孫超

[摘要]近年來，信息化技術(shù)取得了較快的發(fā)展，會計電算化工作在已全面普及的基礎(chǔ)加快了信息化建設(shè)的步伐，特別是會計檔案管理工作在當前信息化環(huán)境下發(fā)生了較大的變化。在信息化技術(shù)的支撐下，當前我國財務(wù)工作已實現(xiàn)了無紙化，原來的手工記賬憑證和檔案已全面被電子憑證和數(shù)字檔案所取代。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已無法適應(yīng)當前會計檔案信息化的要求，所以需要針對信息化環(huán)境下會計檔案的新特點，來加快推動會計檔案管理策略的改進。

[關(guān)鍵詞]信息化；會計檔案；管理；新特點；改進策略

一、信息化環(huán)境下會計檔案管理的新特點

當前會計檔案已實現(xiàn)了會計信息全面的數(shù)字化，這對于會計日常查詢、統(tǒng)計分析和制作報表都帶來了較大的便利，有利于會計檔案利用效率的提高，同時還可以加快推動會計信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)整合的步伐，加快會計檔案信息資源共享的實現(xiàn)。但數(shù)字化的會計檔案信息，其容易被篡改、破壞和泄密。由于會計檔案信息會存儲在電腦硬盤或是其他專用介質(zhì)上，這就增加了其感染病毒的機率，一旦感染上病毒，檔案信息則會失去，計算機系統(tǒng)崩潰，會計檔案數(shù)據(jù)則會受到不同程度的毀損和破壞。在信息化環(huán)境下，會計檔案信息處于高度集中的狀態(tài)下，這為不法人員、對檔案信息進行惡意篡改提供了便利，而且篡改后的會計檔案信息不會留下痕跡，數(shù)據(jù)很難恢復原狀。所以在當前信息化環(huán)境下，會計檔案即有自身的優(yōu)勢，也存在著許多不足之處，這就需要加強對會計電子檔案的管理，確保會計電子檔案的安全性和完整性，更好地對其進行利用，使其能夠發(fā)揮出自身應(yīng)用的價值。

二、信息化環(huán)境下會計檔案管理的改進策略

（一）進一步對會計檔案管理制度進行完善

在當前信息化環(huán)境下，會計檔案管理工作中，需要進一步對內(nèi)部控制環(huán)境進行優(yōu)化，制定風險管理機制，強化風險管理。加強信息的溝通。進一步對當前信息化環(huán)境下會計電子檔案的管理流程進行優(yōu)化，通過完善會計信息化檔案管理制度來規(guī)范會計檔案管理流程，確保會計信息檔案的安全性。

（二）加強會計檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

在信息化環(huán)境下，會計檔案的載體發(fā)生了較大變化，目前會計檔案仍然存在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案則利用磁性介質(zhì)及光盤進行存儲。由于電子檔案信息與紙質(zhì)檔案在利用時存在較大的差異，對存放環(huán)境具有較高的要求。因此，需要加快會計檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，加快會計檔案管理過程中硬件設(shè)施和軟件的配備，使其能夠更好地滿足當前檔案現(xiàn)代化管理的要求。目前，在會計電子檔案管理工作中，不僅需要計算機、掃描儀和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，同時，還需要將計算機硬件、軟件系統(tǒng)及檔案存放地點三者有效地結(jié)合在一起，這樣才能確保會計檔案管理的高效性和效率性。在當前信息化環(huán)境下，會計檔案管理工作對計算機系統(tǒng)具有較強的依賴性，特別是在檔案查詢過程中，更離不開電子檔案查詢系統(tǒng)，這樣財務(wù)人員才能夠快速地對原始檔案進行調(diào)取，確保會計檔案利用率的提高。

（三）建立會計檔案管理信息平臺

需要加快會計檔案管理信息化平臺的建設(shè)，這個平臺不僅需要管理人員操作習慣相符合，而且還要保證檔案的立體性、可視性、動態(tài)性、安全性和完整性。通過會計檔案管理信息平臺，不僅可以實現(xiàn)單據(jù)可視性和連貫性的傳遞，合理進行權(quán)限分配，而且會計檔案信息數(shù)據(jù)具有較強的安全性和保密性。同時全部采用電子單據(jù)，減少了紙質(zhì)單據(jù)的利用，為會計電子檔案信息化管理的實現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

（四）建立有效的風險防范體系，保障電子檔案信息安全

通過設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)防止不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保會計信息安全運轉(zhuǎn)。通常系統(tǒng)管理員負責流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的會計電子檔案的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，檔案管理人員有責任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學性。信息化條件下，檔案管理更多的是梳理、提煉出機構(gòu)文件處理流程，將檔案處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對產(chǎn)生的檔案信息統(tǒng)一管理，所以，必須建立會計電子檔案信息安全保障體系、設(shè)立電子檔案數(shù)據(jù)中心、建立完整的權(quán)限體系，采取內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機熱備份等措施來保證數(shù)據(jù)的安全，同時配備專人負責日常的維護管理。

（五）引入會計電子文件管理系統(tǒng)

為更好地實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，會計檔案管理不僅僅限于內(nèi)部進行一些調(diào)整，還必須向前端的會計文件工作擴張，這就使得實現(xiàn)文檔一體化的要求尤為迫切。文檔一體化并不是一個新的命題，然而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其重要性日益彰顯，在條件允許的情況下可以引入會計檔案電子文件管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)是針對某一個或若干個機構(gòu)的會計電子文件，從會計電子文件的生成開始，到電子文件的運轉(zhuǎn)處理，到一部分電子文件轉(zhuǎn)化為會計電子檔案，到會計電子檔案的管理與提供利用，到對會計電子檔案進行遷移或銷毀為止，能夠通過網(wǎng)絡(luò)對會計文件的整個生命周期進行相應(yīng)控制與有效管理。

三、結(jié)束語

信息化會計檔案是會計檔案發(fā)展的必然趨勢，其與傳統(tǒng)形式的會計檔案存在著非常緊密的聯(lián)系。通過加強會計檔案的電子化管理工作，可以更好的發(fā)揮會計信息化的強大功能。在當前會計檔案管理工作中，管理人員需要不斷的加快對會計檔案管理方法地發(fā)揮會計檔案的潛在價值，使其更好的為當前社會和經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

參考文獻

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