許西加

【摘 要】出版社經(jīng)過轉(zhuǎn)企改制后，必須建立精細(xì)化管理模式，提升市場化經(jīng)營水平。出版社的精細(xì)化財(cái)務(wù)管理，需要通過單書成本核算來實(shí)現(xiàn)。然而，出版行業(yè)結(jié)算周期長、出版品種繁多，印次頻繁，傳統(tǒng)的手工核算或依靠局部軟件核算的方式很難實(shí)現(xiàn)單書成本的準(zhǔn)確核算，“賬賬不符”、“賬實(shí)不符”現(xiàn)象普遍存在。ERP作為企業(yè)資源管理系統(tǒng)，被出版行業(yè)普遍應(yīng)用，而ERP該如何實(shí)現(xiàn)單書精準(zhǔn)核算以及ERP實(shí)施過程中需要注意的問題是本文重點(diǎn)論述的內(nèi)容。本文對傳統(tǒng)單書核算存在的問題進(jìn)行了分析，提出ERP作為企業(yè)資源管理系統(tǒng)，適合出版行業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，利用EPR進(jìn)行精準(zhǔn)單書核算是出版社的明智選擇。本文同時介紹了作者所在出版社利用ERP實(shí)現(xiàn)單書成本精準(zhǔn)核算的案例及實(shí)施效果。根據(jù)實(shí)施過程積累的經(jīng)驗(yàn)提出：ERP實(shí)施能否成功的關(guān)鍵在“人”。ERP是軟件的實(shí)施過程，也是現(xiàn)代化管理理念在經(jīng)營過程中的滲透過程，更是建立新的管理習(xí)慣、不斷改進(jìn)工作習(xí)慣的過程。利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行精準(zhǔn)單書核算是出版社實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的必然選擇。

【關(guān)鍵詞】ERP；單書成本核算；精細(xì)化管理；出版企業(yè)

一、前言

出版社轉(zhuǎn)企改制，成為真正意義上的市場主體，必須建立精細(xì)化管理模式，提升市場化經(jīng)營水平，而出版社的精細(xì)化財(cái)務(wù)管理需要通過單書成本核算來實(shí)現(xiàn)。

本文針對傳統(tǒng)單書核算方式產(chǎn)生的問題進(jìn)行了分析，指出ERP是出版社實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)單書核算的選擇，介紹了作者所在出版社的實(shí)施實(shí)例，總結(jié)了ERP對單書精準(zhǔn)核算起到的成效，最后根據(jù)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)提出：ERP實(shí)施效果的好壞關(guān)鍵在“人”。

ERP是軟件的實(shí)施過程，也是現(xiàn)代化管理理念在經(jīng)營過程中的滲透過程，更是建立新的管理習(xí)慣、不斷改進(jìn)工作習(xí)慣的過程。利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行精準(zhǔn)單書核算是出版社實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的必然選擇。

二、精準(zhǔn)單書成本核算的意義

根據(jù)中宣部的要求，到2010年底，全國經(jīng)營性出版社要全部轉(zhuǎn)制為企業(yè)。在全國出版行業(yè)轉(zhuǎn)企改制的大背景下，作為企業(yè)成為真正意義上的市場主體，出版社要提升市場化經(jīng)營水平，必須建立精細(xì)化管理模式，而出版社的精細(xì)化財(cái)務(wù)管理，需要通過單書成本核算來實(shí)現(xiàn)。

2004年，財(cái)政部、新聞出版總署頒布了《新聞出版單位財(cái)務(wù)核算辦法》。該辦法要求出版單位的財(cái)務(wù)日常核算工作需要進(jìn)行單書成本核算、庫存商品核算、主營業(yè)務(wù)收入核算以及其它收入核算，這就是我們業(yè)內(nèi)通常講的“單書核算”。所以，進(jìn)行單書核算不僅是財(cái)務(wù)核算制度的要求，也是出版社規(guī)范管理、精細(xì)化管理的需要。同時，出版社改制成為企業(yè)后，都建立了績效考核制度。無論對編輯部門進(jìn)行年度效益考核，還是對編輯個人進(jìn)行年度效益考核，都需要準(zhǔn)確、及時的財(cái)務(wù)信息作為考核計(jì)算的依據(jù)。所以，準(zhǔn)確的單書成本核算為出版社精細(xì)化管理奠定了基礎(chǔ)。

