薛麗

摘 要：隨著高校院校招生數(shù)量的不斷增多，以及在社會上地位的不斷提高，學(xué)生以及家長對于高等院校的各項建設(shè)也更加關(guān)注，而在高校中學(xué)生檔案是記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)情況、以及各種實踐情況的記錄，它在一定程度上反映著學(xué)生的綜合素質(zhì)，同時也是用人單位招聘人次的重要依據(jù)，所以說，學(xué)生檔案對于學(xué)生來說非常重要，在高校院校內(nèi)部，強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理，完善管理制度，是非常必要的，現(xiàn)階段從我國高校院校學(xué)生檔案信息化管理情況來看，其中還存在學(xué)生檔案內(nèi)容單一、缺少特色、管理方式落后，學(xué)校不夠重視等問題，文章針對這些問題，提出了具體的解決措施，希望能夠為高校院校管理工作者提供一些建議和幫助。

關(guān)鍵詞：高等院校；信息化建設(shè)；問題；對策

現(xiàn)在我國高等院校更加注重培養(yǎng)學(xué)生的綜合實踐能力，為社會培養(yǎng)更多專業(yè)性的技術(shù)人才，在新的社會形勢下，各個領(lǐng)域?qū)τ诶碚撆c技術(shù)相結(jié)合的復(fù)合型人才迫切需求，高校院校所承擔(dān)的任務(wù)也更加艱巨。在當(dāng)今社會中，高等院校除了以上闡述的繁重的教學(xué)任務(wù)之外，在學(xué)生檔案管理方面也應(yīng)該更加關(guān)注。學(xué)生檔案不僅是學(xué)生在校生活與學(xué)習(xí)的記錄，同時也是學(xué)校與社會之間進(jìn)行溝通的橋梁，對于學(xué)生以及學(xué)校來講都發(fā)揮著不可替代的作用。在高校院校中不斷完善學(xué)生檔案管理制度，提高管理質(zhì)量是提高學(xué)生就業(yè)幾率以及學(xué)校社會地位的重要舉措。

1 高等院校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

從分析調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國高校院校中普遍存在著學(xué)生檔案管理力度不夠，管理方式落后等問題，下面具體對這些問題進(jìn)行分析：

1.1 信息化建設(shè)中檔案內(nèi)容單一，缺乏個人特色

目前，我國高校院校在學(xué)生檔案管理方面，比較突出的問題就是學(xué)生檔案的內(nèi)容不夠豐富，形式千篇一律，無法凸顯學(xué)校特色，高校院校檔案是針對學(xué)生在校期間的各種學(xué)校活動、得獎情況以及實踐活動情況的記錄，那么不同的學(xué)校，學(xué)生從進(jìn)行的學(xué)習(xí)以及實踐活動情況必然存在差異，所以不可能是千篇一律的內(nèi)容，但是，從現(xiàn)階段我國高校院校學(xué)生檔案的情況來看，其內(nèi)容還過于單一，主要內(nèi)容基本都是學(xué)生學(xué)習(xí)成績、體檢情況以及懲罰情況的記錄，并且普遍的存在記錄簡單，對學(xué)生綜合素質(zhì)信息反映不全面的問題。比如：學(xué)生參加社會實踐中心活動時，學(xué)校需要對學(xué)生在活動信息進(jìn)行搜集，并進(jìn)行整理歸檔，這些檔案資料就是日后用人單位招聘員工時的依據(jù)，企業(yè)通過對學(xué)生檔案的查閱和分析，從而判斷其是否是企業(yè)所需要的人才。但是因為學(xué)校在進(jìn)行歸檔的過程中，對于很多具體問題，記錄的并不細(xì)致，沒有真實的反映出學(xué)生的實踐學(xué)習(xí)情況，因此企業(yè)也很難根據(jù)這些資料分析出學(xué)生的能力，無法進(jìn)行學(xué)生能力比較。

