查有無未歸檔文件材料，在歸檔中對每份文件材料都認真檢查，避免“錯”、“漏”、“重”，以及沒有查考利用價值的文件材料也拿來歸檔等現(xiàn)象發(fā)生。

總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會進步，經(jīng)濟發(fā)展提供更科學更有效的檔案服務。檔案管理工作者要不怕麻煩，不怕得罪人，要擺脫陳舊的思維模式，敢于創(chuàng)新，主動積極地結合單位實際情況多想辦法，只有這樣，才能使單位有查考利用價值的文件材料完整、齊全地歸檔，更好地為單位的經(jīng)營、管理、生產(chǎn)等活動服務，充分發(fā)揮檔案應發(fā)揮的作用。（作者單位：眉山市房地產(chǎn)管理局）

參考文獻：

[1]安小輝《論檔案信息化管理的重要性》，《齊齊哈爾大學學報》2010年1期

[2]崔穗旭《檔案信息化建設進程中應注意的幾個問題》，《廣東檔案》2007年第1期

[3]陳作明《科學技術檔案管理學》，北京：檔案出版社1998年。

[4]姜之茂：檔案人員上崗必讀，中國檔案出版社2007.05

[5]孟卿，淺談如何提高檔案歸檔率，科技與經(jīng)濟2006，（2）