三、傳統(tǒng)單書核算存在的問題解析

1.數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)分散、傳統(tǒng)核算混亂

目前，出版行業(yè)競爭日趨激烈，為了占領(lǐng)市場，日出一書甚至日出多書的情況普遍存在。除了新出版書目，還有大量重印、再版書目。呈現(xiàn)出書目多、印次頻繁、印量大的特點(diǎn)。同時，不同版次、印次的圖書還需要分批入庫、分批出庫。但是，在傳統(tǒng)核算方式下，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分散在各部門，直到月末才集中到財(cái)務(wù)部門歸集核算，這就造成時間緊、任務(wù)重的情況，要求部門間有高度的協(xié)作能力。即使這樣，成本數(shù)據(jù)傳輸不及時、歸集不準(zhǔn)確、分?jǐn)偛徊痪惹闆r時有發(fā)生。最終導(dǎo)致總賬與明細(xì)賬“賬賬不符”。

2.圖書生產(chǎn)發(fā)行周期長、結(jié)算滯后、成本歸集不全

從圖書出版結(jié)算流程分析，一本圖書從發(fā)稿、印制、生產(chǎn)、再到銷售，一般持續(xù)2-3年左右，回款周期較長。同時出版行業(yè)上下游之間結(jié)款滯后：圖書已銷售，收入已確認(rèn)，但相關(guān)生產(chǎn)成本、銷售費(fèi)用還尚未結(jié)算歸集。最終導(dǎo)致成本費(fèi)用不能及時入賬：圖書實(shí)物已做入庫、出庫處理，但在財(cái)務(wù)系統(tǒng)無法辦理出入庫核算，相應(yīng)銷售成本無法結(jié)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致“賬實(shí)不符”情況長期存在。

3.漏記成本無法處理

從傳統(tǒng)記賬方式分析，雖然按照印次設(shè)立了成本卡片，對每印次的編、審、教、印費(fèi)用分項(xiàng)歸集。但是對已完工結(jié)轉(zhuǎn)、主營業(yè)務(wù)成本已結(jié)轉(zhuǎn)的圖書，后續(xù)再發(fā)生的漏記，所發(fā)生的成本不能進(jìn)行處理。一旦出現(xiàn)漏記生產(chǎn)成本的情況，只能做變通處理：將A書的成本記到B書上，準(zhǔn)確的單書成本核算很難實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，在傳統(tǒng)核算方式下，成本核算只能在月末結(jié)賬時才能計(jì)算出來。成本核算模糊、滯后，財(cái)務(wù)僅僅起到記賬作用，無法針對成本組成的諸多要素進(jìn)行有效的分析和控制。同時，產(chǎn)供銷環(huán)節(jié)與財(cái)務(wù)脫離，從原材料到在產(chǎn)品的各項(xiàng)作業(yè)信息在本部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)，生產(chǎn)環(huán)節(jié)信息不透明，沒有清晰準(zhǔn)確的核算，就談不上精細(xì)的管理。俗話說：知己知彼方能百戰(zhàn)不殆，出版企業(yè)在長期的粗放管理模式下，對于每種圖書的利潤貢獻(xiàn)都無法得知，“知己”都無法做到，更不用說與競爭對手進(jìn)行比較，進(jìn)而制定出競爭策略和發(fā)展規(guī)劃了。

四、出版企業(yè)利用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)單書核算的可行性分析

1.ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢

ERP作為企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，能有效整合企業(yè)內(nèi)部資源和有關(guān)外部資源。人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷以及相應(yīng)的物質(zhì)流、信息流、資金流、管理流、增值流能夠緊密集成，實(shí)現(xiàn)資源化的實(shí)施共享。

2.出版社需要ERP系統(tǒng)