1.2 信息化管理中還存在方式落后，重視程度不高的現(xiàn)象

隨著高等教育的普遍化，我國社會就業(yè)形勢也更加嚴(yán)峻，而高校院校也迎來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存額新時代，高校院校為了提高學(xué)生就業(yè)幾率，首先就應(yīng)該積極擴(kuò)展就業(yè)渠道，學(xué)校應(yīng)該定期開展校園招聘會，積極促進(jìn)、鼓勵學(xué)生與企業(yè)進(jìn)行直接交流，以雙向選擇為基礎(chǔ)，推動學(xué)校人才推廣活動。然后，高校院校應(yīng)該與企業(yè)及時溝通，為企業(yè)提供學(xué)生在校的成績以及德育體美方面的資料，為其提供招聘依據(jù)，所以說，個人檔案對于學(xué)生來說至關(guān)重要，然而目前我國一部分高校院校因為種種因素的制約，在管理人員素質(zhì)以及管理方式方面依舊存在一定的問題，導(dǎo)致這些問題的原因，往往就是學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于學(xué)生檔案管理的重視力度不夠，在學(xué)校中還在檔案管理工作者職能劃分不明確的問題，缺乏統(tǒng)一管理，這樣的結(jié)果就是血色好難過檔案在管理中權(quán)限出現(xiàn)混亂，從而降低了管理的質(zhì)量和工作效率。

1.3 缺乏必要的軟硬件設(shè)施

高校檔案信息化前提與基礎(chǔ)是必須擁有信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)備和專業(yè)軟件。目前，許多高校檔案館現(xiàn)缺乏信息化設(shè)施，沒有專門接受數(shù)字化文檔的計算機(jī)管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，成為制約高校檔案信息化建設(shè)的“瓶頸”。所以，必要的信息化硬件設(shè)施是加快高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。在檔案信息化管理軟件使用方面，許多高校檔案管理機(jī)構(gòu)認(rèn)識到如何實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，沒有建立檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫，僅僅是擺設(shè)幾臺電腦，認(rèn)為這樣就可以算是信息化。

1.4 檔案信息化建設(shè)緩慢

館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)工作。要進(jìn)行信息化建設(shè)，就必須利用計算機(jī)、掃描儀等技術(shù)設(shè)備將館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，建立成各種專業(yè)性、綜合性的數(shù)據(jù)庫。然而，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，把館藏檔案案卷級和件級目錄建成數(shù)據(jù)庫不難，實現(xiàn)案卷級和件級目錄信息化管理指日可待。但是館藏紙資檔案具有數(shù)量大，篇幅長等特點，這需要投入極大的人力和財力來完成對館藏紙檔案數(shù)字化建設(shè)，制約了許多高校建立檔案信息化建設(shè)步伐，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

1.5 檔案管理人員素質(zhì)偏低

在高校檔案信息化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，信息化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種信息化設(shè)施都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮作用。然而，多高校檔案工作人員，都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，更有甚者沒有接受過專業(yè)、系統(tǒng)的檔案管理知識培訓(xùn)，對于新技術(shù)諸如數(shù)據(jù)存儲和壓縮技術(shù)、XMI高校技術(shù)、安全技術(shù)等還不熟悉，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機(jī)工作環(huán)境，館內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2 檔案信息化建設(shè)工作要采取以下措施

從上文的分析研究中，能夠發(fā)現(xiàn)我國高校院校學(xué)生檔案管理還存在一些實質(zhì)性的問題，這些問題如果不得到有效解決，不但會影響學(xué)校的發(fā)展，同時也不利于學(xué)生就業(yè)，下面針對這些問題，將管理措施進(jìn)行具體分析：

2.1 信息化建設(shè)過程中不斷的豐富和完善學(xué)生檔案資料，使其能夠更加多元化

高校院校具有自身的教學(xué)特點，它與普通高校不同，高校院校的教學(xué)目的，主要就是培養(yǎng)具有一技之長的專業(yè)性人才，也正是因為這一性質(zhì)決定了期學(xué)生檔案的內(nèi)容必須具有豐富性、多元化、真實性等特點，在檔案中，除了學(xué)生學(xué)習(xí)成績，考核成績等基本資料之外，更為重要是期參與社會實踐、單位實習(xí)等成績的記錄，這些都是非常重要的檔案內(nèi)容，高校院校必須要積極搜集這些資料，及時與學(xué)生以及學(xué)生所在實習(xí)單位進(jìn)行溝通，第一時間取得準(zhǔn)確的實習(xí)以及實踐活動資料，為建立學(xué)生檔案提供數(shù)據(jù)，除此之外，高校院校的課程設(shè)置方面也需要進(jìn)行合理的調(diào)整，要與教學(xué)改革的要求相統(tǒng)一，高校學(xué)生檔案中，在教學(xué)特色以及學(xué)生自身能力方面的信息必須要有充分體現(xiàn)，在市場就業(yè)壓力不斷提高的前提下，企業(yè)對于人才的選擇更加側(cè)重于專業(yè)技能以及實踐能力的高低，所以說高校院校檔案管理也必須要與時俱進(jìn)，不斷搜集這些方面的資料，充實這些方面的內(nèi)容，建立更為完善、真實的學(xué)生檔案。