ERP將企業(yè)內(nèi)外業(yè)務(wù)流程看成是緊密結(jié)合的供應(yīng)鏈，從而對企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈所有相關(guān)資源進(jìn)行有效的管理。ERP的這一特點(diǎn)，非常適合出版企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求。所以，ERP為出版社提供了一體化的信息平臺：新上選題數(shù)據(jù)隨著生產(chǎn)進(jìn)程推進(jìn)，先后傳送至編輯、印制、發(fā)行、財(cái)務(wù)等部門，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化。對全流程，整個供應(yīng)鏈資源都實(shí)時準(zhǔn)確記錄，并實(shí)施有效控制，最終實(shí)現(xiàn)真正意義的全流程單書核算。

3.本文作者所在出版社利用ERP實(shí)現(xiàn)單書核算實(shí)例endprint

在ERP實(shí)施中，本文作者所在出版社改變了傳統(tǒng)方式中只設(shè)立成本卡片的做法，引入“成本效益卡 + 差額管理”對應(yīng)一書一卡的核算思路。具體實(shí)施方案如下：

（1）某一選題《美國專利訴訟》經(jīng)過三級論證通過之后，總編室進(jìn)行正式立項(xiàng)。將選題上升成項(xiàng)目進(jìn)行全程管理，并按照印次建立成本效益卡。方便財(cái)務(wù)處理預(yù)付稿酬、預(yù)付版稅等費(fèi)用。

（2）將該選題相關(guān)設(shè)計(jì)、出片、打樣、稿酬、版稅、編審教費(fèi)、制版費(fèi)、印刷費(fèi)、裝訂費(fèi)和紙張款等成本費(fèi)用全面預(yù)估，得到較為準(zhǔn)確的印次預(yù)估成本及預(yù)估成本單價。

（3）按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則要求，以合同、印制通知單、協(xié)議工價、費(fèi)用計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)等作為歸集計(jì)算成本依據(jù)，將應(yīng)計(jì)入生產(chǎn)成本但尚未結(jié)算的款項(xiàng)，按照選題項(xiàng)目通過 “應(yīng)計(jì)生產(chǎn)成本”科目進(jìn)行單位、項(xiàng)目雙維度的明細(xì)核算

（4）圖書印制完畢并驗(yàn)收入庫的同時，財(cái)務(wù)做完工處理，結(jié)轉(zhuǎn)該書“生產(chǎn)成本”同時增加“庫存商品”。分次入庫、同步完工，既符合實(shí)際管理，又克服了實(shí)物入庫與財(cái)務(wù)完工不同步的財(cái)務(wù)核算管理障礙，消除了長期影響出版社單位財(cái)務(wù)“賬實(shí)不符、賬賬不符”的管理缺陷。

（5）對于實(shí)際生產(chǎn)數(shù)量與印前計(jì)劃印量不一致的情況，在成本效益卡基礎(chǔ)上引入“差額處理單”，解決補(bǔ)記生產(chǎn)成本，處理結(jié)算與應(yīng)計(jì)差異。

通過上述解決方案，從選題到印制完成的整個生產(chǎn)流程中所涉及的全部成本，根據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則進(jìn)行全成本核算。根據(jù)圖書印制進(jìn)度分批入庫，在項(xiàng)目結(jié)束之時，根據(jù)實(shí)際印量對對預(yù)估成本進(jìn)行差額調(diào)整，確保圖書成本的準(zhǔn)確性。對圖書全流程進(jìn)行總賬、明細(xì)賬、實(shí)物同步處理，一一對應(yīng)，賬賬相符、賬實(shí)相符。

ERP上線后，本文作者所在出版社在“生產(chǎn)成本”科目累計(jì)未結(jié)轉(zhuǎn)金額占圖書總碼洋的比例由52.37%改善為33%左右。

五、對出版社單書精準(zhǔn)核算實(shí)施ERP的效果分析

1.基本實(shí)現(xiàn)了資源共享

ERP搭建了信息化、科學(xué)化的綜合管理平臺，使信息流、資金流、物資流、工作流在平臺上快速流動并匯集整合，改變了過去存在的“信息孤島”、資源分散、資源綜合利用效率低的問題，充分實(shí)現(xiàn)了資源共享。

2.提升了資源綜合運(yùn)用效率，同時提高了工作效率

通過管理創(chuàng)新、流程再造，實(shí)現(xiàn)了工作流程的優(yōu)化和簡化。從選題立項(xiàng)開始到編、審、教、印刷全流程的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，根據(jù)“誰經(jīng)辦、誰提交”的原則，通過業(yè)務(wù)端提交原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過審核后傳送至財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，解決了由于溝通不暢導(dǎo)致的數(shù)據(jù)失真的問題。同時，也解決了重復(fù)錄入、浪費(fèi)人力的問題，極大地解放了生產(chǎn)力。

3.工作流程透明，加強(qiáng)了內(nèi)部制約與監(jiān)控

工作流程納入ERP系統(tǒng)后，工作流轉(zhuǎn)清晰透明，上下工序之間相互監(jiān)督制約，有效解決了過去存在的相互扯皮、人為拖延、影響效率的問題，部門之間、工序之間的協(xié)同配合達(dá)到高效化，工作的計(jì)劃性和計(jì)劃的執(zhí)行力大大增強(qiáng)。

4.提升數(shù)據(jù)時效性，為管理決策提供有力保障

ERP系統(tǒng)投入使用后，上到社領(lǐng)導(dǎo)、下到社內(nèi)各部門、直至每個編輯，都能通過信息系統(tǒng)實(shí)時了解圖書銷售、回款等市場信息，從而可以根據(jù)市場變化及時調(diào)整和改進(jìn)出版營銷策略，提高圖書出版和經(jīng)營的針對性和有效性。

六、ERP實(shí)施過程中需注意的問題

在本文作者所在出版社ERP上線實(shí)施近兩年的過程中，對于“三分軟件，七分實(shí)施”的說法深有體會，任何系統(tǒng)實(shí)施效果好壞的關(guān)鍵在于“人”。

出版社ERP實(shí)施初期，預(yù)想效果不理想，分析其原因，主要在于：編輯人員習(xí)慣于實(shí)際結(jié)算費(fèi)用時才在系統(tǒng)中提交成本數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致成本歸集不全；業(yè)務(wù)人員在ERP系統(tǒng)滯后操作，導(dǎo)致業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)核算不能同步；ERP上線后，信息采集被分配到基層員工端，增加了工作量，員工產(chǎn)生抵觸情緒，執(zhí)行力低，導(dǎo)致ERP實(shí)施效果差。

通過對制度、流程的再完善，ERP實(shí)施效果不斷改善。例如：在ERP流程中限定：未按照成本項(xiàng)目做全成本預(yù)估處理的，不能進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算申請，也不能進(jìn)行印制申請，從而確保成本項(xiàng)目歸集齊全；再如：將ERP操作規(guī)范與績效考核掛鉤，項(xiàng)目成本未全部結(jié)轉(zhuǎn)，銷售收入就不能記入業(yè)績考核，督促編輯盡快結(jié)項(xiàng)，確保賬務(wù)實(shí)物同步完成入庫等。通過以上措施，加強(qiáng)“人”的主觀能動性，本出版社相關(guān)業(yè)績有了很大提升。

七、結(jié)語

本文闡述了在全國出版行業(yè)轉(zhuǎn)企改制的大背景下，出版社必須建立精細(xì)化管理模式，以提升市場化經(jīng)營水平。出版社的精細(xì)化財(cái)務(wù)管理需要通過單書成本核算來實(shí)現(xiàn)。而傳統(tǒng)的核算方法無法做到準(zhǔn)確的單書成本核算。在分析了傳統(tǒng)核算方式的缺陷后，提出利用EPR系統(tǒng)進(jìn)行精準(zhǔn)單書核算是出版社實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的必然選擇。同時ERP是軟件的實(shí)施過程，更是現(xiàn)代化管理理念在出版社經(jīng)營過程中的滲透過程，是建立新的管理習(xí)慣、不斷改進(jìn)工作習(xí)慣的過程。出版社實(shí)施ERP一定要有以人為本的管理思想，制定合理的考核機(jī)制、不斷改進(jìn)流程、完善管理。充分利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行圖書單書核算，達(dá)到“賬賬相符”、“賬實(shí)相符”的財(cái)務(wù)管理要求。助力出版企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

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