2.2 學(xué)生檔案最重要的特點就是真實性以及可靠性

它對學(xué)生未來的發(fā)展有著深遠(yuǎn)影響，所以說，高校院校在學(xué)生檔案管理的過程中，必須要保障檔案信息的真實性，盡可能的將學(xué)生的整體情況如實的反映出來，學(xué)校用從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的整個過程中，對學(xué)生的各個方面的情況進(jìn)行記錄，并進(jìn)行整理，要從學(xué)生的個體差異性出發(fā)，科學(xué)合理的進(jìn)行分類，核實，保證能夠檔案的完整性，要依據(jù)規(guī)定的格式進(jìn)行裝訂。一份全面、精美的學(xué)生檔案無疑會在學(xué)生就業(yè)時起到積極的推動作用，所以說，學(xué)校一切工作都要為學(xué)生就業(yè)服務(wù)，在檔案管理方面更加應(yīng)該如此，將學(xué)生最真實、最全面的信息展現(xiàn)給用人單位，為學(xué)生的就業(yè)做最后的助推努力。

2.3 增加檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入

進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)的過程中，有關(guān)部門以及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予大力支持，增加經(jīng)費(fèi)投入，這樣才能夠更好的實現(xiàn)教學(xué)、科研、產(chǎn)品、出版等綜合性檔案管理體系的建立。由于高等院校的檔案管理涉及到很多方面，是領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)?，F(xiàn)狀，制定各項工作計劃的指導(dǎo)，同時也是學(xué)校教學(xué)事業(yè)得以順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，因此重視學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，加大經(jīng)費(fèi)投入是非常必要的。這就要求領(lǐng)導(dǎo)要從學(xué)校的實際需求出發(fā)，將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為重點，同時還要兼顧館舍建設(shè)、設(shè)備購置等方面的管理工作，加大各種硬件和軟件的投入，為檔案信息化建設(shè)提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.4 建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息化數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵部分，資源是檔案的狠心，因此，要嚴(yán)格的依據(jù)國家相關(guān)對定對學(xué)校傳統(tǒng)的館藏方式所保存的檔案進(jìn)行全面掃描和處理，并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，存入計算機(jī)，形成統(tǒng)一規(guī)范的管理體系，建立安全、完善、完整的數(shù)據(jù)庫。那么在這個過程中，還應(yīng)該值得注意的事項就是數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程中，傳統(tǒng)館藏檔案也需要建立目錄，這樣能夠同正在使用的電子文件檔案進(jìn)行及時歸檔，文件檔案的增多，需要不斷的進(jìn)行存檔，逐年進(jìn)行，都需要建立目錄，并采取機(jī)讀的方式。數(shù)據(jù)庫中的所有信息必須要做到全面、完整、真實、安全。建立這樣的數(shù)據(jù)庫，是高校進(jìn)行信息化檔案管理的必要條件。強(qiáng)化文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，手機(jī)各部分目錄數(shù)據(jù)，從而完成原有館檔案的目錄數(shù)據(jù)庫的及案例。高校檔案信息化建設(shè)的要求很高，尤其是在數(shù)據(jù)庫技術(shù)方面，因此，從學(xué)校的實際情況出發(fā)，建立屬于本校的數(shù)據(jù)資源庫，突出特色數(shù)據(jù)庫，不斷對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和開發(fā)，才能夠不斷完善高校檔案管理的質(zhì)量。

3 結(jié)束語

在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的形勢下，企業(yè)招聘人才的類型也在不斷改變，單一的知識型人才已經(jīng)不能滿足企業(yè)在激烈競爭中需求，因此，不斷的吸收技術(shù)與理論相結(jié)合的復(fù)合人才逐漸成為了其人才招聘的主要類型，為了能夠與市場需求以及時代發(fā)展的規(guī)律相適應(yīng)，高校院校在學(xué)生檔案管理過程中，必然要進(jìn)行一系列的創(chuàng)新和改革，面對當(dāng)前的就業(yè)形勢以及學(xué)校檔案管理中存在的問題，高校院校應(yīng)該積極的制定更加完善的學(xué)生檔案管理制度，提高管理力度以及管理人員的素質(zhì)，結(jié)合市場需求，積極與學(xué)生進(jìn)行溝通，多方采集資料，不斷充實和完善學(xué)生檔案，這樣才能夠為用人企業(yè)提供可靠的用人參考依據(jù)，提高學(xué)校就業(yè)率以及學(xué)校的社會地位。

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